Кадровая служба. 2

Введение 

Глава 1. Место кадровой службы в системе управления 

1.1 Понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы 

1.2 Основы деятельности  кадровой службы 

Глава 2. Организация  работы современной кадровой службы в ООО ПКФ «Антек» 

2.1 Структура, функции  и сотрудники кадровой службы 

2.2 Документирование  кадровой деятельности 

2.3 Работа с исходящими  и входящими документами 

2.4 Формирование дел  в организации 

2.5 Хранение документов  кадровой службы 

Заключение 

Список литературы 

Введение 
 

Эффективное управление персоналом предприятия подразумевает  активные и пассивные методы привлечения  кадров, способы адаптации новых  сотрудников, способы оценки способностей, знаний и умений сотрудников. Современное управление персоналом предприятия подразумевает максимальное использование трудового потенциала работников любой организации, это является ключевым фактором для успешной деятельности компании в условиях рыночных отношений. Поэтому, расставив приоритеты, можно выделить следующую схему осуществления эффективного управления персоналом предприятия: Основные задачи - Результаты деятельности - Реальный трудовой потенциал.  

Современный этап развития экономики России характеризуется  острым дефицитом высококвалифицированных  менеджеров и специалистов универсального типа, изменением требований к персоналу  предприятия и кадровой политики.  

Кадровая политика должна широко опираться на непрерывное  внутрифирменное развитие персонала  с учетом вертикального его роста (карьеры), создание резерва на замещение  руководящих должностей и всестороннего  профессионального творческого  развития по горизонтальным направлениям, освоения новых и вторых профессий, расширения зоны деятельности. Особую роль приобретает профессиональное обучение работников кадровых служб  и профессионального внутрифирменного обучения. В связи с этим, на пороге 21 века поставлена задача оказать содействие персоналу предприятий, их кадровым службам, руководящему составу, всем, кто работает с людьми, в освоении стратегии и тактики профессионального развития персонала, как главного и воспроизводимого ресурса производства.  

Целью работы является углубление и закрепление теоретических  знаний в области кадровой политики на базе их практического приложения в ходе выполнения работ производственного  характера на примере предприятия, специализирующемся на производстве и  реализации продукции деревообработки ООО ПКФ «Антек». 

Основными задачами исследования явились:  

- рассмотреть место  кадровой службы в системе  управления: понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы, основы деятельности кадровой  службы; 

- изучить организацию  работы современной кадровой  службы в ООО ПКФ «Антек»: структуру, функции и сотрудников кадровой службы; документирование кадровой деятельности; работу с исходящими и входящими документами; формирование дел в организации; хранение документов кадровой службы. 

Основой исследования являются разработки отечественных  и зарубежных авторов по теории и  практике управления персоналом предприятия.  

При написании использовалась специальная литература, научная  и периодическая литература, статистические данные.  

В качестве информационно-аналитической  базы использовались документы бухгалтерско-финансовой отчетности ООО ПКФ «Антек» за 2005-2007 гг. работы предприятия.

Глава 1. Место кадровой службы в системе управления

1.1 Понятие и основные  направления деятельности кадровой  службы

Служба по подбору  персонала и управлению им (отдел  или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное  подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями  деятельности которой являются:

- документирование  трудовых отношений;

- осуществление работы  по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов;

- формирование стабильно  работающего трудового коллектива;

- создание кадрового  резерва; 

- организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей  системе управления обуславливается  ее функциями, основой которых как  раз и является деятельность, связанная  с документированием трудовых отношений  и организацией работы с персоналом.

Документирование  трудовых отношений - неотъемлемая часть  деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение [3; с.241]. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого  предприятия должно учитывать, что  документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и  подтверждающие трудовой стаж, необходимый  для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо  отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового  делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия  является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части  каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу  юридической силы. Именно ошибки, допускаемые  при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности  работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.2 Основы деятельности  кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих  разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения  отдела.

Численный состав и  структура кадровых служб зависят  в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

- самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  организации или его заместителю; 

- выполнение функций  кадровой службы отдельным сотрудником  организации;

- выполнение функций  кадровой службы по совместительству  с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности  кадровой службы заключаются в следующем:

- разработка планов  комплектования кадров в соответствии  с программой развития конкретной  организации;

- оформление приема, перевода и увольнения работников  в соответствии с трудовым  законодательством Российской Федерации;

- учет личного  состава;

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- контроль исполнения  руководителями подразделений приказов  и распоряжений по работе с  личным составом;

- изучение движения  кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее  устранению;

- анализ состава  специалистов организации, деловых  качеств работников с целью  их рационального использования;

- создание условий  для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников;

- подготовка и  систематизация материалов для  аттестационной комиссии;

- подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению;

- принятие мер  по трудоустройству высвобождаемых  работников;

- организация контроля  состояния трудовой дисциплины  и правил внутреннего трудового  распорядка;

- ведение всей  отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации  кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме новых  работников, перемещении внутри организации, увольнении работников; копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего  трудового распорядка; сведения, относящиеся  к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии  кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы  о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных  отпусках работников и т.п. [10; с.81].

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

- требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов;

- принимать работников, организации по вопросам перемещения  и увольнения;

- взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров;

- требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Глава 2. Организация  работы современной кадровой службы в ООО ПКФ «Антек»

Классическая форма  организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный  состав и структура во многом зависят  от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним  целей [5; с.188].

Организация предприятия  начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

В ООО ПКФ «Антек» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения». В этом разделе закреплены  подчиненность отдела кадров  директору предприятия. 

2. «Задачи». Раздел  содержит четко сформулированные  направления деятельности отдела  кадров, важнейшими из которых  являются организация работы  по обеспечению подбора, расстановки,  использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового  резерва; организация системы  учета кадров.

3. «Структура». В  разделе указан порядок разработки  и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные  направления работы и закрепленные  за ними подразделения отдела.

4. «Функции». В  разделе рассмотрены функциональные  обязанности в области кадровой  работы, в частности: 

- разработка планов  комплектования кадров, в соответствии  с программой развития предприятия; 

- оформление приема, перевода и увольнения работников  в соответствии с трудовым  законодательством; 

- учет личного  состава предприятия; 

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- изучение движения  кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее  устранению;

- анализ состава,  деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий  для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию рабочих и др.

5. «Взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия». Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются  из отдела кадров в бухгалтерию. 

От бухгалтерии  отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел  кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально  ответственных лиц, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и  очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права». В этом  разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: 

- право принимать  работников предприятия по вопросам  приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять  связь с другими организациями  по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность».  В разделе установлена ответственность  менеджера по персоналу за  выполнение возложенных на отдел  функций и ответственность работников  отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

2.1 Структура, функции  и сотрудники кадровой службы

Кадровое делопроизводство ООО ПКФ «Антек» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для  приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую  для формирования внешнего кадрового  резерва.

Персонал организации  представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно  меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется  следующими показателями: образовательный  уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников.

В штатном расписании ООО ПКФ «Антек» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО ПКФ «Антек» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в  работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает  объявление в бегущей строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что численный состав организации  небольшой главный бухгалтер  и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

Деятельность всех работников ООО ПКФ «Антек» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Функции кадровой службы ООО ПКФ «Антек»:

изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

формирование и  ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с  трудовой деятельностью;

заполнение, учет и  хранение трудовых книжек;

подсчет трудового  стажа;

оформление справок  о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

подготовка документов к сдаче в архив;

составление установленной  отчетности.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно  отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового  договора. С этой целью разработана  инструкция, которая определяет порядок  оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет  ей заполнять вакансии служащими, которые  проявили уже свои способности. Оно  помогает и служащим, поскольку удовлетворяет  их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно  использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что  работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО ПКФ «Антек» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2.2 Документирование  кадровой деятельности

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть  такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и  отраслевых стандартов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств  и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации  и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации  имеет большое значение, поскольку  и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в  архиве самой организации или  в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и  в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки  хранения различных видов документов по личному составу установлены  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы  организационно-правового обеспечения  деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО ПКФ «Антек» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО ПКФ «Антек», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие  положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность  сотрудника предприятия при осуществлении  им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение ответственности  сотрудника за результаты его  деятельности, осуществляемой на  основании трудового договора;

- обеспечение объективности  при аттестации сотрудника, его  поощрении и при наложении  на него дисциплинарного взыскания.