Внутренний аудит. 8

 Содержание 
1.      Понятие, задачи и обязательные инвентаризации. 
2.      Виды  и порядок проведения инвентаризации. 
3.      Документальное оформление инвентаризации 
4.      Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.

 
1.      Понятие, задачи и обязательные инвентаризации.  
Бухгалтерское наблюдение за состоянием и движением хозяйственных средств осуществляется с помощью документов. Однако возможны расхождения учетных записей с фактическими остатками средств. Для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета, для контроля за сохранностью средств используется элемент метода бухгалтерского учета – инвентаризация.  
 
Инвентаризация — метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию путем пересчета, обмера, взвешивания. Инвентаризация — это обязательное дополнение к документации. 
 
Правила проведения инвентаризации определены Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете и отчетности в РФ (от 21.11.96 № 129-ФЗ), Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса. 
 
Основными задачами инвентаризации язляются: 
 
•         выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре; 
 
•         контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета; 
 
•         выявление неиспользуемых, залежавшихся, неходовых, устаревших товарно-материальных ценностей,  
 
•         проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств; 
 
•         проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности  и других статей баланса. 
 
Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предятием, кроме случаев когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно'. 
 
•         при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); 
 
•         при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; 
 
•         при реорганизации предприятия, т. е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим; 
 
•         перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет; 
 
•         при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества; 
 
•         в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; 

2. Виды  и порядок проведения инвентаризации. 
 
 
Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков: 
 
·        по охвату имущества: полные; частичные. 
 
При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета. 
 
Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (например, ревизия кассы). 
 
•   по назначению: плановые; внезапные. 
 
Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) — по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и др.). Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации. 
 
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: 
 
—  руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); 
 
—  главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); 
 
—  представителей общественности. 
 
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.). 
 
В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.  
 
•       Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. 
 
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. К ее началу должна быть закончена обработка приходных и расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учете и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т. д. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись. 
 
•      При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.  
 
·        Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации. 
 
·        При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т. п.).  
3. Документальное оформление инвентаризации 
 
 
·        Инвентаризация проводится по каждому материально ответственному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально ответственного лица. Все данные заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общее количество натуральных показателей, записанных на данной странице, независимо от единицы измерения. Незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.  
 
·        Материально ответственное лицо дает расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где ихпроверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.  
 
·        Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков инедостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. 
 
•      Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. 
 
По отдельным объектам имущества и обязательств при необходимости делаются контрольные проверки правильности проведения инвентаризации и составляется «Акт контрольной проверки правильности проведения ин 
вентаризации ценностей», в котором отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые). Акт подписывают лицо, проводившее контрольную проверку, председатель инвентаризационной комиссии, члены комиссии. 
 
На имущество, арендованное или находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные списки. 
 
4. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. 
 
Расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. 
 
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского уче 
та регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ в следующем порядке: 
 
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов с отнесением его на финансовые результаты у организаций или увеличением финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. 
 
Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации: 
 
Дебет 01 «Основные средства», Дебет 10 «Материалы», Дебет 41 «Товары», 
 
Дебет 43 «Готовая продукция»,  
Дебет 50 «Касса», 
 
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие  
доходы».  
 
Все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, в пределах норм естественной убыли, утвержденные в установленном законодательством порядке, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Нормы убыли могут применяться  в случаях выявления фактических недостач, а при отсутствии таких норм убыли рассматриваются как недостача сверх норм, которая относится на виновных лиц. При отсутствии таковых суммы недостач списываются в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
•   Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации: 
 
а)  Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
Кредит 01 «Основные средства». Кредит 10 «Материалы», Кредит 41 «Товары», Кредит 43 «Готовая продукция», Кредит 50 «Касса»; 
 
б) в розничных торговых организациях: 
 
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 
 
Кредит 41 «Товары»,  
Кредит 42 «Торговая наценка» (способом «Красное 
 
сторно»). 
 
•   Списание недостачи в пределах норм естественной убыли: 
 
Дебет 20 «Основное производство», Дебет 23 «Вспомогательное производство»,  
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы», Дебет 26 «Общехозяйственные расходы», Дебет 29 «Обслуживающие производства»,   
 
Дебет 44 «Расходы на продажу», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». •   

• Списание недостачи за счет виновного лица:

 
а) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 
 
субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 
 
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 
 
б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 43-2: 
 
Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального  
ущерба», 
 
Кредит 98-4 «Доходы будущих периодов» (Разница между суммой, подлежащей взыс 
канию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей); 
 
в) погашение задолженности: 
 
Дебет 98-4  
«Доходы будущих периодов» 
(Разница между суммой, подлежащей взыс 
канию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей), 
 
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Про 
чие доходы»; 
 
г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов: 
 
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,  
 
Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 
 
д)  отнесение суммы налога на добавленную стоимость (НДС) на виновное лицо: 
 
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 
 
субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального  
ущерба», 
 
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 
 
е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:  
 
Дебет 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 
 
  
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,  
субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального  
ущерба». 
 
•   Списание недостачи на финансовые результаты:  
 
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Про 
чие расходы», 
 
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
•   Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены: 
 
а) на сумму недостачи: 
 
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,  
 
Кредит 10 «Материалы»,  
Кредит 41 «Товары» и др.; 
 
б) на сумму налога на добавленную стоимость (НДС) по недостающим ценностям: 
 
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 
 
Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 
 
в) списание недостачи: 
 
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Про 
чие расходы»,  
 
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы с разрешения руководителя организации может быть допущен только в виде исключения. При этом товарно-материальные ценности должны быть одного и того же наименования, в тождественных количествах, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Руководитель организации принимает окончательное решение.

Аудиторская процедура - определенный порядок действий аудитора для получения необходимых аудиторских доказательств на конкретном участке аудита.

Имущество - основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

Финансовые обязательства - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы и пр.

Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества аудируемого лица, информацию о состоянии и стоимости такого имущества, а также информацию о финансовых обязательствах аудируемого лица.

Целью аудита является получение доказательств по вопросам:

- подтверждения фактического  наличия имущества и реальности  финансовых обязательств;

- действительности результатов  инвентаризации;

- полноты и своевременности  отражения результатов проведения  инвентаризации.

Аудитору необходимо:

- установить, насколько правильно  организована и проведена инвентаризация;

- установить правильность  оформления результатов инвентаризации;

- оценить полноту и  своевременность отражения ее  результатов в бухгалтерском  учете;

- оценить систему внутреннего  контроля аудируемого лица.

Этапы проведения аудита:

- планирование аудита;

- сбор аудиторских доказательств;

- завершение аудита.

Аудиторские стандарты, применяемые при проверке:

- Получение аудиторских  доказательств в конкретных случаях (федеральное правило (стандарт) аудиторской  деятельности (далее - стандарт) N 17)[1]

- Согласование условий  проведения аудита (стандарт N 12)

- Планирование аудита (стандарт N 3)

- Существенность в аудите (стандарт N 4)

- Оценка аудиторских рисков  и внутренний контроль, осуществляемый  аудируемым лицом (стандарт N 8)

- Учет требований нормативных  правовых актов Российской Федерации  в ходе проведения аудита (стандарт N 14)

- Аудиторская выборка (стандарт N 16)

- Документирование аудита (стандарт N 2)

- Аудиторские доказательства (стандарт N 5)

- Аудиторское заключение  по финансовой (бухгалтерской) отчетности (стандарт N 6).

II. Сбор аудиторских доказательств

Подготовительный этап

До начала проведения аудита инвентаризации аудитору необходимо выполнить следующие контрольные процедуры:

- ознакомиться с учетной  политикой аудируемого лица;

- ознакомиться с порядком  проведения инвентаризации;

- выяснить частоту проведения  инвентаризации имущества и финансовых  обязательств;

- выяснить, проводились ли  инвентаризации в межинвентаризационный период;

- выяснить, проводились ли  внезапные инвентаризации денежных  средств и денежных документов  в кассе;

- ознакомиться с документацией  по ранее проводившимся аудируемым лицом инвентаризациям (сличительные ведомости, объяснительные записки материально ответственных лиц);

- ознакомиться с номенклатурой  и объемами имущества и выявить  дорогостоящее имущество;

- проанализировать систему  учета товарно-материальных ценностей;

- проанализировать систему  внутреннего контроля экономического  субъекта, выявить ее слабые и  сильные стороны.

Цель данных контрольных процедур - помочь аудитору в оценке правильности и надежности процедур, проводимых аудируемым лицом, в ходе инвентаризации.

Процедура получения аудиторских доказательств

При проведении аудита аудитор получает аудиторские доказательства путем выполнения следующих контрольных процедур:

- инспектирования

- наблюдения

- запроса

- подтверждения

- пересчета

- аналитических процедур.

Инспектирование

Инспектирование представляет собой проверку записей, документов или материальных активов.

Инспектирование позволяет получить документальные аудиторские доказательства.

В ходе инспектирования записей и документов аудитор получает аудиторские доказательства средств внутреннего контроля над процессом их обработки.

Инспектирование материальных активов позволяет получить надежные аудиторские доказательства относительно их существования, но не обязательно относительно собственности на них или стоимостной оценки.

Аудитору следует:

- проверить правильность  записей в инвентаризационных  описях;

- проверить соответствие  инвентаризационных описей унифицированным  формам;

- проверить фактическое  наличие материальных ценностей;

- проверить реальность  финансовых обязательств.

Наблюдение

Наблюдение представляет собой взгляд на процесс, выполняемый другими лицами (персоналом экономического субъекта).

Наблюдение за процессом проведения инвентаризации в ходе аудиторской проверки позволяет аудитору инспектировать (см. выше) имущество и финансовые обязательства, наблюдать за соблюдением установленного руководством аудируемого лица порядка проведения инвентаризации, а также получить доказательства надежности процедур руководства.

В процессе наблюдения за проведением инвентаризации экономическим субъектом аудитору следует зафиксировать в рабочих документах факт соблюдения/несоблюдения установленного порядка проведения инвентаризации.

Запрос[2]

Запрос представляет собой поиск информации у осведомленных лиц в пределах и за пределами места нахождения аудируемого лица.

Запросы могут быть различными: от официальных письменных запросов, адресованных третьим лицам, до неофициальных устных запросов, адресованных работникам аудируемого лица.

Подтверждение

Подтверждение представляет собой ответ на запрос подтвердить информацию, содержащуюся в бухгалтерских записях. Ответы на запросы могут предоставить аудитору сведения, которыми он ранее не располагал, или которые подтверждают аудиторские доказательства.

Аудитору следует разослать письменные запросы:

- дебиторам и кредиторам  с целью подтверждения числящейся  в бухгалтерском учете задолженности;

- арендаторам, переработчикам  сырья, покупателям (на товары отгруженные, на которые право собственности к ним не перешло) и пр. с целью подтверждения находящегося у них имущества;

- арендодателям, давальцам, поклажедателям и пр. с целью подтверждения факта нахождения у аудируемого лица имущества, не принадлежащего ему на праве собственности;

- в других случаях.

Пересчет

Пересчет представляет собой проверку точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов.

Аудитору следует принять участие:

- в проведении контрольных  измерений (взвешивание, пересчет) с  целью проверки надежности средств  контроля и соответствия фактического  наличия данным бухгалтерского  учета;

- в проведении контрольных  расчетов создаваемых резервов, числящихся на счетах бухгалтерского  учета и отраженных в первичных  документах.

Аналитические процедуры

Аналитические процедуры представляют собой анализ и оценку полученной аудитором информации.

В процессе аудита аудитору следует:

- проанализировать утвержденный  порядок проведения инвентаризации  на предмет его соответствия  нормативным актам;

- проанализировать полученные  результаты текущей инвентаризации  и сравнить их с результатами  предыдущей инвентаризации;

- дать оценку состояния  и продолжительности хранения  запасов, степени готовности незавершенного  производства и капитального  строительства, технического состояния  основных средств и реальности  финансовых обязательств.

Полученные аудиторские доказательства аудитору следует зафиксировать в рабочих документах.

Завершение аудита[3]

Аудитор должен:

- изучить все проведенные  процедуры, выводы, заключения для  установления того, что выполнены  все пункты плана аудита и  сделаны правильные выводы;

- обобщить полученную  информацию, систематизировать выявленные  отклонения, нарушения при проведении  инвентаризации и сформировать  свое мнение о достоверности  проведенной инвентаризации;

- В документе "Письменная  информация аудитора руководству  аудируемого лица по результатам проведения аудита", раскрывающем наиболее существенные недостатки при проведении инвентаризации, а также содержащем предложения по улучшению процедуры инвентаризации, отразить свое мнение о достоверности проведенной инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

 - выявление фактического  наличия имущества предприятия;

- сопоставление фактического  наличия имущества с данными  бухгалтерского учета;

- выявление некондиционных  материальных ресурсов, формирование  обоснованных заключений с привлечением  необходимых специалистов и специальных  организаций, а также подготовка  документов для их уценки или  списания (утилизации);

- определение виновных  лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;

- проверка полноты отражения  обязательств в учете соблюдения  исполнителями выполнения договорных  сроков, принятия мер по взысканию  дебиторской и погашению кредиторской  задолженностей, списания в установленном  порядке обязательств по истечении  сроков давности.

Согласно п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49) "инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам".

В данном положении ничего не говорится об имуществе, учитываемом за балансом или находящемся в оперативном учете. Однако необходимость инвентаризации и этого имущества несомненна, особенно если учесть следующее положение ПБУ 6/01 (п. 18):

"Объекты основных средств стоимостью не более 10 000 рублей за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, а также приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением".

Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом или находящегося в оперативном учете, в первую очередь представляют интерес для организации с точки зрения управленческого учета и внутреннего контроля.

Под порядком проведения инвентаризации понимается количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации, и т.д. (п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Порядок проведения инвентаризации прежде был определен в письме Минфина СССР от 30.12.1982 N 179 "Об основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов". В настоящее время он регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49).

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п. 2 ст. 12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона "О бухгалтерском учете"):

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

- при смене материально  ответственных лиц (на день приемки-передачи  дел);

- при установлении фактов  хищений, злоупотреблений, а также  порчи ценностей;

- в случае стихийных  бедствий, пожаров, аварий или других  чрезвычайных обстоятельств[4];

- при ликвидации или  реорганизации предприятия перед  составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

- при передаче имущества  предприятия в аренду, выкупе, продаже  и в других случаях, специально  предусмотренных законодательством.

В соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, если после 1 октября отчетного года проводилась инвентаризация какого-либо имущества, это имущество не включается в перечень имущества, проверяемого при инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Для составления годовой отчетности используются результаты уже проведенной инвентаризации этого имущества.

Для проведения инвентаризации в организации, как правило, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

В межинвентаризационный период по распоряжению руководителя организации могут производиться выборочные инвентаризации.

На принятие решений при формировании учетной политики в части разработки порядка инвентаризации могут влиять масштабы деятельности организации, количество видов деятельности, разветвленность организационной структуры, общий объем имущества и обязательств организации, объемы и специфика складского хозяйства, географическое размещение самой организации и ее подразделений, особенности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Так, например, для относительно небольшого предприятия с ограниченным количеством видов деятельности предприятий, компактной структурой и небольшим объемом складского хозяйства количество инициативных инвентаризаций может быть сведено к минимуму.

Фактические данные, полученные в процессе инвентаризации, сверяются в бухгалтерии организации с показателями бухгалтерского учета, и в случае расхождения данных инвентаризации с данными бухгалтерского или складского учета заполняются сличительные ведомости.

Предусмотрены две типовые сличительные формы: N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов" и N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей".

Для остальных активов и обязательств типовые формы сличительных ведомостей не предусмотрены. Поэтому в случае необходимости организация должна разработать собственные формы сличительных ведомостей.

При проведении инвентаризации имущества и обязательств необходимо учитывать следующие особенности проведения инвентаризации.

Инвентаризация проводится в натуре по объектам, за сохранность которых отвечают материально-ответственные лица - работники организации. При этом составляются инвентаризационные описи, в которых указывается фактическое количество по данным проведенной инвентаризации. Исключение составляет инвентаризация драгметаллов и драгкамней, входящих в состав материальных ценностей. Фактическое количество драгоценных металлов и камней устанавливается на основании подтверждения фактического наличия материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни, и технической документации, содержащей сведения о количестве драгметаллов и камней в указанных материальных ценностях.