Вступ

     Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

     Керування організаціями і підприємствами засновано на наступних процесах:

     - одержання інформації, її обробка;

     - аналіз, підготовка, прийняття рішень;

     - виконання рішень;

     - облік і контроль прийнятих  рішень.

     Процеси діловодства і документообігу розглядаються, насамперед , як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. У цьому розумінні діловодство  і документообіг варто розглядати як "документальне забезпечення керування" (ДЗК), тобто як систему  вторинних процесів, що забезпечують і відбивають процеси керування [Козоріз 2002, с 26].

     Документне  забезпечення керування охоплює  три основні задачі стосовно до програмних систем автоматизації:

     - документування (створення документів, що підтримують і реєструють  управлінську діяльність, тобто   їхня підготовка, оформлення, узгодження  і виготовлення);

     - організація документообігу (забезпечення  руху, пошуку, збереження і використання  документів);

     - систематизація архівного збереження  документів (визначення правил збереження  створюваної в організації інформації, її пошуку і використання для  підтримки прийняття управлінських  рішень і ділових процедур).

     Діловодство являє собою комплекс заходів  щодо забезпечення ДЗК  підприємства чи організації. Традиційна організація  роботи служб діловодства (таких  як керування справами, секретаріат, канцелярія, сектор листів і звертань громадян, інших підрозділів) спрямована на упорядкування роботи з документами [Кулешів 2003, c 25].

     Створення і впровадження системи автоматизації  діловодства і документообігу (САДД) переслідує досягнення наступних цілей:

     в області обробки документів:

     - забезпечення підвищення оперативності  і якості роботи з документами,  упорядкування документообігу, забезпечення  контролю виконання;

     - створення умов для переходу  від традиційного паперового  документообігу до електронної  безпаперової технології;

     - створення необхідних умов для  підвищення частки інтелектуальної  продуктивної праці по змістовній  і значеннєвій роботі з документами  і зниження працевитрат на рутинні операції;

     - забезпечення підвищення якості  документів, створюваних в організації;

     - виключення дублювання роботи  з введення інформації про  документ на різних ділянках  роботи з ним;

     в області контролю за виконавською дисципліною:

     - забезпечення автоматизованого  контролю за проходженням документів  у підрозділах організації з  моменту їхнього  одержання  чи створення до завершення виконання відправлення чи оформлення в справу;

     - забезпечення автоматизованого  контролю, що випереджає, за своєчасним  виконанням документів, доручень  вищих органів державної влади  і керування, доручень і вказівок  керівництва організації, оперативне  одержання інформації про стан виконання і місце перебування будь-якого документа;

     - скорочення термінів проходження  і виконання документів;

     в області організації доступу  до інформації:

     - забезпечення централізованого  збереження текстів документів, підготовлених в електронній формі, їхніх графічних образів, а також усіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів) з можливістю організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання, і оперативного пошуку (добірки) документів по тематичному наборі реквізитів.

     Основним  завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження САДД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища  керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості САДД. Дослідження буде проводиться на базі існуючих системи електронного документообігу.

     Об’єктом  курсової роботи є розгляд звичайного та електронного документообігу: циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованих інформаційних систем тощо.

     Предметом курсової роботи являється поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення. 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 1. Основні поняття  про системи електронного документообігу 

1.  Призначення СЕД

     На  думку галузевих аналітиків, електронний  документообіг включає: створення  документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в  організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під  керуванням електронним документообігом  у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між  підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих  користувачів. При цьому, під рухом  документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням  конкретних користувачів і контролем  за їхнім виконанням.

     ІDC (ведущая мировая компания, которая занимается рыночными исследованиями и предоставляет консультационные услуги в области ІТ и телекоммуникаций) у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних"[Баласанян «Электронные системы» № 11 2003, с. 14].

     Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої  компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами .

     Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується  великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів. 

     1.2. Особливості СЕД 

     1.2.1 Особливості збереження документів

     СЕД  працюють,  переважно,  на  базі  розподілених архітектур  і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і  перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована  ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен  документ міститься в папку, що, у  свою чергу, знаходиться на полиці і  т.д. Кількість рівнів вкладення  при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

     Будь-якому  документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.

     Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою  корпоративної інформаційної системи  підприємства чи організації. 
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД  складається  з  наступних логічних  компонентів  (які  можуть розташовуватися  як  на  одному, так  і  на  декількох  серверах):

     1. Сховища атрибутів документів (карток);

     2. Сховища документів;

     3. Сервісів повнотекстової індексації.

     Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід  зазначити, що великими  перевагами СЕД є  збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі  форматів файлів [Глущик 2000, c 86].

     Останнім  часом все більшу популярність здобуває  збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має  свої переваги і недоліки. Перевагою  є  значне підвищення безпеки доступу  до документів, а основним недоліком  - низька ефективність роботи з документами  при великому обсязі збереженої  інформації.  При  даному  підході  також  потрібне  використання могутніх серверів з великими  обсягами  оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто. 

     1.2.2 Особливості маршрутизації документів

     Модулі  СЕД,  що  відповідають  за  документообіг,  прийнято  називати модулями маршрутизації  документів. У загальному випадку  використовуються поняття    "вільної"   і   "твердої"   маршрутизації   документів.   При   "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере  участь  у  документообігу,  може за своїм розсудом змінити існуючий  маршрут  проходження  документів  (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації  маршрути  проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли  маршрут  змінюється  при  виконанні  яких-небудь  аздалегідь  заданих  умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень). 

     1.2.3 Розмежування доступу

     У СЕД реалізовані надійні засоби  розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються  наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної  СЕД):

     - Повний  контроль над документом;

     - Право редагувати, але не знищувати  документ;

     - Право створювати нові версії  документа, але не редагувати  його ;

     - Право анотувати документ, але  не редагувати його і не  створювати нові версії;

     - Право читати документ, але не  редагувати його ;

     - Право доступу до картки, але  не до вмісту документа;

     - Повна  відсутність прав доступу  до документа (під час роботи  із СЕД кожна  дія  користувача  протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована). 

     1.2.4 Відстеження версій і підверсій документів

     При одночасній роботі із документом відразу  декількох  користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною  функцією СЕД є   використання  версій  і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу  версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і  створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію  третьому користувачеві, що створив  уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати  вихідну версію і на її основі  створює  підверсію  першої  версії  документа.  Достоїнством  СЕД  є  реалізована в них  можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі  завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або  часові їхнього  створення). 
 

     1.2.5 Анотування документів

     При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки  на самому  зображенні. 

     1.3. Переваги використання СЕД 

     За  даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного  ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких  думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних  користувачів при впровадженні СЕД  досить значуща. Наприклад,  за  даними  Sіemens  Busіness  Servіces,  при використанні СЕД:

• Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
• Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

     Прийнято  також вважати,  що при впровадженні  СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні  вигоди. Тактичні вигоди визначаються  скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням  фізичного  місця для збереження  документів; зменшенням витрат на копіювання і  доставку документів у паперовому вигляді; зниженням  витрат  на  персонал  і устаткування та ін. До стратегічного  відносяться  переваги, зв'язані  з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому  діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки  документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота  в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді  на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів (мал. 1).

      Мал. 1 Переваги електронного документообігу 

     1.4. Очікувані результати впровадження 

- Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.

- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

- Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

- Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

- Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

- Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

- Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

- Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

     Єдиний  інформаційний простір  Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

     Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу (мал. 2).

          Паперовий документообіг                Електронний документообіг

     Мал. 2 Скорочується час окремих етапів роботи з документами при заміні паперового процесу на цифровий 
 
 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 2. Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     Впровадження програмної системи автоматизації діловодства і документообігу створює апаратно-програмну основу для єдиної системи САДД, що охоплює всі підрозділи організації. При цьому досягаються наступні цілі:

     - єдиний порядок індивідуальної  і спільної роботи з документами  в підрозділах організації;

     - об'єднання потоків електронних  документів між підрозділами  організації;

     - використання загальної для всіх  організацій системи індексації (нумерації) документів, загальних  довідників-класифікаторів (таких як  перелік організацій, номенклатура  справ), єдиної форми регістраційно-контрольної  картки документів і т.п.;

     - забезпечення уніфікації управлінської  документації і скорочення кількості  форм і видів однакових документів [Шеян 2009, c 17]. 

     2.1. Спеціалізовані системи діловодства і документообігу 

     Система "Діло"

     (ЗАТ  "Електронні офісні системи", ТОВ "Компанія НЕТКОМ Текнолоджи") (мал.3)

     Мал.3 Зовнішній вигляд системи автоматизації діловодства і документообігу "Діло" 

     Система автоматизації діловодства і  документообігу "Діло" призначена для автоматизації діловодної діяльності (заснованої на традиційних вітчизняних технологіях і закріплених відповідними стандартами) і документационного забезпечення управлінської діяльності державних організацій.

     Система забезпечує виконання наступних  операцій.

     - Відстеження всіх етапів діловодних  операцій і результатів виконання  робіт з основних функціональних  процесів організацій і установ.

     - Єдина реєстрація всієї  кореспонденції, що надходить, включаючи листи  і звертання громадян, шляхом  створення реєстраційної картки, у яку заносяться зведення  про документ, з наступним напрямком  кореспонденції на розгляд керівництву  й у структурні підрозділи. Реєструються  як надійшли ззовні документи,  так і створені усередині підрозділів.  До їхнього числа відносяться  вхідні, вихідні документи, листи  і звертання громадян.