Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Единая государственная система делопроизводства

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет»

Факультет «Торгово-экономический»

Кафедра «Экономика торговли»

Единая государственная система делопроизводства

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

ЮУрГУ–________.2012.___.ПЗ КР

Нормоконтролер, ст.преподаватель Руководитель, ст.преподаватель

________________С.Е.Дмитренко _______________С.Е.Дмитренко

____________________ 2012 г. _____________________ 2012 г.

Автор работы

Студент группы ТЭ-281

_____________Е.С. Фарафонова

____________________ 2012 г.

Работа защищена

с оценкой (прописью, цифрой)

___________________________

_____________________ 2012 г.

Челябинск 2012

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет»

Факультет « Торгово – Экономический »

Кафедра « Экономика торговли »

Специальность «Экономика и управление на предприятии(торговля и общественное питание)»

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

____________________(И.О. Ф.)

____________________2012 г.

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу студента

Фарафонова Елена Сергеевна

Группа 281

1 Дисциплина (специализация) Документирование управленческой деятельности

2 Тема работы (проект) Единая государственная система делопроизводства

3 Срок сдачи студентом законченной работы 18 мая 2012г.

4 Перечень вопросов, подлежащих разработке

______________________________________________________________________

5 Календарный план

Наименование разделов курсовой работы	Срок выполнения разделов работы	Отметка о выполнении руководителя
1 Делопроизводство в советский период	29.04.12– 30.04.12
2 Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных) документов	30.04.12– 02.05.12
3 Современное деловое письмо	03.05.12– 05.05.12
4 Документирование организационно-распорядительной деятельности	05.05.12– 08.05.12
5 Документирование деятельности коллегиальных органов	08.05.12– 10.05.12
6 Документирование информационно-справочных материалов	10.05.12– 11.05.12
7 Требования к оформлению документов по личному составу	11.05.12– 13.05.12
8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям	14.05.12– 15.05.12
9 Организация работы с документами	15.05.12– 16.05.12
10 Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов	17.05.12– 18.05.12

Руководитель работы ______________________/С.Е. Дмитренко__________/

Студент ________________________________/Е.С. Фарафонова __________/

АННОТАЦИЯ

Фарафонова Е.С. Единая государственная система делопроизводства. – Челябинск: ЮУрГУ, ТЭ-281, 46 с., библиогр. список – 31 наим.

Данная курсовая работа выполнена с целью изучения делопроизводства в советский период и подробное рассмотрение Единой Государственной системы делопроизводства.

Особое внимание уделено основным требованиям к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов, составлению современных деловых писем, документированию организационно - распорядительной деятельности.

Рассмотрено документирование деятельности коллегиальных органов, документирование информационно-справочных материалов (справки, докладные записки, объяснительная записка, акты).

Подробно изучены требования к оформлению документов по личному составу, делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, организация работы с документами и некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..6

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКИЙ ПЕРИОД……………………………..7

Единая Государственная система делопроизводства……………………7

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ…………..10
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО…………………………………………13

Правила оформления делового письма…………………………………..14

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ………………………………………………………………….16

Организационная документация………………………………………...16
Распорядительные документы…………………………………………..19

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ………………………………………………………………………….25
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ……………………………………………………………………28

Справки…………………………………………………………………...28
Докладные записки………………………………………………………29
Объяснительная записка…………………………………………………29
Акты……………………………………………………………………….30

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ………………………………………………………………………….32
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН………………………………………………………………………….34
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ……………………………….39
НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………….42

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..43

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………………..44

ВВЕДЕНИЕ

Единая государственная система делопроизводства. Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил “Единую государственную систему делопроизводства” (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в Украине с небольшими изменениями.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.

Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.

Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКИЙ ПЕРИОД

1.1 Единая Государственная система делопроизводства

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20-е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.

В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Еще в 1970 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Несмотря на то, что с момента ее разработки прошло уже более четверти века, ее положения используются во многом и в настоящее время.

Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974- 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота - максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота - одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.

Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю за их исполнением, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.

Таким образом, в Основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. В рамках ЕГСД в 1975-1990 гг. были приняты и пересматривались государственные стандарты, касающиеся унифицированных систем документации и организационно-распорядительной документации.

2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Этот вопрос охватывает «Основные положения по документированию управленческой деятельности», «Унификацию и стандартизацию управленческих документов», «Виды документов и их классификацию», «Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.

При составлении документов необходимо учитывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документы составляются на двух языках: естественном или искусственном.

На естественном языке составляются рукописные и машинописные документы, на искусственном языке - перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.

Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.

Для обеспечения взаимоувязки документов применяется Унификация.

Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может иметь какие-то реквизиты, свойственные только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать общему правилу. Рождение любого документа всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа – черновик документа - согласование с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости – с общественными организациями – печатание документа – согласование чистового экземпляра – регистрация – отправка исполнителям или адресатам – сдача на хранение в архив.

Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно – соответственно ЕГСД.

Для обеспечения работы с документами вводятся ГОСТы, ОСТы, РСТ. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Документы по видам делятся по двум группам: первая – документы по общим и административным вопросам, вторая – по функциям управления.

Документы классифицируются:

как служебные письма:
как приказы:
как протокола и т.д.

Оформления их могут быть:

по месту составления:
по содержанию:
по форме:
по срокам исполнения:
по происхождению:
по виду оформления:
по средствам фиксации:

Подлинник – это подписанный, и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Документ состоит из 29 реквизитов.

Оформление реквизитов документов:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак.

4. Код организации по ОКПО.

5. Код формы документа по ОКУД.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации.

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организации.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

3 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

3.1 Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые рас-. полагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту .восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;

• уменьшить стоимость машинописных работ;

• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

• облегчить визуальный поиск необходимой информации;

• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

4ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

4.1 Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

Единая государственная система делопроизводства 📙 Курсовая → 🆔 77126