Анализ системы управления

Министерство  образования и науки РФ

Филиал  ГОУ ВПО «Челябинский государственный  педагогический университет»

в г. Миассе

Кафедра общегуманитарных и социально-экономических  дисциплин 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по Основам  менеджмента

На тему: Анализ системы управления

                              Выполнила:  

                               Проверила:  
 
 
 

Дата сдачи: 

Дата защиты: 

Оценка: 
 
 
 
 
 
 
 

                                      Содержание

стр.

Введение

Глава 1. Теоретические  основы анализа системы управления

1.1. Понятие «системы  управления»

1.2. Анализ внутренней  среды организации

1.3. Анализ внешней  среды организации

1.4. Методы совместного  изучения внешней и внутренней  среды организации

       1.4.1. SWOT – анализ

       1.4.2. SNW – анализ

       1.4.3. PEST – анализ

       1.4.4. Профиль среды

       1.4.5. Метод взвешивания каждого  фактора

Вывод по 1 главе

Заключение

Список использованной литературы

Приложение                                       

                                          I. Введение

     Управленческая  деятельность – один из важнейших  факторов функционирования и развития предприятий в условиях рыночной экономики. Эта деятельность постоянно  совершенствуется в соответствии с  объективными требованиями производства и реализации продукции, усложнением  хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических  и иных параметров предприятия. 
Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказывается не только на совершенствовании ее организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействий и т.д. Речь идет, прежде всего, о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночной системы хозяйствования, связанными с удовлетворениями в первую очередь индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах. Все это требует от предприятий адаптации к новым рыночным условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах. 

     Теория  управления фирмой имеет большое  значение для правильной организации  функционирования предприятия. Менеджмент - это деятельность специалистов-менеджеров, которые на основе разрабатываемых  ими планов, определяют, кто, что, когда  и сколько должен делать, как это  делать, с кем вместе это делать, какова мотивация процесса труда  и, наконец, какой должна быть система  контроля. Менеджмент – это организация  и управление работой людей. 

     Управление  предприятием требует разносторонних знаний, научно-исследовательского подхода, стратегического и вариантного  мышления, организаторских способностей, коммуникабельности, самостоятельности, новаторства, предприимчивости. Теория управления интересна тем, что она  постоянно развивается. Не существует двух предприятий с абсолютно  одинаковыми моделями управления, так  как методы управления постоянно  корректируются с учетом изменений, происходящих на рынке. Профессионализм  и интуиция менеджера являются немаловажными  элементами успешного управления, также  как и участие коллектива в  делах предприятия.

     В данной курсовой работе рассмотрена  управленческая деятельность ООО «Теплотехника», а также приведены рекомендации по совершенствованию деятельности этого предприятия.

     Объектом  курсовой работы является управленческая деятельность предприятия. Предметом – пути совершенствования управленческой деятельности предприятия. Цель работы - провести управленческий анализ существующей на предприятии системы управления, оценить ее сильные и слабые стороны, элементы внешней среды, определить ее пригодность для решения стоящих перед предприятием проблем.

     Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи: 
- изучить теоретические основы управленческой деятельности предприятия; 
- дать общую характеристику деятельности ООО «Теплотехника»; 
- представить результаты SWOT-анализа деятельности ООО «Теплотехника»; 
- провести анализ эффективности управленческой деятельности предприятия.

     Актуальность  работы заключается в том, что  совершенствование управленческой деятельности предприятия позволит ему успешно адаптироваться к  рыночной экономике, стать конкурентоспособным  и занять достойное место на рынке. 
 
 
 
 

Глава 1. Теоретические основы анализа системы  управления

1. Понятие «системы управления»

      С раннего детства человеку знакомо  понятие «управление». Сначала мы сталкиваемся с управлением автомобилем, позже с управлением оборудованием, химическими и ядерными реакциями, ростом и развитием растений и животных, а так же поведением других людей. Таким образом, управление многообразно и существует в различных видах.

Обобщая все виды управленческой деятельности, можно сделать вывод, что управление - это осознанная целенаправленная деятельность человека, с помощью, которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды - общества, живой и неживой природы, техники.

      Элементы, на которые направлена эта деятельность, составляют объект управления. Направитель  управленческой деятельности называется субъектом управления, которым может  быть как отдельный человек, так  и группа людей.

      Субъект управленческой деятельности - физическое лицо, живой человек, через которого реализуются управленческие отношения. Управленческая деятельность представляет собой специфическую разновидность трудового процесса, и характеризуется предметом труда, средствами труда, самим трудом, а так же его результатами.

      Предметом труда в управлении является информация. Вся собранная и полученная информация из разных источников в результате управленческой деятельности анализируется  и на ее основе создаются варианты решений, т.е. информация, исходя из которой объект управления может предпринимать конкретные действия.

      Все управленческие действия различаются  по назначению, конкретному содержанию, формам и методам осуществления, по степени сложности. Сложность управления определяется масштабами, количеством и структурой решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов. Сложность характеризуется и степенью новизны принимаемых решений, объемом требуемых изменений, поиском нетрадиционных подходом, а так же определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать.

      Управление  можно разделить на управление людьми и управление деятельностью организации. Управление в организации является взаимоотношением между руководителем  и подчиненным ему персоналом, направленное на достижение результатов  деятельности организации. Управление соединяет все человеческие и  материальные ресурсы с целью  выполнения задач, стоящих перед  организацией.

      Таким образом, можно разделить все  поле деятельности управления на две  части: на управление деятельностью и управление людьми (Приложение 1).

      Управление  деятельностью, складывается из планирования деятельности, постановки производственных задач, создания системы измерения  производственной работы и контроля за выполнением заданий. Управление деятельностью не может быть успешным, если управление людьми осуществляется неправильно.

     Управление  людьми представляет собой деятельность по руководству персоналом организации. Эта область управления непосредственно  связана с работой руководителя. К данному виду управления относятся: обеспечение сотрудничества в коллективе, кадровая политика, обучение, информирование, мотивация персонала и другие составные части работы руководителя.

      Для того чтобы управленческая деятельность осуществлялась хорошо, необходимо выполнение ряда условий:

1. Субъект и объект управления должны соответствовать друг другу. Если они не смогут понять друг друга в процессе работы, то они не реализуют свои потенциальные возможности. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимы психологически, то между ними начнутся конфликты, которые окажут плохое влияние на результаты работы.
2. Субъект и объект управления должны обладать самостоятельностью. Субъект управления не в состоянии предусмотреть все интересы объекта и возможные варианты его действий в разных ситуациях. Когда в качестве объекта управления являются люди, обладающие своими взглядами, на ситуацию, стремлением, мышлением они должны иметь возможность, реализовать свои возможности на практике. При отсутствии такой возможности люди либо подавляют свою активность, либо стараются добиться своего мнения.
3. Субъект и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; один - в отдаче необходимых команд, другой - в их своевременном исполнении. Возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта, выполнять поступающие команды. Степень достижения участниками управленческой деятельности своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей самого управления.  И это составляет целую проблему управления в том случае, когда его субъект и объект не связаны отношениями собственности.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  управление повсюду сопровождает деятельность человека. И всякая деятельность человека нуждается в управлении. Благодаря  управлению оказывается возможной  эта деятельность. Чем лучше осуществляется управление, тем выше вероятность  успеха. От управления зависит реальность предвидения результата, четкость и  согласованность действий людей. А  так же заинтересованность человека - участника совместного труда  в общем, результате. Вот почему начиная  с определенного этапа развития производства и общества, все большее  внимание уделяется управлению. Ставятся задачи совершенствования управления, поиска новых форм, определение возможностей его развития, используя средства новой техники, обогащения информацией  и прочее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Анализ  внутренней среды  организации

     Внутренняя  среда организации – это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер формирует и изменяет, когда это  необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание  ее внутренних переменных. Но для этого  он должен уметь выделять и знать  их. Внутренние переменные – это  ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью  контролируются руководством. Часто  внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Управленческий механизм ориентирован на достижение оптимального взаимодействия всех уровней управления и функциональных областей управления для наиболее эффективного достижения намеченных целей. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

      Цели - конкретные, конечные состояния или  желаемый результат, которого стремится  добиться группа, работая вместе. Основной целью работы большинства организаций  является получение прибыли. Прибыль  это ключевой показатель организации. Гражданский кодекс РФ зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.

     Структура организации представляет собой  логическое взаимоотношение уровней  управления и функциональных областей, направленное на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  фирмы, распределение между ними прав и ответственности, построенных  в такой форме, которая позволяет  наиболее эффективно достигать цели организации. В ней реализуются  различные требования к совершенствованию  системы управления, находящие выражение  в тех или иных принципах управления.

     Задачи - определенная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее  установленным способом в заранее  определенные сроки. Задачи непрерывно усложняются по мере роста масштабов  производства, требующего обеспечения  все возрастающими объемами ресурсов – материальных, финансовых, трудовых и др.

     Все многообразие внутренней среды предприятия можно свести к следующим укрупненным сферам:

- производство; 
- маркетинг и материально-техническое снабжение (МТС); 
- НИОКР; 
- финансовое управление, бухучет и отчетность; 
- общее управление.

     Такое деление на сферы деятельности носит  условный характер и конкретизируется в общей и производственной организационной  структурах. На нашем уровне рассмотрения эти сферы деятельности связаны  основными информационными потоками в управлении предприятием.

      Взаимосвязь основных внутренних сфер деятельности фирмы (Приложение 2).

     Глубокий  и тщательный анализ внутренней среды  является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Экономическая  информация – это конкретное выражение  происходящих внутри фирмы процессов. Без такой информации и ее анализа  невозможно эффективное функционирование и развитие производственно-сбытовой деятельности фирмы. 
 

1.3. Анализ внешней  среды организации

     Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих  субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий  и факторов, действующих в окружении  предприятия и влияющих на различные  сферы его деятельности. Внешняя среда зависит от внешних и внутренних факторов влияния.

     Внешние факторы влияния - условия, которые  организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в  своей работе: профсоюзы, правительство, экономические условия. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные.

     Сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана  реагировать.

     Управленческий  аппарат фирмы обычно стремится  ограничить учет действия внешнего окружения  в первую очередь теми факторами, от которых решающим образом зависит  эффективность деятельности фирмы  на конкретном этапе. Принятие решений  зависит от широты охвата информации о состоянии внешней среды  и действии ее различных факторов. Классификация факторов внешней  среды вследствие их многообразия довольно различна и в ее основу могут быть положены различные принципы. Придерживаясь  в целом принятой в менеджменте  классификации можно предложить следующую классификацию прямого  и косвенного воздействия:

• Характер и состояние рыночных отношений
• Хозяйственные факторы фирмы
• Регулирование предпринимательской деятельности
• Общеэкономические
• Общеполитические

Первые  две категории факторов относятся  к факторам прямого воздействия, последние три – к факторам косвенного воздействия.

     Внешнюю среду можно охарактеризовать следующими качествами:

• взаимосвязанность факторов;
• сложность;
• подвижность;
• неопределенность.

     Как и факторы внутренней среды, факторы  внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней  среды понимается уровень силы, с  которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы. Так  же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора  внешнего окружения может обусловливать  изменение других.

     Взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

     Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает  организация по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  этой информации. Именно анализ внешней среды, основанный на многовариантных расчетах рентабельности и эффективности производства отдельных видов продуктов и деятельности фирмы в целом, дает возможность учитывать конкретные условия внешней среды путем применения гибких форм связей между всеми функциями управления и влиять непосредственно на весь хозяйственный цикл НИОКР – производство – сбыт.

     Внешнюю среду подразделяют на:

- микросреду - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;

- макросреду, влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4. Методы совместного  изучения внешней  и внутренней среды  организации

      Анализ  внешней среды представляет собой  оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков  и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация  не может оказывать непосредственное влияние.

     Проведя анализ внешней среды и получив  данные о факторах, которые представляют опасность или открывают новые  возможности, руководство должно оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут  осложнить будущие проблемы, связанные  с внешними опасностями. 

     Метод, который используют для диагностики  внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации, предназначенную  для выявления ее стратегически  сильных и слабых сторон. В управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы, (операции) производство, человеческие ресурсы, а также культура и образ корпораций.

     Некоторые методы анализа внешней и внутренней среды организации: SWOT – анализ, SNW – анализ, PEST – анализ, Профиль среды, Метод взвешивания каждого фактора.

     Рассмотрим  каждый метод подробнее.

1. SWOT – анализ

     Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.

     SWOT - анализ — это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

• Сильные стороны (Strengths) — преимущества организации;
• Слабости (Weaknesses) — недостатки организации;
• Возможности (Opportunities) — факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации на рынке;
• Угрозы (Threats) — факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации на рынке.

Для проведения анализа необходимо:

• Определить основное направление развития предприятия (его миссию)
• Взвесить силы и оценить рыночную ситуацию, чтобы понять, возможно ли двигаться в указанном направлении и каким образом это лучше сделать (SWOT-анализ);
• Поставить перед предприятием цели, учитывая его реальные возможности или определение стратегических целей предприятия (Приложение 3).

     Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие  ячейки матрицы необходимо занести  сильные и слабые стороны предприятия, а также рыночные возможности  и угрозы.

     Сильные стороны предприятия — то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности торговой марки и т.п.

     Слабые  стороны предприятия — это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или что-то, что пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит предприятие в неблагоприятное положение. В качестве примера слабых сторон можно привести слишком узкий ассортимент выпускаемых товаров, плохую репутацию компании на рынке, недостаток финансирования, низкий уровень сервиса и т.п.

     Рыночные  возможности — это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. В качестве примера рыночных возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т.п. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые можно использовать.

     Рыночные  угрозы — события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие. Примеры рыночных угроз: выход на рынок новых конкурентов, рост налогов, изменение вкусов покупателей, снижение рождаемости и т.п.

Рис. 1 Матрица  SWOT- анализа

     Один  и тот же фактор для разных предприятий  может быть как угрозой, так и  возможностью. Например, для магазина, торгующего дорогими продуктами, рост доходов населения может быть возможностью, так как приведет к  увеличению числа покупателей. В  то же время, для магазина - дискаунтера тот же фактор может стать угрозой, так как его покупатели с ростом зарплат могут перейти к конкурентам, предлагающим более высокий уровень сервиса.

2. SNW – анализ

   SNW –  анализ – это усовершенствованный  SWOT-анализ.

Strength (сильная  сторона),

Neutral (нейтральноя  сторона),

Weakness (слабая  сторона).

     В отличие от анализа слабых и сильных  сторон SNW – анализ так же предлагает среднерыночное состояние (N). Основная причина добавления нейтральной  стороны является, то что «зачастую  для победы в конкурентной борьбе может оказаться достаточным  состояние, когда данная конкретная организация относительно всех своих конкурентов по всем кроме одной ключевым позициям находится в состоянии N, и только по одному в состоянии S».

3. PEST – анализ

   PEST –  анализ – это инструмент, предназначенный  для выявления:

политических (Policy),

экономических (Economy),

социальных (Society),

технологических (Technology)

аспектов внешней  среды, которые могут повлиять на стратегию компании. Политика изучается  потому, что она регулирует власть, которая в свою очередь определяет среду компании и получение ключевых ресурсов для её деятельности.