Анализ системы управления. 5

Введение 

     Система управления организации - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно  связанное с целями, функциями, процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В  рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации  построена для того, чтобы все  протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач. Объектом исследования является система управления организации, а предметом - выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

     Актуальность  работы объясняется тем, что существование  любой организации невозможно без  постоянного усовершенствования системы  управления организацией, принятия и  реализации тех или иных решений  на различных уровнях управления. Управленческие решения при этом направлены на достижение наиболее оптимального результата деятельности предприятия. При анализе существующей системы  управления можно выявить её недостатки, слабые места. Это очень важно  в период экономического кризиса, когда  нужно вести производство с наименьшими  издержками. Цель курсовой работы: выявить  основные проблемы, которые связаны  с организацией управления на предприятии  и изучить факторы определяющие выбор организационной структуры предприятия, а также провести анализ системы управления организацией на примере МУ ДСЛкд «Берёзки». 

     Глава 1. Аналитическая часть

     1.1 Организация как  система управления

     Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему управления.

     Система - это совокупность из двух или более  элементов, удовлетворяющих следующим  условиям:

     - поведение каждого элемента влияет  на поведение целого;

     - поведение элементов и их взаимодействие  на целое взаимозависимы;

- если  существуют подгруппы элементов,  то каждая из их влияет на  поведение целого и ни одна  из них не оказывает такого  влияния независимо.

     Из  этого следует, что «система»  представляет собой некое единство, а непростую совокупность составляющих её частей.

     Основными системными принципами являются:

     Целостность - не сводимость свойств системы  к сумме свойств составляющих её элементов и не выводимость  из последних свойств целого.

     Структурность - возможность описания системы через  установление её структуры, то есть обусловленность  поведения системы не столько  поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.

     Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление  о системе. В связи с этим задачей  системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и  свойства целого с точки зрения его  роли и функции.

     Система управления организацией с позиции  системного подхода может быть определена как:

     - концептуальная, если она рассматривается  как модель системы управления;

     - эмпирическая, если рассматривается  конкретная организация;

     - искусственная, поскольку она  создана и используется людьми;

-«человеко-машинная», поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система;

- замкнутая  или открытая в зависимости  от решаемых задач и используемой  для этого информации - только  внутренней или связанной с  окружающей средой;

-временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

     Термин  «система» наиболее часто употребляется  в значении интегральной системы. Меньшие  системы в рамках такой организации  называются подсистемами, а их составляющие - элементами или компонентами.

     Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых  может быть описана как некоторая  система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

     Организация представляет собой систему, предназначенную  для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью  решения проблем и осуществления  операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители  решений - специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру  организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

     1.2 Организационная  структура системы  управления организации

     Под организационной структурой управления организацией понимается соотношение  полномочий, функций, прав, обязанностей, ответственности между управленческими  и производственными звеньями в  процессе производства и реализации продукции, проявляющееся посредством  информационных связей между ними и  воздействующие на результат хозяйственной  деятельности.

     Объект  управления характеризуется номенклатурой, объёмом, характером выпускаемой продукции, её стоимостью, численностью работающих, технико-экономическими показателями и др. показателями их работы.

     Совокупность  органов субъектов управления, состав их взаимосвязей (вертикальных и горизонтальных) образуют аппарат управления фирмой. Он строится на сочетании линейных, функциональных или комбинированных  органов управления, их взаимосвязей в деятельности.

     Структура управления фирмой даёт представление  о её подразделениях, службах и  отдельных должностных лиц, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи.

     Выбор организационной структуры управления, в наибольшей степени отвечающей целям предприятия и учитывающей конкретные условия деятельности, осуществляется на основе тщательного анализа всех факторов, оказывающих на нее влияние, оценки преимуществ и недостатков различных типов организационных структур.

     Организационная структура выражает форму разделения и кооперации труда в сфере  управления и оказывает активное воздействие на процесс функционирования предприятия. Чем совершеннее структура  управления, тем эффективнее воздействие  на объект управления и выше результативность работы предприятия.

     Организационная структура управления не является чем-то застывшим, она постоянно совершенствуется в соответствии с изменившимися  условиями. Поэтому данные структуры  отличаются большим разнообразием и определяются многими факторами и условиями. Важнейшие из них следующие:

• масштабы бизнеса (малый, средний, большой);

• производственные и отраслевые особенности предприятия (производство товаров, услуг, купля-продажа);

• характер производства (массовый, серийный, единичный);
• сфера деятельности фирм (местный, национальный, внешний рынок);
• уровень механизации и автоматизации управленческих работ;
• квалификация работников.

Построение  организационных структур управления осуществляется с учетом следующих  принципов:

• соответствие структуры управления целям и стратегии предприятия;
• единство структуры и функции управления;
• первичность функции и вторичность органа управления;

• рациональное сочетание в структуре управления централизации, специализации и - интеграции функций управления;
• соотносимость структуры управления с производственной структурой предприятия;

• комплексная увязка в структуре управления всех видов деятельности;

• соответствие системы сбора и обработки информации организационной структуре управления.

     При проектировании структуры управления необходимо соблюдать следующее  основное правило: вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать  кратчайшую цепь команд. Под организационной  структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения  по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

     Линейная  структура управления основана на использовании  принципа иерархичности и предполагает чёткое разделение на вышестоящие и  нижестоящие уровни. Линейное звено  или орган каждой ступени здесь  выполняет весь комплекс управленческих действий по отношению к нижестоящему звену. Каждый работник подчинён только одному руководителю и, следовательно, связан с вышестоящей системой только через него.

     Каждый  из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем

     Преимущества  линейной структуры: чёткая система  взаимных связей, ясно выражена ответственность, быстрота реакции на прямые приказания. Недостатки - Отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, тенденция к волоките, перегрузка менеджеров верхнего уровня, повышение  зависимости от личных и деловых  качеств менеджера высшего звена.

     Каждый  из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем.

     Функциональная  структура является старейшей и  наиболее часто используется. Эта  структура требует создания подразделений  для выполнения определённых функций  на всех уровнях управления. Т.е. вид  структуры результат департаментализации (разделения) управления на элементы (отделы), каждый из которых имеет свою определённую задачу в управлении, т.е. выполняет определённую функцию. При этом осуществление такой задачи осуществляется с учётом целей организации.

     Функциональная  специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые  должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области  и отвечающих за определённое направление  деятельности.

     Недостатки  функциональной структуры: Усложняются  взаимосвязи, затрудняется координация, отдельные отделы могут быть более  заинтересованы в реализации своих  целей, чем общих, цепь команд от руководителя до исполнителя увеличивается. Положительные  стороны функциональной структуры - стимулирует деловую и профессиональную активность, улучшает координацию в  функциональных областях, освобождает  линейных менеджеров от решения некоторых  специальных вопросов, уменьшает  потребность в специалистах широкого профиля.

     Функциональная  структура предполагает систему  подчинения и ответственности в  зависимости от выполняемой функции. Функциональному руководителю легче  работать, чем линейному, поскольку  он компетентен и ответственен только в какой-то одной функциональной области.

     Одна  из разновидностей функциональной структуры - дивизиональная. При ней такая степень централизации управления, что филиалы имеют полные полномочия в принятии оперативных управленческих решений. Центральный офис решает вопросы стратегического управления и контролирует деятельность.

     Линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как  линейного, так и функционального  управления. При этой структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в  целях принятия компетентных решений  или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов  хозяйственной деятельности и структуры  управления предприятием в целом. Чем  крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более  разветвленным аппаратом она  располагает. В этой связи остро  стоит вопрос координации деятельности функциональных служб. 

1.3 Роль функции в  организации

     В каждой организации могут быть выделены:

     (а)  Основные функции. Это функции,  которые прямо связаны с выполнением  целей организации и которые,  с точки зрения клиента, в  конечном счете обеспечивают конкурентоспособность и без которых не может быть никакой корпорации. Например, для промышленного предприятия это следующие функции:

• исследования и разработки (так как потребителя интересует, какие продукты производятся и как они выглядят);
• производство (которое определяет стоимость продукции);
• маркетинг (сбыт).

     (б)  Функции обеспечения. Они прямо  связаны с основными функциями.  Если бы их не было, то все  бы остановилось. Эти функции  часто переплетены с основными  функциями. Но потребители не  видят этого. На каком уровне  осуществляются функции обеспечения не имеет значения для потребителя, когда он решает делать или не делать заказ. Если функции обеспечения выполняются неэффективно, что отражается на цене, то потребитель этого не осознает. В функции обеспечения входят:

• компьютерное и информационное обеспечение;
• логистика;
• контроль качества и сервисные услуги.

     Но  это не жесткое правило. Для определенного  потребителя очень важными могут  быть сервисные услуги, а для другого - степень окончательной готовности продукта.

     (в)  Функции обслуживания. Они позволяют  организации функционировать в  целом. В каждой организации  эти функции выполняют:

     - отдел кадров,

     - отдел организации и развития  менеджмента,

     - финансовый отдел,

     - администрация, хозяйственный отдел  и внутренние службы.

     Если  речь идет об организации с независимыми хозяйственными единицами, то все основные функции, и особенно маркетинг, должны быть делегированы подразделению, потому что теперь стратегическая политика осуществляется в подразделении. Более  того, функции обеспечения и административный компонент функций обслуживания также следует передать в подразделение. Наконец, в условиях управления подразделениями  руководство в какой-то мере может  нести ответственность за функции  обеспечения. Подразделения должны сами определить, какие функции следует  оставить, а какие передать компании и т.д.

     Ситуация  в отношении функций обслуживания совершенно другая. Здесь стратегия  разрабатывается или осуществляется руководством. Каждое подразделение  должно работать с электронной системой передачи данных, признавать один и  тот же административный порядок  и определенные условия занятости, потому что одно подразделение не может платить больше, чем другое за одну и ту же работу.

     Окончательный выбор здесь связан с поиском  организационного компромисса.

     Реализация  функции и принципов управления осуществляется путем применением  различных методов.

     В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы и  их сочетания. Так или иначе, но все  методы управления органически дополняют  друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии.

     Направленность  методов управления всегда одна и  та же - они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности - на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).

     Управление  включает в себя целую систему. Система  работы с персоналом - это совокупность взаимосвязанных действий по обеспечению  управления в труде определенного  качества и количества. Такая система  предполагает не только формальную организацию  работы с персоналом (подбор, расстановка, контроль и пр.), но и совокупность факторов социально - психологического, неформального характера.

     Управление  на предприятии - это вид деятельности, который позволяет реализовать, обобщить широкий спектр вопросов адаптации  индивида к внешним условиям, учёта  личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия. Укрупнённо можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на персонал предприятия.

     Первый - иерархическая структура предприятия, где основное средство воздействия - это отношения власти - подчинения, давления на человека сверху, с помощью  принуждения, контроля над распределением материальных благ.

     Второй - культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки  поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без  видимого принуждения

     Третий - рынок - сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции  и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и  покупателя.

     Эти факторы воздействия - понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются  в отдельности. Какому из них отдаётся приоритет, таков и облик экономической  ситуации на предприятии.

     При переходе к рынку происходит медленный  отход от иерархического управления, жёсткой системы административного  воздействия, практически неограниченной исполнительской власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально  новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри предприятия - работники, а за пределами - потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю. Перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдёт на второй план, уступая место культуре и рынку.

1.4 Нормативно - методические  обеспечение организации

     Нормативно - методические обеспечение создаёт  условия для эффективного процесса управления предприятием. Оно состоит  в организации разработки и применения методических документов, а также  ведения нормативного хозяйства  в системе управления предприятием.

     Нормативно-методические материалы группируются по их содержанию. Различают нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного  и организационно-методического  характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера.

     Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими  документами несут соответствующие  подразделения аппарата управления организации (отдел организации  управления, юридический отдел).

     На  основе типовых документов с учётом особенностей организации работники  службы управления персоналом разрабатывают  документы для внутреннего пользования. Важными организационно-распорядительными  документами являются Правила внутреннего  распорядка, которые могут включать следующие разделы:

     - общие положения;

     - порядок приёма и увольнения  рабочих и служащих;

     - основные обязанности рабочих  и служащих;

     - основные обязанности администрации;

     - рабочее время и его использование;

     - поощрение за успехи в работе;

     - ответственность за нарушение  трудовой дисциплины

     В распоряжении кадровой службы находятся  все нормативные акты, на основании  которых составляются документы  внутреннего пользования, такие  как:

     - коллективный договор

     - правила внутреннего трудового  распорядка;

     - положения о подразделениях (отделах,  службах, группах);

     Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый  при непосредственном участии подразделения  службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое  трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений  в процессе производственно-хозяйственной  деятельности на календарный год.

     К документам организационно-методического  характера относятся те, которые  регламентируют выполнение функций  по управлению персоналом.

     Сюда  входят:

     - положение по формирования кадрового  резерва в организации;

     - положение по организации адаптации  работников;

     - рекомендации по организации  подбора и отбор персонала;

     - положение по урегулирования  взаимоотношений в коллективе;

     - положение по оплате и стимулированию  труда;

     - инструкция по соблюдению правил  техники безопасности и др.

     Основополагающим  документом в кадровой службе являются должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и  содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она  может быть составлена на основе типовых  требований к должности, содержащихся в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий.

1.5 Правовое обеспечение

     Правовое  обеспечение состоит в использовании  средств и форм юридического воздействия  на персонал с целью достижения эффективной  деятельности организации.

     Основные  задачи правового обеспечения:

- правовое  регулирование трудовых отношений,  складывающихся между работодателем и наёмным работником;

- защита  прав и законных интересов  работников, вытекающих из трудовых  отношений;

- соблюдение, исполнение и применение норм  действующего законодательства  в области труда, трудовых отношений;

- разработка  и утверждение локальных нормативных  актов организационного, организационно - распорядительного и экономического  характера;

     - подготовка предложений об изменении  действующих нормативных актов.

     Осуществление правового обеспечения в организации  возлагается на её руководителей  и других должностных лиц (в пределах предоставляемых им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителей  системы управления персоналом и  её работников по вопросам, входящим в  их компетенцию.

     Головным  подразделением по ведению правовой работы является юридический отдел. Однако специфика кадровых служб включат в себя повседневное осуществление работ, связанных с приёмом, увольнение и переводом работников. Всё это требует определённых юридических знаний, чтобы обеспечить чёткое урегулирование прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. 

     Основные  задачи юридического отдела в этой области таковы.

     а) разработка проектов нормативных актов  организации;

     б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям  законодательства и их визирование;

     в) организация систематического учёта  и хранения законодательных и  нормативных актов, поступающих  в организацию и издаваемых ею;

     г) информирование подразделений и  служб о действующем законодательстве о труде;

     д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядок его применения.

     В систему нормативных актов о  труде входят соглашения генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные), коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно  в организации.

     Правовые  акты ненормативного характера - это  распоряжения и указания, которые  могут издавать руководители службы управления персоналом и всех её подразделений.