АРМ бухгалтера по учету затрат на производство

     СОДЕРЖАНИЕ

     Часть 1 Функциональная структура АРМ бухгалтера. 

     Функциональные компоненты составляют содержательную основу АРМ бухгалтера представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте АРМ бухгалтера должно обеспечивать:

     - выполнение необходимых расчетов;

     - подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов;

     - перенос данных из одной отчетной формы в другую;

     - накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

     К комплексам задач относится учет:

     - труда и зарплаты;

     - материальных ценностей;

     - основных средств;

     - готовой продукции;

     - финансово-расчетных операций;

     - затрат на производство;

     - сводный учет и составление отчетности. 

На рисунке  1.1 представлена схема распределения  АРМ по уровням учета в БУИС

     Часть 2 АРМ бухгалтера по учету затрат на производство 
 

     1 Основной комплекс автоматизированных задач 

     Задачи  учета затрат на производство информационно  связанны со смежными участками учета и подсистемами информационной системы предприятия. Лишь незначительная в объеме исходная информация формируется на основании первичных документов.

     Функционально АРМБ по учету затрат на производство можно разбить на три категории.

     АРМБ  учета затрат на производство I категории предназначен для формирования и подготовки первичной информации, формируемой непосредственно на местах. АРМБ решает задачи учета затрат на производство, которое касается отдельных подразделений и позволяет организовать систематическое и своевременное выявление отклонений от нормальных условий, проводить оперативный учет и осуществлять внутренний аудит.

     На  АРМБ II категории контролируется информация, получаемая из АРМБ I категории, решаются регламентные и запросными задачи по учету затрат на производство в целом по предприятию.

     АРМБ III категории предназначен для анализа  работы структурных подразделений и предприятия в целом, обобщение сводных данных затрат на производство, осуществление оперативного контроля за использованием трудовых, материальных ресурсов и денежных средств, организации внутреннего аудита.

     На  АРМБ по учету затрат на производство I категории осуществляются следующие работы:

     • формирование нормативно-справочной информации;

     • ввод и контроль первичных данных;

     • расчет нормативной себестоимости  готовой продукции (видов услуг, товаров), нормативной себестоимости бракованной продукции;

     • формирование данных, полученных из других АРМБ и от информационной системы, о фактический расход производственных запасов и по другим прямым расходам;

     • группировка затрат по статьям;

     • распределение расходов по объектам учета;

     • определение затрат за место возникновения  затрат.  

     На  АРМБ I категории формируется и  отражается следующая исходная информация:

     • ведомость отклонений от норм фактических затрат на производство;

     • ведомость аналитического учета  общепроизводственных расходов;

     • модель анализа общепроизводственных расходов.  

     На  АРМБ по учету затрат на производство II категории выполняются следующие работы:  

     • распределение расходов по объектам учета в целом по предприятию;

     • закрытие счетов;

     • формирование реестров аналитического учета по счетам;

     • калькулирование себестоимости  продукции;

     • расчет фактической себестоимости  готовой продукции, работ и услуг;

     • аудит затрат на производство в целом по предприятию.  

     На  АРМБ по учету затрат на производство III категории решаются следующие задачи:  

     • анализ отклонений фактических затрат от текущих норм, правильность отнесения затрат на соответствующие изделия, заказ, виды услуг и т.д., выявление причин и виновников отклонений;

     • составление отчетности на уровне предприятия;

     • моделирование затрат на производство;

     • аудит хозяйственной деятельности предприятия;

     • выработки и принятия управленческих решений по мобилизации внутренних резервов.  

     В системе должны быть реализованы два основных способа списания прямых расходов на производство (материалов, комплектующих и т.п.):

     • списание по нормам;

     • списание без норм.  

     2 Основные первичные документы 

     Работа  в АРМБ по учету затрат на производство производится на основе следующих первичных документов:

     - Лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

     - Требование — накладная (форма  № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, при списания материалов в производство . Также может применяться для оформления поступления готовой продукции на склад.

     - Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся  предметов (форма № МБ-4) применяется для оформления поломки и утери малоценных и быстроизнашивающихся предметов, стоимость которых учитывается в затратах на производство.

     - Акты выбытия впоследствии прикладываются  к актам на списание (форма  № МБ-8).

     - Накладной на передачу готовой продукции в места хранения (унифицированная форма N МХ-18), применяется для документального оформления поступления на склад готовой продукции.

     - Накладная на внутреннее перемещение,  передачу товаров, тары (ТОРГ-13) может  использоваться для оформления поступления на склад готовой продукции.

     3 Общая характеристика выходных  документов 

     Основными выходными документами АРМБ по учету  затрат на производство являются:

     - Оборотно-сальдовая ведомость по  счету – содержит информацию  о движении ТМЦ по счетам бухгалтерского учета, в частности для АРМБ по учету затрат на производство по счетам 10, 20, 20-26, 28, 40, 43;

     - Отчет о калькуляции затрат  – содержит информацию о источниках  формирования себестоимости готовой продукции по видам затрат, материалам и услугам.

     Дополнительно на предприятии могут применяться  другие выходные документы, перечень которых указывается в учетной политике предприятия.

     Обобщенно все выходные документы АРМБ по учету  затрат на производство предоставляют пользователю следующую информацию:

     - перечень ТМЦ списанных в производство, их количество и стоимость;

     - количество, плановая и фактическая  стоимость готовой продукции,  а также перечень ТМЦ списанных  на производство данной продукции.

     4 Сравнительная характеристика функциональных ППП 

     На  предприятиях, совершающих небольшое  количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

     На  предприятиях с большим объемом  хозяйственных операций ведется  складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, предлагаемые фирмами «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др. 

     Программа «1С: Бухгалтерия» — это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

     Программа обеспечивает возможность ведения  количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов.

     Бухгалтерские проводки могут вводиться в «Журнал  операций» вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам. 

     Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены  в соответствие с требованиями конкретного  предприятия. 

     Система «Галактика» — это многопользовательский  сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

     Возможности комплекса:

     - оперативное управление финансами;

     - контроль за ходом выполнения договорных отношений;

     - контроль взаимных обязательств;

     - управление складскими запасами;

     - формирование и контроль исполнения финансового плана;

     - планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета. 

     Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной  системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

     Подсистемами  оперативного учета в программе  являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов, а также в форме первичных документов. 

     Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

     Информационное  ядро системы — подсистема «Главная книга», в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства. 

     Система «Бухгалтерский комплекс» — самая  старая форма существования бухгалтерских программ представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая система остается наиболее приемлемой. 

     Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для  ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета используется многоуровневая структура счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов. 

     Система «Бухгалтерский конструктор» представляет собой систему с расширенными инструментальными возможностями. В одну программу невозможно заложить специфику учета многих бухгалтерий, но можно создавать некоторые универсальные заготовки, из которых с помощью настроек пользователь может сделать программу, подходящую для любой организации. Такие универсальные системы устойчивы, свободны от ошибок, не связаны со спецификой конкретного предприятия, характеризуются модульной и гибкой архитектурой, располагают средствами настройки, предлагающими широкие возможности для адаптации к конкретным условиям учета. 

     Система «Интегратор» — многопользовательская  сетевая бухгалтерская система, программный продукт нового поколения. Изначально проектировалась как сетевая, построена в архитектуре «клиент-сервер», предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. Обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке; построена в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени. Новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу могут быть использованы персоналом, работающим на других компьютерах. Программа обеспечивает суверенность работы персонала, когда каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков. 

     Система «Бухсофт». Программы серии «Бух Софт» — одни из первых условно бесплатных программ для автоматизации бухгалтерского учета на рынке, которые не только охватили все участки автоматизации учета предприятия и предпринимателей, но и свободно представлены для скачивания в интернете.

     5 Постановка задачи. Входная и выходная информация 

     Разработаем систему позволяющую вести учет списания материалов в производство, и анализировать затраты на производство за период.

     В качестве входной информации выступать информация о том какие материалы, в каком и количестве и сумме были списаны на тот или иной вид продукции. Входная информация будет иметь следующую структуру:

     - Дата;

     - Подразделение;

     - Вид продукции;

     - Материал;

     - Количество;

     - Сумма.

     Выходной  информацией будет являться отчет «Ведомость затрат» со следующей структурой:

     - Подразделение;

     - Вид продукции;

     - Материал;

     - Количество;

     - Сумма.

     Для создания базы данных будем использовать систему Microsoft Access 2007.

     6 Таблицы базы данных. Схема данных 

     В базе данных создадим следующие таблицы:

     - Материалы – список материалов;

     - Виды продукции – список видов  продукций;

     - Подразделения – список подразделений;

     - Журнал затрат – журнал для  учета списания материалов в  производство. 

     Таблица 1 - Материалы

     Таблица 2 – Виды продукции

     Таблица 3 - Подразделения

     Таблица 4 – Журнал затрат

     Схема данных представлена на рис. 6.1 

Рис. 6.1 – Схема данных

     7 Отчет «Ведомость затрат» 

     Разработаем выходной документ – отчет «Ведомость затрат».

     В режиме SQL конструктора запросов напишем следующий текст запроса:

     SELECT

        [Виды продукции].Наименование,

         Материалы.Наименование,

        Подразделения.Наименование,

        Sum([Журнал затрат].Количество) AS [Sum-Количество],

        Sum([Журнал затрат].Сумма) AS [Sum-Сумма]

     FROM

        Подразделения

        INNER JOIN (Материалы

        INNER JOIN ([Виды продукции]

        INNER JOIN [Журнал затрат]

        ON [Виды продукции].Код = [Журнал затрат].[Вид продукции])

        ON Материалы.Код = [Журнал затрат].Материал)

        ON Подразделения.Код = [Журнал затрат].Подразделение

     GROUP BY

        [Виды продукции].Наименование,

        Материалы.Наименование,

        Подразделения.Наименование,

        [Журнал затрат].Дата

     HAVING

        ((([Журнал затрат].Дата)<=[Окончание периода]) AND (([Журнал затрат]![Дата])>=[Начало периода])); 

     Сохраним  запрос под именем «Журнал затрат». С помощью конструктора отчетов создадим на основании запроса одноименный отчет. Внешний вид полученного отчета представлен на рис. 7.1. 

Рис. 7.1 Отчет «Ведомость затрат»

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

     1. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: учебник / под ред. В.П. Божко, А.В. Хорошилова. - М: Финансы и статистика, 2007. - 224 с: ил.

     2. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник: - М.: Финансы и статистика, 2001.