Анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»

ПЛОВ с ФАНТОЙ

Содержание

Введение

Проблема кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Теоретико-методологическую базу исследования составили три группы источников. К первой отнесена учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству). Ко второй отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. И к третьей отнесены специализированные веб-сайты организаций.

Эмпирическую базу составил практическая информация касательно кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Цель работы – изучение кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1. обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом (количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом);
2. анализ существующего кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации (качественные и количественные характеристики персонала, выполняющего функции управления персоналом) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;
3. анализ факторов, определяющих состав звеньев системы управления персоналом и их численность в конкретной организации;
4. расчет требуемой численности персонала, выполняющего функции управления персоналом, сравнение расчетных данных с фактическими;
5. обоснование требований к работникам, выполняющим функции управления персоналом, составление должностных инструкций;
6. разработка мероприятий по сокращению численности работников системы управления персоналом или по их дополнительному привлечению;
7. разработка организационной процедуры совершенствования кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

Объект исследования – ООО "Хоум Кредит энд Финанс Банк"

Предмет исследования – система управления персоналом.

Методы исследования: анализ научной литературы по рассматриваемой проблематике, ретроспективный анализ, моделирование.

1. Теоретико-методические основы кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

1.1 Кадровое обеспечение  системы управления персоналом.

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Уровень кадровой работы в организации зависит от профессиональной компетентности специалистов кадровых служб.

В настоящее время подразделения по управлению персоналом отечественных организаций укомплектованы во многих случаях людьми, не имеющими профессиональных навыков. К тому же требования к работникам и должностные инструкции не отвечают современным задачам организаций. Выполнение в полном объеме функций по управлению персоналом предъявляет высокие требования к деловой и профессиональной квалификации работников службы управления персоналом, предполагает личное взаимодействие с руководством организации, его функциональными и линейными подразделениями.

Работники службы управления персоналом должны:

• хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
• владеть современными методами оценки персонала, про ориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников; социальными технологиями управления;
• иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений.

Сложность управления персоналом в организации в современных условиях предопределяет новый уровень требований, предъявляемых к руководителю кадровой службы. Вот почему в процветающих организациях фирмах вводятся должности руководителей (директоров, зам. директоров и т.д.) кадровой службы, которые должны обладать высокими профессиональными навыками.

С учетом изложенного в настоящее время крайне необходима система подготовки и переподготовки работников кадровых служб, так как в стране практически нет учебных заведений, готовящих специалистов по данному профилю. Процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• - общая численность работников организации;
• - конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, торговой, банковской и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;
• - социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов, руководителей, "служащих), их квалификация;
• - сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и др.);
• - техническое обеспечение управленческого труда.

  В связи с тем, что организации  самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер. 

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость. 

 В свою очередь, трудоемкость  работ по управлению  персоналом  можно  определить, используя  следующие методы: нормативный; с помощью фотографии рабочего времени или хронометража; расчетно-аналитический; метод аналогий; экспертный.

Нормы времени устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление  документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного  состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе кадров, можно рассчитатьчисленность отдела (Ч) по формуле:

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение  работ, не предусмотренных в Т (К≈1,15);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в среднем принимается равным 1910 ч, но ежегодно уточняется). Расчет количественной потребности в специалистах по управлению персоналом проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.

1.2 Кадровое обеспечение системы управления персонала

Цель кадрового обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. 
 
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; 
регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

 формирование дел в соответствии  с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

 копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

 контроль за исполнением документов;

передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.  
В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников. 
 
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

 ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

 ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы  документации. Основные положения»  и др.

 В настоящее время документы  составляются как в традиционном  исполнении, так и в виде машиноориентированных  и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

 В подсистеме управления  персоналом, как и в системе  управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

 плановой (плановые задания  по кадровым вопросам, заявки  на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

 первичной учетной (по учету  труда и зарплаты);

 отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

 по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию и т.п.);

 организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.)у Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

 личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами/ 
В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления аля трудоустройства специалистов и рабочих и т.д. Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители кадровой службы.

Как справедливо заметил А.Я. Кибанов, особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение .

Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

2. Анализ кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»

2.1 Характеристика банка

Для анализа тех или иных структурных подразделений используется структура аппарата управления предприятия.

Рисунок 1. Схема организационной структуры Хоум Кредит энд Финанс банк

Организационная структура банка определяется двумя основными моментами – структурой управления банком и структурой его функциональных подразделений и служб.

Главное назначение органов управления – обеспечить эффективное руководство коммерческой деятельностью банка с целью реализации его основных функций.

Определение структуры управления банком предусматривает выделение органов управления, утверждение их полномочий, ответственности и взаимосвязи при осуществлении основных банковских операций. Общие подходы к структуре управления банком определяются банковским законодательством. Вместе с тем многие вопросы структуры управления коммерческий банк вправе решать самостоятельно.

На структуру управления банком решающее влияние оказывают правовая форма мобилизации собственного капитала банка и организационное построение банка (степень развития его сети и его самостоятельность).

Основным (высшим) органом управления ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является совет директоров банка.

Основной орган управления банка решает стратегические задачи деятельности банка, а именно:

1. принимает решение об основании банка;
2. утверждает акты, документы деловой политики банка;
3. принимает устав банка;
4. рассматривает и утверждает отчет о работе банка;
5. рассматривает и утверждает результаты деятельности банка и принимает решения об использовании полученной прибыли или о покрытии убытков;
6. принимает решения в части формирования фондов банка;
7. выбирает членов исполнительных и контрольных органов в банке и выбирает директора (председателя правления) банка.

Высший орган управления ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» реализует свои функции и задачи непосредственно через исполнительные, а также контрольные органы, которые целиком подотчетны ему.

Исполнительные и контрольные органы банка укомплектованы высококвалифицированными банковскими работниками. Председатель правления банка в соответствии с уставом избран высшим органом управления банка и является членом его исполнительного органа.

Права, обязанности и ответственность председателя правления банка утверждаются уставом банка. Председатель правления банка:

1. представляет банк;
2. исполняет решения высшего органа управления банка, заботится об их проведении в жизнь;
3. поддерживает инициативу работников банка и вносит предложения по совершенствованию деятельности банка;
4. организует и руководит трудовым коллективом банка;
5. отвечает за законность работы банка перед органом управлении банка.

Совет банка решает стратегические, задачи управления и развития деятельности банка, его заседания проводятся не реже одного раза в год. В своей работе совет руководствуется действующим законодательством и нормативными актами.

Совет банка:

1. определяет направление деловой политики банка, расширение масштаба и круга операций в зависимости от определенных экономических условий, размеры процентных ставок и дивидендов;
2. устанавливает в соответствии с действующим законодательством и интересами ликвидности и прибыльности структуру привлекаемых пассивов и их размещение, предел допустимой задолженности банка в стране и за границей;
3. осуществляет контроль за работой правления и ревизионной комиссии банка;
4. утверждает годовой баланс и распределение полученного дохода; внутрибанковские инструкции;
5. решает вопрос об открытии филиалов и представительств банка;
6. осуществляет контроль за выполнением проводимой банком кредитной и инвестиционной политики;
7. избирает председателя банка, его заместителей, назначает других руководящих лиц в банке и его отделениях;
8. утверждает постоянно действующие комитеты и избирает их членов.

Члены совета несут личную ответственность за нарушение законодательных актов, регулирующих деятельность банка; за убытки в результате принятия некомпетентных решений; за выполнение операций, не предусмотренных уставом банка.

Организационная структура ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» включает функциональные подразделения и службы банка, каждая из которых имеет определенные права и обязанности. Выбор оптимальной организационной структуры банка – важное условие эффективности организации труда в банке в целом, его успешной коммерческой деятельности. Основным критерием организационного построения «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является экономическое содержание и объем выполняемых банком операций.

Организационную структуру банка формируют подразделения и службы. Управления банка сформированы с учетом классификации, банковских операций по их функциональному назначению. Большое внимание ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» уделяет вопросам организации хозрасчета в рентабельности и ликвидности. Для этого формируются структурные подразделения, которые занимаются вопросами текущей деятельности, банка, оказывают организующее воздействие, на работу банка в целом.

Управление планирования и развития банковских операций призвано реализовать управленческие функции банка с целью обеспечения основных принципов его деятельности – ликвидности, рентабельности и надежности.

Основные функции отдела организации финансирования банка состоят в следующем:

1. выработка актов деловой политики, банка с определением конкретных задач для каждого управления банка;
2. разработка балансов банка;
3. определение кредитного потенциала банка;
4. составление общего отчета по результатам работы банка;
5. определение основных направлений по совершенствованию деятельности банка;
6. разрабатывать положение о доходах и расходах банка;
7. анализировать фактические доходы и расходы банка в сравнении с планируемыми;
8. намечать конкретные меры по повышению доходов банка и снижению его расходов и в этой связи ставить определенные задачи другим подразделениям банка.

Группа расчета и ликвидности решает комплекс вопросов по определению текущей и перспективной ликвидности банка:

1. проводит расчет показателей ликвидности баланса банка;
2. контролирует ежедневную ликвидность банка;
3. анализирует совокупность факторов, влияющих на ликвидность банка.

Центральным звеном в осуществлении активных операций ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» выступает кредитный отдел. Банк может предоставлять кредиты предприятиям и организациям различных отраслей народного хозяйства и другим банкам, включая свои филиалы, финансовым компаниям и населению.

Организация кредитного отдела:

1. определяет общую политику банка и порядок ее реализации в зависимости от конкретных экономических условий;
2. разрабатывает общие методики краткосрочного и долгосрочного кредитования и финансирования, методики определения кредитоспособности клиентов, методики организации перспективных финансовых услуг;
3. изучает кредитные риски и определяет механизм страхования банковских кредитных операций;
4. организует выдачу и погашение кредита, ведет кредитные дела;
5. заключает кредитные договоры;
6. проверяет кредитоспособность клиентов;
7. ведет картотеку кредитоспособности;
8. организует факторинговые операции.

Отдел ценных бумаг и межбанковских операций призван организовывать и вести учет и анализ всех межбанковских операций, прежде всего с Центральным банком и с другими коммерческими банками, а также с банками своей системы (филиалами и отделениями).

Важным звеном в ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является валютное управление. Его функциями являются:

• ведение валютной позиции;
• ведение валютных счетов;
• покупка и продажа валют;
• прием средств во вклады и выдача ссуд;
• страхование рисков.

Отдел кассовых операций предназначен для учета и анализа собственных средств банка. Он осуществляет:

1. учет финансовых средств банка, их анализ и динамику развития;
2. операции по покупке и продаже ценных бумаг, принадлежащих банку, и по поручению клиентов;
3. управление финансовым портфелем банка.

Особое внимание в банке уделяется расчетно-кассовому обслуживанию. Для этих целей в банке создается управление расчетно-кассового обслуживания, в функции которого входят:

• открытие и ведение счетов, осуществление расчетов;
• проведение кассовых операций.

Группа анализа и отчетности выполняет работу по:

1. накоплению и анализу статистической информации;
2. оказанию информационно-справочных услуг клиентам (юридическим и физическим лицам);
3. подготовке проектов планов, отчетов о деятельности банка;
4. статистической обработке баланса банка;
5. подготовке и реализации экспертных исследований, оценок банка, в том числе и для клиентов.

Отдел кадров:

1. планирует численность и использование персонала;
2. организует обучение и повышение квалификации кадров;
3. управляет фондами заработной платы;
4. осуществляет набор персонала и его расстановку.

Юридический отдел:

1. разрабатывает нормативные документы и изменения в уставе банка;
2. контролирует выполнение уставных положений и правильность оформления банковских сделок;
3. составляет договоры, акты залога и другие деловые бумаги;
4. участвует в унификации форм кредитования и расчетов;
5. ведет все дела банка в судебных и административных учреждениях;
6. составляет разного рода акты, исковые заявления, отзывы, протесты и т.д.;
7. составляет заключения по всем возникающим в банке юридическим вопросам.

Служба внутреннего контроля банка осуществляет проверку работы банка в соответствии с действующими нормами учета, установленной советом банка политикой и инструкциями.

Отдел автоматизации:

1. организует компьютерные системы банка;
2. осуществляет выполнение электронных расчетов и платежей;
3. занимается разработкой программного обеспечения для отделов и управлений банка;
4. разрабатывает программы перспективного и текущего оснащения банка электронно-вычислительной и оргтехникой.