Аналіз руху документів в організації

 

 

 

ЗМІСТ

 

 

Вступ…………………………………………………………………………….5-6

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ…………………………………….…7

1. Визначення документа………………………………………………………...7
2. Ознаки документа……………………………………………………………..7
3. Реквізити з яких складаються документи…………………………………8-9
4. Засвідчення документів………………………………………………………9
5. Поділ документів за назвою………………………………………………...10
6. Документи за місцем складання……………………………………,……...10

РОЗДІЛ 2. РУХ ВХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ……………………………...10-17

РОЗДІЛ 3. РУХ ВИХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ…………………………...17-24

РОЗДІЛ 4. РУХ ВНУТРІШНЬОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ………………………24-25

Розділ 5. Аналіз руху документів в організації ТОВ «Лідер продукт»…..25-29

Висновки…………………………………,…………………………………..30-31

Список літератури……………………………………………………………….32

Додаток 1…………………………………………………………………………33

Додаток 2…………………………………………………………………………34

Додаток 3…………………………………………………………………………35

Додаток 4…………………………………………………………………………36

Додаток 5…………………………………………………………………………37

Додаток 6…………………………………………………………………………38

Додаток 7…………………………………………………………………………39

Додаток 8…………………………………………………………………………40

ВСТУП

 

Діловодство - це сфера практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, кожної установи та організації незалежно від форми власності. Правильна організація діловодних процесів безпосередньо впливає на економічні результати та ефективність діяльності установ. До СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ тією чи іншою мірою причетні більшість працівників установ. Водночас організацію роботи з документами покладають на самостійний, організаційно відокремлений підрозділ - службу діловодства, яка може називатися по-різному: канцелярія, загальний відділ, управління документаційного забезпечення, відділ організації діловодства, сектор діловодства тощо. У невеликих установах ці функції виконує, як правило, секретар, діловод.

Об’єктом дослідження курсової роботи буде документообіг та ТОВ «Лідер продукт».

Метою дослідження є проходження документів, як одне з важливих завдань в організації.

Відповідно до мети сформульовано такі завдання дослідження:

• Визначити поняття про документ, його ознаки, які реквізити містить, які існують види документів та документи за місцем складання;
• Визначити які етапи проходить внутрішня документація, вхідна та вихідна документації;
• Проаналізувати рух документів в конкретній організації.

Предметом дослідження – є документообіг в організації. У дослідженні використані теоретичні положення та висновки відносно різних видів документації. Такі матеріали містяться у монографічних роботах, навчальних посібниках, статтях, дисертаційних дослідженнях.

Дана робота складається із вступу, п’яти розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ

 

1. Визначення документа

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – письмовий доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності правоохоронних органів найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Документ – це матеріальний об’єкт із зафіксованою певним чином інформацією що передається у просторі та часі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Ознаки документа:

 

• наявність інформації яка має певний зміст;
• стабільно матеріальна форма що забезпечує тривале використання та зберігання;
• функції для передавання інформації у просторі та часі;
• документ має бути достовірним, переконливим, належним чином оформленим, мати юридичну силу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Реквізити з яких складаються документи:

1 — зображення Державного герба України

02 — зображення емблеми організації або товарного знака

03 — зображення нагород

04 — код організації

05 — код форми документа

06 — назва організації  вищого рівня

07 — назва організації

08 — назва структурного  підрозділу організації

09 — довідкові дані  про організацію

10 — назва виду документа

11 — дата документа

12 — реєстраційний індекс  документа

13 — посилання на реєстраційний  індекс і дату документа, на  який дають відповідь

14 — місце складання  або видання документа

15 — гриф обмеження  доступу до документа

16 — адресат

17 — гриф затвердження  документа

18 — резолюція

19 — заголовок до тексту  документа

20 — відмітка про контроль

21 — текст документа

22 — відмітка про наявність додатків

23 — підпис

24 — гриф погодження  документа

25 — візи документа

26 — відбиток печатки

27 — відмітка про засвідчення  копії

28 — прізвище виконавця  і номер його телефону

29 — відмітка про виконання  документа і направлення його до справи

30 — відмітка про наявність  документа в електронній формі

31 — відмітка про надходження  документа до організації

32 — запис про державну  реєстрацію

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Засвідчення документів

• це надання документу юридичної сили.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції встановленої чинним законодавством та нормативно правовими актами.

Документи підписуються як правило однією особою,інколи відповідальність за документ несуть декілька осіб, тоді підписів декілька які йдуть один за одним. Особливим способом після підписання є «ЗАТВЕРЖДЕННЯ». Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження.

На документах що засвідчують права громадян і юридичних осіб фіксують факт витрати коштів та матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися печаткою.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Поділ документів за назвою

За назвою розрізняють: накази; положення; протоколи; вказівки; інструкції; звіти; службові листи; заяви тощо.

 

 

1.6   Документи за місцем складання

За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації чи установи, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. РУХ ВХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

Документи вхідної документації складаються з таких ділових процесів, як:

• приймання та попередній розгляд документу;
• реєстрація документу;
• розгляд документу керівником;
• контролювання документу;
• виконання документу;
• зняття документу з контролю;
• формування до справи;
• зберігання або знищення документу.

 

Вхідні документи підприємства — це документи, одержані від інших підприємств, установ та організацій (далі — підприємство), а також від громадян.

У загальному потоці вхідної кореспонденції слід виокремлювати певні групи документів, що впливає на подальші процеси проходження й насамперед виконання відповідних документів. Тому, як правило, вхідні документи класифікують за кореспондентами (їх авторами):

• документи державних органів вищого рівня (укази, розпорядження, рішення, постанови, висновки тощо), що містять певні важливі доручення або які надсилають до відома;
• документи (накази, розпорядження, листи тощо) організації вищого рівня, до
• сфери управління якої належить відповідне підприємство;
• документи підвідомчих підприємств (плани, звіти, зведення, доповіді, огляди,
• аналітичні довідки тощо);
• документи сторонніх підприємств та інших суб’єктів господарювання з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних заходів;
• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян;
• запити на інформацію.

Окрім того, всі вхідні документи за змістом можна класифікувати на ініціативні документи та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит підприємства. Ініціативні, у свою чергу, також поділяють на ті, що потребують виконання й відповіді, та надіслані до відома.

Усі документи, що надходять на підприємство, приймає або служба діловодства, або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві (якщо у структурі підприємства не передбачено служби діловодства як окремої структурної одиниці).

Особа, відповідальна за діловодство, має право розкривати всі конверти з вхідною кореспонденцією за винятком тих, що мають напис Особисто.

Документи, доставлені не за адресою, слід переслати адресатові за належністю або повернути відправнику.

Дату (а іноді й час) надходження документа на підприємство обов’язково фіксують безпосередньо на вхідному документі таким чином: у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша проставляють відмітку про його надходження.

У кореспонденції, яку не можна розкривати (передусім ту, що має напис Особисто), штамп проставляють безпосередньо на конверті (пакеті).

Якщо в конверті було виявлено відсутність вкладень, зазначених у супровідному документі, або окремих аркушів, а також помилки в оформленні документа, що виключають можливість його виконання (зокрема, відсутність підпису посадової особи, відбитку печатки, грифу затвердження чи інших реквізитів, які надають певному документові юридичної сили), потрібно надіслати відправникові письмовий запит або зателефонувати йому. При цьому на супровідному документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (телефонної розмови).

У разі пошкодження конверта або іншого упакування, що спричинило зіпсування вкладень чи неможливість прочитання тексту документа, складається акт про пошкодження у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправникові, другий — зберігається в особи, відповідальної за діловодство на підприємстві.

Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без адресування конкретній посадовій особі або структурному підрозділу, підлягають попередньому розгляду особою, відповідальною за діловодство на підприємстві, яка потім передає їх на розгляд керівництва або у відповідні структурні підрозділи підприємства.

Попередній розгляд вхідних документів мають здійснювати в день їх одержання або в перший робочий день у разі їх надходження в неробочий час.

Першочерговим завданням є виокремлення документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником підприємства (його заступниками або керівниками структурних підрозділів).

На стадії попереднього розгляду особа, відповідальна за діловодство на підприємстві, повинна також виокремити з вхідної кореспонденції ті документи, що не підлягають реєстрації, а саме:

• графіки, наряди, заявки, рознарядки;
• зведення й інформацію, надіслані до відома;
• навчальні плани, програми (копії);
• рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
• прейскуранти (копії);
• норми витрати матеріалів;
• вітальні листи й запрошення;
• друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
• наукові звіти за темами;
• місячні, квартальні, піврічні звіти;
• форми статистичної звітності;
• договори.

 

Після завершення попереднього розгляду документ підлягає реєстрації.

Вхідні документи слід реєструвати в день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час.

Для реєстрації вхідної кореспонденції на підприємстві можна застосовувати одну з трьох реєстраційних форм — журнальну (Додаток 1), карткову (Додаток 8) або автоматизовану (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Журнальну форму реєстрації документів використовують на невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в комп’ютер і подальшим її роздрукуванням.

На розгляд керівника підприємства вхідний документ подають у день його надходження або на наступний робочий день, якщо документ надійшов у неробочий час.

Керівнику підприємства відразу після реєстрації в папці з грифом Невідкладно передають:

• акти державних органів і доручення вищих посадових осіб;
• запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
• кореспонденцію від організації вищого рівня, до сфери управління якої належить
• підприємство.
• За підсумком розгляду вхідного документа керівник власноруч проставляє на
• ньому резолюцію — короткий напис із указівками щодо виконання документа.
• Резолюція максимально може складатися з таких елементів:
• прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
• зміст доручення;
• термін виконання;
• особистий підпис керівника;
• дата.

 

Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі, призначеному для підшивання документа у справу. На вхідному листі резолюцію рекомендовано розташовувати під реквізитом «Адресат».

Вхідний документ, розглянутий керівником підприємства, повертають до служби діловодства або особі, відповідальній за діловодство, після чого у відповідну реєстраційну форму вносять зміст резолюції керівника й передають документ на виконання безпосередньому(-ім) виконавцеві(-ям).

Документ, який мають виконувати кілька структурних підрозділів, передають виконавцям або по черзі, або одночасно в копіях. При цьому оригінал документа передають головному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає:

• строки подання ними пропозицій;
• порядок погодження й підготовки проекту документа - відповіді.

Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання пропозицій головному виконавцю. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника підприємства.

Виконання вхідного документа передбачає:

• збирання й опрацювання необхідної інформації;
• підготовку проекту документа-відповіді (його оформлення, узгодження з усіма виконавцями);
• подання на підписання (затвердження) керівництву підприємства (структурного підрозділу);
• підготовку листа-відповіді для відправлення адресату (за необхідності).

Виконаний вхідний документ направляють на зберігання до справи згідно з номенклатурою справ підприємства, а на самому документі обов’язково проставляють відмітку про його виконання і направлення до справи.

Максимально ця відмітка може містити такі дані:

• слова До справи (без лапок) і номер справи, в якій документ буде зберігатися;
• коротку довідку про виконання;
• назву посади виконавця, його особистий підпис, розшифрування підпису;
• дату направлення документа до справи.

 

Узгоджене й оперативне виконання вхідної документації — це запорука полегшення роботи насамперед самих працівників, а також збереження хорошої репутації підприємства перед його бізнес-партнерами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3. РУХ ВИХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

Документопотік вихідної документації складається з таких етапів:

• підготовка проекту документа;
• погодження документу та оформлення оригіналу;
• підписання та реєстрація;
• відправлення.

 

Підготовку вихідного документа починають зі складання проекту документа. Зазначену роботу виконує структурний підрозділ, діяльність якого найбільше стосується змісту цього документа. Утім, до підготовки проекту документа може бути залучено відразу кілька структурних підрозділів одного підприємства, наприклад відділ кадрів і бухгалтерію. При цьому відповідальним (головним) виконавцем, як правило, призначають одну посадову особу, яка повинна координувати виконання документа іншими працівниками.

На цьому етапі здійснюють:

• формулювання тексту документа на підставі інформації, задля фіксування якої
• цей документ створюють;
• формулювання заголовка до тексту документа;
• визначення адресата(-ів), якому(-им) планується направити документ;
• опрацювання додатків до документа в разі їх наявності;
• комп’ютерне оформлення проекту документа.

 

Текст документа має бути сформульований стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Текст вихідного службового листа найчастіше оформлюють у вигляді суцільного зв’язного тексту, а додатки до нього можуть бути оформлені в анкетній і (або) табличній формі.

Суцільний зв’язний текст, як правило, має дві частини. У першій (вступній) зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій (заключній) — висновки, пропозиції, прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну частину, в якій висловлено прохання без додаткових пояснень.

Мову тексту вихідного документа обирають з урахуванням територіального розташування адресата. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що їх направляють до державних органів, слід складати тільки українською мовою.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Це прискорює розгляд документа, його виконання та сприяє правильному формуванню справ.

Вихідні документи, зокрема службові листи, обов’язково повинні мати заголовки до тексту, адже це значно полегшує роботу з ними на всіх етапах їх проходження: від реєстрації на підприємстві адресанті до направлення їх до справи після виконання на підприємстві адресаті.

Вихідні документи підприємства адресують іншим підприємствам, їх структурним підрозділам або конкретним посадовим особам, а також іншим юридичним і фізичним особам, як правило, у відповідь на запити цих осіб.

Адресування документа оформлюють за допомогою реквізиту «Адресат», що містить сукупність точних і повних даних, згідно з якими документ має бути доставлений за місцем призначення.

Реквізит «Адресат» може мати такі складові:

• назва підприємства-адресата;
• назва структурного підрозділу;
• назва посади одержувача;
• прізвище та ініціал(и) одержувача;
• поштова адреса.

 

Якщо документ адресують підприємству чи його структурному підрозділу, то назву подають у називному відмінку.

Якщо документ адресують посадовій особі із зазначенням підприємства та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву підприємства й назву відповідного структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище посадової особи — у давальному.

Підготувати проект документа в електронному вигляді за допомогою комп’ютера може працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі.

У разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження проекту документа зі сторонніми підприємствами чи іншими юридичними особами і (або) внутрішнє погодження (візування) цього проекту всередині самого підприємства (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа).

Для того щоб уникнути почергового погодження (візування) проекту й скоротити час цієї процедури, копії підготовленого проекту слід одночасно направити всім посадовим особам і стороннім юридичним особам, які беруть участь у погодженні (візуванні) документа. Копії можна надсилати як в електронному, так і в паперовому вигляді, залежно від прийнятої на підприємстві системи організації документообігу.

Наприклад, якщо на підприємстві запроваджено систему електронного документообігу, посадовим особам цього підприємства на візування надсилають електрон ні копії проекту документа.

Визначення кола посадових осіб, які повинні завізувати проект вихідного документа, залежить від змісту цього документа. Якщо в ньому порушено юридичні питання, зокрема ті, що стосуються прав, обов’язків підприємства, його керівництва, виконання договірних зобов’язань, є посилання на законодавчі, інші нормативно-правові акти, то такий документ має обов’язково завізувати юридична служба (юрисконсульт) підприємства. Якщо вихідний документ містить фінансові зобов’язання підприємства чи іншу інформацію фінансового характеру, такий документ візує фінансова служба (головний бухгалтер) підприємства. Зокрема, це стосується гарантійних листів.

На підставі зауважень і пропозицій, отриманих відповідальним виконавцем за результатами погодження (візування) проекту документа, до нього вносять відповідні зміни й доповнення.

Остаточно підготовлений проект документа передають на підписання керівнику підприємства, або одному з його заступників, або керівнику структурного підрозділу, якщо останній має право підпису вихідних документів. Як правило, керівник підприємства (або за його дорученням заступник) підписує документи, що надсилають на адресу вищих та центральних державних органів, зокрема організації вищого рівня, до сфери управління якої належить відповідне підприємство, а також народним депутатам України. Вихідні документи, адресовані стороннім підприємствам або іншим юридичним особам і громадянам, можуть підписувати заступники керівника або керівники структурних підрозділів підприємства. Але, як свідчить практика, найчастіше це робить сам керівник підприємства.

До передання проекту документа на підписання відповідальний виконавець повинен ретельно перевірити правильність формулювання його змісту, оформлення в цілому й окремих реквізитів документа, наявність усіх необхідних віз і додатків, а також матеріалів, на підставі яких його було підготовлено. Ці матеріали (відеозаписи, компакт-диски, схеми, малюнки, креслення, паперові документи тощо) передають керівникові разом з проектом документа або ж вони знаходяться у відповідального виконавця, який на вимогу керівника передає їх йому. Наприклад, доручення організації вищого рівня або ініціативний лист іншої юридичної особи завжди прикладають до листа-відповіді, що подають керівникові на підписання.

При підписанні документа керівник може внести до нього свої виправлення й доповнення. У такому разі відповідальний виконавець повинен урахувати їх, доопрацювати проект і подати на підписання виправлений остаточний варіант документа.

При цьому попередній варіант документа з правками керівника не знищують, а залишають на зберігання у відповідній справі.

Передання вихідних документів на підписання керівникові здійснюють через його помічника (секретаря) або через службу діловодства підприємства. При цьому секретар або працівник зазначеної служби має право не прийняти документ, якщо він оформлений з порушеннями встановлених вимог.

Після підписання або затвердження керівником підприємства вихідний документ підлягає обов’язковій реєстрації.

Реєстрація вихідного документа — це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт відправлення шляхом зазначення на ньому у відповідному встановленому на бланку місці дати й реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі даних) певних відомостей про цей документ.