Анализ системы тайм – менеджмент в магазине «Впрок»

Содержание

Объем теории немного больше, добавить анализ, у Вас пропорций в разделах нет, примерно каждый должен быть 5-6 страниц

Введение

Тайм - менеджмент (управление временем) - наука, позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире.

В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм - менеджмента.

Дисциплина  тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное  направление менеджмента организации  к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент - это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет  самостоятельно для повышения эффективности  использования своего рабочего времени  и для повышения контроля возрастающего  количества задач.

Рабочее время  большинства современных руководителей  уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто  не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности  перед лавиной проблем, срочно требующих  твоего вмешательства и чувство  того, что нехватка времени как  нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят  человека. Все это ведет к стрессовому  состоянию, еще более усугубляющему  положение. 

Такая ситуация в современном обществе носит  массовый характер и не только среди  руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано 

В такой ситуации единственным решением может стать  только применение специальных приемов  и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент»  переводится с английского языка  как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять  невозможно. Действительно, каждый человек  имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно  одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его  течения. «Управление временем» - это  просто громкое название того, что  по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с  целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию  времени.

Тайм-менеджмент — это относительно новая для  России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача — выявление принципов эффективного управления временем. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов. Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку, как рабочего, так и свободного времени.

Простая и  неприятная истина в том, что сегодня  мы загружены делами больше, чем  когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго  искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, - считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»

Царящая последнее  время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.

Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу. Тем не менее, эксперты по тайм - менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм - менеджмента увеличить свой день на целый час, освободить час полезного времени!

Сейчас эта  проблема необычайно остро воспринимается и российскими управляющими. Как  показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм - менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.

Проблема  формирования эффективного использования  времени является довольно актуальной для ИП «Впрок», где наблюдаются такие проблемы как отсутствие эффективного распределение времени , опоздание сотрудников, отсутствие единого свода правил, регламентирующего нормы и внутренний распорядок дня.

Объект исследования: индивидуальный предприниматель «Впрок».

Предмет исследования: тайм - менеджмент в магазине «Впрок»

Цель - разработать  предложения по   совершенствованию  эффективного управления временем.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

Изучить теоретические  аспекты тайм – менеджмента.

Проанализировать  причины опозданий сотрудников  магазина «Впрок».

Разработать предложения по совершенствованию  эффективного использования времени  в магазине «Впрок».

Методы исследования: анализ теоретического материала, документов ИП «Впрок».

При написании  автором были использованы труды  таких авторов как А. Дэвид, Т. Дебра Олкок, Новак Б.В., Архангельский Г.А.

Работа состоит  из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Во введении обосновывается актуальность данной проблемы, обозначается цель и задачи, определяется объект, предмет и методы исследования.

В первом разделе  рассмотрены основные понятия, элементы тайм – менеджмента, ее классификация.

Во втором разделе проводится анализ эффективности  тайм – менеджмента.

В третьем  разделе приводятся предложения  по совершенствованию тайм – менеджмента  в магазине «Впрок».

1 Теоретические и методологические  основы формирования и развития тайм-менеджмент

1.1 Понятие, элементы и классификация  тайм – менеджмента

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество [10,с. 92].

Проблема  времени находится под пристальным  вниманием пытливого человеческого  ума на протяжении всей истории. Что  такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течёт? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители  различных областей знания. Одни мыслители  оставили после себя системы, в которых  время рассматривалось или как  вещь в себе, или как форма человеческого  разума. Другие рассматривали время  как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект – человек [21, с. 5].

Научно-теоретическое  осмысление управление временем  имеет  сравнительно недолгую историю. Понятие «тайм - менеджмент» употребляется в его современном значении менее трех веков.

Немало  интересных и продуктивных определений  было дано российскими учеными. Тайм – менеджмент-это:

- способность и умение человека распоряжаться собственным временем

( А. Дэвид) [21].

- это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного (Новак Б.В) [25].

- это ваш волшебный ключик, ведущий к овладению самым ценным: временем (Архангельский Г.А.) [40].

Таким образом, можно обобщить -  тайм –  менеджмент-система это управление временем.

Одним из родоначальников  тайм - менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж  трудовой деятельности рабочего. Также  можно упомянуть знаменитого  Генри Форда, который ввел на своих  предприятиях конвейер и тем самым  сократил время сборки автомобилей  и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

Согласно  одним взглядам, время, как объект, не существует, а согласно другим, время, как объект с определёнными физическими  свойствами, находится вне субъекта в виде текущих изменений внешнего мира. Вряд ли будет правильно усматривать  в этих выводах намеренное сведение проблемы времени к известным  и так называемым субъективистским подходам. Скорее наоборот, следует  думать, что проблема времени своей  парадоксальностью приводит исследователей к тому, что она во многом связана  со временем в психике самого человека [27, с. 4].

Согласно  полученным данным, каждый человек  обладает набором собственных временных  свойств, которые открываются ему  в реально переживаемой длительности. Таким образом, субъективно кажущиеся  свойства времени, относимые теми или  иными исследователями то во внешний  мир, то приписываемые собственному разуму, выводились на основе их личного  отношения к непосредственно  переживаемому собственному времени. Последнее утверждение позволяет  подойти к проблеме времени с  позиций человеческого бытия, т.е. время, как реальность, существует для  каждого человека в виде непосредственно  переживаемой длительности в пределах его собственного настоящего [27, с. 6].

Проблема  постановки целей, выбора приоритетов  в делах, и разумного использования  времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным» [38, с. 145]. В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило» [20, с. 7-8].

Английский  ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно - значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна» [8, с. 214]. Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Полезные  советы в этой области не были сведены  к серьезному теоретическому обобщению - того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью  в социальных процессах и высокой  зависимостью личности от социума и  его ритмов было достаточно отдельных  рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда  отдельного работника стали одним  из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.

Для решения  проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее  название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это  такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально  рационализировать свой рабочий  день и рабочее время своих  подчиненных. Тайм-менеджмент - это  совокупность общих методов и  рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать  их отдельно, индивидуально.

Использование рабочего времени делится на следующие  категории:

- Подготовительно-заключительное время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены или в начале обработки партии и все это же в конце смены.

- Оперативная  работа - время, но преобразованию  предметов труда, которое делится на основное и вспомогательное.

- Организация  обслуживания рабочего места  - время, которое рабочий тратит  на поддержание рабочего места  в состоянии готовности, для производительной работы.

- Отдых и  личные надобности, зависят от  условий труда;

- Непроизводительная  работа - время, которое рабочий  тратит на работу, которая не  является его основной операцией.

- Нарушение  трудовой дисциплины;

-Перерывы  по организационно  техническим  причинам, не зависящие от работника.

- Регламентированные  перерывы, обусловленные технологиями.

Основные  принципы тайм – менеджмента:

1. Кропотливая  самостоятельная работа.

Качественную, эффективную систему организации  своего времени человек может  разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Получая  информацию о существующих системах и методах построения собственной, поддержку принятия решений и  толчок к самосовершенствованию - не нужно считать предлагаемое вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только вы сами.

2. Индивидуальность  решения.

На Западе понятие тайм - менеджмента, как правило, связывают с набором конкретных унифицированных подходов. В России важную роль играет человеческий азарт, в состоянии которого мы способны свернуть горы, запнувшись при этом на простой попытке подойти к  творческому процессу с линейкой, таблицей и секундомером. Для нашего менталитета поиск приемов организации  времени связан с глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного  человека. О стереотипах планирования не может идти и речи – такую  «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между  тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности  и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость  отслеживания собственной эффективности.

Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе  полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с  максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм -менеджмента. Но главный результат использования хронометража – появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

4. Мышление, направленное на эффективность.

Первостепенную  роль играет непосредственное изменение  мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся  к оптимизации и повышению  результативности - в силах применять  имеющиеся методы, настроить их под  свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации  времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь – это, как  раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом  виде деятельности [50].

5. Достижимость  и неисчерпаемость резервов эффективности.

Основополагающий  принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы  эффективности, развития и самсовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода – вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

1.2 Факторы, влияющие  на эффективность тайм-менеджмент

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [4, с.137].

Задача  тайм - менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Основной  секрет управления временем заключается  в сосредоточенности и целенаправленности:

Первостепенные  задачи — это дела срочные и  важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься  самому и немедленно.

Далее идут дела важные, но не срочные. Такие  задачи можно отложить, однако они  могут оказать сильное влияние  в долгосрочной перспективе. Несрочные  и важные дела имеют привычку становиться  срочными и важными, если их постоянно  откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи мало сказываются  на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей  эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно  перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и  неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких  последствий при их невыполнении.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает  тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его  придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать  его и, при необходимости, добавлять  новый.

Согласно  принципам тайм – менеджмента, все  дела в плане желательно разделить  на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства  они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который  они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в  намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента  состоит из мелких рутинных дел. Эти  мелочи необходимо не только учитывать  при планировании, но и как можно  быстрее ликвидировать, – они  имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность [38].

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в  организации среднего и более  масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников  этой организации, включая и их руководящий  состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп  будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное  дело при планировании нужно разбить  на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать  цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное  время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность  выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного  участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при  этом возлагается и ответственность  за качество работы.

К общему плану  распределения времени, для повышения  эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому  в случае возникновения каких  – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы  и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать  к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента. 

Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование - есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. 

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете  к экономии времени в целом. 

Очевидно, затраты  времени на планирование не могут  бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени. 

Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования [45]. 

Сам процесс  планирования заключаются в том, что формулируются результаты и  устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

1) Во-первых, следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще  и мотивирующим инструментом  – ориентировать его на результат.  Например, писать в списке не  «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно  было поставить рядом с это  записью жирную галочку. Это  одно из сильных мотивирующих  средств.

Во-вторых, следует  учитывать результаты предшествовавшего  анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа  выявляются ошибки, присущие данному  руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать  четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недовешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.