Кадровая служба предприятия

ВВЕДЕНИЕ

Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования  является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

В настоящее время  на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие  и построить модель. Выбор методологии  и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.

Основу многих современных  методологий моделирования бизнес-процессов  составила методология SADT. В настоящее  время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.

Главное достоинство  идеи анализа бизнес-процессов предприятия  посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование  бизнес-процессов это ответ практически  на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

 1.Цель процесса

Своевременное обеспечение  компании квалифицированным персоналом, его учет и развитие.

МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

Владелец процесса -  должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями и несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты процесса.

Входы процесса - материальные и информационные потоки, поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию.

Выходы процесса - результаты преобразования материальных и информационных потоков под воздействием управляющих (контролирующих) воздействий с использованием соответствующих ресурсов.

Записи - документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Мониторинг - наблюдение, слежение, надзор за процессом.                                                                         

Организационная структура - схематическое отображение структурных подразделений. В данном документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности.

Ответственный за этап процесса - должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями и несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты конкретного этапа процесса.

Применение  стандарта - использование стандарта его пользователями с выполнением требований, установленных стандартом, в соответствии с областью его распространения и сферой действия, а также использование стандарта в справочно-информационных целях.

Показатели  результативности процессов - показатели, отражающие степень соответствия фактических результатов процесса запланированным.

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

Положение о  подразделении – документ определяющий основные направ

Система менеджмента  качества - система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Стандарт организации (СТО) - документ, описывающий способы осуществления деятельности (методику выполнения операций, мероприятий, видов работ) или процесса.

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, а также отражается размер надбавок и доплат, существующих в  организации, применительно к конкретным должностям.

В данной курсовой работе приняты следующие сокращения:

2.ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

Общество с Ограниченной ответственностью «Виола» (магазин «Березка») является предприятием розничной торговли – одной из крупнейших и динамично развивающихся сетей магазинов на Сибирском рынке. «Берёзка» начинает свою историю с конца 1996 года, когда была запущен первый магазин комбинированный.

Сегодня «Берёзка» представляет собой сеть магазинов, в состав которых входит 3 продуктовых магазина самообслуживания (общей площадью 400 кв. М.),магазин самообслуживания стройматериалы(площадью 600 кв. м),магазин самообслуживания бытовой техники (площадь 200 кв. м), магазин самообслуживания одежда- обувь-парфюмерия  (площадь 250 кв. м), магазин самообслуживания канцелярия-посуда-игрушки (площадь 90 кв. м),  аптечный пункт(площадь 70 кв. м).

Все магазины сети отлично зарекомендовали себя у покупателей продукции и получили массу положительных откликов благодаря богатому ассортименту, выбору современных, качественных материалов, профессиональной работе команды. Ежемесячно на предприятии наращиваются объемы производства, постоянно расширяется и обновляется ассортимент продаваемой продукции, совершенствуются технологии, стиль, дизайн и т.п.

Процесс производства полностью автоматизирован. Это  позволило расширить объем продаваемой продукции, добиться точности в желаниях клиента увидеть на прилавке именно то что ему нужно , легкости и простоты обслуживания клиентов. Сочетание солидного опыта и традиций с динамичным развитием и инновациями, так же ориентация на интересы наших клиентов помогает нам удерживать лидирующие позиции на региональном рынке( клиентами магазина являются не только житель Смоленского района , но и Советского, Петропавловского, Быстроистокского, Алтайского районов, города Бийска и Белокурихи  ). Создавая новые идеи предоставления потребителю товара, мы каждый раз доказываем, что красивая и функциональная мебель для дома может быть качественной и доступной по цене, продукты питания свежими, одежда модной, бытовая техника и стройматериалы ведущих производителей мира долгослужащей.

Благодаря богатому ассортименту продукции, выбору новых, качественных материалов, работе с отличными поставщиками, профессиональным кадрам и успеху, достигнутому работой команды все изделия предприятия заняли заслуженное место как на внутреннем так и на внешнем рынках. В фундамент этого заложены отличное качество продукции, политика доступных цен, щепетильное отношение к удовлетворению потребностей наших покупателей.

3.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

В процессе «Управление  персоналом» осуществляется: формирование организационной структуры, штатного расписания,  разработка ПП и определение требований к персоналу, прием персонала, развитие персонала, которое включает в себя оценку и повышение квалификации, а также перевод, перемещение и увольнение сотрудников, ведение кадрового делопроизводства и осуществляется взаимодействие с внешними организациями.

Входами в данный процесс  служат: потребность в персонале  компании, типовые должностные инструкции, заявки на вакантные должности, кандидаты  на вакантную должность, пакет документов для приема на работу, работающие в  организации сотрудники, заявления от сотрудников, запросы от внешних организаций, данные для внешних организаций.

Выходами данного процесса являются: персонал, соответствующий  требованиям, уволенные сотрудники, документы кадрового делопроизводства, документы для внешних организаций.

Владельцем процесса является: Начальник отдела кадров.

Участниками процесса являются: Генеральный директор, Главный экономист,  Юрисконсульт, Инспектор по кадрам, Руководители структурных подразделений.

Потребителями данного  процесса являются все структурные подразделения предприятия и владельцы всех процессов в рамках системы менеджмента качества компании.

Основным результатом  процесса «Управление персоналом»  является персонал компании, отвечающий предъявляемым к нему требованиям.

4.ОПИСАНИЕ ЭТАПОВ ПРОЦЕССА

4.1. Формирование оргструктуры и штатного расписания

       Формирование организационной структуры предприятия осуществляется непосредственно Генеральным директором исходя из миссии, политики и целей в области качества, а также с учетом текущих задач предприятия.

Организационная структура (оргструктура) представляет собой  схематичное изображение взаимосвязей структурных единиц предприятия  и отражает их иерархическую подчиненность, функциональную направленность.

Организационная структура  утверждается Генеральным директором и вводится в действие  приказом  по предприятию. Все изменения в организационной структуре оформляются  приказами Генерального директора.

Генеральный директор обеспечивает актуализацию организационной структуры  предприятия.

Общая численность персонала компании и численность по подразделениям определяется в штатном расписании (Ф.Т-3), которое формируется Главным экономистом на основе утвержденной организационной структуры предприятия, а так же с учетом потребности предприятия в персонале. 

Штатное расписание вводится в действие приказом Генерального директора. Изменения в штатном расписании оформляются приказами.

Профессии, указываемые  в штатном расписании, приказах и  трудовых книжках, должны соответствовать  Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Численность  и состав структурных подразделений предприятия  определяется в соответствии с нормативами  численности, а также,  опытным  путем.

Необходимость увеличения штата любого структурного подразделения может быть обоснована только при наличии хотя бы одного из нижеперечисленных условий:

-   увеличение численности  персонала должно сопровождаться  увеличением количества функций  подразделения;

- увеличение численности  штата должно вызываться наличием соответствующих материалов нормирования труда;

- увеличение численности  персонала должно сопровождаться  увеличением объема работ подразделения; 

-  увеличение численности  персонала должно сопровождаться  улучшением результатов (повышением качества) выполнения функций.    

Обоснование в необходимости  увеличения численности персонала структурного подразделения предприятия осуществляется в следующем порядке:

а) Руководитель структурного подразделения готовит:

- аргументированное обоснование увеличения численности штата своего подразделения;

-    проект изменений  в Положение о подразделении; 

-    проекты Должностных  инструкций для новых сотрудников,  которых предполагается принять  в подразделение; 

-  другие документы  необходимые для обоснования необходимости в приеме новых сотрудников.

б) Генеральный директор, рассмотрев все представленные документы, принимает решение в отношении  численности штата подразделения.

Актуализацию штатного расписания обеспечивает Главный экономист.

Утвержденные организационная структура и штатное расписание предприятия являются основой для организации работ в данном процессе.

4.2.Разработка положений и определение требований к персоналу

Положение разрабатывается  для каждого структурного подразделения  организации (отдела, службы, бюро) независимо от численности его работников и являются основой для разработки Должностных инструкций на работников этого подразделения.

Положения о подразделениях разрабатываются на основе Ф.3.1-04 Шаблон Положения.

Положение о подразделениях разрабатываются для использования:

- высшим руководством  в управленческой деятельности;

-руководителями подразделений  при осуществлении своей деятельности  и взаимодействии с другими подразделениями;

- в качестве свидетельства  отношения подразделения к организации, предъявляемого органам, осуществляющим лицензирование, аккредитацию и сертификацию.

Общим основанием для  разработки положения является приказ Генерального директора об утверждении организационной структуры предприятия или штатного расписания.

Начальник отдела кадров разрабатывает предварительный  проект ПП и передаёт на согласование руководителю подразделения, деятельность которого регламентирована данным проектом.

В случае необходимости, руководитель подразделения дополняет, корректирует предварительный проект ПП и передаёт его на согласование в подразделения, указанные в разделе «Взаимоотношения и служебные связи».

Руководители подразделений  участвующих в согласовании проекта  ПП анализируют раздел «Взаимоотношения и служебные связи» и дают, если это необходимо,  по нему замечания и предложения.

Начальник отдела кадров с учётом внесенных корректировок  и полученных  замечаний, предложений  готовит окончательную версию проекта  ПП. Окончательная версия проекта  согласовывается с Юрисконсультом, руководителем структурного подразделения, деятельность которого оно регламентирует и руководителями структурных подразделений и служб, которые взаимодействуют с данным  подразделением.

Согласование производится путём простановки личной подписи  согласующего лица в листе согласований.

Согласованный проект положения  Начальник отдела кадров передаёт  на утверждение Генеральному директору.

При наличии у Генерального директора замечаний, дополнений, предложений Положение о подразделении возвращается Начальнику отдела кадров на доработку. После устранения указанных Генеральным директором замечаний, Начальник отдела кадров   вновь представляет доработанный им документ на согласование руководителям структурных подразделений и утверждение Генерального директора.

Утверждение Положения  о подразделении осуществляется приказом Генерального директора.

Ответственным за подготовку приказа по введению в действие Положения о подразделении  является Начальник отдела кадров.

Положения о  подразделении регистрируются Менеджером по качеству в Ф.3.1-09 «Реестр документов СМК», который расположен на внутреннем портале с адресом: http://portal

Копии Положений  о подразделениях организации рассылаются  Референтом-секретарем по устному требованию руководителей структурных подразделений.

В Компании могут разрабатываться  положения регламентирующие работу каких-либо коллективных органов, рабочих  групп комиссий и т.п., а также  положения, устанавливающие  общие  правила, касающиеся вопросов организации  какой-либо деятельности. Порядок их управления аналогичен порядку управления Положениями о подразделениях, за исключением того, что разработка и согласование таких положений осуществляется их разработчиками, назначаемыми приказом генерального директора.

Требования к компетентности  персонала (образование, подготовка, навыки и опыт) в отношении руководителей и специалистов Компании отражены в Должностных инструкциях, которые разрабатывается для каждой должности указанной в штатном расписании.

Требования к компетентности  персонала рабочих специальностей отражены в приложениях РИ на виды деятельности. Порядок управления РИ изложен в СТО СМК 3.1-01 и РИ СМК 3.1-01.

Должностные инструкции разрабатываются для использования:

-    высшим руководством  в управленческой деятельности;

- руководителями подразделений при осуществлении своей деятельности и взаимодействии с другими подразделениями.

Основанием для разработки ДИ являются приказ о введении в  действие (об изменении)  Положения  о подразделении,  организационной  структуры, штатного расписания.

Решение о разработке положения может быть предусмотрено  графиком разработки документации, который  должен быть утвержден Генеральным  директором.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Ф.3.1-05 Шаблон ДИ.

Начальник отдела кадров разрабатывает предварительный проект должностной инструкции и передаёт на согласование руководителю соответствующего подразделения.

В случае необходимости, руководитель подразделения дополняет, корректирует предварительный проект и передает Начальнику отдела кадров для подготовки окончательной версии.

Окончательная версия проекта  согласовывается с Юрисконсультом, руководителем соответствующего структурного подразделения.

Согласование производится путём простановки личной подписи  согласующего лица в листе согласований.

Срок проверки и согласования не должен превышать 2 дня.

Согласованный проект ДИ Начальник отдела кадров передаёт  на утверждение Генеральному директору.

При наличии у Генерального директора замечаний, дополнений, предложений  ДИ возвращается Начальнику отдела кадров на доработку. После устранения указанных Генеральным директором замечаний, Начальник отдела кадров вновь представляет доработанный им документ на согласование руководителю структурного подразделения и утверждение Генерального директора.

Утверждение ДИ осуществляется приказом Генерального директора.

Должностные инструкции регистрируются Менеджером по качеству в Реестре документов СМК (Ф.3.1-09), который расположен на  внутреннем портале с адресом: http://portal

Копии ДИ организации  рассылаются Референтом-секретарем по устному требованию руководителей структурных подразделений

По мере необходимости  в Положения о подразделениях и ДИ вносятся изменения. Обеспечивающие их актуальность.

Порядок управления Положений  о подразделениях и ДИ должен соответствовать общему порядку управления документацией, изложенному в РК п. 4.2.3 и СТО СМК 3.1-01 «Управление документацией».

4.3.Прием персонала

Для укомплектования  подразделения в соответствии с  Ф.Т-3 «Штатное расписание» руководитель структурного подразделения должен зарегистрировать заявку на вакансию в Ф.3.2-08 «Журнал регистрации заявок на вакансии».

Заявка согласовывается  с высшим руководством. Информация о вакансии может быть направлена в Центр занятости населения или быть подана в виде объявления в СМИ и телевидения.

Первичный отбор кандидатов на вакантное место осуществляет Начальник отдела кадров или инспектор  по кадрам. Отбор включает в себя собеседование или просмотр представленного резюме. В случае, если кандидат на вакантную должность успешно прошел собеседование и предоставленные им данные не являются основанием для отказа в приеме на работу, заполняется Ф.3.2-01 «Анкета претендента» проверка заявленных им данных и определение его соответствия формальным требованиям (образование, специальность, опыт работы). Кандидаты, успешно прошедшие собеседование с начальником отдела кадров, направляются к руководителю структурного подразделения для собеседования. Целью данного собеседования является оценка профессионального уровня кандидатов. В собеседовании с кандидатами, по указанию руководителя структурного подразделения, могут принимать участие специалисты.

С кандидатом, успешно  прошедшим отбор оформляются  трудовые отношения.

При приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет  начальнику отдела кадров или инспектору по кадрам:

-   паспорт;

-  трудовую книжку, за исключением случаев, когда  работник поступает на работу  на условиях совместительства;

-  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки:

-  свидетельство ИНН;

-  медицинское заключение  о состоянии здоровья.

В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

До подписания Трудового  договора Начальник отдела кадров или  инспектор по кадрам обязан ознакомить работника под роспись с Правилами  внутреннего трудового распорядка (Приложение к Коллективному трудовому  договору), документами СМК компании, документами СМК предприятия и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Ф.3.2-02 «Трудовой договор» заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Со стороны организации трудовой договор подписывает Генеральный директор. Один экземпляр Трудового договора передается работнику, другой хранится в организации в установленном порядке. Получение работником экземпляра Трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Начальник отдела кадров или инспектор по кадрам вносит запись в Ф.Т-3 «Журнал регистрации трудовых договоров».

Прием на работу оформляется приказом Генерального директора, изданным на основании заключенного Трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ  о приеме на работу Начальник отдела кадров или  инспектор по кадрам объявляет работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы.

На основании Приказа  в Трудовую книжку начальником отдела кадров или инспектором по кадрам вносится запись о приеме на работу в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.  Начальник отдела кадров или инспектор по кадрам заполняет Ф.Т-2 «Личная карточка работника», документы на получение сберкатры в банке, медицинских страховых полисов, выдает электронный пропуск, а в бухгалтерии открывают Ф.Т-54 «Лицевой счет работника» и делает запись в Ф.3.2-03 «Книга учета принятых работников».

4.4.Развитие персонала

Развитие персонала  включает в себя оценку и повышение  квалификации.

В процессе трудовой деятельности производится оценка персонала, которая позволяет сделать вывод о профессиональных качествах каждого оцениваемого сотрудника и определить необходимость в повышении его квалификации.

Основными показателями, позволяющими определить соответствие работников предъявляемым требованиям, являются:

-  наличие требуемого  образования, опыта и навыков;

-  результативность  труда;

-  профессиональное  поведение;

-  личностные качества.

Проведение текущей  оценки персонала осуществляется непосредственным руководителем сотрудника в случаях, когда необходимо сделать вывод о его соответствии занимаемой должности.

Для оценки производственного  персонала приказом Генерального директора  создается квалификационная комиссия. Состав квалификационной комиссии и порядок ее работы утверждается приказом по предприятию в начале года. В состав комиссии входят руководители и специалисты цеха, подразделения. По результатам работы квалификационной комиссии оформляется Ф.3.2-07 «Протокол заседания квалификационной комиссии».

Аттестация специалистов и управленцев проводится на плановой основе в соответствии с Положением об аттестации персонала (приложение к коллективному договору).

По результатам оценки персонала, Генеральным директором предприятия принимаются решения в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Составной частью развития персонала является обучение сотрудников  предприятия. Обучение позволяет формировать  штат профессиональных сотрудников  предприятия, обладающих знаниями в  различных областях деятельности предприятия, способных выполнять поставленные задачи в срок и с надлежащим качеством.

Обучение и повышение  квалификации работников предприятия  проводится как на рабочем месте, так и в специальных учебных заведениях.

На рабочем месте  обучение проводится в следующих случаях:

- при внедрении новой  техники руководитель цеха (подразделения), технолог, механик проводят обучение  рабочих  теории и практики  работы на этом оборудовании;

-для повышения квалификации (разряда) работники самостоятельно  изучают дополнительную техническую литературу по устройству оборудования, и дополнительно практикуются на рабочем месте на более сложных  операциях.

Результативность проведенного обучения в этих случаях оценивается  Квалификационной комиссией.