Основные данные о работе

     Содержание

     Основные  данные о работе 1

     Содержание 2

     Введение 3

     Основная  часть 10

     1 1 Особенности организационных систем  управления 10

     2 2 Краткая характеристика исследования  системы управления организацией 19

     Заключение 31

     Глоссарий 33

     Список  использованных источников 34

     Приложения 35

     Введение

     2.3 Общенаучные и частнонаучные методы исследования систем управления Исследование систем управления в зависимости от уровня изучаемой проблемы, целей, задач исследования может носить глобальный или локальный характер. Глобальные проблемы как правило, носят системный, междисциплинарный характер, исследуются с использованием общенаучных методов. Проблемы, ограниченные по своим масштабам, имеющие ярко выраженную специфику исследуют в основном с применением частнонаучных методов. Общенаучные методы применимы для исследований в предметных рамках ряда научных направлений: экономики, менеджмента, социологии, психологии и т.д. Изучение более узкой или специфической проблемы в одной избранной сфере проводится с использованием частнонаучных методов, применяемых в основном в избранном научном направлении. К примеру, методы изучения спроса на продукцию используются в маркетинговых исследованиях, а метод функционально-стоимостного анализа находит применение в экономике предприятий. К общенаучным методам исследования в ИСУ относятся: контроль и диагностика проблем, системный анализ, экспертные методы исследования, моделирование и статистические исследования, морфологический анализ и функционально-декомпозиционное представление в форме агрегата, анализ и синтез понятий. К частнонаучным методам можно отнести: определение выборки и методы социологических исследований, Дельфи, методы средневзвешенных критериев при оценке поставщиков, метод Монте-Карло, тестирование, параметрический метод, факторный анализ, функционально-стоимостный анализ, финансовый анализ, бюджетирование, калькулирование, хронометраж, фотография рабочего времени, метод Парето, применяемый для выявления наибольших затрат, связанных с дефектами и многие другие методы, применяемые в функциональных подсистемах менеджмента. Основополагающим в современных исследованиях по менеджменту является системный подход, в рамках которого анализируются факторы внешней и внутренней среды организации, а сама она рассматривается как открытая, динамично развивающаяся система.

     Моделирование — метод прогнозирования возможных  состояний объекта в будущем, способов достижения заданных параметров с применением моделей: предметных, знаковых, математических, имитационных, аналитических. Модель в исследовании систем управления — это упрощенное представление объекта, которое должно отвечать требованиям полноты адаптивности, обеспечивать возможность включения достаточно широких изменений. Модель должна быть достаточно абстрактной, чтобы допускать варьирование большим числом переменных, и ориентирована на реализацию с помощью существующих технических средств, т.е. должна быть физически осуществима на данном уровне развития науки и техники с учетом конкретного предприятия, выполняющего прогнозирование.

     Примеры моделей, используемых в исследовании систем управления: функционально-декомпозиционное представление - агрегат, имитационная модель Монте-Карло, блочная модель, представленная в виде логической блок-схемы, функционально-стоимостная модель, модель Бостонской консультативной группы, факторная матрица, модель прогноза затрат и прибыли.

     Имитационные  модели в ИСУ строятся по аналогии с объектом исследования с использованием статистических методов. Для моделирования в случайных условиях был разработан метод статистических испытаний (метод Монте-Карло), основная идея которого состоит в моделировании случайных явлений посредством реализации «розыгрышей». Результаты такого моделирования обрабатывают с использованием вычислительной техники. Определяется тип и параметры распределения случайных величин. Допустим, мы называем единичным жребием любой элементарный опыт, в котором решается один из вопросов:

     1. произошло или не произошло событие А?

     2. какое из возможных событий А, B, С......произошло?

     3. какое значение приняла случайная величина X ?

     Реализация  случайного явления основана на математическом законе больших чисел. Наиболее важным является принцип случайности появления  части значений параметров и, следовательно, реализации модели в целом. Имитационное моделирование может быть применено для прогноза возможных состояний системы, динамики продаж, изменения конкурентной среды организации и т.д.

     Функционально - декомпозиционное представление системы  в форме агрегата дополняет математические методы моделирования, используемые в ИСУ. Общее представление системы наиболее удобно использовать в форме математической модели, например, в виде контуров обслуживания или агрегата. Рассматривается абстрактная схема функционирования сложной системы, центральным звеном которой является агрегат. В каждый момент времени t агрегат находится в одном из возможных состояний Z(t). Состояние агрегата в фиксированный момент времени определяется управляющим воздействием g(t) в соответствии с оператором перехода Н с использованием зависимости:

     Z(t) = H {Z(t°), g(t)}

     Агрегат имеет входные контакты. На них  поступают входные сигналы X(t), которые  в соответствии с оператором G преобразуются  в выходные сигналы Y(t). Данная схема  допускает варьирование большим числом параметров, используемых для характеристики состояния системы, в то же время требует упрощения набора этих параметров до предельно абстрактной модели, наиболее полно отражающей основные из них, и позволяющая прогнозировать будущие тенденции развития. Наглядность и абстрактность является преимуществом рассматриваемой векторной модели.Экспертные методы исследования систем управления — методы, основанные на анализе и усреднении различными способами мнений, суждений специалистов-экспертов по рассматриваемым вопросам. Часто сопровождаются созданием специальных рабочих групп специалистов, экспертной комиссии, сети экспертов.

     Подбор  экспертов осуществляется на основе анализа их компетентности, определяемой путем объективной оценки и самооценки экспертов, а также способом стабилизации экспертной сети.

     Способ  стабилизации экспертной сети состоит  в отборе ряда компетентных специалистов, например 10 человек по избранной  проблеме, которые выбирают еще такое  же количество экспертов, и т.д. Данная процедура повторяется до образования достаточной сети экспертов. В данном случае речь идет о генеральной совокупности специалистов, компетентных в области прогнозируемой проблемы. Следующим этапом является формирование репрезентативной выборки из генеральной совокупности и создание необходимой экспертной комиссии.

     Методы  экспертных оценок: Дельфи, круглый  стол, интервью, экспертный опрос, мозговой штурм, метод сценариев, метод средневзвешенных оценок, деловая игра, японский метод  «ринги».

     Дельфи  — один из методов экспертного прогнозирования, основанный на последовательной оценке специалистами любых предложенных альтернатив. Может быть применен в процессе группового принятия управленческого решения посредством выбора наилучшей альтернативы. Результаты экспертных оценок заносятся в таблицу, где

     Р - ранговая оценка, присваиваемая экспертом  альтернативе в зависимости от степени  ее значимости. Наиболее значимая альтернатива, например, решение сменить поставщика, ставится на первое место (1 ранг).

     Б — балльная оценка дается экспертом от 1 до 10 баллов. За наивысший балл берется единица.

     П = Р x Б

     По  каждой альтернативе определяется сумма  произведений. Наименьшая сумма произведений указывает на наиболее значимую альтернативу.

     Мозговой  штурм — метод активизации  творческой активности участников, основанный на спонтанном высказывании идей, которые формулируются и высказываются участниками в краткой и четкой форме. Критика идей в данный момент недопустима. Она возможна только после окончания мозговой атаки. Применяется правило — число высказанных идей важнее их качества. Основоположником метода является американский психолог А.Осборн. В мозговом штурме считается, что человека могут осенять гениальные идеи, если он высказывает мысли «сходу», предварительно не обдумывая, только полагаясь на свое подсознание. Метод основан на свободных ассоциациях идей.

     Метод номинальной групповой техники  построен на принципе ограничения межличностных  коммуникаций. Свои предложения участники  группы излагают в письменном виде самостоятельно и независимо от других. На следующем этапе каждый участник докладывает суть своего проекта, а представленные варианты рассматриваются членами группы без обсуждения и критики. Затем каждый член группы опять независимо от остальных, в письменном виде проставляет ранговые оценки рассмотренных идей. Проект, получивший наивысшую оценку принимается за основу решения. Метод позволяет организовать совместную работу группы, не ограничивая индивидуального мышления каждого участника. Близким методу номинальной групповой техники является японский метод принятия группового решения «ринги».

     Метод средневзвешенных критериев является эффективным для оценки экспертами ряда альтернатив и вариантов  слабо структурированных решений. Система взвешенных критериев может  быть применена для оценки поставщиков продукции. На первом этапе экспертами дается оценка непосредственно критериев выбора. Предположим, цена за материал, размер минимальных поставок и т.д. Все критерии «взвешиваются» по отношению к главному критерию. По выбранным взвешенным критериям оцениваются все возможные варианты решений. Допустим, четыре фирмы-поставщики продукции: А, Б, В, Г. На самом деле их может быть значительно больше. На этом этапе производится сравнительная оценка каждой фирмы по каждому критерию.

     На  последнем этапе определяется суммарное взвешивание вариантов с учетом разной «весовой» категории каждого критерия, т.е. перемножаются весовые показатели критериев выбора на взвешенные варианты по каждой строке. Суммарная взвешенная оценка показывает наиболее адекватную оценку фирм-поставщиков.

     Основная  часть

     1 1 Особенности организационных систем управления

     1.1 Методология анализа и синтеза  организационных систем управления

     Если  в качестве объекта управления рассматривать  коллективы людей, то такая система  может считаться организацией. Иначе говоря, любая организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (или целей). Группа людей представляет собой организацию:

     - если состоит, по крайней мере, из двух человек, которые считают себя частью этой группы;

     - если имеет одну цель (желаемое  конечное состояние или результат), которую принимают как общую  все члены группы;

     - если состоит из людей, которые  сознательно работают вместе, чтобы  достичь желаемой для всех  цели (или целей).

     Организации могут быть различной сложности, которая определяется сложностью поставленных перед организацией целей.

     Организационная система управления включает: орган  управления (управляющая подсистема), который осуществляет процесс управления организацией, и объект управления (управляемая подсистема), который осуществляет реализацию задач (Приложение А).

     Процесс управления организацией представляет собой одноразовый, многоразовый или  непрерывный процесс выработки  управляющих действий u(t) и передачи их подчиненным объектам управления для исполнения и достижения цели (целей) управления.

     Управляющие действия u(t) представляют собой сигналы, устные или письменные приказы, приказания, распоряжения и др. Процесс управления организациями относится к наиболее сложным формам деятельности человека. Управление организацией как особый вид деятельности превращает неорганизованную группу людей (толпу) в эффективно, целенаправленно и производительно действующую группу.

     Сущность  управления организацией состоит в  разработке постоянного воздействия на управляемую и управляющую подсистемы и обеспечении его реализации для достижения поставленной цели. Организационные системы управления (например, системы управления предприятиями, войсками, отраслями промышленности, государствами) являются наиболее сложными для исследования системами и имеют следующие особенности:

     - возможность самостоятельного формирования  целей и способность к самоорганизации;

     - необходимость учета в процессе  управления многочисленных политических, социальных и экономических факторов;

     - высокая неопределенность исходных  данных, невозможность прогнозирования  всех факторов, влияющих на процессы  управления, и низкая эффективность  применения математических моделей  для принятия управленческих  решений;

     - объективный характер процессов управления и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение, поскольку основная роль при принятии решений и организации их выполнения принадлежит человеку;

     - большое число и разнообразие  связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляемой системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру;

     - ориентация на определенные социальные  потребности.

     Целью методологии анализа и синтеза организационной системы управления является создание организационной структуры, осуществляющей процессы управления организацией. Методология системного подхода к конструированию организационных систем управления позволяет во главу угла поставить конкретную цель деятельности и совокупность системных задач. Методология анализа и синтеза включает следующие этапы.

     Этап 1. Уяснение задач, поставленных руководителем, и цели функционирования системы.

     Этап 2. Определение подсистемы задач, обеспечивающих наиболее успешное достижение цели.

     Этап 3. Определение подсистемы мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

     Этап 4. Разработка технологии выполнения мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

     Этап 5. Установление факторов внешней и внутренней сред, влияющих на функционирование системы.

     Этап 6. Определение требуемых видов  ресурсов.

     Этап 7. Определение количества и качества наличных ресурсов.

     Этап 8. Установление порядка выполнения мероприятий с учетом технологических  и ресурсных ограничений. Для этого разрабатывается и оптимизируется модель достижения цели - если в результате оптимизации Т0≤Тдир, осуществляется переход к этапу 10, если Т>Тдир - к этапу 9.

     Этап 9. Определение минимального количества ресурсов, необходимых для выполнения работ в срок или изменения режима использования ресурсов.

     Этап 10. Доклад руководителю результатов  моделирования и утверждение  одного из вариантов действий.

     Этап 11. Оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

     Этап 12. Подготовка исполнителей, получение недостающих средств, реализация решения (плана).

     Методология анализа охватывает этапы 1-7, а на этапах 8-10 производится синтез достижения цели и целевых организаций.

     Рассмотрим  подход к определению методик  работы на некоторых из указанных этапов.

     Входом  этапа 1 являются задачи, поставленные вышестоящим руководством, выходом - определение цели деятельности, а  также задачи по подготовке предложений  для принятия решения. Методика работы на этом этапе направлена на наиболее точное определение цели деятельности. Цель деятельности может быть выражена количественно или качественно.

     Входом  этапа 2 является цель, определенная на первом этапе, выходом должна стать  система задач, которые необходимо решить для эффективного достижения цели. Сущностью деятельности на этом этапе является расчленение цели на отдельные взаимосвязанные задачи, представляющие собой относительно самостоятельные направления или этапы достижения цели.

     Входом  этапа 3 является система задач, выработанная на предыдущем этапе, выходом - подсистема мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой задачи.

     Вход  этапа 4 - подсистемы мероприятий, необходимых  для выполнения каждой из задач, а  выход - технологии выполнения этих мероприятий.

     Технология, последовательность мероприятий являются в свою очередь входом этапа 5, выходом которого будет набор факторов внешней и внутренней среды системы деятельности, от которых зависит выполнение каждого мероприятия и всего конструирования процесса и организации, осуществляющей этот процесс.

     На  этапе 6 в зависимости от характера  и технологии работ и факторов внешней и внутренней среды (выходов 3, 4, 5) требуется определить виды и  качество нужных ресурсов, включая  специалистов, и их производительность. В процесс работы на данном этапе  следует включать:

     - определение, на основе анализа  характера и технологии работ,  потребности в специалистах и  других видах ресурсов;

     - определение желаемой производительности  ресурсов с учетом директивных  сроков достижения цели.

     На  этапе 7 определяется наличное количество ресурсов. Содержанием процесса деятельности на этом этапе будет:

     - определение общего количества  специалистов и других видов  ресурсов;

     - определение количества ресурсов, используемых для достижения  других целей;

     - определение сравнительной важности целей, их приоритетности и сроков их достижения;

     - определение количества и качества  ресурсов, которые могут колебаться  на различных этапах достижения  цели.

     На  этапе 7 кончается системный анализ предстоящей деятельности. В результате этого анализа определены:

     - цель деятельности;

     - задачи деятельности;

     - мероприятия, необходимые для  выполнения каждой задачи;

     - факторы внешней и внутренней  среды, влияющие на выполнение  мероприятий, решение задач и  достижение цели;

     - требуемые виды и качество  ресурсов.

     В результате анализа становится известно, что надо сделать, в какой последовательности, что влияет на успех предстоящей  деятельности и какие силы и средства необходимы для этого.

     На  этапе 8 - самом ответственном - должна быть разработана модель идущего  процесса деятельности - это его выход. Входом данного этапа является все то, что определено на предыдущих этапах, т.е. это и цель, и задачи деятельности, и состав, и технологии выполнения мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды, и характер их изменения в будущем, и потребные виды ресурсов, и их наличие.

     Модель  деятельности может быть различной. Ее характер будет зависеть от важности процесса, точности входных данных, времени на ее разработку. Сложность  процессов общественной деятельности и невозможность выразить «человеческие» факторы строго математически в большинстве случаев делают модель неоптимизационной (возможна оптимизация лишь отдельных ее блоков, отдельных задач). Содержанием этого этапа будет:

     - оперативное описание деятельности;

     - выбор критерия;

     - выбор способа моделирования.

     Далее, если ЭВМ не применяется, осуществляется разработка и оптимизация (улучшение) модели. Если ЭВМ применяется, то разрабатывают  алгоритм модели, проводят отладку  на ЭВМ для получения оптимального варианта, если модель оптимизационная, или набора вариантов с их количественными оценками, если оптимизация модели невозможна.

     На  этапе 9 определяется минимальное количество видов ресурсов, необходимых для  завершения процесса в срок. Входом является разработанная на предыдущем этапе модель, в результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено достижение цели деятельности в срок с имеющимися ресурсами. Содержанием этого этапа будет последовательный просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов до получения желаемого результата.

     Если  на этапе 8 решались задачи оптимизации  по времени (по быстродействию) при  ограничениях на ресурсы, то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации  ресурсов при ограничении временем. При этом может быть использована модель, разработанная на этапе 8, или новая.

     На  этом же этапе осуществляется необходимое  изменение режима использования  ресурсов для обеспечения достижения цели в срок. Тогда задачи моделирования  будут заключаться в определении  минимальной продолжительности рабочего дня, при ограничениях времени достижения цели и ресурсов.

     Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:

     - оптимальный вариант действий (набор  вариантов, действий) в соответствии  со сроками достижения цели  и намеченными ресурсами;

     - оптимальные предложения по изменению  состава ресурсов или режима  работы в случае, когда наличными  ресурсами при нормальном режиме  их работы достичь цели с  заданной эффективностью в указанные  сроки не представляется возможным.

     Выход этого этапа - утвержденный руководителем вариант действии по достижению цели.

     Содержанием этапа 11 является оформление решения (разработка плана) и утверждение его руководителем.

     На  этапе 12 на основании плана (вход) должны быть разработаны конкретные программы  индивидуальной (коллективной) подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка, получены недостающие ресурсы, и в результате реализован разработанный план.

     Рассмотренная методология пригодна как при  создании организационных систем управления, так и при корректировке, уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций. Следует отметить, что выходы каждого этапа, каждого шага на этапах должны быть согласованы друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество выходов и определяют продолжительность работы на этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности, мощности, качеству и т.п.

     1.2 Основные черты организационного управления

     К основным чертам организационного управления можно отнести:

     - неаддитивность отношений;

     - неопределенность данных;

     - многокритериальность;

     - стохастичность;

     - порог сложности;

     - редкая повторяемость проблемных  ситуаций;

     - фактор времени.

     Рассмотрим сущность каждой из черт организационного управления.

     Неаддитивность  отношений определяется тем, что  свойства организационной системы  управления не есть простая сумма  свойств входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно, применение линейных функций в качестве интегральных показателей оценки действий и решений в организационном управлении не отвечает сущности понятия свойств организационной системы.

     Применение  «неаддитивных функций» создает  большие трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая количество исходных данных.

     Неопределенность  данных - фактор, присущий моменту принятия управленческого решения руководителем (должностным лицом, ставящим под  ним свою подпись и с этого  момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и (или) не знает о том, что ряд характеристик, влияющих на последствия реализации решения, не учитывались при подготовке решения, и (или) не знает, к какому из множества событий отнести наблюдаемое явление.

     Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы  управления осуществляется по нескольким показателям.