Должностные инструкции и ее влияние на показатели труда персонала(на примере ООО «Информ-Альянс»)

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ 
МОСКОВСКАЯ АКАДЕМИЯ РЫНКА ТРУДА  
И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

(МАРТИТ)

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

«ОРГАНИЗАЦИЯ  ТРУДА ПЕРСОНАЛА»

 

Тема: Должностные инструкции и ее влияние на показатели 
труда персонала.

(на примере ООО «Информ-Альянс»)

 

 

                                                            

Выполнила:

Студентка 3 курса, группа УП

Кононенко Н.Д.

                                                              

 

Проверил:

Кандидат социальных наук, доцент

Е.М.Токарева

 

 

 

 

 

Москва, 2009

Содержание

 

Введение…………………………………….………………….……………..….3

Глава 1. Теоретическая  часть……………………………………………...……..4

1.1.Определение понятия «должностная инструкция»…………………...……4

1.2. Значение должностной инструкции………………………………….……..6

1.3. Профессиограмма как основа реализации кадровых программ………......8

1.4 Обзор методов разработки должностных инструкций и профессиог-рамм…………………………………………………………………………...….11

1.5. Методы и различные схемы профессиографирования……….…………..17

1.6. Выводы по разделу……………………………………………………....….20

Глава 2. Аналитическая часть…………………………….…………….………22

2.1 Анализ анкетирования…………………………….……………………..….22

Выводы……………………………………………………………………….…..36

Рекомендации………………………………………………………….……..…..37

Заключение……………………………………………………………………….38

Список использованной литературы…………………………………….……..39

Приложения №1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

На сегодняшний день в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние 3 - 5 лет было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании и фирмы на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации - разработка взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о разработке должностных инструкций.

В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение  к вопросу о необходимости  разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что  должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие отвергают их. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1) Что такое должностная  инструкция?

2) Каково предназначение должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы  помогут нам сформировать собственную  точку зрения о необходимости  разработки должностной инструкции.

Однако, те категории  руководителей, которые считают  обязательным разрабатывать должностные  инструкции, сталкиваются с рядом других проблем:

1) Как грамотно разработать  должностную инструкцию, с учетом  всех требований предъявляемых  сотруднику?

2) И, собственно, как  определить все требования, предъявляемые  сотруднику организации?

Для ответов на данные вопросы приходит на помощь одна из отраслей психологии - психология труда. Исследователями в данной отрасли было выделено понятие «профессиограмма». Профессиограмма, как описание деятельности и ее места в организации, является сложной категорий, требующей внимательного и детального изучения. Поскольку каждая организация является уникальной, с особой спецификой и направленностью, то необходимо учитывать данный факт при разработке профессиограммы. Лишь при соблюдении данных условий возможно практическое приложение профессиограммы к разработке должностной инструкции.

Объектом исследования данного курсового проекта являются должностные инструкции, разработанные в ООО «Информ-Альянс», и их влияние на показатели труда персонала.

Предметом исследования данного курсового проекта является выявление соответствия должностных инструкций с требованиями персонала

Цели данного курсового проекта является анализ должностных инструкций и их влияние на показатели труда персонала. В результате данной работы я собираюсь обозначить основные проблемы, преодоление которых поможет повысить показатели эффективности труда персонала. А так же постараюсь сформулировать рекомендации по решению этих проблем.

В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:

1. Проанализировать должностные инструкции и их влияние на работоспособность персонала.

2. Подготовить рекомендации  по корректировки существующей  должностной инструкции.

Гипотеза: должностные инструкции в ООО «Информ-Альянс» не совершены и требует корректировок.

 

Глава 1. Теоретическая часть

1.1. Определение понятия «должностная инструкция»

 

Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место  работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность  и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [9].

Так, по смыслу ч. 2 ст.64 ТК РФ обоснованным является отказ в  приеме на работу по деловым качествам  претендента на заключение трудового  договора. В соответствии с п. 10 постановления  Пленума Верховного суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:

- профессионально-квалификационных  качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации);

- личностных качеств  (например, состояние здоровья, наличие  определенного уровня образования,  опыт работы по данной специальности,  в данной отрасли).

При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:

- обязательны для заключения  трудового договора в силу  прямого предписания федерального  закона (О государственной гражданской службе Российской Федерации» обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное предусмотрено международным договором РФ);

- необходимы в дополнение  к типовым или типичным профессионально-квалификационным  требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере) [9].

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности  управленческого персонала в  соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

1.2. Значение должностной инструкции

 

Четкость в определении  квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:

- объективно оценить  деловые качества претендента  при приеме его на работу, в  т.ч. в процессе прохождение  конкурса (избрания или выборов  на должность);

- наиболее точно оценить  деятельность работника в период  его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);

- рационально распределить  функциональные обязанности между  работниками (осуществит разделение  труда в целом);

- решить вопрос о  переводе работника на другую работу ;

- повысить своевременность  и надежность выполнения задач,  за счет введения количественных  показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных  сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- четко определить  функциональные связи работника  и его взаимоотношения с другими  специалистами;

- конкретизировать права  работника в части подготовки  и принятия управленческих решений и использование ресурсов;

- повысить коллективную  и личную ответственность работников  за своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную  загрузку работников по периодам  с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками

Следует отметить, что  работник также заинтересован в  четком определении характера его  работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:

- объективно оценить  свои возможности и дальнейшую  перспективу трудовой деятельности;

- определить вид и  род работы, круг своих обязанностей  в целях защиты трудовых прав;

- оценить меру юридической  ответственности по занимаемой  им (или вакантной) должности.

Кроме того, должностные  инструкции можно рассматривать  и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении  трудового спора именно должностная  инструкция может служить доказательством  правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются  в целях обеспечения:

- взаимосвязи и взаимозаменяемости  между отдельными должностями;

- исключения дублирования  и параллелизма в выполнении  работниками организации отдельных  операций;

- четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);

- установления их меры  ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом.

В современных компаниях  должностная инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно с руководителем  подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель - определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование - это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель - установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.

Разрабатывать должностные  инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключение с ним трудового договора.

 

1.3. Профессиограмма как основа реализации кадровых программ

 

Определение понятия «профессиограмма»

Поскольку должностная  инструкция является описанием основных функций, которые должен выполнять  работник, занимающий данную должность. То при использовании должностной инструкции для оценки кандидатов на замещении вакантной должности специалист должен определить, насколько данный кандидат способен выполнять эти функции. Сделать это не просто, в особенности для человека, не знакомого со спецификой работы на вакантной должности. Поэтому чтобы облегчить процесс подбора кандидатов, многие организации стали создавать (в дополнение к должностным инструкциям, а в последнее время вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности - квалификационные карты и карты компетенций.

Для создания подобных документов необходимо сделать анализ работы исполнителя, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально  полно описывающих деятельность. Данный вид деятельности называется профессиографическим анализом. В дальнейшем по результатам анализа составляется профессиограмма.

Профессиограмма - это  документ, представляющий описание деятельности и ее места в организации.

В самом общем виде профессиограмма определяется как «описательно-технологическая характеристика различных видов профессиональной деятельности», сделанная по определенной схеме и для решения определенных задач.

Кроме того, выделяется понятие психограмма, понимаемая как выделение и описание качеств человека, необходимых для успешного выполнения данной трудовой деятельности. Данные качества называют профессионально важными качествами (ПВК).

В современной профессиографии  существует еще одно важное понятие - системная профессиограмма, рассматриваемая как сама технология психологического изучения субъекта труда, в которой как бы соединяется собственно профессиограмма и психограмма (на основе описательно-технологических характеристик профессии по определенной схеме выделяются профессионально важные качества для этой профессии).

 

 

Основные виды и значение профессиограмм

На основании целей  и задач, для решения которых  предназначены те или иные описательные системы профессий. Е.М. Иванова выделяет следующие типы профессиограм

- информационные профессиограммы  (предназначены для использования  в профконсультационной и профориентационной  работе для информирования клиентов  о тех профессиях, которые вызвали  у них интерес);

- ориентировочно-диагностические  профессиограммы (служат для выявления причин сбоев, аварий, низкой эффективности труда и организуются на основе сопоставления реальной работы данного человека или рабочей группы с требуемыми - эффективными - образцами организации трудовой деятельности);

- конструктивные профессиограммы (служат для совершенствования эргатической системы, на основе проектирования новых образцов техники, а также подготовки и организации труда самого персонала);

- методические профессиограммы  (служат для подбора адекватных  методов исследования данной  эргатической системы, т.е. направлены на рефлексию и последующую организацию труда самого специалиста, составляющего профессиографическое описание конкретной работы);

- диагностические профессиограммы,  целью которых является подбор  методик для профотбора, расстановки и переподготовки кадров);

А. К. Маркова анализирует  и выделяет следующие основные подходы  к содержанию и структуре профессиограм

Комплексная профессиограмма (по К. К. Платонову, Ю. В. Котеловой и  др.), где учитывается широкий  круг характеристик (социальных, технических, экономических, медико-гигиенических и др.), а также указывается предмет, цели, способ, критерии оценки результатов и т.п.

Аналитическая профессиограмма (по Е. М. Ивановой), где раскрываются не отдельные характеристики компонентов  профессии, а обобщенные нормативные показатели профессии и показатели психологической структуры профессиональной деятельности. Анализируются объективные характеристики труда и психологическая характеристика труда, что в итоге и позволяет выделять ПВК, соответствующие данным задачам.

Психологически ориентированная  профессиограмма (по Е. И. Гарберу), где  выделяются: 1) описание внешней картины  труда, трудовое поведение: фотография рабочего дня, хронометраж рабочего времени, временная динамика производственной активности, типичные ошибки и др.; 2) внутренняя картина труда: типичные реакции личности на определенные профессиональные ситуации, интегральные образования личности работника, психические состояния.

«Модульный подход»  в профессиографировании (по В.Е. Гаврилову). Сам психологический модуль - это «типовой элемент профессиональной деятельности, присущий ряду профессий и выделяемый на основе общности требований к человеку». Структура модуля: 1) объективные характеристики типового элемента; 2) психологические характеристики требований к человеку, предъявляемые этим элементом.

 

1.4. Обзор методов разработки должностных инструкций и профессиограмм

 

Правовая основа и оптимальная структура должностной  инструкции

В качестве основы должностных  инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка  применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:

- с регулированием  трудовых отношений;

- с обеспечением эффективной  системы управления персоналом  организации независимо от форм  собственности и организационно-правовых  форм деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Кроме того, работодатель в праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении  с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность  имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, должностная  инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с  учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание должностной  инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные  обязанности (карта функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение

1.Раздел «Общая часть»

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются  следующие положения:

Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и выше стоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия.

Порядок назначения, перевода и освобождение работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка.

Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие  стаж работы по специальности и уровень  образования, определяются по квалификационному  справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Перечень основных нормативных  актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и внутренних нормативных документов предприятия.

Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление  его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Этот раздел может  содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем  к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника.

2 Раздел «Должностные  обязанности»

Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в  должностной инструкции, поскольку  работодатель не в праве требовать  от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми  актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в  организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя [4].

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме.

Исходными данными для  разработки карты функциональных обязанностей являются:

- квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и служащих;

- матрица распределения функций  управления между структурными  подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости решения  задач управления, при отсутствии  нормативов трудоемкости - материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления.

3 Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением  трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными  для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; ТК РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции.

 

4 Раздел. «Ответственность»

Предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, ТК РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности  и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем  работника с применением в  случае необходимости следующих  форм воздействия:

- мер административного  воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, ТК РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального  воздействия, основной формой  которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда

5 Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает  субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных  подразделений и (или) отдельных  должностей, которые непосредственно  подчинены работнику в связи  с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся  по работе;

- условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения»  указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить  Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде.

б) Формы материального  поощрения: увеличить гарантированную  оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

в) Оценка эффективности  работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [11].

 

1.5. Методы и различные схемы профессиографирования

 

Выделяют основные методы профессиографирования: