Должностная инструкция, этапы ее разработки, формы и структура

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Эффективность деятельности организации зависит от множества  факторов, и не последним из них  является производительность труда  ее персонала. Человеческий ресурс один из самых сложных для управления. Правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. В качестве «точки опоры» такой системы принято использовать штатное расписание организации. Это объясняется тем, что данный документ является обязательным с точки зрения действующего законодательства. Составлению штатного расписания предшествует процедура определения потребности в персонале организации. Она может быть различна по используемым принципам и методам, но основу ее составляет определение круга обязанностей каждого структурного подразделения и его сотрудников, а также квалификации персонала, необходимого для их выполнения. Для закрепления обязанностей используются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и рабочие регламенты [5. С. 76].

Сегодня в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние годы было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса. Трудно себе представить предприятие без внутреннего распорядка, устава, инструкций, так как отсутствие таких документов осложняют и замедляют работу организации. Падает производительность труда. Без должностной инструкции у вновь принятых сотрудников возникают проблемы с субординацией, распорядком трудового дня, зоной ответственности работника. Происходит текучесть кадров, что сказывается на работе предприятия не в лучшую сторону [8. С. 17].

Цель работы – анализ структуры должностной инструкции.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. раскрыть понятие должностной  инструкции;

2. проанализировать структуру  должностной инструкции.

3.проанализировать нововведения  в структуре должностной инструкции.

Объект исследования –   нормативно-правовой документ должностная инструкция.

Предмет исследования – личностные и квалификационные требования, предъявляемые к деятельности менеджера.

Для написания курсовой работы были использованы литературные источники. Рассмотрим основные использованные источники литературы.

Так Костян И.А.[16] в справочнике кадровика предлагает нам самостоятельно ознакомиться с ответами на вопросы, возникающие у кадровиков о должностной инструкции. В книге рассмотрено неоднозначное отношение о необходимости разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие, мотивируя тем, что должностные инструкции ничем не предусмотрены, отвергают их, полагая, что они не нужны, поскольку не имеют никакого значения в организации и управлении трудом.

 Вторым источником послужила книга И. Ансоффа [2] «Стратегическое управление», в которой он выделяет два основных конечных продукта стратегического управления: обеспечение потенциала для достижения целей организации в будущем и создание подвижной структуры, обеспечивающей чувствительность организации к изменению во внешней среде. Настоящая книга – надежный помощник секретарям, делопроизводителям, специалистам кадровой службы и опытный наставник тем, кто только учится работать с документами.

Следующим источником послужила книга Егоршина А. П.[10]. В книге «Управление персоналом» он рассматривает актуальную проблему управления персоналом на предприятиях и в организациях. Рассмотрена система работы с персоналом во взаимосвязи кадровой политики, подбора, оценки, расстановки, адаптации и обучения персонала.

Изложены новые подходы  к организации работы с персоналом на основе разработки философии организации  и структуры персонала, регламентации  и научной организации труда, основы теории лидерства и формирования коллектива.

Освещены важные вопросы  мотивации и потребностей, систем оплаты труда, методов управления персоналом и оценки эффективности работы персонала  в условиях рыночной экономики и  демократизации общества.

В пособии «Основы кадрового менеджмента» Травин В.В.[34] рассматривает основные проблемы менеджмента персонала на предприятии: поиск, отбор, наем персонала, его развитие и мотивация. Мы имеет возможность ознакомиться с применением тестов при работе с персоналом, а также зарубежным опытом по оценке и аттестации руководящих кадров.

Книга представляет интерес, как для практических работников, так и специалистов в области  менеджмента персонала.

В данной курсовой работе попытаюсь раскрыть понятие должностной инструкции и сформулировать вопрос о необходимости разработки должностной инструкции.

Данная работа состоит  из двух глав, в которых подвергнуты рассмотрению сущностные характеристики должностной инструкции, а также дан анализ этапов должностной инструкции и ее структуры. Рассмотрены новые взгляды на должностную инструкцию.

Понятие должностной инструкции

1.1 Сущностные характеристики должностной инструкции

В современном экономическом  словаре «Должностная инструкция – это инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме» [45. С. 176].

Должностная инструкция имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции достаточно часто смешивают. Это приводит, в том числе и к проблеме определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным сегодня является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами [6. С. 46].

Однако некоторые авторы считают ее актом применения нормы  права. При этом необходимо четко  понимать, что локальные нормативные  акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность  и неоднократность). Кроме того, локальное  правотворчество приводит к появлению  новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты применения норм трудового права  приводят не к появлению норм, а  к возникновению, изменению или  прекращению прав и обязанностей их адресатов [20. С. 135]

Авторы, которые утверждают, что должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Объективной причиной и в некотором роде оправданием здесь может служить то, что само понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций ассоциируется со специалистами и управленческим персоналом [2. С. 76].

Самому понятию «должность»  присуща определенная уникальность выполняемых задач, зависящая от замещающего ее сотрудника. В результате, достаточно часто возникают ситуации, когда одна и та же позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося. Вопрос четкого определения правовой природы и функционала должностной инструкции не только важен с теоретической точки зрения, но и порождает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Смешение  функций приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента структурирования производственного процесса. Результатом этого выступает необходимость в дополнительных элементах описания структуры взаимодействия штатных единиц и поверхностность описаний рабочих процедур в самой должностной инструкции [17. С. 169].

Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

• получить четкое представление о трудовой функции работника;
• грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
• определять необходимую квалификацию персонала;
• эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
• эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
• снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей [4. С. 56].

Работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:

• объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности;
• определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав;
• оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.

Должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются в  целях обеспечения:

• взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;
• исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;
• четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);
• установления их меры ответственности.

Стоит обратить внимание к вопросу соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:

• идентификационные данные сторон;
• место и дата заключения трудового договора;
• место работы;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
• дата начала работы;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами;
• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права [23. С. 147].

Типовая должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

• область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.
• цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность;
• должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур);
• права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей);
• ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).

Положения, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Прежде всего, это касается описания трудовой функции. Подобное пересечение позволило ряду авторов утверждать, что должностные инструкции являются составной частью трудового договора и рекомендовать в трудовом договоре формулировать трудовые обязанности работника путем отсылочной нормы на должностную инструкцию. Так, служба по труду и занятости в своем письме указывает: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ». Такой подход представляется упрощенным и не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция — это совершенно разноплановые документы [15. С. 267].

Первый является двухсторонним  соглашением между работником и  работодателем, второй – односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. При правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору. В силу многих организационных причин должностная инструкция более детальна, чем трудовой договор. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Соответственно, если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку.

 Таким образом, сначала определяется круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности.

1.2 Этапы составления должностной инструкции

Составление должностной  инструкции – это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

1. Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.

2. Разработка проекта  должностной инструкции. На этом  этапе документ наполняется реальным  содержанием. Фиксируются обязанности,  определяются права.

3. Согласование проекта должностной инструкции.

4. Утверждение должностной  инструкции.

5. Ознакомление с должностной  инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности  [19. С. 157].

Наиболее трудоемкими  являются первый и второй этапы работы. Остальные представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа.

Разберем идеальный вариант разработки должностной инструкции. Должность вводится во вновь создаваемом структурном подразделении для выполнения обязанностей, возникших в связи с расширением видов деятельности. Например, оптовая компания решает открыть магазин и осуществлять торговлю в розницу. На первом, подготовительном этапе необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Любая из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, и выбор, какую из них использовать, зависит от уровня квалификации и предыдущего опыта сотрудников, осуществляющих сопровождение процесса создания нового структурного подразделения. Одной из самых удобных методик является методика составления карты бизнес-процессов (технологических карт).

После определения видов  работ и производственных процессов  необходимо оценить их общую трудоемкость и затем определить численность  персонала, необходимого для их осуществления. Определение трудозатрат, то есть, по сути, нормирование труда, – это один из самых сложных этапов работы [24. С. 123].

Раньше над этими вопросами  трудились научные институты, выверявшие и рассчитывающие нормы по каждому  виду работ. К сожалению, в настоящее  время большая часть нормативов уже устарели.

Сегодня коммерческие организации не располагают необходимыми ресурсами ни для адаптации существующих норм, ни для разработки собственных. Поэтому трудозатраты и количество персонала в большинстве случаев оцениваются исходя из внутреннего убеждения топ – менеджеров с последующей корректировкой опытным путем. Большим подспорьем может послужить и наличие принципиальных схем производственного процесса. На этом же этапе определяются предполагаемые размеры заработной платы будущих сотрудников и общие затраты на персонал. Планирование заработной платы позволяет рассчитывать эффективность использования персонала и производительность труда. Этот этап заканчивается утверждением штатного расписания нового подразделения.

На втором этапе выделяются из общего объема конкретные действия и связи по должности, и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления. При этом необходимо понимать, что для организации невыгодны ни завышение, ни занижение данного уровня. Завышение квалификационных требований к персоналу ведет к проблемам в его поиске и необоснованному росту стоимости персонала для компании, ведь уровень заработной платы и компенсационного пакета напрямую зависит от квалификации работника. Занижение же квалификационного уровня неизбежно ведет к тому, что возложенная на сотрудника работа не будут выполнена или будет выполнена с низким качеством. Идеальные варианты встречаются достаточно редко.

Более обычной является ситуация, когда новая должность «выделяется» из уже существующих должностных  обязанностей или вводится в связи  с возникновением новых в уже  существующем подразделении. Как правило, это производится при росте непрофильных операций, выполняемых сотрудниками вследствие роста общей нагрузки на персонал или изменения условий  труда. В данном случае процедура несколько отличается  [14. С. 256].

Работа по введению новой  должности в уже существующее и активно работающее подразделение  начинается с определения, от каких  обязанностей она должна освободить уже существующие должности и  какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Затем проводится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности. Оценивается количество времени, которое  будет перенаправлено сотрудниками на основную работу, увеличение качества работы и ряд других показателей. Одновременно оценивается стоимость  привлечения нового сотрудника (затраты  на поиск и наем, заработная плата  и компенсационный пакет). Так  и определяется возможность введения новой должности.

Рассмотрим данную ситуацию на примере введения в штатное  расписание юридического отдела, должностей секретаря или помощника. В юридическом  отделе всегда присутствует значительный документооборот. В отдел поступают  документы на согласование (договоры, служебные записки, заявки подразделений  и т. п.), после их поступления работа распределяется между сотрудниками, затем поток документов направляется в обратном направлении. В небольших  и средних организациях отслеживать  их не составляет значительного труда.

Однако с ростом организации  происходит и значительный рост документооборота. Документы начинают «теряться» между  отделами, возникают задержки при  их согласовании, при этом установить, по чьей вине они происходят, достаточно сложно. Так, растет объем непрофильной работы, а также работы, не требующей  высокого уровня специальной квалификации. На этом фоне введение должности секретаря  в юридический отдел может  стать насущной необходимостью [20. С. 96].

При этом проводится оценка обязанностей, которые можно возложить  на данную должность. Например, работа по открытию расчетных счетов общества, сбор и заверение копий учредительных документов. Исходя из наличия или отсутствия подобных работ, и определяется, вводить должность секретаря или помощника юриста, на которого будут возложены и секретарские функции.

Согласование должностной  инструкции – это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый – технические согласования, это, прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства.

Второй тип – согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование помогает определить, какие из них подлежат корректировке.

Следующий этап – это утверждение согласованной инструкции, которая утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике же встречается утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, которые выдают работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют  [11. С. 34].

Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, который отвечает за кадровую работу в организации.

Последний этап – это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора.

Необходимо отметить, что в  абзаце 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя… при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе». Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова [1. С. 67].

Необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято также собственноручно расшифровывать.

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающим одну из проблем эффективного управления организацией и являет собой внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является трудовая функция работника, но и квалификационные требования, которые предъявляются к претенденту на занятие той или иной должности. Должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного  воздействия, а также позволяют  реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип  разделения и кооперации труда.

При разработке должностных  инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Должностная инструкция должна отражать весь круг должностных  обязанностей работника, предусматривать  определенный комплекс полномочий и  ответственность сотрудника. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юрисконсультантом.