«Аналітико-синтетична переробка документно інформації: сутність, значення, види»

Київський університет  культури

Полтавський факультет менеджменту  і бізнесу

                                                                                Кафедра документознавства

Курсова робота

з предмету «Інформаційно-аналітична діяльність»

Найменування теми «Аналітико-синтетична переробка документної

                                     інформації: сутність, значення, види»

                                                                                             Виконала студентка

                                                                                             денного відділення

                                                                                             ІV курс, групи ДМ-41                                                                                                     

                                                                                           Науковий керівник

Полтава – 2012

ЗМІСТ

ВСТУП

Аналітико-синтетичні засоби переробки інформації завжди були і залишаються актуальними. Впродовж усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

З метою подолання кризових явищ у сфері документних комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але виявляється, що накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Поява порівняно великих документних зібрань показала, що неможливо швидко знайти потрібну інформацію шляхом перегляду всіх наявних документів. Оперативно ознайомитися з великою кількістю їх можна, якщо коротко навести основні відомості про кожний документ у своєрідній довідці, тобто подати інформацію у стислому "згорнутому" вигляді.

Інформація у стислому "згорнутому" вигляді позбавляє необхідності для розшуку потрібного документа переглядати тексти багатьох документів, досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Якщо ж ці короткі повідомлення поділити на групи відповідно до певних ознак документів, то можна переглядати відомості не про всі документи, а лише про ті, що увійшли до певної групи. Саме за таким принципом будуються різноманітні інформаційно-пошукові системи (ІПС) – бібліотечні й бібліографічні каталоги, картотеки, автоматизовані банки бібліографічних даних, бібліографічні покажчики й т. ін. Це значно прискорює і полегшує процес пошуку. Причому, чим коротше охарактеризовано документ, тим більшої економії часу та праці досягається при пошуку. Але, з іншого боку, чим лаконічніше подано ознаки документа, тим більша ймовірність помилки при його пошуку, наприклад, можуть бути випущені побічні, другорядні теми, розглянуті в документі, і, отже, при розшуку документів з певних тем цю працю не буде виявлено, виникне прогалина, буде втрачено інформацію.

Стиснення, згортання  інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи. У подальшому відомості, подані у вторинних документах, порівнюють з інформаційними запитами користувачів і таким чином виявляють потрібні документи.

Оскільки наукова  обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико синтетична обробка – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.

Об’єктом дослідження курсової роботи є інформаційна діяльність. Предмет дослідження – аналітико-синтетичні засоби переробки інформації.

Метою курсової роботи є дослідження історії та основних етапів розвитку теорії і методики анотування.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

1. Проаналізувати необхідну літературу за темою курсової роботи.
2. Визначити сутність аналітико-синтетичної обробки документів як сукупність процесів аналізу і синтезу.
3. Вивчити основні види аналітико-синтетична переробки документної інформації.
4. Довести, що створення вторинних документів є результатом аналітико-синтетичної переробки документної інформації.
5. Охарактеризувати значення аналітико-синтетичної обробки документів у сфері інформаційної діяльності.
6. Зробити висновки про аналітико-синтетичні засоби переробки інформації.

Теоретико-методологічною основою роботи є праці Кушнаренко Н.М. [17], Соловйова В.М. [26], Сілкової Г.В.[24], Швецової-Водки Г.М. [34] та ін.

Методи  дослідження – історико-типологічний та метод теоретичного аналізу й систематизації.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських, практичних занять та для розробки матеріалів конференцій.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 2 розділів, висновків, літератури.

РОЗДІЛ 1. АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНА ПЕРЕРОБКА        ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ: СУТНІСТЬ, ВИДИ

1. Сутність наукової обробки документів як сукупність

                  процесів аналізу і синтезу

Суть аналітико-синтетичної переробки документів полягає в процесі створення і перетворення документів. Цей процес призначений для полегшення користувачеві пошуку та виявлення необхідної інформації. Основними операціями (видами) наукової обробки документів є: класифікація, сортування, перетворення, розміщення в базі даних і пошук.

Більшість видів  наукової обробки документів виникли в глибоку давнину, оскільки з того часу, як з’явилися матеріальні носії інформації, їх доводилося називати, відрізняти один від одного, реєструвати, групувати в бібліотеках і сховищах. Процеси обробки документів удосконалювалися протягом століть у тісному зв’язку з розвитком книговидавничої, книготорговельної діяльності, бібліотечної справи, бібліографії, прикладної лінгвістики тощо. У наш час такі види обробки, як складання бібліографічних описів, систематизація, предметизація, реферування, науковий переклад, сформувалися в самостійні наукові дисципліни, які мають свою теорію, історію, методику. Проте тільки з виникненням теорії інформації вдалося встановити їхній внутрішній зв’язок, належність цих видів наукової обробки до одного виду операцій, а також порушити, а потім успішно вирішувати проблему їхньої автоматизації [17,37].

Внутрішній  зв’язок цих процесів вбачається в наявності двох операцій – аналізу і синтезу. Аналіз і синтез – це загальнонаукові методи пізнання. Аналіз передбачає розчленування об’єкта вивчення на складові, виявлення його властивостей, відношень тощо. Аналіз дає можливість нарізно вивчати окремі складові об’єкта. Синтез – це вивчення об’єкта в його цілісності, єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей. Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання, в аналітико-синтетичній обробці інформації їх одночасно розглядають і як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Таке розуміння аналізу і синтезу пояснюється тим, що в документах відображені результати, досягнуті на тому чи іншому ступені процесу пізнання. Пізнання, згідно з уявленнями філософії, проходить шлях від безпосереднього сприйняття і спостереження конкретного предмета або явища до впорядкування та осмислення того, що пізнано, на практиці. Ось цей шлях і віддзеркалюється в документах [10,18; 11,27].

Тобто в документах відображається, яким чином незнання перетворюється в знання, як неповне, неточне знання стає більш повним і точним. Такі види обробки, як науковий переклад, реферування, досить чітко, хоч і з неоднаковою повнотою, відображають цей шлях. Але аналітико-синтетична обробка не тільки відображає хід аналізу і синтезу в процесі пізнання, а й сама використовує ці методи.

У ході інформаційного аналізу здійснюється вивчення документа, тобто виявлення ознак, елементів, необхідних для характеристики цього документа за допомогою того чи іншого виду наукової обробки. При систематизації та предметизації аналізують перш за все зміст документа, з’ясовують його головну і другорядні теми, проблеми, аспекти розгляду їх тощо. Одержані в результаті аналізу відомості об’єднують, тобто синтезують – у формі бібліографічного опису, у формі позначення класу, до якого зараховано документ, в інших формах. Таким чином, у процесі синтезу створюється новий документ, у якому подано новий взаємозв’язок елементів [8,127; 9,56].

Проте слід усвідомлювати, що описаний вище шлях занадто схематичний. Насправді аналіз і синтез здійснюють у логічній єдності, вони неподільні в ході аналітико-синтетичної обробки і відбуваються паралельно. Наприклад, щоб визначити тему документа, який предметизується, необхідно проаналізувати його зміст, а синтезується цей зміст при визначенні головної теми всього видання в цілому. У процесі подальшого аналізу твору виявляють аспекти розгляду предмета, його зв’язки з іншими спорідненими предметами, а результатом такого аналізу стає синтез – чітке виділення предмета в тому основному аспекті, в якому його розглянуто саме в цьому документі. Характеризуючи твір у цілому, а не тільки його зміст, виявляють спрямованість твору, його призначення, особливості викладу матеріалу, форму, і це також здійснюється в ході аналізу документа. Одержані результати узагальнюються в предметній рубриці. Формулювання предметної рубрики також вимагає аналізу, добору мовних засобів, які слід використати, а потім синтезу – відображення з їхньою допомогою відповідного словесного формулювання предмета. Припустимо, що маємо навчальний посібник з ремонту автомобіля для учнів автошляхових технікумів. Ознайомлюючись зі змістом книги, виявляємо, що в ній ідеться переважно про легкові автомобілі, тобто її предмет – легкові автомобілі. У ході подальшого аналізу з’ясовується, що основний аспект, у якому розглядаються легкові автомобілі, – їхній ремонт, а наявність деяких характеристик цих автомашин, вимог до експлуатації й т. ін. не має суттєвого значення. Для характеристики твору в цілому важливо зазначити його призначення, форму (навчальний посібник для автошляхових технікумів) – ознаки, які виявлено в ході аналізу. Формулювання рубрики, як уже говорилося, також вимагає проведення аналізу і синтезу: як сформулювати рубрику "Автомобілі", "Легкові автомобілі" або "Автомобілі легкові", як передати аспект розгляду предмета, призначення і форму документа – усі ці питання вирішуються в ході названих операцій.

Кожному виду наукової обробки притаманне певне співвідношення аналізу і синтезу, певний рівень проведення їх. Так, аналіз і синтез, що здійснюються при складанні бібліографічного опису, як правило, значно простіші, ніж у процесі анотування, індексування [22,93].

Слід зазначити, що аналітико-синтетична обробка документів не обмежується здійсненням аналізу і синтезу. їй притаманне також використання методу абстрагування, який допомагає виділити з усіх ознак документа саме ті, що найбільш цікаві користувачам, відкинути другорядні.

Метод узагальнення забезпечує згортання інформації, яку  містить первинний документ, передбачає застосування способів перетворення великих обсягів інформації у більш компактну, але досить містку форму.

За таких  умов для розшуку потрібного документа  немає потреби переглядати тексти багатьох документів, а досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи. У подальшому відомості, подані у вторинних документах, порівнюють з інформаційними запитами користувачів і таким чином виявляють потрібні документи [25, 31].

Оскільки наукова  обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико синтетична обробка – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів [17, 55].

Процеси наукової або аналітико-синтетичної обробки  документів тісно пов’язані з поняттям "згортання інформації", яке дуже поширене в багатьох галузях знання – філософії, природничих науках, інформатиці, лінгвістиці, бібліографознавстві та ін. Усюди воно означає обмеження, зменшення, виділення й концентрацію певних властивостей або ознак. Згортання документної інформації також передбачає узагальнення, концентрацію основних відомостей про документи. Суть цього процесу у визначенні рівня необхідної та достатньої інформативності повідомлення (тобто кількості інформації, що характеризує документ) залежно від завдань згортання. Наслідком згортання завжди є зменшення фізичного обсягу повідомлення.

Згортання інформації може бути семантичним і лексичним. Семантичне згортання передбачає зміну інформативності повідомлення, лексичне залишає зміст відомостей без змін, але перетворює його знакову форму. Проте такий поділ має дещо умовний характер, оскільки семантичне згортання звичайно супроводжується лексичними перетвореннями; з іншого боку, іноді скорочення навіть одного слова змінює зміст повідомлення, піднімає його на вищий рівень узагальнення, наприклад: документні класифікації – класифікації [17, 97].

Обидва види згортання інформації спрямовані на скорочення змісту й засобів мови для вираження ознак документа. Проте важливо усвідомлювати, що в процесі згортання текст первинного документа не просто скорочується, урізається, а згортається саме таким чином, щоб за потреби можна було "розгорнути" його, подати більш повно, точно й, виходячи з цього, вирішити питання про доцільність звертання до першоджерела. Користувачі ставлять різні вимоги щодо повноти та глибини інформації при її згортанні. Щоб задовольнити різноманітні потреби користувачів, доцільно використовувати різноманітні способи згортання інформації. Залежно від глибини відображення ознак документів розрізняють макроаналітичне і мікроаналітичне згортання [17,44].

Таким чином, сутність наукової обробки документів як сукупності процесів аналізу і синтезу полягає у згортанні інформації. При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

2. Види аналітико-синтетична переробки документної інформації

Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів  користувачів існують різні види наукової обробки документів. Найчастіше до них відносять: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування, хоча остаточно проблему видів цієї обробки досі не розв’язано. Багато фахівців зараховують до аналітико-синтетичної обробки також підготовку оглядових творів, науковий переклад, вилучення фактів та ін.

У процесі інформування про  документи, користування ними доводиться їх називати, посилатися на них, складати списки, відрізняти один документ від  інших. Здійснювати це можливо завдяки бібліографічним описам, які подають певний набір відомостей про документи, відомостей, що характеризують їхні найважливіші ознаки. Це ознаки, в основному, зовнішнього характеру, які стосуються не стільки змісту, скільки оформлення документа, хоча можуть наводитися і найбільш загальні відомості про його зміст. Так, з бібліографічного опису можна дізнатися прізвище автора, якщо воно є в книзі, назву книги, час, місце, мову видання, обсяг книги тощо. Оскільки назва часто відповідає змісту книги, то можна дізнатися і про нього. Бібліографічний опис має такий вигляд:

Сергієнко, І.В. Інформатика в Україні: становлення, розвиток, проблеми [Текст] / І.В. Сергієнко; Ін-т кібернетики ім. В.М. Глушкова. – К.: Наук, думка, 2006. – 352 с. – Бібліогр.: с. 312–350. – 500 пр. – І5ВМ 966-00-05407 (в опр.)

Розкрити зміст  документа дає змогу індексування [17, 123]. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи, класу відповідно до змісту. Кожен клас позначається певним кодом відповідної інформаційно-пошукової мови, тобто мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Існують різні інформаційно-пошукові мови, перш за все, такі, де класи будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Наприклад, індекс 73 означає, що книга належить до класу "Інформатика", оскільки розглядає проблеми цієї науки. Визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту називається систематизацією [17, 129].

Зміст документа можна висловити й іншою інформаційно-пошуковою мовою – мовою предметних рубрик. У цьому випадку клас документів позначається кодом у вигляді предметної рубрики, тобто у вигляді короткого формулювання предмета, який розглядається в документі. Так, книга з інформатики може бути зарахована до класу, що позначається предметною рубрикою "Інформатика". Визначення предметної рубрики для документа відповідно до його змісту називається предметизацією.

У дескрипторних  інформаційно-пошукових мовах, інформаційно-пошукових мовах ключових слів зміст документа передають за допомогою ключових слів і так званих дескрипторів. Це найважливіші спеціальні терміни, які вживаються в тексті документа. Для книги з інформатики це, наприклад, можуть бути такі поняття: "інформаційний пошук", "інформаційно-пошукова мова", "науково-технічна інформація", "інформатика" та ін. Визначення ключових слів і дескрипторів здійснюється в ході координатного індексування [17, 154].

Таким чином, при  індексуванні зміст документа перекладають з природної мови на штучну інформаційно-пошукову, значно лаконічнішу, більш формалізовану.

Бібліографічний опис, систематизація, предметизація  не завжди досить повно і чітко  для користувача розкривають  зміст документа. Більш зрозумілу  і повну характеристику може бути надано в результаті його анотування і реферування. Анотування – це процес складання анотації, тобто стислої характеристики документа, його частини або групи документів з погляду призначення, змісту, форми та інших особливостей. Наприклад, в анотації до підручника "Менеджмент: теорія та практика" є такі повідомлення:

«Розглядаються питання, що мають пріоритетне значення для фахівців з менеджменту організацій та підприємств будь-яких форм власності. Головна перевага підручника – комплексний виклад фундаментального курсу теорії менеджменту стосовно періоду формування ринкових відносин в Україні. Зарубіжний досвід адаптовано до умов господарювання сучасної України.

Підручник реально допоможе студентам і  аспірантам, що вивчають теоретичні й прикладні аспекти менеджменту, викладачам вузів, а також фахівцям економічного, інженерного і комерційного профілів, які формують і вдосконалюють системи управління організаціями в умовах становлення ринку. Для студентів бібліотечних факультетів інститутів культури і педагогічних вузів» [17, 201].

Анотації часто  вміщують після бібліографічного опису  на звороті титульних аркушів  книг, в інформаційних виданнях, бібліографічних покажчиках, на картках  бібліотечних каталогів.

У процесі реферування складають реферат – короткий виклад змісту документа або його частини, який включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для первісного ознайомлення з документом і виявлення доцільності звертання до нього. Реферат може дати настільки повні відомості про зміст документа, що іноді користувач інформації має змогу не звертатися до першоджерела. Це особливо важливо для зарубіжних видань, одержання яких у нашій країні пов’язане зі значними труднощами [31,52].

При складанні  огляду обробці підлягає не один документ а узагальнюються відомості, вміщені в декількох джерелах. Такими джерелами можуть бути монографії, статті, доповіді, описи винаходів до патентів тощо. Як правило, огляди характеризують матеріали, що висвітлюють одну тему, проблему, за певний період. Бібліографічний огляд є зв’язною розповіддю про документи. Реферативний огляд подає факти і концепції, викладені в документах. Аналітичний огляд – це складна розповідь, у якій дається зведена характеристика певного питання, проблеми, теми, що базується на інформації, здобутій із документів. Огляди економлять час фахівців, позбавляють їх від необхідності безпосередньо переглядати документи при розшукуванні потрібних матеріалів, дають можливість звернути увагу на документи, що можуть бути цікавими користувачам [32, 64].

Зрозуміло, що люди читають книги, газети, інші документи, щоб одержати з них певну інформацію, знання, відомості. Іноді фахівцям з  певної галузі знання доводиться витратити  значний час на пошук конкретних відомостей – технічних характеристик, властивостей речовин і матеріалів, демографічних характеристик і т. ін. У таких випадках на допомогу приходять фахівці в галузі науково-технічної інформації, котрі, добре орієнтуючись у документації, значно легше і швидше знаходять необхідні дані й забезпечують ними користувачів.

РОЗДІЛ 2. ЗНАЧЕННЯ АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНОЇ ПЕРЕРОБКИ               ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

2.1. Створення вторинних документів як результат аналітико-

     синтетичної переробки документної інформації

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і  вторинні документи.

Первинний документ – це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, – первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними.

Вторинний документ – це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування   інформації  до   інформаційних   потреб   споживача.   Вторинні  (інформаційні) документи  містять  систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах.

Первинні документи часто  називають вихідними, які служать для створення документа похідного,    тобто   вторинного [17, 239].

У вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Вважають, що вторинні документи призначені для інформування (оповіщення) про інші документи, що вони можуть полегшити споживачам інформації орієнтування як у складі певного фонду документів (потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в них міститься. Завдяки цьому може відпасти потреба у зверненні до кожного з використаних первинних документів, тобто ці документи полегшують розумову працю споживача інформації.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний. Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів. Окремих первинних документів взагалі не може бути створено без первісної обробки даних, які є органічною складовою і становлять особливу цінність для  споживачів.  У вторинних документах містяться також результати  попередніх досліджень,   аналіз  і синтез  їх.

Аналіз первинних і  вторинних документів, які становлять документні потоки, масиви, ресурси, фонди, дає змогу отримувати об’єктивну картину рівня розвитку економіки, науки, виробництва, освіти, культури тощо. Аналіз первинних документів дає можливість планувати й керувати розвитком усіх сфер людської діяльності, вдосконалювати їх. У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовірності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей,  методів дослідження,   його результатів [2, 108].

Видова структура вторинних  документів достатньо різноманітна, її сформовано для переробки первинних джерел інформації відповідно до інформаційних потреб. Видове різноманіття вторинних документів об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки. Метою створення вторинних документів є інформування споживачів про потоки і масиви первинних документів, щоб у згорнутому, узагальненому вигляді викласти основний їхній зміст. Згортання текстів первинних документів здійснюють шляхом аналітико-синтетичної переробки різних видів, що підвищує інформаційну місткість документа. При цьому рівень згортання і характер вторинної інформації, як відображення запитів споживачів інформації, виступають провідними ознаками класифікації вторинних документів. За цим критерієм виділяють інформаційні (вторинні) документи: з бібліографічною інформацією, з реферативною інформацією; з оглядовою та з аналітичною інформацією [5,11; 6,139].

Вторинні документи можуть бути неопублікованими та опублікованими, періодичними, неперіодичними і продовжуваними. Разом з тим вторинні документи є інформаційними документами .

Вторинні документи часто  є не самостійними документами, а частиною інших документів: монографій, дисертацій, звітів про НДР. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих матеріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства   вторинною   інформацією.

Звичайно, аналіз здійснюється при відборі необхідних документів, а далі відомості про окремі документи групуються за різними ознаками, і є підстави вважати це синтезом. Але необхідно розуміти, що в ході такого процесу мають справу не з обробкою окремого документа, а з якоюсь кількістю документів, що вже пройшли певну первинну аналітико-синтетичну обробку. У зв’язку з цим постає питання про доцільність зарахування до такої первинної обробки документів складання оглядів, адже в ході цього процесу аналіз і синтез здійснюються в процесі роботи з кожним документом окремо, а потім одержані відомості узагальнюються у вигляді огляду. Мабуть, цей вид обробки стоїть на межі між науковою обробкою документів і створенням інформаційно-пошукових систем [24,188].

Початковим, найпростішим методом  розподілу сукупності певних об’єктів є метод групування, тобто розчленування цієї сукупності на групи якісно однорідних об’єктів. У групи об’єкти об’єднуються за найпростішими, зазвичай зовнішніми ознаками, які не розкривають природу і суть досліджуваних явищ, наприклад, групування людей за зростом або кольором волосся. Документи та бібліографічні записи їх також можуть групуватися, наприклад, за абеткою прізвищ авторів, номерами, місцями або роками видання й т. ін.