Аутсорсинг сферы управления

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Сущность, цели и виды аутсорсинга………………………………………….4

1.1. Понятие термина «аутсорсинг» и история его происхождения…………...4

1.2. Основной принцип, цели и виды аутсорсинга……………………………...5

2. Аутсорсинг сферы управления……… …………………………………….....8

Заключение……………………………………………………………………….15

Список используемой литературы……………………………………………...16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В России аутсорсинг начал  применяться не так давно, в то время как ведущие мировые  компании уже много лет используют этот инструмент для повышения эффективности работы компании.

Как и все экономические  явления – аутсорсинг постоянно  развивается, появляются различные  новые приемы и методы его применения.

Данная работа направлена на изучение аутсорсинга, а именно, его сущности, целей, видов и принципов. Основное внимание в данной работе уделяется аутсорсингу в управлении. Рассмотрим все его недостатки и преимущества, проанализируем тенденции развития в России и в других странах, а также на конкретных примерах рассмотрим изменения в компаниях после применения аутсорсинга в управлении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность, цели и виды аутсорсинга.

1.1. Понятие термина «аутсорсинг» и история его происхождения.

Аутсорсинг (в переводе с англ. “Outsourcing” – outside resource using – использование внешних ресурсов) – передача организацией части своих производственных функций или определенных бизнес-процессов на обслуживание другой организации-исполнителю, специализирующейся в данной области.

Нередко аутсорсинг называют величайшим открытием, «феноменом 20 века», поскольку широкое распространение это явление получило в Америке в 80-х гг., а затем и во многих европейских странах. В России эта идея стала приживаться со второй половины 90-х гг. Многие специалисты считают, что механизм аутсорсинга не несет ничего кардинально нового, а его истоки уходят к таким понятиям, как «разделение труда», «специализация», «кооперация», появившимся в экономической теории уже давно, и претерпевшим некоторые изменения, модернизацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Основной принцип, цели и виды аутсорсинга.

Основной принцип аутсорсинга  звучит следующим образом: «оставляю  себе только то, что могу делать лучше  других, передаю внешнему исполнителю  то, что он делает лучше других».

В условиях жесткой современной конкуренции, этот принцип является гениальным решением для достижения высокой эффективности и конкурентоспособности предприятия, для прочного закрепления на рынке, особенно, если при этом будет соблюдаться немаловажное соотношение «цена-качество».

Основные цели аутсорсинга:

1. улучшение качества  товаров и услуг при конкретных  производственных затратах;

2. снижение цены на  предлагаемые услуги и реализуемую  продукцию при сохранении оптимального  уровня качества за счет максимального  снижения производственных затрат;

3. увеличение финансовой  устойчивости предприятия за  счет минимизации затрат, но при  этом сохраняя определенный уровень  качества продукции и услуг.

Таким образом, суть аутсорсинговой деятельности заключается в экономии времени и денег, а также, в концентрации организации на своей профильной деятельности

В применении аутсорсинга  компании разрабатывают собственные  виды, но все они классифицируются следующим образом:

 По видам передаваемых ценностей:

- ресурсный аутсорсинг  – ведение бизнеса в основном на привлеченных финансовых средствах, а также использование кадровых ресурсов и оборудования. Невольно возникает вопрос: чем же тогда ресурсный аутсорсинг отличается от аренды, кредита, лизинга персонала? Считается, что об аутсорсинге правомерно говорить в том случае, когда работа на кредитах и арендованных мощностях обусловлена не ограниченностью возможностей компании, а целенаправленной стратегией ведения бизнеса, то есть когда даже при возможности, например, приобрести собственное здание или вложить собственные средства все равно используются привлеченные со стороны ресурсы.

- операционный аутсорсинг  – передача на субподряд отдельных  операций, связанных с разработкой,  производством, хранением, транспортировкой  и реализацией продукции. Так,  например, компания может поручить разработку товара специализированному бюро, передать заказ на производство разработанного товара независимому производителю, поместить готовую продукцию на складах фирмы, специализирующейся на логистике, и отдать товар на реализацию торговому агенту. Это пример максимального операционного аутсорсинга. Если же компания осуществляет собственное производство, то она может поручить обслуживание и ремонтные работы внешним подрядчикам. Данный вид аутсорсинга стремительно развивается во всем мире.

- функциональный аутсорсинг  – передача внешним исполнителям  отдельных функций. Например, бухгалтерский  учет, финансово-хозяйственное планирование  или отдельные его элементы, маркетинг,  охрана, реклама и др.

 В зависимости от особенностей аутсорсинговых взаимоотношений:

- полный (максимальный) аутсорсинг  – предприятие передает не  отдельные функции какого-либо  отдела, а определенный производственный  или сервисный процесс всецело; 

- частичный (выборочный) аутсорсинг – фирма передает  только часть своих определенных задач, к примеру, программирование WEB-сайта, а разработка всей стратегии, ее внедрение в практику остаются по-прежнему внутренним делом;

- усовершенствованный  аутсорсинг – как правило,  используется уже известными  компаниями, которые передают аутсорсерам определенные функции, оставляя за собой роль распределителя.

- промежуточный аутсорсинг  – организация передает управление  своими второстепенными функциями  третьей стороне, полагая, что  ее специалисты способны разработать  главные инновационные направления, таким образом демонстрируя высокий уровень доверия к способностям своих специалистов.

- трансформационный аутсорсинг  – организация приглашает поставщика  услуг, который реорганизует работу  подразделения, разрабатывая новые  системы и надежную базу знаний и навыков, по завершении проекта он вновь обретает полный контроль и вступает в свои обычные обязанности.

- совместный аутсорсинг  – применяется для диверсификации  риска в сложных проектах, то  есть используется при заключении  субдоговоров, предполагающих наличие нескольких поставщиков услуг.

- аутсорсинг совместного  предприятия – создание новой  компании для использования будущих  деловых возможностей, персонал  и активы клиента передаются  совместному предприятию, заказчик  и поставщик услуг делят прибыль, заработанную новой компанией.

 В зависимости от выгод, получаемых от разделения труда:

- специализированный  аутсорсинг – перенос производства  или другой функции в другую  географическую точку связан  с уникальной специализацией  данной страны (региона).

- географический аутсорсинг –  перенос производства в наиболее  выгодный для компании регион  мира. Крупнейшие корпорации мира (Nike, Ikea) переносят производства в  регионы Юго-Восточной Азии, это  связано с их дешевой рабочей  силой, льготным налогообложением.

 

 

 

 

 

2. Аутсорсинг сферы управления

Аутсорсинг сферы управления организацией (иначе называемый аутсорсингом функций управления) связан с повышением требований к квалификации управляющих, а также с широким использованием информационных технологий управления. Для определения возможностей и основных направлений аутсорсинга функций управления организацией необходимы:

а)концентрация внимания менеджмента организации на основных составляющих цепочки создания стоимости;

б)выбор индивидуального подхода ко всем функциям управления с точки зрения их уникальности и стратегической важности.

Успех современного бизнеса непосредственно  связан с преодолением негативных факторов, препятствующих формированию открытого  рынка в условиях экономической  глобализации, таких, как:

- монополизация отдельных отраслей и секторов рынка;

- несогласованность культур и другие социальные факторы;

- экологические факторы;

- моральные факторы (жадность или стремление к накоплению прибыли в ущерб экономическому и социальному развитию);

- отдельные субъективные факторы (например, внутреннее сопротивление преобразованиям или, напротив, форсирование экономических преобразований).

Применение аутсорсинга  в сфере управления способствует приближению менеджмента организации  к модели современного высшего менеджмента, выражаемой пятью основными составляющими:

1. Профессионализм;

2. Предпринимательское мышление;

3. Интернационализм;

4. Социальная ответственность;

5. Культурно-национальные традиции.

Привлечение к управлению организацией высококвалифицированных специалистов, носителей нового экономического мышления, основанного на этих пяти принципах, выводит управление на качественно новый уровень. Аутсорсинг сферы управления организацией, кроме того, способствует широкому распространению новых методов, инструментов и технологий управления, повышению квалификации менеджеров среднего звена.

Наряду с формированием качественно  нового уровня менеджмента, аутсорсинг сферы управления организациeй позволяет:

- сосредоточить внимание на развитии тех функций, которые имеют существенное значение для обеспечения конкурентоспособности;

- определить направления организационного развития и создать условия для успешной реализации новых проектов;

- привлечь к управлению организацией знания и опыт специалистов высокого класса (в отличие от традиционного консалтинга аутсорсинг функций управления организацией предполагает ответственность аутсорсера за деятельность организации);

- осуществить переход на современные информационные технологии управления;

- снизить расходы на управление.

Аутсорсинг сферы управления охватывает финансовую деятельность, а также  разработку и сопровождение проектов организационного развития или отдельных  функций, например:

- выявление, оформление и предъявление стратегических интересов собственника;

-   стратегический мониторинг;

-   поиск, формирование идеи развития организации;

-   построение стратегических альтернатив;

-   обеспечение стратегического выбора;

-   бизнес-планирование на основе выбранной стратегии;

-  построение и поддержание системы управления реализацией стратегии (мультипроектное управление).

Широкому внедрению аутсорсинга  функций управления способствует формирование рынка аутсорсинга организационных  и финансово-экономических бизнес-процессов  на основе современных информационных систем.

Наибольший рост аутсорсинга происходит в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное  в 99г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.

Опыт российских компаний также  свидетельствует о расширении использования  аутсорсинга сферы управления. Примеры  приводит директор бюро технологического консалтинга «Знаю как» В. Кушниров:

•«Компания «Северсталь-Авто»  передала функции управления одним  из своих производств компании Gemco. Цель взаимодействия: достижение в  течение года заданных показателей  качества и производительности труда, проведение реструктуризации предприятия, обучение персонала и внедрение современной культуры производства;

•Онежский тракторный завод и ЗАО  «Масса-К» доверили функцию отдела главного технолога Бюро технологического консалтинга «Знаю как». Цель взаимодействия: проведение технико-экономического анализа, технологическое проектирование производства, достижение заданных технико-экономических показателей производства;

•Компания «Чистые технологии»  использовала фирму «Рокад» в  функции отдела главного конструктора при постановке на производство новой техники. Цель взаимодействия: достижение целевых производственных и эксплуатационных показателей выпускаемой продукции.

 

Работа с человеческими  ресурсами требует высокой квалификации. Однако решению стратегических задач  часто мешает обязательная рутина, которая отнимает большую часть времени менеджера по управлению персоналом. Последнее время в этом на помощь современным кадровикам приходят аутсорсинговые компании.

В мире довольно давно  стал популярным аутсорсинг вообще, и  аутсорсинг в управлении персоналом в частности.

Российские компании приходят к пониманию необходимости  передачи части своих функций  в сфере управления человеческими  ресурсами довольно сложно и относятся к этой идее с недоверием.

Аутсорсинг в сфере HR – это передача на исполнение третьим  лицам некоторых функций подразделений  компании по управлению персоналом.

Функции HR-подразделений  сводятся к следующим:

1. Подбор
2. Адаптация
3. Мотивация
4. Развитие/обучение
5. Оценка
6. Кадровое делопроизводство
7. Расчет заработной платы
8. Расчет пенсионных, налоговых и страховых отчислений.

HR-аутсорсинг может  включать в себя любые из  этих функций как все вместе, так и по отдельности. 

Мнение о том, что  аутсорсинг - только для крупных, или наоборот, только для мелких компаний - это ошибка. Аутсорсинг удобен и выгоден всем, разница в объеме передаваемых функций, и целях аутсорсинга.

Мелкие компании, как  правило, передают кадровое делопроизводство и расчеты (иногда вместе со всей бухгалтерией), часто подбор офисного персонала и обучающие мероприятия (разовые, как правило). Здесь основная идея аутсорсинга – невозможность содержать в штате необходимых узких специалистов.

В крупных компаниях  департаменты HR включают в себя отдел  подбора персонала, отдел кадров (делопроизводство), отдел обучения и развития. Расчет заработной платы и отчислений обычно входит в функционал бухгалтерии (где также это выводится в отдельный сектор).

Из вышеперечисленного первыми на аутсорсинг в России стали  передавать сервисные функции: рекрутинг (специализированным кадровым агентствам), оценку и обучение.

Сейчас довольно популярным становится передача на аутсорсинг кадрового  документооборота и расчетов. Сложная  и очень трудоемкая работа.

Оценочные и мотивационные проекты, а также обучение персонала - это та аутсорсинговая деятельность, которую обычно предлагают компании, специализируемые на развитии персонала (консалтингово-тренинговые). Это другие специалисты, это другой подход к работе, нежели при аутсорсинге кадрового делопроизводства и расчетов. Это просто другой род деятельности, другой бизнес.

Выбирая аутсорсера, клиент должен в первую очередь понять, чего он хочет добиться передачей  функций на аутсорсинг. Это основополагающий вопрос, ответ на который даст понимание, какие конкретно функции стоит передавать, и соответственно, не ошибиться с выбором аутсорсера.

Если основной целью  является экономия времени и избавление от рутины, но при этом стратегические моменты в управлении персоналом (мотивацию, например), необходимо оставить внутри компании, тогда походящий вариант – это аутсорсинг кадрового документооборота и расчетов.

Если требуется грамотная  независимая оценка, система мотивации, адаптированная под конкретную организацию, тогда необходимо привлекать консалтинговую компанию.

Если цель – стабильное обучение персонала – это программа  по развитию персонала, включающая в  себя тренинги, семинары и командообразующие  мероприятия.

Административная рутина тормозит процесс трансформации службы управления персоналом. Трудоемкая работа занимает основную часть рабочего времени, и на решение главных задач остается все меньше времени. Именно на высвобождение ресурсов для достижения стратегических цепей бизнеса и направлен аутсорсинг.

Передавая "поддерживающие функции" на аутсорсинг специалисты служб управления персоналом занимаются вопросами стратегии и развития компании. Как показывает практика, инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании. Также передавая определенные функции аутсорсеру, компания оптимизирует затраты на их реализацию. Кроме того, профессиональные аутсорсеры обеспечивают качество и надежность выполнения задач. Важнейшее условие успешного HR-аутсорсинга – компетентность компании аутсорсера. Профессиональный HR-аутсорсер применяет к задачам клиента бизнес-ориентированный подход, он состоит в том, что бизнес клиента в части управления персоналом рассматривается как комплекс взаимосвязанных процессов и предлагаются такие решения, которые способствуют достижению стратегических целей.

Возьмем, например, процесс  разработки системы компенсации  и льгот. В принципе, эта задача "одноразовая". Систему надо единожды разработать, а впоследствии только поддерживать и развивать, со временем вносить некоторые коррективы. Если рассматривать эту задачу как проект, а значит, выделить на ее реализацию человеческие и финансовые ресурсы, определить бюджет, установить сроки выполнения, плюс требование качества выполнения, необходимость минимизации рисков, то реализация такого проекта «собственными силами» окажется во много раз более дорогостоящей, чем передача его для выполнения профессиональному консультанту по управлению персоналом.

Или, например, подбор персонала. В этом процессе две составляющие: регулярный процесс – рекрутмент и проектный – эксклюзивный подбор ключевых кадров. Первый процесс – постоянный и трудозатратный, как правило, ведется силами HR-служб компаний. Второй – осуществляется в основном хедхантерами и также стоит значительных средств. Оба эти процесса можно отдать на аутсорсинг специализированной компании, которая за абонентскую плату, обговорив число необходимых для заполнения вакансий, будет осуществлять профессиональный рекрутмент, а также подбирать для компании топ-персонал.

Аутсорсинг или передача на обслуживание неключевых функций  сторонней компании – уже не новое  явление на российском рынке и  современные руководители давно  знают, какую выгоду можно получить, отдав второстепенные для компании функции профессиональному поставщику услуг. Например, традиционно отдают на аутсорсинг кадровым агентствам подбор и оценку персонала.

Расчет заработной платы  также не является ни ключевым, ни стратегически  важным, вне зависимости от размера  компании. Однако HR-менеджеры, сотрудники отдела кадров и бухгалтеры могут тратить до 60% своего рабочего времени на эту рутинную работу. В случае аутсорсинга, выполнения этой работы специалистами компании-поставщика услуг, персонал отдела кадров сможет концентрировать свою деятельность на своих ключевых задачах, работе с персоналом.

Ведь помимо выполнения ежедневной работы, отделы кадров играют важную роль в процессе формирования конкурентных преимуществ в любом  бизнесе. Известно, что инновационные  и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании.

Почему компании отдают на аутсорсинг HR-администрирование? Вот  основные причины:

- компания – новичок  на национальном рынке, не знает  особенностей законодательства  страны и основных принципов  построения местного кадрового учета;

- компания не хочет  содержать целый отдел исполнителей, покупать и обновлять необходимое  программное обеспечение и лицензии  на него, т.е. в целях экономии;

- компания стремится  сфокусировать свою деятельность  на приоритетных задачах своего бизнеса и, таким образом, направить все имеющиеся трудовые и финансовые ресурсы на выполнение своих главных задач;

- темпы роста инфраструктуры  компании (обслуживающих подразделений)  не успевают за темпами роста  основного бизнеса;

- компания имеет распределенную структуру (офисы в других городах, регионах и т.п.) и консолидированные данные должны поступать в центральный офис.

Компаниям не обойтись без  услуг аутсорсинга в управлении персоналом, в следующих случаях, когда:

• необходимо избавить своих кадровых специалистов от рутинной работы для решения более важных задач;
• необходимо сократить расходы на административный персонал;
• необходимо быстро запустить новый проект, требующий высококлассных специалистов;
• отсутствуют квалифицированные специалисты в области кадрового делопроизводства, расчета заработной платы и т.д.

Быстрому распространению  услуг в сфере HR-аутсорсинга способствуют выгоды, которые получает компания в случае применения этой бизнес-модели. В частности, это:

• Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе.
• Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью.
• Возможность снизить затраты на собственный персонал, получив при этом оперативность и высокое качество услуг.
• Внешний провайдер принимает на себя большую часть рисков, связанных с делегируемой функцией.
• Аутсорсинг каких-либо функций стимулирует процесс структуризации и упорядочивания фирм с неразвитой организационной структурой.

Однако аутсорсинг HR-функций таит в себе и ряд опасностей. Например, в случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства, компания столкнётся с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придётся начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге. Последнее очень непросто, так как отсутствуют необходимые знания и опыт, ведь в течение длительного времени организация пользовалась услугами привлечённых специалистов вместо обучения своих. Кроме вышеперечисленного, возможна частичная потеря контроля над делегированными бизнес-процессами, снижение качества при недобросовестности аутсорсера и утечка коммерческой информации. 

Всё это говорит о  том, что к выбору аутсорсера стоит  подойти очень серьёзно. В аутсорсинге важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Немаловажным показателем при выборе партнёра будет являться ее возраст и репутация. Помимо этого, следует обратить внимание на страховку профессиональной ответственности, которую имеет любая серьезная аутсорсинговая компания. Важно изучить страховые обязательства – серьезный ли партнер-страховщик у провайдера и достаточна ли страховая сумма.

 

 

Заключение

В заключение стоит сказать, что аутсорсинг сферы управления становится все более популярным среди специалистов как западных, так и российских компаний, что подтверждает его эффективность. Передавая часть функций по управлению аутсорсинговым организациям, фирма становится более гибкой в условиях меняющейся экономики и ужесточающейся конкуренции. По мнению ведущих аналитических агентств, наличие у компании долгосрочной аутсорсинговой стратегии является необходимым условием успешного развития конкурентного бизнеса и его адаптации к стремительно меняющимся рыночным условиям. Выбрав надёжного провайдера, компания получает возможность сконцентрироваться на своей основной деятельности и разрешить текущие проблемы с помощью высококвалифицированных специалистов, а также приобретаёт партнера, который профессионально подходит к решению поставленных перед ним кадровых задач.

Таким образом, несмотря на имеющиеся недостатки, пока еще  развивающегося инструмента экономики  – аутсорсинга, преимущества его  применения значительно весомее  и являются залогом к успеху всех развивающихся и перспективных компаний, нацеленных не только на сбережение средств и времени, но и на улучшение качества своей деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Бравар, Ж-Л. Эффективный  аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений: Учебник по предпринимательству. – М.: Баланс Бизнес Букс, 2007. С. 288.

 

Список использованных интернет-ресурсов:

1.Свободная энциклопедия – Википедия / раздел: Менеджмент – Бизнес-технологии / статья: Аутсорсинг, 30.01.2009 / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/D0%B3

2.Российский банк развития / Информационная поддержка малого и среднего бизнеса: Аутсорсинг в управлении персоналом / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rosbr.ru/small_business/development/staff

3.Кадровый менеджмент / Аутсорсинг в управлении персоналом / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.hrm.ru/root/category.html

4.Кадровый менеджмент / Аутсорсинг в управлении персоналом: http://www.hrm.ru/root/category.html.

5.Российский банк развития / Информационная поддержка малого и среднего бизнеса: Аутсорсинг в управлении персоналом: http://www.rosbr.ru/small_business/development/staff.