Должностная инструкция

Министерство образования и науки  Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный  технический университет имени Гагарина Ю.А.» Кафедра «Экономика и управление в машиностроении»
КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: «Менеджмент» вариант 8
	Выполнила: студентка группы ЭУМ-41 Пахомова Е.А (Microsoft Office Word 2007) Проверила:  Горячева Т.В.
Саратов 2012

 

Оглавление

 

Введение 3

1.Статус фирмы 4

2.Организационная структура управления фирмы 9

3.Матрица  РАЗУ 13

4.Табло управления 16

5. Нормаль процесса управления 20

6. Должностная инструкция 23

Заключение 29

Список используемой литературы 30

 

 

Введение

Основной целью настоящей  работы является формирование целостного  восприятия управленческих задач по организационной координации деятельности подразделений и работников на заводе «Сенсор»

В процессе  выполнения  курсовой работы рассматриваются следующие  вопросы: определение статуса предприятия, выявления номинальной и реально  существующей оргструктуры, разделения обязанностей (функций) в аппарате управления, формирования контрольных инструментов, обеспечивающих руководителей обратной связью, а исполнителей - действенным и наглядным инструментом реализации управленческой технологии, разработки организационно-регламентирующей документации.

Курсовая работа состоит  из 6 пунктов. Первые два раздела  базируются исключительно на конкретике собранных в период производственной практики материалов. Остальные разделы  представляют собой сочетание учета  абстрактно-теоретических схем, процедур и специфики функционирования ООО  «Сенсор».

Разделы с 3 по 6 строятся на выполнении отдельных фрагментов организационной  функции (или документа) применительно  к той или иной должностной  позиции или процедуре управленческой деятельности. В моем случае это  Отдел кадров.

 

1.Статус фирмы

 

К понятию «организация»  можно подходить с двух точек  зрения: структурной и поведенческой.

При структурном подходе  мы рассматриваем организацию как  таковую, способы распределения  производственных обязанностей и то, каким образом передаются полномочия и ответственность в рамках организации.

При поведенческом  подходе в центре исследования находится  человек. Независимо от того, насколько  тщательно продумана структура  организации, деятельность будет определяться в первую очередь людьми, входящими  в состав этой организации, их способностями  и мотивацией к труду.

Классификация фирм по различным принципам, положенным в ее основу, дает возможность получить в результате  изучения конкретной фирмы полное представление об организационно-правовом положении ее, характере и масштабе ее деятельности.

• Общие сведения о фирме: наименование фирмы, адрес фирмы, страна регистрации, номер регистрации, номер телекса или телефакса. Перечень общих сведений о фирме дает представление о характере и масштабах деятельности фирмы, ее месте и роли на мировом рынке, об организации управления, хозяйственных и финансовых связях фирмы.
• Показатели, характеризующие экономические и финансовое положения фирмы: величина акционерного капитала, активов, продаж; число занятых; место в списке ведущих компаний своей страны и место среди крупнейших компаний мира.
• Вид хозяйственной деятельности фирмы: промышленная, строительная, торговая, инжиринговая, транспортно-экспедиторская и др..
• Характер собственности фирмы: частная, государственная, полугосударственная, кооперативная.
• Правовое положение фирмы: акционерное общество, публичная компания, общество с ограниченной ответственности, частная компания, полное товарищество, единоличная фирма.
• Принадлежность фирмы по капиталу и контролю: национальная, иностранная и смешанная.
• История образования и особенности развития фирмы: год создания, основные слияния, поглощения; изменение наименований.
• Тип объединения в которые входит фирма, и ее положение в нем; материнская компания; филиал; дочерняя; ассоциированная компания.
• Номенклатура производимой и реализуемой продукции: основные товары или группы товаров; направление специализации номенклатура экспорта и импорта.
• Место фирмы на мировом рынке по важнейшим выпускаемым товарам: удельный вес фирмы в национальном (мировом) производстве (торговле) основными товарами, доля в экспорте и импорте страны.
• Производственная и материально-техническая база фирмы: число и место положение производственных предприятий и их мощность, число сбытовых предприятий , складов и станций технического обслуживания, их местоположение.
• Производственно-технические и прочие хозяйственные связи с другими фирмами (указывается наименование фирм, формы связей).
• Структура аппарата управления фирмы: численный состав совета директоров и правления; название производственных отделений, закреплена за ними номенклатура продукции, степень хозяйственной самостоятельности и ответственности.
• Акционерный капитал: распределение между собственниками акций; контрольный пакет акций; его принадлежность и владельцы.
• Связь фирмы с банками и характер этих связей.

 

Завод «Сенсор» входит в группу компаний "Рубеж"

Компания образована в 1988 году для инсталляции систем безопасности на объектах Саратовской области. Динамичное развитие компании осуществлялось за счет появления новых направлений  деятельности - разработки, проектирования, производства, продажи оборудования для систем охранно-пожарной сигнализации. Процесс развития в компании является непрерывным, что обеспечивает постоянное совершенствование всех процессов  внутри компании и развитие внешних  партнерских отношений. 
 
Состав группы компаний "Рубеж" :

• Торговый Дом "РУБЕЖ"
• Конструкторское бюро Пожарной Автоматики
• Заводы "Сенсор" и "Таймер"
• Инженерный центр "СпецПожПроект"
• Инсталляционное подразделение

Основная цель компании - предоставление комплексных решений по обеспечению пожарной безопасности объектов и населения. 
В рамках достижения этой цели  осуществляется:

• проектирование систем безопасности на объектах различной категории сложности;
• производство и продажа дымовых пожарных извещателей и источников питания;
• инсталляция систем безопасности на объектах различной категории сложности;
• разработка и производство уникального оборудования для сложных объектов и под узкоспециализированные задачи клиента.

1.1. Организационно-правовая  форма и реквизиты (ОПФ).

• Организационно-правовая форма: общество с ограниченной ответственностью;
• Вид собственности: Частная собственность.
• Тип компании: Организации, учрежденные юридическими лицами или юридическими лицами и гражданами
• Полное фирменное наименование: Научно-производственное объединение «Сенсор», общество с ограниченной ответственностью
• Сокращенное фирменное наименование: НПО Сенсор ООО Рубеж
• Фактический адрес: 410009, Саратов, просп. 50 лет Октября, 108а
• Телефон: +7 (8452) 66-30-86, +7 (8452) 66-30-85
• Руководство организации:
2. Сфера деятельности и услуги
• Разработка и производство оборудования охранно-пожарного назначения
• Дымовые извещатели ИП 212-41М, 212-45, 212-95
• микропроцессорный извещатель ИП 212-87
• Адресные извещатели ИП212-64, ИП212/101-64А2R1, ИП 101-29-А3R1
• Автономные извещатели ИП 212-50М, ИП 212-50
• Источники вторичного электропитания резервирующие на входные токи 5, 2 и 1 А
• Боксы резервного питания для увеличения времени непрерывной работы системы
• Оповещатели световые и звуковые
• Приборы приемно-контрольные ИП 212-41М, ИП 212-45, ИП 212-50, ИП 212-50М, ИВЭПР, ППКОП
• Продажа оборудования ОПС
• Техническое консультирование

Внешняя среда. Организации существуют в окружении, в среде, состоящей из множества элементов: рынок, с его предложениями и запросами, акционеры с их интересами получения дивидендов и реализации прав собственности, правительство с его налоговыми и законодательными требованиями, партнеры, по отношению к которым организация имеет свои обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, последствия экономических кризисов и т.п. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования. Руководитель должен учитывать это значительное влияние.

Внутренняя среда. Руководство фирмы  должно  выяснить,  обладает  ли  фирма внутренними силами,  чтобы воспользоваться внешними возможностями, и существуют ли у нее слабые стороны,  которые могут усложнить проблемы,  связанные с внешними опасностями. Этот процесс называется управленческим обследованием. Оно представляет собой методическую оценку функциональных зон фирмы, предназначенную для выявления ее стратегически сильных и слабых сторон. В обследование входят такие функции,  как маркетинг, бухгалтерский учет,  операции (производство), человеческие ресурсы, культура и образ предприятия.

 

В ООО «Сенсор» преобладает достаточно высокий уровень культуры управления. Дать оценку культуре управления можно  на основе следующих показателей:

• Рациональное распределение рабочего времени
• Личная культура сотрудников
• Высокий уровень культуры содержания рабочего места
• Высокий уровень культуры в работе с письмами клиентов и других лиц

Персонал предприятия «Сенсор» относится к своей работе с  ответственностью, рационально распределяет своё рабочее время, а так же имеет  высокую квалификацию. Однако, как  и в каждой фирме есть свои нюансы и недочёты, так и рассматриваемое  предприятие имеет свои слабые места. Например, не каждый сотрудник работает эффективно, иногда допускает ошибки и т.д.  Таким образом, основываясь  на вышеперечисленном,  можно качественно оценить персонал предприятия: с учётом слабых мест работников предприятия, персонал получает оценку 4.

У предприятия имеются следующие  ресурсы:

• Программное обеспечение ( T-FLEX)
• Патенты
• Технологии

Кадровая политика определяет цели, связанные с отношением предприятия к внешнему окружению (рынок труда, взаимоотношения с государственными органами), а также цели, связанные с отношением предприятия к своему персоналу. Кадровая политика осуществляется стратегическими и оперативными системами управления. Задачи кадровой стратегии включают:

- поднятие престижа предприятия;

- исследование атмосферы  внутри предприятия;

- анализ перспективы развития  потенциалов рабочей силы;

- обобщение и предупреждение  причин увольнения с работы.

Кадровая политика должна увеличивать возможности предприятия, реагировать на изменяющиеся требования технологии и рынка в ближайшем  будущем.

Свойства  кадровой политики:

1. Связь со стратегией.

2. Ориентация на долговременное  планирование.

3. Значимость роли кадров.

4. Круг взаимосвязанных  функций и процедур по работе  с кадрами.

Кадровая  политика является составной частью всей управленческой деятельности и  производственной политики организации. Она имеет целью создать сплоченную, ответственную, высокоразвитую и высокопроизводи-тельную рабочую силу.

 

2.Организационная структура управления Фирмы

 

Организационная структура управления – понятие  сложное «многослойное».

Рассмотрим  схематично в виде органиграммы:

• производственную структуру фирмы;
• структуру управления фирмы.

Производственная  структура фирмы отражает состав производственных подразделений (в  т.ч. филиалы, представительства, подсобные  и вспомогательные службы), располагающих  обособленными (отдельными) производственными  мощностями, направление технологических  потоков.

Структура управления фирмы отражает:

 во-первых, отношения по линии собственник  – Фирма;

 во-вторых, по линии исполнительные органы  управления – подразделения (центры  прибыли и центры затрат);

в-третьих, вертикальные (линейные и функциональные) связи;

в –четвертых, численность выборных органов, служб аппарата управления, подразделений.

Органиграммы в обоих случаях отражают существующее организационно-правовое положение.

Сущность  организационной и управленческой структуры

В любой фирме существует горизонтальное и вертикальное разделение труда. Причиной этого является специализация - повышается эффективность. Структура  системы управления представляет собой  в самом простом виде субъект  управления, воздействующий на объект управления. Субъект управления - это  управляющая часть системы, она  вырабатывает управляющие воздействия  и подает их на объект. Это top-менеджмент, а также исполнительные руководители. Объект управления - управляемая часть  системы управления - это часть  системы управления, состояние которой  приводится к желаемому результату. Объект и субъект управления появились  по причине разделения труда: 1)по управленческим функциям; 2)по исполнительным функциям.

Если субъект управления управляет собственными действиями, то есть субъект и объект являются одним целым, то в этом случае мы имеем дело с самоуправлением.

Организационная структура - форма управления, представляющая собой механизм и способ разделения труда и кооперации труда. Следствием будет специализация и высокая эффективность. Разделение труда существует горизонтальное и вертикальное. Структура системы управления представляет собой субъект управления, воздействующий на объект управления. Субъект управления - управляющая часть системы - вырабатывает управляющие воздействия и подает их на объект. Объект управления - управляемая часть системы - состояние которой приводится к желаемому результату.

Разновидности организационных  структур:

1.Механистическая (жесткая,  бюрократическая).

2.Органические (адаптивные) - меняющиеся в зависимости от  ситуации.

Создание сложных организационных  структур называется департаментализация.

Основные виды организационных  структур промышленных фирм:

иерархическая структура - характеризуется  многоуровневым управлением и незначительным объемом управления на каждом уровне.

квазииерархическая (наличие взаимно-выгодных стратегических целей)

продуктовая (дивизиональная) - основным элементом являются отделения, ответственные за выпуск основных типов продукции.

функциональная - организационная  структура, построенная в соответствии с видами работ, выполняемых отдельными подразделениями.

Региональная (дивизиональная) - тип дивизиональной структуры, в которой используется географический принцип построения.

матричная структура управления - адаптивная организационная структура, структура, в которой члены сформированной группы несут ответственность за свою деятельность и перед руководителем  данного конкретного проекта, где  они работают постоянно.

 

Организационная структура ООО «Сенсор»

 

Структура производственных участков ООО "СЕНСОР"

 

3.Матрица РАЗУ

Совершенствование менеджмента  в Фирме невозможно без четкого  определения функциональных обязанностей исполнителей и распределения их без дублирования и «белых пятен» безответственности. Одним из способов реализации подобных функций и является построение матрицы распределения  административных задач управления.

Задачей данной курсовой работы является проектирование вектора-столбца  матрицы РАЗУ по должностной позиции  с учетом следующих аспектов выполнения функций управления:

I – ответственность исполнителя за решения задачи

II – содержание деятельности по решению задачи СП – планирование, поиск идей и заказчиков.

III – содержание подготовительной деятельности.

Задачи и функции  отдела:

1. Подбор и расстановка кадров.
2. Ведение кадровой документации. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3. Разработка штатного расписания.
4. Повышение квалификации работников.
5. Проведение аттестации.

Для выполнения функций отдел  кадров взаимодействует:

1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

- получения заявок на  рабочих и служащих;

- получения характеристик  на работников, представляемых к  поощрению;

- получения пояснительных  записок от нарушителей трудовой  и профессиональной дисциплины;

- получения предложений  по составлению графиков отпусков;

- предоставления копий  приказов о приеме, перемещении  и увольнении;

- предоставления утвержденных  графиков отпусков;

- предоставления решений  аттестационной комиссии;

2. С бухгалтерией по вопросам:

- получения справок о  заработной плате для оформления  пенсии;

- получения штатного расписания;

- получения схем должностных  окладов, доплат, надбавок к заработной  плате;

- получения положений  о премировании работников;

- получения расчетов фондов  заработной платы и численности;

- получения расчетов потребности  в рабочих и служащих;

3. С юрисконсультантом по вопросам:

- получения  сведений  об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном  обеспечении;

- получения разъяснений  действующего законодательства  и порядка его применения.

На основе всего этого  построим матрицу распределения  административных задач управления с учетом должностной позиции (ДП), выбранной в соответствии с Приложением 1 [1].

Примечание:

          Принятие решения по работе:

Я – единоличное принятие решения;

! – участие в коллективном  принятии решения с правом  решающей подписи;

Р – участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи.

Управление выполнением  работы:

П – планирование;

О – организация;

К – контроль;

Х – координация;

А – активизация.

Выполнение работы и её техническое и информационное обслуживание:

С – согласование и консультирование;

Т – выполнение рабочих  операций;

М – подготовка предложений;

И – получение информации;

– выполнение расчетных операций.

          Прочерком (дефисом) изображается  неучастие в выполнении работы.

 

Таблица 3 – Матрица РАЗУ

№ п/п	Задачи (функции), решаемые в ДП	Наименование должностных лиц  и структурных подразделений
		Начальник отдела кадров	Заместитель начальника отдела кадров	Начальники структурных  подразделений	Бухгалтерия	Юрисконсультант	Менеджер по работе с  персоналом
11	Подбор  и расстановка кадров	ЯОК	ПКАХ	СИ	СИ	КСИ	ТМ
22	Ведение кадровой документации Документирование приема, перевода, увольнения работников	ЯОК	ПКТ	СИ	СИ	ТА	Т
33	Разработка  штатного расписания	!	РПОК	ХМСИ	СИ	-	ТА
44	Повышение квалификации работников	ЯОК	ПА	Т	Т	Т	Т
55	Проведение  аттестации	ЯОК	ПАМ	Т	Т	Т	ТМ

 

 

4.Табло управления

 

Одним из важных средств  осуществления процесса контроля является табло управления. Разработанное  табло управления отражает перечень основных показателей, подлежащих контролю со стороны руководителя отдела кадров, периодичность поступлений и  источники исходной информации.

 

Таблица 4 – Табло управления по должностной позиции

№ п/п	Наименование контролируемых показателей, формула	Периодичность	Источники
			Информационные	Исполнители, обеспечивающие подготовку
1	2	3	4	5
1	Коэффициент текучести персонала	раз в месяц	Журнал регистрации приказов о  приеме, переводе и увольнении работников	Менеджер по работе с персоналом
2	Коэффициент оборота по приему	раз в месяц	Журнал регистрации приказов о  приеме, переводе и увольнении работников	Менеджер по работе с персоналом
3	Коэффициент оборота по увольнению	раз в месяц	Журнал регистрации приказов о  приеме, переводе и увольнении работников	Менеджер по работе с персоналом
4	Коэффициент постоянства кадров	раз в месяц	"Отчет по труду"	Менеджер по работе с персоналом
5	Рентабельность персонала	раз в месяц	"Отчет по труду", Табель учета рабочего времени "Отчет о затратах на производство  и реализацию продукции (работ,  услуг) предприятия"	Менеджер по работе с персоналом
6	Производительность персонала	раз в месяц	"Отчет по труду", Табель учета рабочего времени "Отчет о затратах на производство  и реализацию продукции (работ,  услуг) предприятия"	Менеджер по работе с персоналом
7	Среднесписочная численность работающих	раз в месяц	Табель учета рабочего времени	Менеджер по работе с персоналом

 

1. Коэффициент текучести  - отношение уволенных по собственному желанию или за нарушения трудовой дисциплины к среднесписочному числу работников, который рассчитывается по формуле:

 

К_текуч. = (Ч_ув.с.ж. + Ч_{ув.нар.дисц.} ) / Ч_{ср.спис.} х 100%, где

 

К_текуч. - коэффициент текучести, 
Ч_ув.с.ж. - число уволенных по собственному желанию, чел., 
Ч_{ув.нар.дисц.} - число уволенных за нарушения трудовой дисциплины, чел., 
Ч_{ср.спис.} - среднесписочная численность за период, чел.;

2. Коэффициент оборота по приему - отношение численности принятых работников к среднесписочной численности работников за отчетный период, который рассчитывается по формуле:

 

К_об.пр = Ч_прин. / Ч_{ср.спис.} х 100%, где

 

К_об.пр - коэффициент оборота по приему, 
Ч_прин. - число принятых за период, чел., 
Ч_{ср.спис.} - среднесписочная численность за период, чел.;

3. Коэффициент оборота по увольнению - это число уволенных с работы, деленное на среднесписочную численность рабочих за данный период, которое рассчитывается по формуле:

 

К_об.ув = Ч_увол. / Ч_{ср.спис.} х 100%, где

 

К_об.ув - коэффициент оборота по увольнению, 
Ч_увол.. - число уволенных за период, чел., 
Ч_{ср.спис.} - среднесписочная численность за период, чел.;

4. Коэффициент постоянства кадров за определенный период - отношение разницы между числом сотрудников на начало периода и количеством уволившихся за этот срок к среднесписочной численности, который рассчитывается по формуле:

 

К_пост. = ( С_{списочн.числ.} - Ч_увол. ) / Ч_{ср.спис.} х 100%, где

 

К_пост. - коэффициент постоянства кадров, 
С_{списочн.числ.} - списочная численность на начало периода, чел., 
Ч_увол. - число уволенных за период, чел., 
Ч_{ср.спис.} - среднесписочная численность за этот период, чел.

5. Рентабельность персонала — отношение (чистой) прибыли к среднесписочной численности персонала. Рассчитывается по формуле:

 

R = Чистая прибыль/Среднесписочная  численность * 100 %

6. Производительность труда — это показатель плодотворности целесообразной деятельности работников, которая измеряется количеством работы (продукции, услуг), сделанной в единицу времени. Производительность труда характеризует способность работников создавать своим трудом товары и услуги за час, смену, неделю, месяц или год.

Производительность труда (П) рассчитывается по формуле:

 

П = О / Ч, где:

 

 О — объем работы в единицу времени; 

Ч — число работников.

7. Среднесписочная численность - средняя численность работников, работавших в организации в заданный период.

Среднесписочная численность  работников за месяц исчисляется  путем суммирования списочной численности  работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для  февраля - по 28 или 29 число), включая  праздничные (нерабочие) и выходные дни и деления полученной суммы  на число календарных дней месяца.

В списочную численность  включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие  постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также  работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочную численность  не включаются:

- работники, принятые  на работу по совместительству  из других организаций; 

- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

- собственники данной  организации, не получающие заработную  плату и др.

 

5. Нормаль процесса управления

Нормаль процесса управления служит для описания технологии выполнения отдельных задач (функций) управления, она показывает зафиксированную  последовательность решений задач  и взаимосвязь различных структурных  подразделений.

Для проектирования нормали  процесса управления построим информационную таблицу (таблица 5).

 

 

Таблица 5 – Информационная таблица

 

№ п/п	Наименование  задачи	Необходимая информация		Исполнители задачи	Срок исполнения	Результирующий  документ	Потребители документа
		Содержание, перечень	источники
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Подбор и расстановка  кадров	Предприятие основывает свою деятельность на положениях ТК РФ:  о трудовом договоре; о рабочем  времени; времени отдыха; об оплате и нормировании труда; о гарантиях  и компенсациях и т.д.   Фонд заработной платы; должностные оклады; тарифные ставки; надбавки; численность персонала   Наименование  должности; функции; должностные обязанности; права; ответственность, которую несет  должностное лицо   Системы оплаты труда работников; заработная плата  работников и  порядок ее исчисления; виды и размеры надбавок и доплат к должностному окладу; премирование	Трудовой Кодекс             Штатное расписание       Должностные инструкции       Положение об оплате и стимулировании труда	Отдел кадров	По мере необходимости	Журнал регистрации  приказов о приеме, переводе и увольнении работников	Бухгалтерия, отдел кадров
2	Ведение кадровой документации     Документирование приема, перевода, увольнения работников	Фонд заработной платы; должностные оклады; тарифные ставки; надбавки; численность персонала   ФИО работников и работодателя; наименование организации; сроки заключения договоров; наименование должностей; оклад; права и обязанности  сторон; адреса и реквизиты работников   ФИО работников; табельные номера работников; структурное  подразделение, в  котором числится тот или иной работник; Должности (специальности, профессии), разряды, категории, квалификации; тарифные ставки и надбавки; срок заключения договора и испытательный  срок	Штатное расписание       Трудовой договор             Приказы о приеме работника на работу	Юрисконсультант, отдел кадров	Ежедневно	Табель учета  рабочего времени	Бухгалтерия, отдел кадров
3	Разработка штатного расписания	Фонд заработной платы; должностные оклады; тарифные ставки; надбавки; численность персонала   Плановые объемы производства	Штатное расписание организации за предыдущий год   План производства на текущий месяц	Отдел кадров	Раз в месяц	Штатное расписание	Все структурные  подразделения
4	Повышение квалификации работников	Организация, проведение и содержание повышения квалификации;       Должности (специальности, профессии), разряды, категории, квалификации; надбавки за квалификацию	Положение о повышении  квалификации, профессиональной подготовке   Приказы о приеме работника на работу	Начальники  всех структурных подразделений	Раз в пять лет	Свидетельство о повышении квалификации	Бухгалтерия, отдел кадров
5	Проведение аттестации	Порядок подготовки аттестации; график проведения аттестации: ФИО аттестуемого, должность, дата проведения аттестации, ответственный за предоставление документов	Положение об аттестации работников	Начальники  всех структурных подразделений	Раз в три  года	Отчет об аттестации работников	Бухгалтерия, отдел  кадров