Анализ функционирования компании по производству пластиковых окон

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Технико-экономическая характеристика предметной области

           “Super Windows” – фабрика, по производству металлопластиковых, алюминиевых, деревянных окон с разветвленной сетью собственных салонов по продаже окон ПВХ в Москве. “Super Windows” на рынке c 2010 года. Целями деятельности компании являются расширение рынка сбыта продукции и получение прибыли.

Предметом деятельности “Super Windows” является производство окон. Компания сотрудничает с такими мировыми брендами по производству профилей как REHAU, KBE, SALAMANDER, GPS и другие.

По итогам работы за 2011 год наблюдалось увеличение основных экономических показателей выпуска  продукции. Подобный рост свидетельствует  о стабильной и эффективной работе предприятия. Увеличение показателя рентабельности продукции обусловлено тем, что рост прибыли от производственной деятельности за 2011 год опережал рост затрат компании. Стабильный рост показателя выработки на одного рабочего в год свидетельствует о высокой эффективности использования трудовых ресурсов и высокой квалификации персонала.

Компания “Super Windows” имеет линейную организационную структуру, представленную в Приложении 1.

При такой структуре  управления вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство  подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу – своему непосредственному вышестоящему руководителю.[2, 6, 11] Действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Линейная структура управления имеет ряд преимуществ и недостатков.

Преимущества:

• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих;
• простота организационных форм и четкость взаимосвязей.

Недостатки:

• отсутствие отдельных звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом – разные;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Несмотря на отмеченные недостатки, линейная структура управления проста, экономична. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений. [28, 32]

Рассмотрим основные функции работников предприятия.

Директор осуществляет координацию и контроль деятельности компании и выполняет следующие функции:

• общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия;
• организация взаимодействия работников предприятия;
• обеспечение выполнения всех принимаемых предприятием обязательств;
• создание условий для внедрения новейших техники и технологий, прогрессивных форм управления и организации труда;
• принятие мер по обеспечению здоровых и безопасных условий труда на предприятии;
• контроль над соблюдением законности в деятельности всех служб;
• защита имущественных интересов предприятия в суде и органах государственной власти и управления.

Главный бухгалтер выполняет  следующие функции:

• ведение бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности на предприятии;
• формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации;
• ведение расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения;
• своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

Производственный отдел  отвечает за выполнение следующих задач:

• планирование, организация и проведение работ по производству продукции;
• подготовка технической документации;
• осуществление закупки необходимых для производства материалов;
• тестирование готового оборудования;
• проведение комплекса работ по подготовке продукции к транспортировке.

Отдел информационных технологий отвечает за выполнение следующих задач:

• поддержка работоспособности локальной сети;
• техническое обслуживание компьютеров фирмы и поддержка их работоспособности;
• обеспечение внутренней безопасности компьютерной сети, а именно управление учетными записями пользователей, разграничение прав пользователей;
• обеспечение внешней безопасности компьютерной сети.

Отдел продаж отвечает за взаимодействие с клиентами и  выполняет следующие задачи:

• предоставление клиентам информации о компании и выпускаемой продукции;
• оформление заказов;
• оформление заявок на гарантийное и послегарантийное обслуживание продукции;
• проведение комплекса мер по распространению продукта и стимулированию продаж, таких как участие в выставках, размещение информации о продукции в каталогах и справочниках.

Рассмотрим подробнее  деятельность сотрудников отдела продаж.

Технология проведения бизнес-процесса продажи на предприятии  состоит из следующих cтадий:

• поиск заказчиков;
• отправка коммерческих предложений;
• заключение или продление договора с заказчиком;
• обработка заказа;
• отправка инвойса (счета - фактуры) заказчику;
• выполнение обязательств по договору;
• контроль выполнения условий договора;
• контроль счетов.

Работники отдела продаж компании “Super Windows” принимают звонки от клиентов. Все звонки можно условно разделить на три типа:

1) Запрос информации.

По требованию клиента  ему предоставляется подробная  информация о компании: описание деятельности, месторасположение офиса (или филиала) компании, режим работы. Также по запросу клиента предоставляется сведения о выпускаемой продукции: описание продукции, технические характеристики, указания на соответствие ГОСТам или Техническим Условиям, наличие интересующей продукции и комплектующих на складе компании, сведения о сроках изготовления, доставке и возможных способах оплаты заказа.

2) Заказ продукции.

Отдел продаж получает заявку на продукцию от клиента. На основании  заявки составляется коммерческое предложение, которое отправляется клиенту. После  получения подтверждения заказа на основе коммерческого предложения  заключается договор с клиентом. После этого данные о заказе передаются в производственный отдел, для последующего выполнения заказа.

3) Заявка на ремонт  оборудования.

Клиенты компании оставляют  заявку на ремонт ранее приобретенной  в компании продукции. Работники  отдела продаж осуществляют проверку гарантийного срока продукции на основании ранее заключенного договора. После чего регистрируют заявку на ремонт в журнале заявок и  передают данные в производственный отдел для выявления причины поломки и осуществления ремонта.

В соответствии с учредительными документами, предприятие может осуществлять следующие виды деятельности:

• производство продукции;
• оптовая торговля;
• розничная торговля.

Продукция,  которую  реализует предприятие “Super Windows”  для производства металлопластиковых окон  и основные характеристики предоставлены в Таблице 1.

Таблица 1

Реализуемая продукция  для металлопластиковых окон

Реализуемая продукция  для производства алюминиевых окон предоставлена в Таблице 2.

Таблица 2

Реализуемая продукция  для  алюминиевых окон

Реализуемая продукция для изготовления деревянных окон представлена в Таблице 3.

Таблица 3

Реализуемая продукция  для  деревянных окон

Дополнительная реализуемая  продукция для всех видов окон представлена в Таблице 4.

Таблица 4

Виды дополнительной реализуемой продукции

Компания “Super Windows”  предлагает своим клиентам высококачественные окна из различных материалов, гарантируя качество каждой единицы продукции, поскольку компания занимается не только продажей, но и имеет собственное производство светопрозрачных конструкций. Наиболее востребованы окна из металлопластика. Технологии, которые применяются в компании для производства окон ПВХ, соответствует последним евростандартам. Поэтому клиентам доступны современные оконные системы с инновационными функциональными и техническими возможностями. Процесс производства окон автоматизирован, что позволяет добиваться безупречного качества выпускаемой продукции. Производство ведется по нескольким технологиям. Первая – это изготовление стандартных светопрозрачных конструкций по заданным размерам. В этом случае заказ будет направлен в цех по изготовлению этих конструкций из алюминиевого профиля и ПВХ.

Второй технологией  производства окон ПВХ является изготовление конструкций нестандартных форм. Заказ на такие конструкции направляется в цех со специализированными  станками, где профиль изгибается по заданному радиусу или собирается в требуемую геометрическую форму. В данном цехе возможно выполнение заказа практически любой степени сложности.

Независимо от выбранного варианта технологии производства, все  изготовленные пластиковые окна в компании проходят проверку. Обращается внимание на герметичность, правильность геометрии конструкции, надежность фиксации и функциональность фурнитуры. Такой подход к изготовлению окон ограждает клиентов от излишних неудобств и волнений, связанных с установкой и эксплуатацией светопрозрачных конструкций.

Технологический процесс включает в себя следующие операции:

1. Входной контроль.

При входном контроле оценивается качество материалов необходимых  для изготовления окна, а также  проверяется наличие сертификатов и паспортов на комплектующие.

Армирующий профиль  и ПВХ профиль берутся со склада, где он хранится на стеллажах в паллетах. Вся продукция имеет маркировку завода изготовителя. В холодное время года, перед использованием профиля, необходимо выдержать его в теплом помещении, доведя до температуры от 16 до 24 градусов.

2. Нарезка профиля.

На этом участке производятся нарезка армирующего и ПВХ  профилей, фрезеровка необходимых отверстий  и установка по длине армирующего  профиля в заготовки ПВХ. Закрепление  армирующего профиля и продувка профильных заготовок сжатым воздухом. Весь процесс проходит на станках компании «SCHIRMER» (Германия).

3. Сварка ПВХ профиля.

Сварка профилей производится при помощи станков ROTOX (Германия). Сварочные  станки могут иметь одну, две или  четыре сварные головки. Температура  сварного ножа 230 – 250° С. После окончания процесса сварки производят визуальный контроль качества сварного шва.

4. Зачистка углов.

Зачистку углов изделий  проводят на специальном станке ROTOX (Германия). После окончания зачистных  работ и контроля качества зачистки, изделия устанавливаются на специальные стойки промежуточного хранения.

5. Установка импостов (переплетов) и резиновых уплотнителей.

Перед установкой импосты предварительно фрезеруют, чтобы задать определенный контур и вставить внутрь стальные усилители (армирование). Импост крепится внутри рамы или створки при помощи соединителей импоста. После этого устанавливается уплотнительная резина. Некоторые профильные системы идут уже с уплотнительной резиной, в другие её вставляют вручную или при помощи специальных роликов, которые «закатывают» резиновое уплотнение в паз.

6. Установка фурнитуры.

На этом участке производят установку фурнитуры. Этот этап является одним из наиболее ответственных технологических процессов при производстве и изготовлении пластиковых окон. От правильности её установки и регулировки будут зависеть эксплуатационные характеристики окна.

7. Линия установки готовых стеклопакетов.

Установка стеклопакетов (собственного производства) в изделия  из ПВХ производится согласно ТУ. Окончательная  регулировка створок производится на специальном стенде. Стенд позволяет имитировать условия реальной установки окна в проем.

8. Контроль качества готовых изделий.

Контроль качества готовой  конструкции проводится на специальных  стендах контролером ОТК. Качество пластикового окна оценивается по параметрам ГОСТа. После чего на окно ставится штамп ОТК. С помощью сканера  информация о качестве каждого окна заносится в базу данных ОТК, где она анализируется специалистами. После этого изделие отправляется на склад готовой продукции, а далее к заказчику.

Технология производства деревянных окон.

Деревянные окна из клееного бруса изготавливаются по немецкой технологии, адаптированной к суровым российским климатическим условиям. Эта технология разработана в начале 90-х годов и соединила все лучшие наработки в области изготовления окон из дерева. Единственный минус – это достаточно долгий технологический цикл изготовления от доски до готового окна.

Сначала необрезанная доска  распускается на заготовки, потом тщательно  калибруется на четырёхстороннем станке. После этого полученные ламели зарезают на минишип и склеивают по длине, но не более 6 метров. Далее повторно происходит калибровка склеенных заготовок и только после этого ламели склеиваются в многослойный брус с сечением миллиметров. Затем брус режется по нужной длине, после этого зарезаются шиповые соединения, и задаётся внутренний профиль изделия.

Профилирование происходит поэтапно с регулярным строгим контролем  параметров на каждом этапе. Профиля  склеивают на прессах в готовую конструкцию заданных размеров. Для склеивания готовых конструкций используется клей KLEBIT (производство Германия) с уровнем водостойкости D4.

После склеивания конструкций  задаётся наружный профиль окна: на створках это пазы под уплотнитель и фурнитуру, а на коробках пазы для пены и четверти под подоконник и отлив.

Следующий этап: подготовка поверхностей готовых деревянных конструкций  к лакокрасочной отделке. Все  мелкие дефекты тщательно шпаклюются вручную. После этого на специальном шлифовальном станке производится обработка лицевых ламелей. Далее следует ручная обработка лицевых поверхностей, четвертей и технологических швов (рустов).

Деревянные окна покрываются  экологически чистыми многослойными  покрытиями на водной основе. Покрытия наносятся в несколько этапов:

• обработка бесцветными антисептическими покрытиями для защиты древесины от грибков;
• нанесение грунтовочных красок, нейтрализующих древесные смолы;
• нанесение финиш-краски или финиш-лака в зависимости от выбранного типа отделки.

Финишное покрытие наносится  в два и более этапа и  служит для защиты дерева от агрессивной  окружающей среды (дождь, солнечные  лучи) и также придаёт окнам  эстетический вид.

После каждого этапа  происходит обязательная ручная обработка  по снятию поднявшегося ворса и удалению мелких дефектов.

Когда отделка изделий  закончена, рамы попадают на сборочный  участок, где на створки начинают устанавливать уплотнители, фурнитуру  и стеклопакеты.

После этого каждое деревянное окно устанавливается на регулировочный стенд, где тщательно проверяется работа фурнитуры и проводится регулировка створок.

В завершении окна упаковываются  и отправляются на склад готовой  продукции.

Процесс взаимодействия с клиентом стандартен. Клиенты связываются  с менеджером фирмы, делают заказ. Они представляют список того, что хотят заказать, менеджер согласно прайсу выставляет счет, сообщает примерные сроки изготовления и другие особенности заказа. Заказ поступает в обработку. В результате клиент получает подробный ответ (письмо, факс), в котором менеджер пишет результат запроса. Если клиент согласен, то он подтверждает заказ. Менеджер предъявляет требование по оплате заказа, после выполнения этих требований фирма приступает к выполнению заказа.

На данный момент такая  процедура сопровождения заказов не является оптимальной. Все операции по сопровождению заявки осуществляются в ручном режиме. С ростом объемов заказов увеличивается общее время на обработку заказов менеджером. Имеющаяся на данный момент процедура обработки и заключения заказов не имеет практически никакой автоматизации. [30, 36]

2. Экономическая сущность задачи  

Экономической сущностью  задачи «Разработка Web-представительства» является цель создания данной разработки. В нашем случае целью является:  расширение и увеличение объемов производства окон, выход компании на международный рынок, а также повышение прибыли за счет интенсификации реализации продукции и увеличения количества клиентов, разрешение задач малого товарооборота и возможность получения заказов на новые проекты.

Основными целями создания и размещения WEB -представительства  являются следующие:

•        увеличение потребительского спроса на продукцию фирмы;

•        рекламирование, продвижение товаров, работ, услуг фирмы;

•        расширение системы связей с общественностью;

•        обеспечение потребителей, партнеров, акционеров, рекламных агентов наиболее полной и насущной информацией о товарах и фирме;

•        обеспечение пред - и послепродажной информационной поддержки потребителей;

•        обеспечение прямых продаж;

•        расширение каналов сбыта продукции.

Назначение WEB -представительства  заключается в увеличении общей  эффективности работы компании. Здесь  возможно развитие по нескольким направлениям:

• формирование имиджа фирмы;

• возможность качественного и постоянного информирования потребителя о предлагаемых услугах, изменениях ценовой политики, ассортименте продукции и т.д.;

• проведение низкозатратных рекламных компаний.

1.3.  Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.

Для существующей схемы  организации характерны недостатки, устранение которых необходимо осуществить  в разрабатываемом проекте:

• малое для эффективной работы предприятия число заказов на производимые работы, товары и сервис;
• запаздывание в работе поставщиков сырья и  необходимых материалов;
• высокий уровень штрафных начислений и неустоек;
• низкая эффективность использования наличного оборудования и персонала;
• недостаток достоверной  информации и сбои в ее обработке;
• недостаточная оперативность решений, снижающая качество и управляемость производства;
• наличие ошибок при решении задач планирования и размещения заказов;
• низкая эффективность процедур сбора, обработки и регистрации всех форм используемой информации;
• несовершенство процедур накопления, обработки, резервирования, сохранения, а также защиты целостности и доступности информации при выдаче результатов по текущим задачам заказчику.
• ограниченная производительность оборудования в существующей схеме организации производства;
• ограниченная возможность определения показателей, необходимых при управлении производственным объектом из-за большой размерности задач и исходных данных.

 Использование средств  вычислительной техники позволит  частично или полностью устранить  перечисленные недостатки. Рассмотрим предполагаемый эффект от использования современных информационных технологий. [9]

Эффект от внедрения  данного программного продукта состоит  в сокращении времени, необходимого для расчета параметров конкретного  заказа на продукцию и в повышении качества разрабатываемых проектов.

На выполнение заказа  дается определенный срок, который  в зависимости от объемов самого заказа может колебаться в пределах 7 – 14 дней, 1 – 2 из которых отводится  на расчет, 2 – 4  на заготовку материалов, остальное время  расходуется на изготовление заказа. Электронной оформление документов значительно сокращает время обработки заказов.  

Качество разрабатываемых  проектов обеспечивается за счет того, что проектировщику не нужно следить  за правильностью математического расчета и поэтому он может больше внимания уделять выбору технических характеристик разрабатываемого проекта, рассматривать различные варианты решения поставленной задачи.

  Работа с программой  возможна только посредством  клавиатуры.

 Для ее нормального функционирования не нужна дополнительная настройка операционной системы. Работа с программой не требует специальных навыков.

Необходимо отметить, что сайт выступает как дополнительный офис компании, который работает круглосуточно без обеда и выходных и расположен рядом с каждым клиентом. [24]

Выделяют следующие преимущества использования сети Интернет для ведения бизнеса:

• упрощение процесса обучения дистрибьюторов, т.е. web-сайт дает возможность быть доступным всем дистрибьюторам с помощью «закрытого доступа», электронной почты, чатов и дискуссионных групп, что приводит к экономии времени и средств, затрачиваемых на телефонные переговоры;
• экономия материальных средств, затрачиваемых на пересылку материалов по почте;
• возможность тратить меньше времени на телефонные разговоры и больше времени на привлечение людей к вашему сайту;
• интернет работает гораздо быстрее, чем телефонные переговоры и традиционная почта;
• возможность информировать своих клиентов и потребителей 24 часа в сутки, 365 дней в году;
• интернет, по сравнению с другими медийными средствами, позволяет легко выходить на различные целевые аудитории;
• возможность вступить в контакт с большим количеством людей, за меньшее количество времени;
• у web-сайта никогда не бывает плохого настроения. Ваши кандидаты всегда будут видеть одну и ту же великолепную презентацию. [16, 18]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Настоящая дипломная работа посвящена  разработке Web-представительства компании “Super Windows”.

В работе проведен анализ деятельности компании по производству металлопластиковых, алюминиевых, деревянных окон  “Super Windows”. Произведенный анализ позволил выявить различного рода проблемы, создающие трудности взаимодействия с клиентами. Основная проблема – неэффективная сбытовая политика компании, недостаток мер по продвижению продукции и стимулированию продаж. На основании выявленных проблем была сформулирована цель работы: разработать интерактивное web-представительство компании “Super Windows”. Для достижения цели были определены следующие задачи: