Исследования систем управления. 4

Содержание:

Введение.

1.   Система управления, как объект исследования.

1.1.                     Виды систем управления.

1.1.1.    Организация-система

1.1.2.    Организация-бюрократическая система

1.1.3.    Организация-социальная технология

1.2.                     Анализ систем управления.

2.   Процесс исследования системы управления.

2.1.                     Планирование исследования систем управления.

2.2.                     Этапы исследования.

Заключение.

ВВЕДЕНИЕ.

Тема данной курсовой работы «Процесс исследования систем управления». Всякое исследование представляет собой процесс, который отра­жает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления можно представить в виде 14 этапов. Содержание данных 14 этапов будет раскрыто в основной части данной работы.

В условиях динамичности современного производст­ва и общества в России управление должно находиться в состоя­нии непрерывного развития, которое сегодня невозмож­но обеспечить без исследования тенденций и возможно­стей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Но для чего же необходимо исследование систем управления? В настоящее время необходимость проведения исследования систем управления признается всеми. Исследование, изучение системы управления организацией выполняет три основные задачи:

1) направляет внимание руководителя на актуальные или перспективные проблемы, решение которых позволяет повысить эффективность организации;

2) углубляет понимание руководителем регулируемых процессов, а также условий и обстоятельств, в которых действует организация;

3) позволяет руководителю действовать более рационально, т.е. экономить время и ресурсы.

Чтобы исследование помогло руководителю решить перечисленные задачи, оно должно быть организовано, т.е. выполняемые действия должны быть упорядочены.

Для этого необходимо освоить основные понятия, которые применяются при изучении систем управления. Знакомство с ними поможет руководителю сориентироваться в результатах исследования, квалифицированно и грамотно сформулировать цель исследования. Я постараюсь раскрыть наиболее часто встречаемые термины и объяснить их суть в разрезе той темы, которую я выбрал. Экономическая стабильность организации, ее вы­живаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непре­рывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществ­ляться по принципу адаптации к внешней среде. В общем, процесс исследования систем управления очень важно знать менеджерам всех уровней, именно правильное, последовательное выполнение этапов позволит наиболее эффективно провести исследование, а затем и на основе полученных данных вывести правильное управленческое решение, в конечном итоге обеспечив развитие предприятию.

1. Система управления, как объект исследования.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и пе­реработки информации с целью получения максималь­ного конечного результата при определенных ограниче­ниях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. На­пример, производственная система, система матери­ально-технического снабжения, система сбыта, раз­личные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект мы Рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем са­мым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысл, рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Во-первых, надо определиться, что же такое система. Существуют два определения этого понятия. Они взаимодополняют друг друга и хотя и могут использоваться по отдельности.  Оба этих определения значимы для исследования систем управления предприятиями.

Первое: система - это взаимосвязанная совокупность элементов. Такое представление широко распространено, но оно пригодно лишь для тех специалистов, которые сами не создают системы, а участвуют в качестве исполнителей, действуют в кем-то созданных системах и организациях.

Руководитель создает, а исследователь формирует системы сам. Руководитель - активный деятель производства, поэтому такое определение системы ему мало подходит, оно его дезориентирует. Исследователю и руководителю полезнее другое определение системы. Структурную формулу второго представления о системе представим следующим образом:

В отечественной литературе такое представление системы идет от А.И. Берга и Ю.И. Черняка. Это очень значимое для руководителя представление. Оно в явном виде выделяет конструктора системы, коим и является руководитель. Это представление ясно фиксирует, что правила, отношения и связи между элементами системы устанавливает руководитель в сфере своей компетенции.

Система - это способ видения мира, пространства деятельности. Следовательно, она может быть организована в различных конфигурациях. Это зависит от знаний и умений того, кто ее формирует, от его мировоззренческой позиции, от способности различать процессы, объекты, явления в различных ситуациях. На производстве системы формируют руководители. Под элементом системы понимают такие ее минимальные составляющие, совокупность которых складывается прямо или опосредованно в систему. Элемент системы - это предел деления.

Есть еще представление системы. В настоящее время можно выделить, по крайней ме­ре, пять типов системных представлений: микроскопи­ческое, функциональное, макроскопическое, иерархиче­ское и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отра­жает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае про­ектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы пони­мается совокупность действий (функций), которые необ­ходимо выполнять для реализации целей функциониро­вания системы.

Макроскопическое представление характеризует систе­му как единое целое, находящееся в «системном окру­жении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена мно­жеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокуп­ность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характери­зует состояние системы во времени.

1.2.     Виды  систем управления

Существуют несколько видов систем управления. Это непосредственно влияет на процесс исследования систем управления. Исследование систем управления, как правило, осуществляется с практической целью, а именно для того, чтобы выбрать наилучший вариант и освоить его в какой-либо организации. Окончательный вывод о том, что выбор сделан правильно, возможен только после некоторого опыта применения системы управления.

Как следует из названия данного раздела, необходимо соотнести системы управления с подходами к их исследованию. Здесь уместно вспомнить, что искусственные классификации разрабатываются для конкретных применений. Соответственно классификация систем управления относится к искусственным классификациям.

Рассмотрим три вида систем управления организациями, соответствующих трем подходам к сущности управления: организация как бюрократическая система, организация как система и организация как социальная технология.

1.1.1. Организация-система.

Различают два вида систем: закрытые и открытые. Закрытые системы относительно независимы от окружения и имеют жесткие границы действий. Открытые системы более взаимосвязаны с внешней средой. Они энергично обмениваются с ней информацией, энергией, материалами. Открытые системы ориентированы на приспособление, адаптацию к условиям внешней среды. Активное взаимодействие позволяет им выживать и развиваться. Менеджмент как стиль управления формирует и имеет дело с открытыми системами.

Система управления такого вида рассматривается как подсистема фирмы, компонентами которой являются прежде всего группы взаимодействующих людей, руководителей среднего и нижнего звена, т.е. менеджмент фирмы, а также оборудование, документация и другие компоненты.

При исследовании под компонентами системы понимают входы, процессы или операции, выходы системы, а также персонал, финансы, технические средства, документы. Основные функции системы управления состоят в восприятии проблем организации (входов), а также выполнении действий (операций, процессов), результатом которых являются решения (выходы). При этом система управления представляется как набор, множество операций. Операция - это последовательность действий по обработке входов системы. На основе такого представления системы управления можно классифицировать по их рабочим характеристикам с точностью, достаточной для уверенности в правильности выбора лучшей из ряда вариантов.

Принято, что решения, принимаемые в системе управления, должны увеличивать прибыль организации или оптимизировать некоторую функцию всех ее входов и выходов. При этом считается, что система управления придает организации способность адаптироваться (приспосабливаться, подстраиваться) к внешней среде (окружению организации), а также способность к обучению, самоорганизации (саморегулированию). В целом выходом (продуктом) системы управления считается суммарная отдача решений в год, например величина прироста прибыли, которая возникла в результате деятельности менеджмента фирмы.

1.1.2. Организация – бюрократическая система

При исследовании бюрократических систем управления изучают цели и задачи подразделений, четкость их разделения и степень выполнения. Если подразделение достигает целей, выполняет задачи, то считается, что руководитель работает успешно. Он поощряется, например окладом или переводом на вышестоящую должность.

Оформлена немецким социологом Максом Вебером (1864-1920гг.) в начале XX века. Термин «бюрократическая организация» происходит от слов <бюро (письменный стол с полками, ящиками и крышкой)> + <власть> = <господство (приоритет) столоначальника, канцелярии>.

Особенности рациональной бюрократии:

1) четкое разделение труда, способствующее появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности, а также высокой производительности труда;

2) иерархичность уровней управления, где каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

3) наличие системы формальных правил и стандартов, что способствует скоординированности различных задач;

4) найм на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями и соответственно защищенность должности от низкой квалификации специалиста, который ее занимает, а сотрудников от произвольных увольнений.

Ограничения бюрократической организации обусловлены негибкостью в поведении, обычно из-за преувеличения значимости правил, стандартов, процедур технологии управления. Жесткое поведение такой системы управления проявляется как по отношению к внешней среде, так и внутри организации.

Бюрократическая организация состоит из подразделений. В каждое подразделение назначается руководитель, который наделяется правом устанавливать методы работы персонала. Размер подразделения, например число работников, является основным показателем при определении числа руководителей.

Властные полномочия осуществляются с помощью иерархической структуры командования и подчинения. Функция выработки решений ограничивается определением полномочий и ответственности руководителей. Например, указываются полномочия в финансовых средствах, в том числе величина и характер расходов, которые имеет право утверждать руководитель.

1.1.3. Организация – социальная технология.

Социальная технология - это способ освоения социального пространства и поддержания в нем социального равновесия. Особенно развилось такое направление в рассмотрении организаций в последнее время. Известны различные способы освоения социального пространства: традиция; интуиция; организованная социализация, например семья, образование, деятельность. Под социализацией понимается процесс усвоения человеком определенной системы знаний, норм, целевых установок, образцов поведения, которые соответствуют культуре общества. Освоение этих норм и знаний позволяет человеку действовать в качестве активного субъекта общественных отношений. Для взрослого человека основной способ социализации - это социализация через деятельность, труд.

Актуальность такого подхода к менеджменту вызвана особенностями сложившейся глобальной цивилизационной ситуации. Можно выделить следующие ее особенности. К середине XX века энергетические, вещественные технологии, прикладные знания поддержания равновесия жизнедеятельности общества стали обновляться по несколько раз в пределах одного поколения. В силу этого снизилась их роль как средства социализации, как способов социального наследования поведения и управления развитием социального пространства. В этой связи в 60-80-е годы Запад переживал информационную, управленческую и концептуальную революции. На этом новом базисе теперь происходят коренные изменения в бизнесе, науке, образовании, социальной организации общества, а также рост экономики и конкурентоспособности наций.

В основе такого подхода к описанию систем управления лежит представление о том, что приоритетным в организации является человеческий ресурс, интеллектуальная собственность и управленческие ноу-хау. Осуществляется переход к наукоемким социальным технологиям. Они обеспечивают социальное наследование на основе научных данных, технологизации и информатизации социального пространства, а не на основе интуиции и традиций, как прежде. Именно в этой связи актуально изучение дисциплины «Исследование систем управления».

И главное, такой подход способствует транспарентности систем управления. Характеристике «транспарентность управления» в современном деловом мире уделяется значительное внимание. Термин «транспарентность» происходит от слова «транспарант» и означает «прозрачность» управления. Значимость характеристики «транспарентность управления» является следствием перехода многих корпораций, стран к инновационному типу развития общества, при котором наиболее значимым источником развития жизнедеятельности общества рассматривается инновация. Инновация - это средство общественных изменений, позволяющее адаптировать жизнедеятельность общества к условиям природной, географической среды, общецивилизационным процессам наиболее рациональным образом.

1.2. Анализ системы управления.

Прежде чем регулировать какой-либо процесс, необходимо изучить его, знать основные стадии его развития, взаимосвязь между стадиями, характеристики компонентов. Изучение системы управления - это анализ взаимосвязи и взаимодействия составляющих системы и их вклада в достижение цели организации.

Обычно анализ системы управления содержит следующие этапы:

а) выбор масштаба детализации процесса управления, например на уровне отделов, цехов или на уровне рабочих мест;

б) выбор аспектов, которые должны быть определены и проанализированы, например экономический аспект управления, социальный, правовой и другие;

в) выбор способа, техники отображения системы;

г) описание системы управления;

д) анализ, оценка и представление на утверждение документации, содержащей характеристики системы.

В современных условиях такой анализ целесообразно производить с помощью компьютерных технологий. На рынке информационных технологий появляются программные продукты, которые дают возможность менеджеру осуществлять описание и моделирование производственных и хозяйственных процессов, минуя посредников, например, в лице аналитиков, программистов. Эти программные продукты предназначены для реинжиниринга (реорганизации) производств.

Обычно они содержат графический объектно-ориентированный язык для описания моделей и проектов, средства анимации и имитационного моделирования реконструируемых процессов, методы искусственного интеллекта для представления экспертных знаний о реальных процессах. Эти средства позволяют моделировать и реконструировать бизнес-процессы руководителям соответствующего уровня без посредников в лице программистов, аналитических служб и т.п.

2. Процесс исследования систем управления.

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следо­вательно, касается всех аспектов деятельности организа­ции. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии),  финансовое  состояние,  службы  маркетинга. персонал, а также организационная культура.

Исследование систем управления — это вид деятель­ности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющими­ся внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общест­венного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня не­возможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследо­вания приглашают консультационные фирмы. Необхо­димость в исследованиях систем управления продикто­вана достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех ра­боты этих организаций. Исследования систем управле­ния могут быть различными как по целям, так и по ме­тодологии их проведения.

Всякое исследование представляет собой процесс, который отра­жает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления состоит из 14 этапов.

Первый этап - обнаружение проблемы - состоит из комбинации и последовательности различных операций выявления проблемы, ее формулировки, оценки и обоснования, переводе проблемы на науч­ный язык.

На втором этапе происходит выбор метода сбора данных в зави­симости от типа исследования и используемых методов оценки точно­сти и достоверности его результатов, затрат времени и финансовых средств на исследования, возможностей проведения нескольких ва­риантов исследования и проверки их результатов.

Анализ данных на третьем этапе позволяет правильно выбрать струк­туру информации, собрать конкретные данные в эту структуру. При раз­работке структуры данных надо отделить существенную информацию от несущественной.

Диагностика проблемы позволяет установить причины ее возник­новения, уровень иерархии системы управления, на котором возникла и может быть устранена проблема.

Цель исследования системы достигается тем состоянием объекта управления в будущем, в которое его можно будет привести с помо­щью комплекса управляющих воздействий, найденных при исследова­нии системы. Критерий оценки эффективности работы системы позво­ляет оценить качество решения проблемы и степень достижения по­ставленных целей. Разработка (генерация) вариантов решения пробле­мы может быть осуществлена как интуитивно, эвристически, так и с помощью модели. До применения управляющих воздействий необхо­димо оценить последствия применения каждого варианта управляю­щих воздействий на систему.

Верификация прогноза - это оценка функциональной полноты, точ­ности и достоверности прогноза. Проведение верификации необходи­мо, так как в противном случае управляющее воздействие на систему может привести к нежелательным последствиям. Обычно первые девять этапов исчерпывают теоретический аспект исследования систе­мы управления.

Следующие этапы процесса исследования представляют собой процесс внедрения результатов исследования в управление системой. Решение об изменении работы системы управления согласно с пред­ложенными исследователями управляющими воздействиями осуществ­ляется руководством предприятия, фирмы.

После принятия решения устанавливают основные положения (про­граммирование) для изменения работы организации, которые затем детально разрабатываются в виде директив (планов) для целенаправ­ленной деятельности по реализации нового управления. Все директи­вы, составляющие решение проблемы, доводятся до исполнителей, и под контролем в точно обозначенные сроки происходит исполнение найденного в результате исследования системы управления решения.

2.1. Планирование исследования системы управления.

Планирование исследования системы управления включает следующие этапы:

1) предварительное описание системы управления на основании изучения документов и интервью с руководителями с целью выявления круга проблем организации, интересов ее менеджмента;

2) формулировка целей исследования системы управления, условий и необходимых ресурсов;

3) разработка и утверждение у заказчика задания на проведение исследования;

4) сбор необходимых данных;

5) описание системы управления и фиксация проблемных областей;

6) моделирование системы управления и выявление проблем ее адаптации или развития;

7) разработка рекомендаций по решению проблем управления или реорганизации системы управления;

8) обсуждение проблем и рекомендаций по их решению с менеджерами организации;

9) адаптация рекомендаций к возможностям менеджмента и персонала организации;

10) сопровождение реализации рекомендаций, необходимые консультации с менеджерами организации.

2.2. Этапы исследования.

Методология исследования систем управления осно­вывается на разумной организации деятельности руково­дителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение це­лей, предмета исследований, границ исследования, вы­бор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. Любое   исследование   осуществляется   в   несколько этапов.

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактиче­ского состояния управляемого объекта (например, произ­водства продукции) желаемому или заданному (заплани­рованному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в органи­зациях. Но их источником может быть и изменение са­мих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руково­дство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продук­ции, это может радикально изменить целевые установ­ки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить пла­ны, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Совершенно очевидно, что введение изменений, тре­бующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих по­явление той или иной проблемы, называется ситуаци­ей, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать про­блемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущно­сти и содержания, границ распространения ее воздей­ствия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению пробле­мы (они могут быть внешними и внутренними по от­ношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру произ­водства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоя­щих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходи­мость срочного принятия мер, направленных на сохра­нение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегиче­ского направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продук­ции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организа­ционных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воз­действию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда харак­теризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих ре­шений. Внешние факторы оказывают различное влия­ние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и об­щественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечест­венных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассорти­мента выпускаемой продукции, к поиску новых по­ставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потреби­телей также вызывает множество проблем в организа­ции, которая до этого ориентировала свое производст­во на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

Еще одна большая группа внешних факторов, прак­тически не поддающихся управлению менеджерам орга­низации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необхо­димо учитывать. К этой группе факторов относят со­стояние экономики страны (или региона), уровень науч­но-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для дан­ной организации события в других странах и т.д. На­пример, экономическое состояние страны (региона) воз­действует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы по­купателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продук­цию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает со­ответствующее увеличение затрат на производство в ор­ганизации, следствие — рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребите­лей. При сокращении своих доходов покупатели изме­няют состав и структуру потребления, что также оказы­вает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных фак­торов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.