Аудит операций по расчётам с персоналом (не включая оплату труда)

Введение

       Актуальность  темы заключается в том, что достаточно большая доля бухгалтерской работы на каждом предприятии приходится на организацию учета расчетов с  персоналом. Поэтому организация  грамотного учета расчетов с персоналом по прочим операциям в современных условиях является весьма актуальной проблемой для многих предприятий.

       Ввиду постоянно изменяющейся законодательной  базы в этой области, а также целого ряда особенностей расчетов с персоналом существуют различные трудности  и проблемы в бухгалтерском учете расчетов с персоналом по прочим операциям.

       В процессе хозяйственной деятельности организация производит различные  виды расчетов со своими работниками  помимо расчетов, связанных с начислением  заработной платы:

       выдает  работникам займы;

       взыскивает  деньги за причиненный работниками материальный ущерб;

       осуществляет  расчеты за предоставляемые работникам и членам их семей путевки в  санатории, дома отдыха, в том числе  за счет средств Фонда социального  страхования РФ;

       осуществляет  расчеты за предоставляемое работникам жилье, находящееся на балансе организации и т. д.

       Правильность  организации подобных расчетов имеет  немаловажное значение для мотивации  персонала и для точного формирования финансовых результатов деятельности организации. Правильное осуществление расчетов с работниками позволяет правильно сформировать себестоимость продукции и избежать конфликтов с персоналом, налоговыми органами, органами социального страхования и иными участниками хозяйственных отношений.

       Цель  работы – раскрыть особенности учета расчетов с персоналом по прочим операциям, провести аудиторскую проверку данного участка учета, выявить недостатки в учете и дать рекомендации по их устранению.

       Исходя  из цели, формируются задачи работы:

       1. рассмотреть теоретические основы  изучения расчетов с персоналом по прочим операциям;

       2. раскрыть особенности бухгалтерского  учета расчетов с персоналом  по прочим операциям в ЗАО «Брадо»;

       3. провести аудит расчетов с  персоналом по прочим операциям  в ЗАО «Брадо», выявить недостатки в учете и дать рекомендации по их устранению.

       Объект  исследования – расчеты с персоналом по прочим операциям ЗАО «Брадо».

       Предметом исследования являются особенности  расчетов с персоналом по прочим операциям  в ЗАО «Брадо», а также рекомендации по улучшению ведения данного участка бухгалтерского учета на анализируемом предприятии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1. Анализ нормативно- правовой базы  по проверке расчётов  с персоналом по  прочим операциям.

       При проведении аудиторской проверки расчетов с персоналом по прочим операциям  аудитор руководствуется следующими законодательными и нормативными документами:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, части 1 и 2.

       2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

       В соответствии с этими документами  трудовые отношения могут быть оформлены  трудовым договором (контрактом), коллективным договором или договором гражданско-правового характера. В ст. 56 ТК РФ указано, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные этим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

    3.Налоговый кодекс РФ, части 1 и 2.

    4.Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99.

    5.Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

    6.Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01.

    7.Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 05/01.

    8.План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ от 31 октября 2000 г. № 94Н).

    9.Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. N 66).

    10.Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

    11.Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

       Проверка  носит комплексный характер и  включает контроль соблюдений нормативно-правовых актов, касающихся проверки расчетов с персоналом по прочим операциям. Источниками информации служат документы по зачислению и увольнению сотрудников, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность.

       В качестве информации используются унифицированные формы первичной документации:

- приказы о приеме и увольнении сотрудников,

- инвентаризационные ведомости,

- акты о браке на производстве,

- кассовые документы,

- расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы,

- первичные документы по поступлению форменной одежды

       Также в качестве источников информации используются:

- трудовые договора с сотрудниками,

- коллективные трудовые договора,

- договора об индивидуальной и коллективной ответственности,

- договора о выдаче займов,

- банковские выписки и платежные документы на перечисление сумм по выданным займам,

- прочие документы.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся  регистры:

- по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

- по счету 68 «Налоги и сборы», субсчет « Налог на доходы физических лиц»,

- по счету 10 «Материалы»,

- по счету 01 «Основные средства»,

- по счету 26 «Общехозяйственные расходы»,

- по счету 28 «Брак в производстве»,

- по счету 50 «Касса»,

- по счету 51 «Расчетные счета»,

- по счету 70 «Расчеты по оплате труда»,

- по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

- по счету 98-4 «Доходы будущих периодов» (субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.Планирование  аудиторский проверки  расчетов с персоналом  по прочим операциям.

         Планирование аудиторской деятельности регулируется федеральным правилом (стандартом) «Планирование аудита» (утверждено Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696).

       Планируя  порядок проведения аудита аудиторская  организация должна руководствоваться  как общими, так и частными принципами проведения аудита, а именно:

- комплексности;

- непрерывности;

- оптимальности.

       Принцип комплексности планирования аудита предполагает обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования – от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита.

       Принцип непрерывности выражается в установлении сопряженных заданий группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям).

       Принцип оптимальности заключается в  том, что в процессе планирования аудиторской организации следует обеспечить вариантность для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы аудита на основании критериев, определенных самой аудиторской организацией.

       При планировании аудита аудиторской организации следует выделять основные его этапы: предварительный; подготовка и составление общего плана аудита; подготовка и составление программы аудита.[17,стр.7]

       На  этом этапе аудиторская организация  оценивает возможность проведения аудита.

       Считая  проведение аудита возможным, аудиторская организация готовит письмо-обязательство о согласии на проведение аудита и отсылает его в адрес экономического субъекта. Затем формируется группа аудиторов для проведения проверки и с экономическим субъектом заключается договор.

       Когда аудиторская организация не считает  возможным проведение аудита, в адрес  экономического субъекта посылается отказ  от его проведения.

       Вышеуказанные расчёты возникают по различным  причинам. Предприятие обязуется  быть посредником между рабочими и служащими и третьими лицами, организациями (по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит, по ссудам молодым семьям, на строительство садовых домиков), ведёт расчёты по возмещению материального ущерба и т.п. [2, стр.68]

       Большинство операций по этим расчётам находит своё отражение в корреспонденции со счётом 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

       Счёт 73 – активно-пассивный, дебетовое  сальдо отражает сумму задолженности  работников предприятию:

- за товары, проданные в кредит;

- по непогашенным ссудам, а также сумму задолженности материально-ответственных лиц предприятию по недостачам и хищениям.

       В ходе аудиторской проверки в первую очередь необходимо установить причины  образования задолженности работников предприятию по непогашенным в установленный срок суммам:

- за товары, проданные в кредит;

- по предоставленным займам;

- по возмещению материального ущерба;

- удержанным из заработной платы работников предприятия в пользу отдельных лиц на основании первичных документов или постановлений судебных органов;

-по недостачам, хищениям или порче материальных ценностей и денежных средств.

       Во-вторых, проверить: какие меры принимались  руководством предприятия по своевременному взысканию задолженности.

       В-третьих, необходимо проверить законность удержаний из заработной платы работников задолженности в пользу предприятия или других лиц. [6, стр.296]

       Типичные  ошибки, которые выявляются в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, следующие:

       в организации не ведется аналитический  учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, неправильно используется План счетов бухгалтерского учета;

       отсутствуют документы, подтверждающие начисление и удержание заработной платы;

       допущены  ошибки при начислении выплат по среднему заработку (отпускных, по временной нетрудоспособности и др.);

       ненадлежаще ведется учет (неправильная корреспонденция  счетов, расхождения между данными  аналитического и синтетического учета  и т.п.).

       Заключительный  этап включает, в том числе, проверку своевременности проведения инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям организации:

       проводились ли расчеты с персоналом по оплате труда и прочим операциям организации  в случаях, установленных законодательством;

       были  ли соблюдены сроки проведения инвентаризации, установленные организацией самостоятельно;

       соответствует ли документарное оформление инвентаризации требованиям, установленным в приказе  Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

       Если  аудитор производит лишь проверку результатов  инвентаризации, то данный факт необходимо отметить при составлении аудиторского отчета и аудиторского заключения.

       В заключение аудитор формирует пакет  рабочих документов, составляет аудиторский отчет и представляет его совместно с рабочей документацией руководителю группы (проверки). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3.Аудит  расчетов с персоналом  по прочим операциям.

Расчёты за товары, проданные  в кредит.

       Эти расчёты в настоящее время  практически не ведутся. Тем не менее, возможность таких расчётов существует и Инструкция по применению плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий [63] даёт нам следующее описание операций по этому счёту.

       Предприятия, на которых работают лица, купившие товары в кредит, и которые полностью возмещают торговым организациям суммы предоставленного ими покупателям кредита за счет кредита банка, при оплате банком соответствующих расчетных документов дебетуют счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников". По мере удержания с работников предприятия очередных платежей указанные предприятия дебетуют счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", после чего удержанные суммы перечисляются в погашение кредита банка с кредита счета 51 "Расчетный счет" в дебет счета 93 "Кредиты банков для работников".

       Предприятия, не пользующиеся кредитами банка  для погашения задолженности своих работников за приобретенные ими товары в кредит, на основании выданных этими работниками поручений-обязательств удерживают из их заработной платы суммы очередных платежей, дебетуя счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (по лицевым счетам торговых организаций). По мере перечисления удержанных сумм торговой организации счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

       Аудитору  в ходе проверки необходимо проверить  правильность расчётов за товары, проданные  в кредит, наличие договоров, сроки  представления поручений-обязательств покупателей, порядок погашения  кредита и т.д. 

 Расчёты по предоставленным займам.

       На  субсчете 73-2 "Расчеты по предоставленным  займам" отражаются расчеты с  работниками предприятия по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

       По  дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражается сумма  предоставленного работнику займа  в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетный счет". Если средства выданы работнику непосредственно банком в счет предоставленного предприятию кредита (без предварительного зачисления этих средств на расчетный счет предприятия), то записи по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" производятся в корреспонденции со счетом 93 "Кредиты банков для работников".

       На  сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредитуется в  корреспонденции со счетами 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (в зависимости от принятого порядка платежа). Погашение кредитов банка отражается во всех случаях по дебету счета 93 "Кредиты банков для работников" и кредиту счетов учета денежных средств, с которых были получены причитающиеся банку суммы.

       В настоящее время многие предприятия  выдают своим работникам денежные средства взаем на безвозмездной основе. В связи с этим в практической работе бухгалтеров часто возникают следующие вопросы: как правильно оформить договор беспроцентного займа, как производить расчеты по удержанию задолженности с работника по денежным средствам, выданным взаем, и как удерживать подоходный налог с материальной выгоды, полученной работником в результате получения от предприятия денежных средств взаем на беспроцентной основе.

       В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

       Той же статьей предусмотрено, что договор  займа считается заключенным  с момента передачи денег или  других вещей. Правовое значение данного  положения состоит в том, что заемщик не может принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет.

       Согласно  ст. 808 ГК РФ договор займа между  предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме.

       Простая письменная форма договор займа может считаться  соблюденной, если заемщиком в подтверждение договора займа и его условий представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем  денежных средств заемщику. Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться  на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику).

       Сторонами договора займа могут быть любые  лица, как юридические, так и физические.

       Часто возникает вопрос, правомочно ли предприятие  выдавать денежный заем, не являясь банковской организацией. Важное значение в данной связи имеет письмо Высшего Арбитражного Суда РФ от 10.08.94 № С1-7/ОП-555, которым разъяснено, что небанковская организация вправе как на возмездной, так и на безвозмездной основе размещать свои свободные денежные средства по договору займа, но только в том в случае, если эта деятельность не начинает носить систематического характера, не становится основным видом деятельности и прямо не запрещена законом.

       Помимо  перечисленных выше требований предприятию-заимодавцу следует также соблюсти еще ряд  требований для того, чтобы выдача займа была правомерной.

       Прежде  всего, денежные средства должны быть выделены предприятием-работодателем за счет собственных средств, что следует отразить в договоре займа.

       В соответствии с законодательством  заем денежных средств может быть осуществлен как в рублях, так  и в иностранной валюте.

Расчёты по возмещению материального ущерба.

       На  субсчете 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются  расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником предприятию в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

       Аудитору  следует, кроме всего прочего, проверить  правильность аналитического учёта  по счёту 73-3 «Расчёты по возмещению материального  ущерба», правильность составления  бухгалтерских проводок по этому  счёту и соответствие записей аналитического учёта по счёту 73-3 записям в журнале-ордере № 8, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учёта).

       В ходе проверки аудитор должен проверить  прежде всего вопросы, относящиеся  к принятию мер по недостачам, выявленным в ходе проведённых инвентаризаций.

       Он  должен установить, законно ли отнесены суммы по выявленным недостачам товарно-материальных ценностей и денежных средств на счёт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», при этом прежде всего обращается внимание на правильность документального оформления результатов произведённого зачёта недостач имеющимися их излишками.

       Порядок возмещения ущерба и разрешения споров по этому вопросу зависит от того, в каких отношениях находятся организация (независимо от её организационно-правовой формы) и работник, причинивший ущерб. Если работник не является штатным сотрудником и выполняет работу на основании гражданско-правового договора (например, договора подряда или поручения), то возмещение ущерба производится в соответствии с нормами гражданского законодательства (глава 59 Гражданского кодекса РФ). В том случае, когда с работником заключён трудовой договор (контракт), при решении этого вопроса необходимо руководствоваться трудовым законодательством (статьи 118 – 126 КЗоТ РФ).

       В случае нарушения статьи 2 Кодекса законов о труде РФ, устанавливающей обязанность работника бережно относиться к имуществу организации, ему предоставляется право добровольно полностью или частично возместить причинённый ущерб.

       В любом случае речь о возмещении ущерба может идти лишь при наличии следующих условий:

1. Ущерб причинён противоправными действиями работника (то есть нарушением им своих трудовых обязанностей).
2. Работник виновен в причинении ущерба, то есть действовал умышленно и неосторожно.
3. Должна быть причинная связь между действиями работника и нанесённым ущербом.

       Причём  все эти три условия должны иметь место в совокупности и  их наличие для привлечения работника к ответственности должна доказать администрация предприятия.

       Аудитором при проверке должно быть обращено внимание на такой вопрос, как соблюдение требований Кодекса законов о труде  о сроках и порядке проведения расследований по выявленным недостачам товарно-материальных ценностей и денежных средств и привлечения виновных к ответственности.

       Важно также установить: во всех ли случаях  привлечения работника к ответственности  требовалось его согласие.

       Особое  внимание аудитор должен обратить на наличие невзысканной задолженности, отнесённой на виновных лиц и выяснение причин её образования.

       Следует также помнить, что возмещение материального  ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или иной ответственности за действия или бездействия, которыми причинён ущерб.

       Что касается размера возмещаемого ущерба, то Кодексом законов о труде установлено два вида материальной ответственности: ограниченная и полная. Причём при определении размера ущерба учитывается только прямой действительный ущерб (неполученные доходы не учитываются).

       Наиболее  распространённым видом материальной ответственности является ограниченная материальная ответственность, когда за ущерб, причинённый организации, работник несёт материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.

       Случаи  же полной материальной ответственности (то есть когда либо возмещает ущерб в полном размере без каких-либо ограничений) строго ограничены трудовым законодательством. Такая ответственность наступает в следующих случаях:

1. Ущерб причинён преступными действиями работника, установленными приговором суда. При этом ответственность по возмещению ущерба может быть наложена на работника только при наличии приговора суда. Если будет вынесен оправдательный приговор, то вопрос о возмещении ущерба должен рассматриваться в порядке гражданского судопроизводства.
2. В соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причинённый предприятию при исполнении им своих трудовых обязанностей.
3. Между работником и организацией заключён письменный договор о полной материальной ответственности работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей.
4. Ущерб причинён не при исполнении трудовых обязанностей. В этом случае возмещению подлежит ущерб, причинённый как в рабочее, так и в свободное от работы время (например, водитель после окончания смены использовал служебную машину и попал в аварию).
5. Имущество и другие ценности были получены работником под отчёт по разовой доверенности или по другим разовым документам.
6. Ущерб причинён недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий, продукции (в том числе при их изготовлении), а также инструментов, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных работнику в пользование.
7. Ущерб причинён работником, находившимся в нетрезвом состоянии (доказательством администрации в этом случае могут быть акты об отстранении от работы, медицинское заключение, а также свидетельские показания и др.).