АРМ библиотекаря

Министерство  образования и науки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра: «Прикладной  информатики в экономике»

 

 

 

 

 

 

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине

 «Автоматизированное рабочее место

производственного менеджера»

 

 

Тема: «АРМ библиотекаря»

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка  6 курса

 

 

 

              Проверила: преподаватель

                 

 

 

 

 

Абакан

20….

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение………………………………………………………………………….6

№ Варианта………………………………………………………………………7

1.Проектирование базы данных………………………………………………...7

1.1 Алгоритм работы программы………………………………………7

1.2 Анализ предметной области……………………………………...…9

1.3 Инфологическое проектирование…………………………………10

2. Физическая реализация базы данных «Школьная библиотека.…………..12

3. Создание Базы Данных средствами Microsoft Access…………………….13
1. Создание таблиц «Школьная Библиотека»………………………13
4. Создание Новой Базы данных………………………………………………17
5. Создание таблиц……………………………………………………………..19
6. Создание Схемы данных…………………………………………………….21
7. Ввод и редактирование данных в таблицах………………………………..22
8. Создание запросов……………………………………………………….…..25
9. Создание форм……………………………………………………………….30
10. Отчет……………………………………………………………………….…39
11. Макросы…………………………………………………………………...…41

Заключение………………………………………………………………….…..42

Список литературы……………………………………………………………..43

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров.

В соответствии с заданием курсового проектирования следует создать автоматизированное рабочее место (АРМ) «Библиотекаря», которое наиболее удобно можно организовать с помощью баз данных (БД).

Без какого либо преувеличения можно сказать, что планирование БД – очень ответственный  и важный процесс. Перед началом  работы необходимо иметь как можно более подробный план БД. Совершенно очевидно, что это поможет сэкономить силы и время её разработчику.

Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации.

Проектирование  БД «Школьной библиотеки» ведется для упрощения работы библиотекаря со всем ассортиментом предложенных книг и учебных пособий, а также электронной информации. Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- Ввод  информации о читателях;

- Ввод  информации о книгах;

- Хранить  и обрабатывать данные об электронных  документах;

- Добавление, удаление и редактирование информации;

- А также  осуществлять поиск по книгам, и электронным документам;

- Хранить  ссылки на электронные документы.

Актуальность  разработки программы заключается  в следующем:

- приложение «Школьная библиотека» представляет собой программу для управления базой данных;

- программа полностью автоматизирует труд библиотекаря: автоматически заносит вводимые пользователем данные из форм в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей).

- при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных взятых и оставшихся книг.

 

 

 

 

 

ВАРИАНТ № 1

 

«АРМ библиотекаря»

 

Должен  позволять автоматизировать все  библиотечные процессы. Теперь школьная библиотека должна взять на себя функции хранения и распространения не только печатной, но и электронной информации, полученной из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.).

Система должна позволить вести всю документацию "на современном уровне", поддерживать базу данных читателей, осуществляя в конце года их автоматический перевод из класса в класс, каталог художественной и учебной литературы, производить поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводить списание устаревшей и испорченной литературы, готовить сводки и формы для бухгалтерии и администрации школы, справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их ученики, и ряд других операций.

 

 

1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

1. АЛГОРИТМ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ

 

Для того чтобы написать программу  ее надо сконструировать, разбить на определенные блоки и выстроить эти блоки один за другим в соответствии с заранее заданным порядком действий.

Этот порядок и называется алгоритм.

Алгоритм - заранее определенное, точное предписание, которое задает дискретный (пошаговый) процесс, начинающийся определенным образом и приводящий к результату за конечное число шагов. Каждый алгоритм должен обладать следующими свойствами:

- дискретность - каждый алгоритм должен быть разбит на конечное число законченных действий;

- результативность - каждый алгоритм направлен на решение конкретной задачи, а, следовательно, на получение определенного результата;

- массовость - алгоритм необходимо составить так, чтобы с его помощью можно было решать подобные задачи.

Способы записи алгоритма:

 

1. Формальный - запись алгоритма словесно, на естественном языке.
2. Графический - изображение алгоритма в виде блок-схемы.

 

Рисунок 1. Алгоритм программы «Школьная библиотека»

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

База данных -  поименная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащую изучению для организации управления и автоматизации (предприятия, организации). Анализ предметной области позволяет определить, какие данные содержатся в БД.

Модель предметной области. Модель предметной области - это наши знания о предметной области. Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так, и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел и т.п. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Из наиболее известных можно назвать методику структурного анализа SADT и основанную на нем IDEF0, диаграммы потоков данных Гейна-Сарсона, методику объектно-ориентированного анализа UML, и др.

 Модель  предметной области описывает  скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений.

Предметной областью моей базы является «Школьная библиотека».

Каждая  книга имеет уникальный номер. А также следующие параметры: Название, Автор, Издательство, Год издания, жанр, количество страниц

Так же в  школьной библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читатели заносятся следующие сведения: класс, ФИО, дата рождения, адрес, телефон. Каждому читателю присваивается идентификационный номер.

Электронные документы хранящиеся в библиотеке содержат id документа, название, автор документа, id типа документов, год издания, издательство, гиперссылка источника, id языка документа, количество страниц, твердая копия.

В случаи выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана  дата выдачи, дата предполагаемого  возврата и идентификационный номер выдачи и читателя..

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав идентификационный номер и шифр книги.

Библиотекарь  также поддерживает базу данных читателей, осуществляя в конце года их автоматический перевод из класса в класс, обновляет каталог художественной и учебной литературы, производит поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводит списание устаревшей и испорченной литературы, готовит сводки и формы для бухгалтерии и администрации школы, справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их ученики, и ряд других операций.

 

1.3 ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

 

Инфологическая  модель представляет собой описание предметной области, основанное на анализе семантики объектов и явлений, выполненное без ориентации на использование в дальнейшем программных или технических компьютерных средств.

Термин  «инфологическая» в данном случае означает модель, ориентированную на человека; речь идет о средстве для выражения и передачи понимания того, что собой представляет предметная область базы данных.

Инфологическая  модель для базы данных «Школьная библиотека» проектировалась, как модель «Сущность-связь».

Одна из основных целей семантического моделирования состоит в том, чтобы результаты анализа предметной области были отражены в достаточно простом, наглядном, но в то же время формализованном и достаточно информативном виде.

В этом смысле ER-диаграмма является очень удачным решением. В ней сочетаются функциональный и информационный подходы, что позволяет представлять как совокупность выполняемых функций, так и отношения между элементами системы, задаваемые структурами данных. При этом графическая форма позволяет отобразить в компактном виде (за счет наглядных условных обозначений) типологию и свойства сущностей и связей, а формализмы, положенные в основу ER-диаграмм, позволяют использовать на следующем шаге проектирования логической структуры базы данных строгий аппарат нормализации.

Практически в любой БД содержится несколько  абсолютно равноправных таблиц. Реляционную БД отличает то что входящие в неё таблицы связаны между собой. Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей осуществляется с помощью совпадающих значений, содержащихся в полях разных таблиц. Часто для создания поля первичного ключа в таблицу добавляется новый столбец, используемый исключительно для этих целей. Для него устанавливается тип данных счетчик.

Первичный ключ используется для связывания таблиц с внешними ключами – полями в других таблицах.

Внешний ключ – одно поле (или несколько  полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице.

Программа Access может установить связь с любым полем, которое имеет подходящий тип данных. Поэтому настройка конкретной связи зависит только от разработчика БД – только он может явно указать поле, подходящее по смыслу.

Выделим основные сущности:

- сущность  «Книги»

- сущность  «Электронные книги»

- сущность  «Язык»

- сущность  «Типы документов»

- сущность  «Список читателей»

- сущность  «Выдача книг»

Сущность «Книги» - содержит информацию обо  всех книгах, имеющихся в библиотеке Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только  об одной книге.

Сущность «Электронные книги» - Содержит электронную информацию, полученную из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.), и также отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одном документе.

Сущность «Язык» - содержит информацию о языке текста документа, между сущностью язык и электронные книги существует связь типа «1:М» (на одном языке может быть много книг).

Сущность «Типы документов» - содержит информацию о том, в каком виде сохранен документ, сущность тип документов и электронные книги также содержит связь «1:М».

Сущность «Выдача книг» - содержит  информацию о конкретной книге, о том кто её взял, когда взял и когда вернет книгу. Между сущностью «Книги» и сущностью «Выдача книг» существует связь типа «1:М», которая означает, что любая книга, которая находиться в прокате является обязательным по отношению к сущности «Книги».

Сущность «Список читателей» - содержит информацию о читателях. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию об одном читателе. Существует связь между сущностью «Список читателей» и сущностью «Выдача книг» типа «1:М», обязательная со стороны сущности «Список читателей» (каждому экземпляру сущности «Список читателей» обязательно соответствует читатель и, причем только один).

Определим ключи – уникальные идентификаторы экземпляров каждой сущности:

Для сущности «Книги» выделим следующие атрибуты: (№книги; название, автор, жанр, год, издательство, количество страниц, описание, обзор, наличие, № читателя). Возможный ключ имеет слишком большую размерность для использования его в качестве первичного ключа (один или несколько атрибутов, который уникальным (единственным) образом определяет значение кортежа (значение строки таблицы), поэтому введем дополнительный атрибут №книги, выберем его в качестве первичного ключа. Все значения этого атрибута должны быть уникальными.

Выделим атрибуты сущности «Список читателей»: (№читателя, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Класс, Адрес, Телефон, Полученные книги, id документа, № выдачи)

Возможный ключ, как и в случае отношения, Книга, имеет слишком большую размерность. Введем уникальный атрибут №читателя и выберем его в качестве первичного ключа.

Атрибуты  сущности «Выдача книг» (№выдачи, №читателя, Дата выдачи, Дата возврата, №книги), первичный ключ – номер выдачи.

Сущность  «Язык» (id языка, язык);

Сущность  «Тип документов» (id типа, тип);

Сущность  «Электронные книги» (id документа, название, id типа, год издания, издательство, гиперссылка источника, id языка, количество страниц, переход к источнику, твердая копия, комментарии).

 

2. ФИЗИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ

«ШКОЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА»

 

Физическая  модель данных описывает данные средствами конкретной СУБД. Мы будем считать, что физическая модель данных реализована  средствами именно реляционной СУБД. Отношения, разработанные на стадии формирования логической модели данных, преобразуются в таблицы, атрибуты становятся столбцами таблиц, для ключевых атрибутов создаются уникальные индексы, домены преображаются в типы данных, принятые в конкретной СУБД.

Ограничения, имеющиеся в логической модели данных, реализуются различными средствами СУБД, например, при помощи индексов, декларативных ограничений целостности, триггеров, хранимых процедур. При этом опять-таки решения, принятые на уровне логического моделирования определяют некоторые границы, в пределах которых можно развивать физическую модель данных. Точно также, в пределах этих границ можно принимать различные решения. Например, отношения, содержащиеся в логической модели данных, должны быть преобразованы в таблицы, но для каждой таблицы можно дополнительно объявить различные индексы, повышающие скорость обращения к данным. Многое тут зависит от конкретной СУБД.

При разработке физической модели данных возникают  вопросы:

 Хорошо ли спроектированы таблицы?

Правильно ли выбраны индексы?

Наконец, как результат предыдущих этапов появляется собственно сама база данных. База данных реализована на конкретной программно-аппаратной основе, и выбор этой основы позволяет существенно повысить скорость работы с базой данных.

Решения, принятые на каждом этапе моделирования и разработки базы данных, будут сказываться на дальнейших этапах. Поэтому особую роль играет принятие правильных решений на ранних этапах моделирования.

3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ

MICROSOFT ACCESS

 

MS Access представляет собой приложение Microsoft Office которое позволяет создать программные средства для получения определенных результатов. Главное отличие MS Access от других СУБД заключается в том, что под базой данных MS  Access понимается совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображения данных. Как правило, многие системы, связанные с БД, позволяют хранить все таблицы в одном файле и не включают формы и отчеты в файл БД. Для добавления, изменения и отображения данных в таких системах используют приложения конечного пользователя, которые называются также терминальными приложениями.

Основу  построения MS Access составляют реляционные БД. В силу этого необходимы определенные сведения по структуре, организации, функциям БД, а также – процессу проектирования. В конечном итоге именно процесс проектирования и приводит к созданию оптимальной в некотором смысле БД, являющейся основой для создания программного средства, которое позволяет получать необходимые результаты из совокупности хранимых данных.

 

 

3.1 СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СХЕМЫ ДАННЫХ

«ШКОЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА»

 

Таблицы – основы реляционной базы данных. Таблица это объект БД, в котором  данные сохраняются в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждый элемент содержится в отдельной ячейке, на пересечении записи и поля.

В одной таблице  обычно содержатся данные, относящиеся  к определенному объекту, например книге, читателю и т.п. Таблица в Access может представляться в различных режимах, два из которых

– Режим  таблицы - удобно вводить данные и просматривать таблицу

- Конструктор – предназначен для создания и настройки таблицы.

В моей базе данных планируется  создать следующие  таблицы (в процессе работы над БД «Школьная библиотека» поля таблиц могут уточняться):

• «Книги» (см. таблицу 1)
• «Список читателей» (см. таблицу 2)
• «Электронные книги» (см. таблицу 3)
• «Типы документов» (см. таблицу 4)
• «Язык» (см. таблицу 5)
• «Выдача книг» (см. таблицу 6)

 

Таблица 1 Поля таблицы «Книги»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
№ книги	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый номер книги
Название	Текстовый	Нет	Обязательное поле
Автор	Текстовый	Нет	Обязательное поле
Жанр	Текстовый	Нет	-
Год	Дата/время	Нет	Год издания книги
Издательство	Текстовый	Нет	Каким издательством была выпущена книга
Кол-во страниц	Текстовый	Нет	Содержит количество страниц в  книге
Описание	Поле МЕМО	Нет	Краткое содержание книги
Обзор	Поле объекта OLE	Нет	Точечный рисунок книги
Наличие	Логический	Нет	Есть книга в наличии в  библиотеки или она на руках
№ читателя	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей «Список читателей»

 

 

 

 

 

Таблица 2 Поля таблицы «Список читателей»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
№ читателя	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый  номер читателя
Класс	Числовой	Нет	Уточняется  класс где учится читатель
Фамилия	Текстовой	Нет	Обязательное  поле
Имя	Текстовой	Нет	Обязательное  поле
Отчество	Текстовой	Нет	Необязательное  поле
Дата  рождения	Дата/время	Нет	Содержит  дату рождения читателя
Адрес	Текстовой	Нет	Содержит  адрес читателя для того чтобы его было легко найти если в этом есть необходимость
Улица	Текстовой	Нет	-
Дом/квартира	Текстовой	Нет	-
Телефон	Текстовой	Нет	Содержит  контактные телефоны
Idдокумента	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей Электронные  книги
№ выдачи	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей Выдача книг

 

Таблица 3 Поля таблицы «Электронные книги»

Имя поля	Тип данных	Ключевое   поле	Примечание
Id документа	Счетчик	Первичный ключ	Используется  для связи с таблицей список читателей
Название	Текстовый	нет	Обязательное  поле
Id типа	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей «типы  документов»
Год издания	Числовой	Нет	Год создания электронного документа
Издательство	текстовой	Нет	Каким издательством была выпущена книга
Гиперссылка источника	Гиперссылка	Нет	Содержит  гиперссылку к файлу электронного документа, расположенному в папке «Хранилище» (или к ярлыку открывающему электронный документ)
Id языка	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей «Язык»
Количество  страниц	Числовой	Нет	Содержит  количество страниц в электронном  документе
Переход к источнику	Вложение	Нет	Содержит  файлы электронных документов
Твердая копия	полеMEMO	Нет	В этом поле указывается место хранения и инвентарный номер твердой копии документа. Необязательное поле
Описание	Поле МЕМО	Нет	Краткое содержание книги

 

Таблица 4 Поля таблицы «Типы документов»

Имя поля	Тип данных	Ключевое   поле	Примечание
Idтипа	Счетчик	Первичный ключ	Используется  для связи с таблицей «Электронные книги»
Тип	Текстовой	Нет	Обязательное  поле. Название типов документов следует взять из какой либо методической разработки или стандарта.
Комментарии	Поле  МЕМО	нет	Может хранить записи к каждой записи таблицы. В обязательном порядке выводится в формах и запросах к типу документа.

 

Типы  документов для учебного процесса, например, установлены инструкциями и положениями высшей школы: учебники, учебные пособия, учебно - методические разработки, программы и т.д. В научной деятельности также имеются устоявшиеся типы: диссертации, монография, обзоры, статьи и т.д. Электронные документы дают новые типы: презентация, видеоклипы и др. Все они могут быть включены в общий список типов документов.

 

Таблица 5 Поля таблицы «Язык»

Имя поля	Тип данных	Ключевое   поле	Примечание
Idязыка	Счетчик	Первичный ключ	Используется  для связи с таблицей «Электронные книги»
язык	Текстовой	Нет	Обязательное  поле

 

Таблица 6 Поля таблицы «Выдача книг»

Имя поля	Тип данных	Ключевое   поле	Примечание
№выдачи	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый  номер выдачи книг
№читателя	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей «Список  читателей»
Дата  выдачи	Дата/Время	Нет	Указывается дата выдачи книги
Дата  возврата	Дата/Время	Нет	Указывается дата возврата книги
№книги	Числовой	Внешний ключ	Используется  для связи с таблицей «Книги»

 

4. СОЗДАНИЕ НОВОЙ БД

Так как  пустая БД не содержит никаких объектов, можно считать, что это наиболее универсальный способ, и , начиная с него мы создаем нашу БД «Школьная библиотека».

1. В левой части окна Приступая к работе выберете категорию обратите внимание (после открытия окна обычно открыта по умолчанию).
2. В центральной части окна щелкнем значок Новая База данных.
3. В правой части окна щелкнем кнопку Создать, чтобы пустая база данных была создана в формате Access 2007 в папке с именем заданном по умолчанию

Рис1.1 Создание новой БД

4. Чтобы изменить место расположения БД или её формат, щелкнем значок в виде папки, расположенный справа от имени файла. Появится диалоговое окно Файл новой БД