Исследование и разработка предложений по совершенствованию системы управления в организации ООО «Новый Свет»

Содержание

Введение………………………………………………………………..……..2

1. Теоретические аспекты построения эффективной системы управления…………………………………………………………………...4

1.1 Сущность организационной  структуры управления предприятием…..4

1.2 Основные принципы и  факторы, определяющие организационное  построение фирмы……………………………………………………….…..13

1.3 Методы проектирования  организационных структур управления  предприятием…………………………………………………………….…..15

2. Исследование системы управления на примере ООО «Новый Свет»…………………………………………………………..…………...…17

2.1. Общая характеристика  предприятия………………………………...…17

2.2. Анализ существующей организационной структуры управления ООО «Новый Свет»……………………………………………………………...…19

3. Предложения по совершенствованию организационной структуры управления в организации ООО «Новый Свет»…………………….....24

3.1. Совершенствование организационной структуры управления ООО «Новый Свет…………………… …………………………………………...24

3.2. Основные направления совершенствования организационной структуры……………………………………………………………………..27

Оценка эффективности………………………………………………………31

Заключение……………………………………………………………...……32

Список использованной литературы…………………………………..……36

 

 

 

 

 

 

Введение

 

"Структура управления  организацией", или "организационная  структура управления" (ОСУ) - одно  из ключевых понятий менеджмента,  тесно связанное с целями, функциями,  процессом управления, работой менеджеров  и распределением между ними  полномочий. В рамках этой структуры  протекает весь управленческий  процесс (движение потоков информации  и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры  всех уровней, категорий и профессиональной  специализации. Структуру можно  сравнить с каркасом здания  управленческой системы, построенным  для того, чтобы все протекающие  в ней процессы осуществлялись  своевременно и качественно. Отсюда  то внимание, которое руководители  организаций уделяют принципам  и методам построения структур  управления, выбору их типов и  видов, изучению тенденций изменения  и оценкам соответствия задачам  организаций.

Актуальность темы курсовой работы определяется необходимостью рассмотрения теоретических положений для разработки практических рекомендаций для реализации механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием в условиях неопределенности, обеспечивающего повышение эффективности функционирования предприятия в целом.

Цель данной курсовой работы - изложение теоретических основ и практических аспектов совершенствования организационных структур управления предприятием в рыночной экономике.

Для достижения указанной  цели были поставлены и решены следующие  задачи: уточнено содержание понятия  организационной структуры управления предприятием; представлена классификация  организационных структур управления предприятием; проведен анализ организационной  структуры предприятия; разработаны проектные мероприятия по совершенствованию организационной структуры в свете стратегии развития предприятия.

Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что предложенные рекомендации позволяют повысить эффективность деятельности предприятия за счет повышения уровня организации управления в условиях постоянно меняющейся внешней среды.

Объектом исследования выступает  действующее предприятие ООО «Новый Свет». Предмет исследования - организационная структура управления предприятия.

Курсовая  работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Первая глава посвящена  исследованию современных подходов к определению и классификации  организационных структур и анализу  механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием.

Вторая глава посвящена  изучению объекта исследования. Дается краткая характеристика организации  ООО «Новый Свет», рассматривается организационная структура управления на данном предприятии.

Третья глава курсовой работы посвящена разработке направлений организационных изменений эффективности совершенствования организационной структуры управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теоретические аспекты  построения эффективной системы  управления

 

1. Сущность организационной структуры управления предприятием

 

Категория "структура" относительно социально-экономических  систем отражает состав, строение экономического объекта, внутреннюю форму системы. Наличие структуры представляет неотъемлемый атрибут всех реально  существующих социально-экономических  систем, потому что структура придает  им целостность.

Абстрактная категория "структура" и понятие "организационная структура  управления" отличаются тем, что  объектом структуризации может выступать  сама организация или предприятие (структура организации, структура  предприятия); управление (структура  управления) и каждый элемент системы  управления.

Структура, отражающая состав и соподчиненность различных  элементов, звеньев и ступеней управления, функционирующих для достижения определенной цели, называется организационной.

Организационная структура  управления (ОСУ) - это состав (специализация), взаимосвязь и соподчиненность  самостоятельных управленческих подразделений  и отдельных должностей, выполняющих  функции управления.

Организационная структура  управления - упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого.

ОСУ определяется также как  форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и  работающими в них людьми.

Структура управления определяется составляющими ее звеньями и иерархическими ступенями управления. Структура  должна обеспечивать единство устойчивых связей между его составляющими  и надежное функционирование системы  в целом.

Звено управления - обособленное подразделение со строго очерченными  функциями. В качестве звена управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. К понятию  звено относят также и руководителей.

Ступень управления - это  совокупность звеньев, находящихся  на определенном уровне иерархии управления.

Организационная структура  имеет отношение непосредственно  к организациям, где осуществляется та или иная совместная трудовая деятельность, нуждающаяся в организационных  процессах: разделении труда, ресурсном  обеспечении, согласовании объемов, сроков и последовательности работы. Организационные  процессы в свою очередь обусловливают  необходимость выработки целей  и стратегий деятельности, выполнение процессов планирования, мотивации, контроля, учета, анализа, т.е. процессов  управления. Возникает понятие организационная  структура управления как единство устойчивых взаимосвязей между элементами системы управления фирмами, осуществляющими  производственно-хозяйственную и  социальную деятельность.

Элементами ОСУ могут  быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в  которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два  направления специализации элементов  ОСУ:

а) в зависимости от состава  структурных подразделений организации  вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса  и т.п.;

б) исходя из характера общих  функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

При двухуровневой структуре  создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно  руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в  ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь  может состоять из нескольких уровней. Вертикальные связи (субординационные, иерархические связи) -- это связи  руководства и подчинения, и необходимость  в них возникает при иерархичности  управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. 

Кроме того, связи в структуре  управления могут носить линейный и  функциональный характер. Линейные связи, т.е. связи подчинения по всему кругу  вопросов, - это отношения, в которых  руководитель реализует свои властные полномочия и осуществляет прямое руководство  подчиненными.

Функциональные связи, т.е. связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления, носят  совещательный, рекомендательный характер. Они имеют место по линии движения информации и управленческих решений  по тем или иным функциям управления.

Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного  персонала, штабного персонала и  функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных  им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами  организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать  другим членам организации выполнять  их распоряжения. Если тому или иному  работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать  решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

*Увеличение количества элементов и уровней в ОСУ неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

Целевое назначение организационной  структуры управления -- обеспечить устойчивое развитие социально-экономической  системы посредством формирования, сохранения и совершенствования  способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и  внутреннего взаимодействия элементов  системы.

Одна из основных ошибок, совершаемых слишком многими  фирмами, состоит в том, что новую  стратегию они просто налагают на существующую структуру фирмы. Так  не должно быть. Структура зависит  от стратегии, и этап формирования структуры  в процессе планирования может представлять наиболее важную стадию успешной реализации стратегического плана.

Объективные факторы и  условия определения разнообразия организационных структур:

· размер деятельности предприятия (малое, среднее, крупное);

· специализация на выпуске  одного вида продукции или широкой  номенклатуры изделий различных  отраслей;

· характер выпускаемой продукции (тип производства);

· сфера деятельности предприятия (организация на местный, национальный или внешний рынок);

· масштабы заграничной деятельности и формы ее осуществления;

· вид монополистического объединения (концерн, финансовая группа, холдинг).

Помимо перечисленных  факторов, влияющих на выбор ограниченной структуры, можно отметить динамизм внешней среды, технологию, отношение  к организации руководителей  и сотрудников.

Динамизм внешней среды  является очень сильным факторам, определяющим, какую организационную  структуру должна выбирать организация. Если внешняя среда стабильна, то организация может с успехом  применять механистические организационные  структуры.

Влияние технологии на организационную  структуру проявляется в следующем:

1) структура привязана  к той технологии, которая используется  в организации. Число структурных  единиц и их взаимное расположение  сильно зависят от используемой  в организации технологии;

2) организационная структура  должна быть построена таким  образом, чтобы она позволяла  проводить технологические обновления.

Организационная структура  в значительной мере зависит от того, как к ее выбору относятся менеджеры, какой тип структуры они предпочитают и насколько они готовы идти на введение нетрадиционных форм построения организаций.

Признаки оптимальной  структуры:

· небольшое число уровней  руководства;

· небольшие подразделения  или автономные группы с высококвалифицированным  персоналом;

· целенаправленная работа на потребителей;

· предусмотрение изменений  или быстрая реакция на них;

· высокая производительность и низкие затраты - высокая эффективность.

Содержание процесса формирования организационной структуры в  значительной степени универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава  и места подразделений, их ресурсное  обеспечение (включая численность  работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы которые осуществляются в организационной  системе управления. Весь этот процесс  можно организовать по трем крупным  стадиям: 1) формирование общей структурной  схемы аппарата управления; 2) разработка состава основных подразделений  и связей между ними; 3) регламентация  организационной структуры.

Разработка организационной  структуры управления предприятием включает:

· определение состава  органов управления и их количество;

· установление уровня компетенции, прав, обязательств и ответственности  каждого звена;

· установление количественного  состава работников;

· формирование применяемых  методов руководства;

· определение состава  информации и техники ее обработки  и использования.

Основные элементы организационной  структуры управления предприятием:

· состав и структура функций  управления или процессов по обеспечению  потребностей и запросов потребителей;

· численность работников управления по функциям или процессам  и их профессионально-квалификационный состав;

· состав самостоятельных  структурных подразделений;

· количество уровней управления или автономных групп (бизнес-групп) и распределение работников между  ними;

· централизация или децентрализация  управления;

· информационные взаимосвязи.

Последовательность действий :

1. Осуществляется деление  организации по горизонтали на  широкие блоки, соответствующие  важнейшим направлениям деятельности  по реализации стратегии. Решаются, какие виды деятельности должны  выполняться линейными подразделениями,  а какие - штабными.

2. Устанавливаются соотношения  полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает  цепь команд, если необходимо  производит дальнейшее деление  на более мелкие организационные  подразделения, чтобы более эффективно  использовать специализацию и  избежать перегрузки руководства.

3. Определяются должностные  обязанности как совокупность  определенных задач и функций  и поручается их выполнение  конкретным лицам.

Существуют три главных  этапа в проектировании любой  организационной структуры управления: определение характера выполняемой  работы; распределение работы между  отдельными позициями менеджмента; классификация элементов менеджмента, разработка на этой основе логических групп управления.

1. Определение характера  выполняемой работы. Для выполнения  этой задачи данную стадию  создания организационной структуры  полезно также разбить на подгруппы,  предусматривающие определенные  этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого  объема работ для решения поставленных  задач, устранения бесполезной  работы и дублирования, разработка  самого процесса, проверка (чтобы  не упустить важную составляющую  часть работы).

Выделяются следующие  направления исследований, которые  необходимо провести на рассматриваемом  этапе построения организационной  структуры. Они включают анализ:

· деятельности: определение  той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

· решений: какого вида решения  будут приниматься и какое  участие в этом будет принимать  тот или иной менеджер;

· отношений, то есть определение  того вклада в общее дело, который  должен внести менеджер;

· лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать;

· влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.

2. Распределение работ  между элементами менеджмента.  Этот этап включает в себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных  обязанностей для каждого руководителя  любого уровня); технические приемы  в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени,  изучение методов и организации  труда); установление полного сотрудничества  всех лиц, работающих в рамках  организации.

3. Классификация элементов  менеджмента, построение логических  групп. В данном вопросе важно,  чтобы элементы управления были  сгруппированы согласно виду  выполняемой работы, а не по  другим критериям (например, вокруг  пользующихся авторитетом руководителей).

           Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию подразделений, то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогическую работу, как правило, под единым руководством начальника подразделения.

 

 

 

 

 

 

1.2 Основные принципы и факторы, определяющие организационное построение фирмы

К структуре управления предъявляется  множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах  формирования ОСУ, разработке которых  было посвящено немало работ отечественных  авторов в дореформенный период. Главные из этих принципов могут  быть сформулированы следующим образом:

1. Организационная структура  управления должна, прежде всего,  отражать цели и задачи организации,  а, следовательно, быть подчиненной  производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать  оптимальное разделение труда  между органами управления и  отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры  управления надлежит связывать  с определением полномочий и  ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними.

4. Между функциями и  обязанностями, с одной стороны,  и полномочиями и ответственностью  с другой, необходимо поддерживать  соответствие, нарушение которого  приводит к дисфункции системы  управления в целом.

5. Организационная структура  управления призвана быть адекватной  социально-культурной среде организации,  оказывающей существенное влияние  на решения относительно уровня  централизации и детализации,  распределения полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров.

Вывод - реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Методы проектирования  организационных структур управления  предприятием

Под методом проектирования организационной структуры понимают научно-методические основы их разработки, используемые при построении структур управления на вновь вводимых предприятиях, а также при совершенствовании  системы управления.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может  быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры  по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это - количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том  числе формализованных, методов  анализа, оценки, моделирования организационных  систем с субъективной деятельностью  ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных  решений.

Проектирование организационных  структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих  методов:

1) аналогий;

2) экспертно-аналитического;

3) структуризации целей;

4) организационного моделирования

Метод аналогий состоит в  применении организационных форм и  механизмов управления, которые оправдали  себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером) по отношению к проектируемой  организации.

Особое место среди  экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов  управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

Метод структуризации целей  предусматривает выработку системы  целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий  анализ организационных структур с  точки зрения их соответствия системе  целей.

Метод организационного моделирования  представляет собой разработку формализованных  математических, графических, машинных и других отображений распределения  полномочий и ответственности в  организации, являющихся базой для  построения, анализа и оценки различных  вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Процесс проектирования организационных  структур управления должен быть основан  на совместном использовании охарактеризованных выше методов.

Создание подразделений  путем группирования аналогичных  производственных функций позволяет  добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства  предприятием в период расширения его  хозяйственной деятельности.

Формирование бизнес -групп (центров прибыли) в рамках закрепленного за ними процесса, представляющего определенные отношения организации с потребителями, усиливает группирование работ по рынкам.

 

Исследование  системы управления на примере ООО «Новый Свет»

2.1 Общая характеристика предприятия

ООО «Новый Свет» зарегистрировано 10 июня 2007 года. Организационно - правовая форма предприятия - Общество с ограниченной ответственностью.

Целью создания и деятельности предприятия является хозяйственная  деятельность, направленная на извлечение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в его услугах, работах.

В соответствии с целями деятельности и законодательства Российской Федерации, предметом деятельности предприятия является организация  перевозок грузов.

В основе взаимоотношений ООО «Новый Свет» с заказчиками лежит договор на транспортное обслуживание, предусматривающий следующие условия: предоставление заказчиком объема работ, маршруты перевозок, виды и марки заказываемой техники, режим работы транспорта, условия его работы, безопасность и охрана, правильность и своевременность заполнения путевых листов, своевременность расчетов за оказанные услуги, ответственность сторон за нарушение договорных обязательств. Как правило, договор заключается сроком на один год с дальнейшей его пролонгацией или перезаключением. Договор предусматривает взаимную ответственность сторон. Совокупность обязанностей сторон должна базироваться на своевременном и качественном выполнении транспортных услуг с минимальными затратами ресурсов. Обязанности сторон должны быть сформулированы в таком виде, чтобы имелась возможность четкой оценки их выполнения. Обязанности должны отражать: разделение труда между отдельными сторонами, необходимость создания благоприятных условий работы, требования общегосударственных и отраслевых нормативных актов.

Устав автомобильного транспорта предусматривает оказание транспортных услуг на основании договоров  и разовых заявок. Заявка на технику  представляет собой мини-договор, так  как в ней оговаривается: тип  подвижного состава, вид работ, объем, маршрут и т.д.

Любой желающий, юридическое  или физическое лицо, может стать  потребителем услуг предприятия. Потенциальный  клиент заключает договор с предприятием, оговаривает в нем тип и  объем услуг ему необходимый, и согласно типу и объему услуг  по факту выполнения оплачивает их стоимость.

Предоставление услуг  производимых предприятием возможно как  на основании заключенного договора по каждому типу услуг в отдельности, так и по разовым заявкам с  оплатой по факту выполненных  работ на основании оговоренных  тарифов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ существующей организационной структуры управления ООО «Новый Свет»

Необходимость анализа организационной  структуры вытекает из жёстких требований, которые сегодня предъявляет  рынок к предприятиям. Высокий  уровень конкуренции заставляет изыскивать новые резервы оптимизации  производства, а в первую очередь  самого процесса управления. От того, на сколько эффективно налажено управление предприятием, зависит в конечном итоге его благосостояние. В этом и заключается необходимость  анализа организационной структуры  предприятия - в оптимизации управленческого  процесса и поиске скрытых резервов роста.

В результате данного вида анализа устанавливается существующая система реализации бизнес процессов  и управления ими, а так же соответствующая  им информационно-технологическая  модель функционирования компании.

Основной задачей ООО  «Новый Свет» является осуществление политики, соответствующей основным целям компании.

Основные цели ООО «Новый Свет»:

1. получение прибыли;

2.завоевание и освоение  новых сегментов рынка;

3.создание новых рабочих  мест;

4.повышение качества оказываемых  услуг;

5.поддержание репутации  фирмы.

Получение прибыли - самая  главная цель, как и любой другой организации.

На данный момент ситуация с созданием новых рабочих  мест сложная. Но главным является не только возможность принятия новых  рабочих, а также способность  удержать имеющиеся кадры.

Проведя анализ методом опроса сотрудников всех отделов (анкетирование) и методом наблюдения, были выявлены недостатки:

1. Недостаточное снабжение  предприятия необходимыми запасными  частями, горюче-смазочными материалами  и т.д.

2. Низкие показатели ликвидности,  платёжеспособности.