Адаптация человеки к новому организационному окружению

СОДЕРЖАНИЕ

1. Взаимодействие человека и организации
1. Вхождение человека в организацию
2. Ролевой аспект взаимодействия человека и организации
3. Личностный аспект взаимодействия человека и организационного окружения
4. Адаптация человека к организационному окружению и изменение его поведения
2. Формирование групп и команд внутри организации
3. Способы коммуникации и обмена информацией в организации

ВЫВОД

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Глава 1

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ЧЕЛОВЕКА И ОРГАНИЗАЦИИ

Для того чтобы  понять, как строится взаимодействие человека с организацией, необходимо уяснить, проблему человека и организации. Какие характеристики личности определяют поведение человека в организации. Какие характеристики организационного окружения оказывают воздействие  на включение человека в деятельность организации.

Работа человека в организации представляет собой  процесс постоянного его взаимодействия с организационным окружением.

Это очень сложный  и многоплановый процесс, являющийся исключительно важным для обеих  сторон. Зачастую этот процесс является болезненным для обеих сторон. Отладить его очень нелегко. Каждый человек, входя в новую организацию, сталкивается с множеством проблем взаимодействия с организационным окружением. Многие коллизии возникают и в организационном окружении, так как оно обязательно претерпевает деформации и изменения с появлением нового члена в организации. В дальнейшем может быть налажено безболезненное взаимодействие личности и окружения внутри организации. Однако в большинстве случаев это малоустойчивое взаимодействие, что проявляется в возникновении напряжения в отношениях между человеком и организацией и в возможном разрыве их взаимодействия.

В самом общем  виде организационное окружение - это  та часть организации, с которой  человек сталкивается во время своей  работы в ней. В первую очередь  это рабочее место и его  непосредственное окружение. Однако для  большинства людей организационное  окружение значительно шире их рабочих  мест и включает такие характеристики и составляющие организации, как  производственный профиль, положение  в отрасли, положение на рынке, размер организации и многое другое. Каждый член организации имеет свое собственное  окружение, так как, во-первых, он выделяет для себя те характеристики и аспекты  организации, которые для него важны, и, во-вторых, потому что он сам обычно занимает вполне определенное место  в организационном окружении, выполняет  определенные функции и осуществляет определенную работу.

Возможности включения  человека в организационное окружение, называемые социализацией, зависят  не только от характеристик этого  окружения, но и в равной мере от характеристик человека. Каждый человек  имеет многоплановую структуру  личности, и во взаимодействии с  организацией он вступает не как механизм, выполняющий конкретные действия и  операции, а как разумное и сознательное существо, обладающее устремлениями, имеющее  воображение.

Как бы человек  и организация ни стремились свести свое взаимодействие только к выполнению определенных работ на определенном рабочем месте, у них этого  никогда не получится. Взаимодействие человека и организации всегда шире, так как человек не может быть низведен до состояния машины, а  организационное окружение - до рабочего места.

Сделать соответствующими друг другу ожидания человека и ожидания организации очень трудно, так  как они складываются из множества' отдельных ожиданий, для стыковки которых нужно обладать искусством управления высокого класса.

Группу основных ожиданий индивида составляют ожидания по поводу:

• Содержания, смысла и значимости работы;
• Оригинальности и творческого характера работы;
• Увлекательности и интенсивности работы;
• Степени независимости, прав и власти на работе;
• Степени ответственности и риска;
• Престижности работы;
• Степени включенности работы в более широкий деятельный процесс;
• Безопасности и комфортности условий на работе;
• Признания и поощрения хорошей работы;
• Заработной платы и премий;
• Гарантий роста и развития.

Для каждого  индивида комбинация этих отдельных  ожиданий, формирующая его обобщенное ожидание по отношению к организации, различна. Причем и структура ожидания, и относительная степень значимости отдельных ожиданий для индивида сами зависят от множества таких  факторов, как его личностные характеристики, цели, конкретная ситуация, в которой  он находится, характеристики организации  и т.п.

Организация ожидает  от человека, что он проявляет себя как:

• Специалист, в определенной области обладающий определенными знаниями и квалификацией;
• Член организации, способствующий ее успешному функционированию и развитию;
• Человек, обладающий определенными личностными и моральными качествами;
• Член организации, способный общаться и поддерживать хорошие отношения с коллегами;
• Член организации, разделяющий ее ценности;
• Работник, стремящийся к улучшению своих исполнительских способностей;
• Человек, преданный организации и готовый отстаивать ее интересы.

Комбинация ожиданий организации по отношению к человеку, а также степень значимости для  организации каждого отдельного ожидания могут отличаться у различных  организаций. Более того, и в рамках одной и той же организации  по отношению к различным индивидам  могут складываться различные комбинации ожиданий. Поэтому нельзя предложить единой универсальной модели ожидания организации по отношению к человеку, так же как нельзя предложить аналогичной  модели ожидания человека по отношению  к организации.

Возможны два  подхода к установлению соответствия роли и места. Первый подход состоит  из того, что роль является основополагающей в установлении этого соответствия, при втором подходе исходной точкой является место, на которое претендует человек, и его потенциал исполнение ролей. При первом подходе человек  подбирается для выполнения определенной работы. При втором подходе работа подбирается человеку.

1. ВХОЖДЕНИЕ ЧЕЛОВЕКА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Каждому человеку в жизни не один раз приходится переживать процесс вхождения в  организацию. Находиться в организации, быть ее членом, и входить в организацию, становиться ее членом - далеко не одно и тоже. Вхождение человека в организацию всегда сопряжено с решением нескольких проблем, которые обязательно сопутствуют этому процессу.

Во-первых, это адаптация человека к новому окружению, адаптация не всегда проходит успешно и успех, которой зависит от правильного взаимодействия обеих сторон: человека и организационного окружения.

Во-вторых, это коррекция или изменение поведения человека, без которых во многих случаях невозможно войти в организацию.

В - третьих, это  изменения и модификации в  организации, которые происходят даже тогда, когда организация уже  имеет свободное «место» для  человека и сама принимает человека на это место в соответствии с  ее потребностями и критериями отбора. Данные проблемы определяют не только, сможет ли человек войти в организацию. От их решения во многом зависит  и то, как человек будет функционировать  в организации, как будет строиться  его взаимодействие с организационным  окружением.

Необходимым условием успешного вхождения в организацию  для каждого ее нового члена является изучение системы ценностей, норм, правил и поведенческих стереотипов, характерных для данной организации.

Основными сторонами  жизнедеятельности организации, ценностные, поведенческие и нормативные  характеристики которых должен в  первую очередь изучить человек, входящий в организацию, являются следующие:

• Миссия и основные цели организации;
• Допустимые и предпочтительные средства, которые могут быть использованы для достижений целей организации;
• Имидж и отличительный образ, который имеет и создает организация;
• Принципы, правила и нормы, обеспечивающие отличительные особенности и существование организации как единого организма;
• Обязанности, которые должен будет взять на себя человек, вступив в определенную роль в организации;
• Поведенческие стандарты, которым должен будет следовать человек, выполняя задания.

Вступая в организацию, человек должен уяснить для себя, каким нормам он должен следовать  в общении с коллегами. Как  следует интерпретировать деятельность в организации, в какой форме  и по каким вопросам обращаться к  руководству, в каком виде принято  ходить на работу, как принято распоряжаться  рабочим временем, а также временем, отведенным для отдыха.

Возможны два  процесса обучения. Первый - это процесс  обучения человека, понимающего нормы  и ценности организации по той  причине, что его предыдущий опыт был связан с работой в схожей по ценностям, нормам и поведенческим  стереотипам организации. В этом случае новому члену организации  необходимо в основном сконцентрироваться на конкретных фактах проявления знакомых ему норм и принципов поведения  и общения с целью подстройки своего поведения к конкретным условиям организации. Необходимые знания и  информацию он может получить, наблюдая поведение отдельных ключевых работников, путем выяснения и бесед с  коллегами и руководством и, наконец, путем непосредственного инструктажа  со стороны соответствующих лиц.

Второй процесс  разворачивается тогда, когда входящий в организацию человек приходит из среды с существенно - отличными  ценностями и нормами поведения. В этом случае встает очень серьезная  задача познания себя как носителя другой системы ценностей и норм и отхода от этих норм и ценностей. А уже только после этого может  начаться усвоение новых норм и ценностей, которые существуют в организации  и которым он должен следовать, становясь  членом этой организации.

Отобрав человека для работы, для исполнения им определенной роли, организация исходила из того, что этот человек ей нужен и  полезен. Поэтому удержание человека и его адаптация к условиям труда в организации является исключительно важной задачей, за решение  которой в первую очередь ответственно управление организации.

Для того чтобы  удержать входящего в организацию  человека, могут быть применены разные приемы. В частности, это могут  быть меры долгосрочной материальной поддержки, выходящие за рамки зарплаты, обещания в будущем продвижения  по службе или предоставления интересных мест работы, предоставление за счет организации  возможностей обучения и развития, предоставление на льготных условиях жилья и многое другое.

На этапе вхождения  нового работника в организационное  окружение организация должна решать одновременно три задачи:

• Разрушать старые поведенческие нормы входящего человека;
• Заинтересовывать его в работе в организации;
• Прививать ему новые нормы поведения.

Все эти процессы идут в тесной взаимосвязи и достигаются  совокупным набором определенных приемов  и методов. При вхождении человека в организацию часто отрицательные  результаты может дать недозагруженность на работе, постановка упрощенных задач и легких заданий. Так же к негативным последствиям приводит постановка очень сложных задач и большая загруженность на работе. Желательно, чтобы на начальном этапе он не сталкивался с такими случаями.

Очень благоприятным, как с точки зрения разрушения старых стереотипов, так и с точки  зрения повышения заинтересованности в работе организации, является создание таких ситуаций и постановка таких  задач, которые, во -первых, могут быть решены новым членом организации самостоятельно, во -вторых, несут в себе элемент вызова и необычности и, в - третьих, для решения которых потребуются действия и поведение, противоречащие тому, как человек действовал ранее. В этом случае новый работник получает повышенный интерес к организации, удовлетворение от получения необычного для него результата и сомнение по поводу абсолютной правильности предыдущего опыта, и. предыдущих знаний,

К разряду сильных средств, способствующих удержанию нового члена в организации  и его ускоренной адаптации к организационному окружению, относятся беседы с руководством, а также разъяснения и рекомендации, даваемые руководством. Такие встречи придают новичку чувство уверенности, снижают ощущение потерянности и ненужности, которые обычно проявляются при вхождении в новое организационное окружение, и резко повышают чувство причастности к делам организации.

Успешно организованный процесс включения человека в организационное окружение приводит к тому, что у него появляются чувство ответственности за дела организации и устойчивые внутренние обязательства по отношению к организации. Если процесс ориентации нового сотрудника завершается этим, то организация может считать, что добилась значительного результата. Эффективным способом воспитания нового сотрудника в таком духе являются заметные большие вложения средств и времени в него на начальном этапе. В этом случае новый сотрудник начинает ощущать, что организация вкладывает в него слишком много, и он должен ей платить тем же самым.

Завершающей стадией  процесса включения человека в организацию  является его переход в полноправные члены организации. Это очень  серьезная часть вхождения человека в организацию, и организация  должна очень серьезно подходить  к этому.

2. РОЛЕВОЙ АСПЕКТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЧЕЛОВЕКА И ОРГАНИЗАЦИИ

Как уже говорилось, организация ожидает от человека, что он будет выполнять определенную роль. Если член организации успешно  выполняет свою роль и если при  этом он сам лично удовлетворен характером, содержанием и результатами своей  деятельности в организации и  своего взаимодействия с организационным  окружением, то не возникает конфликтных  противоречий, подрывающих взаимодействие человека и организации. Одним из важнейших условий этого является правильное построение роли и, в частности, формирование верных предпосылок в  отношении содержания, сущности и  места данной роли в системе организации.

Сформулировать  предпосылки относительно роли таким  образом, чтобы роль, с одной стороны, соответствовала целям, стратегии  и структуре организации и, с  другой стороны, отвечала запросам и  ожиданиям человека, исключительно  трудно. Двумя необходимыми условиями  этого являются ясность и приемлемость роли. Ясность роли предполагает, что  человеку, ее исполняющему, известно и  понятно не только содержание роли, т.е. содержание его работы и способы  ее осуществления, но и связь его  деятельности с целями и задачами организации, ее место в совокупности работ, выполняемых коллективом. Приемлемость роли состоит в том, что человек  готов ее выполнять осознанно, исходя из того, что выполнение данной роли будет давать ему определенное удовлетворение и приведет к получению некоего  положительного результата, который  не обязательно должен носить материальный характер и быть четко определенным для человека до начала действия.

Использование ролевого подхода к вовлечению человека в организацию может сопровождаться возникновением конфликтов по выполнению ролей и появлением ряда проблем, осложняющих существование и  функционирование организации. Очень  часто в организациях с формальными  организационными отношениями источником неудовлетворительного выполнения роли является неопределенность роли. Если содержание роли недостаточно четко  определено, человек, выполняющий эту  роль, может проинтерпретировать  ее таким образом, что его действия приведут далеко не к тому результату, который ожидается организацией. Нечеткие инструкции и неопределенная постановка задачи, неясность смысла и значения порученного действия при отсутствии должной системы  коммуникаций и обратных связей в  организации могут привести к  тому, что человек, выполняющий определенную роль, даже, несмотря на старание и желание  все сделать наилучшим образом, получит отрицательный с позиций  интересов организации результат. Неопределенность роли нельзя однозначно рассматривать как негативную характеристику построения роли. В любой организации  с повышением уровневой позиции  роли обязательно возрастает ее неопределенность. Более того, в некоторых случаях  неопределенность ролей может рассматриваться  как положительная характеристика отношений в организации. Это  вызвано тем, что она способствует развитию самостоятельности, расширяет сферу принятия решения, способствует обучению работников и, что наиболее важно, развивает у членов организации чувство ответственности и обязательности по отношению к организации.

Ролевые конфликты - достаточно распространенное явление  во многих организациях, и их не следует  рассматривать исключительно как  негативное явление, так как они  зачастую несут в себе импульсы, инспирирующие обновление, совершенствование  и развитие, как организации, так  и индивидов.

Можно указать  на несколько типов ситуаций, приводящих к возникновению конфликтов. Конфликт по поводу выполнения роли часто возникает  тогда, когда индивид одновременно выполняет несколько различных  ролей. К ролевому конфликту приводит противоречивое распоряжение или противоречивая задача, требующая одновременно соблюдения правил выполнения роли и достижения результата, недостижимого при выполнении данных правил.

Одним из сильных  факторов, порождающих конфликты  при осуществлении роли, является так называемая перегруженность  роли. Она состоит в том, что  по отношению к работнику, выполняющему определенную роль, предъявляются повышенные ожидания, существенно выходящие  за рамки ожиданий, соответствующих  его роли. В результате этого данный сотрудник нагружается заданиями, которые также выходят за рамки  роли. Часто проблемы этого рода возникают у хороших работников в связи с тем, что они готовы выполнять то, что выходит за формально  определенные рамки их роли. Перегруженность  роли приводит к тому, что - либо работник не справляется с закрепленной за ним ролью, либо оказывается не в  состоянии справиться с заданиями, выходящими за пределы его роли.

Возникающие при  исполнении ролей конфликты и  противоречия могут быть устранены  различными способами. Это может  быть изменение содержания и способа  осуществления роли (изменение работы), развитие людей, исполняющих роль, и  их перестановка.

При изменении  работы (первый подход) происходит выяснение  причин и факторов, заключенных в  роли, которые приводят к конфликтам и противоречиям, и осуществляется корректировка роли. Если роль внутренне  противоречива, то необходимо исключить  из нее одну из альтернативных сторон. Работа может быть слишком напряженной  и интенсивной. Поэтому ее следует  облегчить или разгрузить. В зависимости  от характера работы может существовать потребность в более четком описании работы и в более четкой регламентации  ее границ. Может быть и обратная ситуация, при которой необходимо сделать описание работы менее детализированным, предоставив тем самым исполнителю  работы возможность для творческого  и самостоятельного труда.

Второй подход состоит в том, что осуществляется развитие человека с тем, чтобы он мог выполнять закрепленную за ним  роль и справляться с возникающими конфликтами. Развитие работника происходит по трем направлениям.

Более углубленное  ознакомление с ролью. Часто именно незнание работником своей роли является причиной ролевых конфликтов.

 Повышение  квалификации и совершенствование  исполнительской техники работника.  Улучшенные исполнительские возможности  существенно ослабляют напряжение, которое испытывает работник  при исполнении роли.

Развитие у  исполнителя способностей справляться  с противоречивыми ситуациями, приноравливаться к работе в конфликтных условиях, уметь распознавать и адекватно  реагировать на возникающие проблемы, правильно коммуницировать с людьми в конфликтных ситуациях.

Третьим подходом к предотвращению ролевых конфликтов является перестановка работников с  одной роли на другую в зависимости  от их способностей справляться с  конфликтными ситуациями. В организациях могут быть люди, которые способны успешно справляться с ролью  при таких условиях.

Помимо прав и обязанностей, для каждой роли характерно наличие определенного  статуса. Существует формальный статус, который говорит о том, какими властными правами обладает исполнитель  данной роли, каково его положение  в формальной иерархии распределения  влияния на деятельность организации. Роли, расположенные на одном иерархическом  уровне, могут иметь формальный различный  статус, так как он определяется не только уровнем иерархии, но и  средой деятельности, к которой относится  роль.

Неформальный  статус роли задается либо персональными  характеристиками исполнителя роли, либо же неформально определенными  значениями и влиянием роли в организации. Человек может обладать особыми  личностными чертами либо же возрастными  и квалификационными характеристиками, которые будут вызывать повышенное уважение окружающих и готовность признавать его лидерское положение, более  высокое, чем - то, которое определено формальным статусом роли. Обычно с  уходом данного конкретного человека с данной роли ее статусное положение  восстанавливается до формального, а иногда даже и ниже формального.

Как видно из сказанного, ролевой подход к построению взаимодействия человека и организации  исходит из того, что вся совокупность действий, которые осуществляются организацией в процессе ее функционирования, может  быть разбита на отдельные работы, имеющие определенные содержание и  спецификацию, определяющие квалификацию, знания и опыт, которыми должен обладать работник, выполняющий каждую конкретную работу.

3. ЛИЧНОСТНЫЙ АСПЕКТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЧЕЛОВЕКА И ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОКРУЖЕНИЯ

Бесспорным фактором является то, что все люди различны. Различия проявляются во всем многообразии характеристик человека. Люди имеют  разный рост, вес, возраст, пол, образование, используют различные языки, по-разному  делают одинаковые действия и по-разному  ведут себя в аналогичных ситуациях. Это разнообразие делает человека человеком, а не машиной, существенно расширяя потенциал и возможности организации. И это же разнообразие порождает  трудности в управлении организацией, проблемы и конфликты во взаимодействии человека с организационным окружением.

Тремя основополагающими  личностными началами поведения  человека являются восприятие, критериальная основа и мотивация.

Восприятие может  быть определено в самом общем  виде как процесс получения из окружения и обработки информации. Сам по себе этот процесс един для  всех. На входе - получение информации из внешней среды, далее обработка  этой информации и приведение ее в  определенный «порядок» и, наконец, на выходе - систематизированная информация, заключающая в себе представление человека об окружающей среде и ложащаяся в основу его действий, т.е. информация, выступающая исходным материалом для поведения человека. Несмотря на внешнее единообразие процесса, восприятие каждым человеком действительности различно. Оно всегда носит субъективный характер. Даже если воспринимаются совершенно одинаковые явления, на выходе каждый индивид имеет собственную информацию о них, которая может существенно различаться у различных индивидов. В жизни очень часто бывает так, что люди смотрят на одно и то же явление, но видят его совершенно по-разному.

Восприятие человеком организационного окружения складывается из двух процессов: отбора информации и систематизации информации, каждый из которых осуществляется как в соответствии с общими закономерностями, так и под влиянием индивидуальных особенностей личности.

Важнейшей особенностью отбора информации является то, что  он носит выборочный характер. Используя  доступные ему каналы получения  информации, человек воспринимает зрительную, звуковую, осязательную информацию и  запах. Отбор позволяет человеку отбросить неважную или ненужную информацию.

Систематизация информации проводится способом логической обработки информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доведя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек обрабатывает информацию, также используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю -не люблю», «нравится, - не нравится» и т.п.

При всем разнообразии факторов, влияющих на восприятие человеком  действительности, можно указать  на несколько внутренних и внешних  факторов, оказывающих стабильное влияние  на восприятие человека. Среди внутренних по отношению к человеку факторов выделяются следующие:

• Люди быстрее воспринимают знакомые им сигналы, чем незнакомые;
• Люди быстро воспринимают сигналы, по отношению к которым у них есть сильное чувство, как позитивного, так и негативного характера;
• Люди по - разному могут воспринимать сигнал от того, что предшествовало этому восприятию, и какое состояние они имеют, во время восприятия зависит от сигнала.

Внешними факторами, влияющими  на восприятие человеком действительности, являются следующие:

• Интенсивность передаваемого сигнала (светлое и громкое воспринимается быстрее);
• Подвижность сигнала (движущиеся сигналы воспринимаются в большей степени, чем неподвижные);
• Размер (большие объекты воспринимаются проще, чем малые);
• Состояние окружения, в котором находится человек (формы, цвета, звуки и т.п.).

Так как восприятие является очень сложным и неоднозначным  процессом, зависящим от влияния  многих факторов, в частности, предыдущего  опыта, текущего состояния человека, воздействия внешней среды, оно зачастую может быть ошибочным. Можно указать на несколько распространенных способов восприятия, которые затрудняют, создают барьеры и приводят к ошибкам в восприятии реальности человеком.

Восприятие человека состоит из двух стадий.

Первая стадия - это первое впечатление о человеке. Обычно оно базируется на очень небольшом количестве информации о человеке и находится под сильным влиянием привычек и представлений воспринимающего. Первое впечатление оказывает сильное воздействие на дальнейшее восприятие человека. Однако, тем не менее, оно не является на сто процентов определяющим.

На второй стадии восприятия человека происходит более глубокое и широкое знакомство с его личностными характеристиками, стилем поведения, квалификацией и подходом к выполнению обязанностей. Восприятие человека в различных ситуациях и при различных обстоятельствах позволяет выяснить его устойчивые черты и характеристики. Это может привести к корректировке или даже отказу от первого впечатления.

Восприятие человека складывается под влиянием трех составляющих:

Воспринимаемый  человек;

Воспринимающий  человек;

Ситуация, в которой  происходит восприятие.

От того, как  выглядит воспринимаемый человек, как  он ведет себя в общении, каковы его  «анкетные» данные, существенно зависит  восприятие человека. В целом это  может показаться неверным с абстрактной  или идеалистической точки зрения справедливого взгляда на каждого  человека. Однако это реальность, которая  существует, её нельзя устранить нравоучениями, нормативными актами и распоряжениями. Реальность нужно признавать и с  ней нужно считаться, как бы нам  ни хотелось того, чтобы этого различия в восприятии человека не существовало.

Выделяется три группы характеристик  воспринимаемого человека, которые влияют на его восприятие окружающими:

Физические и  соответствующие им характеристики;

Социальные характеристики;

«анкетные» характеристики.