Кадровая служба в современной организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ--------------------------------------------------------------------- 3 стр.

ГЛАВА 1. Место кадровой службы в современной организации--- 6 стр.

1. Управление персоналом в условиях рынка----------------------- 8 стр.
2. Деятельность кадровой службы в современных условиях--- 10 стр.
3. Функции и задачи кадровой службы предприятия------------- 17 стр.

ГЛАВА 2. Документирование трудовых отношений 

в кадровой службе------------------------------------------------------------ 25 стр.

2.1. Основные требования к  работе

с приказами по личному  составу------------------------------------------ 27 стр.

2.2. Ведение трудовых книжек-------------------------------------------- 29 стр.

2.3. Формирование и хранение  дел в кадровой службе-------------- 30 стр.

ГЛАВА 3. Анализ деятельности кадровой службы

Государственного образовательного учреждения « Омский государственный  университет имени Ф.М.Достоевского------------ 32 стр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ--------------------------------------------------------------- 39 стр.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ-------------------------------------------------- 41 стр.

ПРИЛОЖЕНИЕ--------------------------------------------------------------- 42 стр.

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важнейших проблем на современном этапе  развития экономики  большинства    стран  мира является проблема в области работы с персоналом. При   всем  многообразии  существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими тенденциями являются следующие: формализация  методов и процедур отбора кадров, разработка научных критериев их оценки, научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале, выдвижение молодых и перспективных работников, повышение обоснованности кадровых  решений и расширение их гласности, системная увязка хозяйственных и государственных решений с основными элементами кадровой политики.

Эти общие тенденции должны учитываться в отечественной  практике управления производством  при становлении рыночной экономики.

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке  диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время  успех

любой компании в первую очередь  зависит от деятельности  кадровой службы.

Еще особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом в кадровой службе является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают  всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это  обуславливается в первую очередь  рекомендательным характером нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности кадровой службы Государственного образовательного учреждения «Омский государственный университет им. Ф.М .Достоевского» (далее Университет) по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

• ознакомление с организационной структурой отдела кадров;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;
• выявление основных направлений работы кадровой службы;
• изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;
• исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

  При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Кузнецовой Т.В.¹,   Кирсановой М.В.² и других.

В соответствии с поставленными  задачами данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить деятельность кадровой службы, кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;

• организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе  управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и  является деятельность, связанная с  документированием трудовых отношений  и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более  совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет  не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической  силы. Именно ошибки, допускаемые при  подготовке документов, отсутствие в  них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять  особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все  особенности работы с кадровыми  документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1. Управление персоналом в условиях рынка

Рассмотрим кратко основные рыночные моменты, определяющие особенности  управления персоналом в современной  организации:

Рост цены ошибок в работе с персоналом. Лозунг "Кадры решают все!" был воздвигнут давно. Но реально даже слабое предприятие, со слабыми кадрами продолжало существовать, не разорялось. Теперь иначе. В условиях рынка компания, не имеющая сильных кадров, может не выдержать конкуренции и обанкротиться. За ошибки в работе с персоналом теперь приходиться платить значительно дороже.

Усложнение задач работы с персоналом. Необходимость вести  бизнес в условиях острой конкуренции заставляет компании повышать требования к работникам. Найти работников, соответствующих этим требованиям становиться все труднее. Конкуренция между компаниями за право нанять лучших работников становиться все острее, а "охота за головами" принимает массовые масштабы. Но мало только нанять сильных работников. Как сделать, чтобы они "выкладывались" на работе? Как сделать, чтобы они в профессиональном плане не стояли на месте и развивались? Как сделать, чтобы они не ушли к конкурентам? Кого удерживать, а кого заменять? Сложных задач в работе с персоналом стало значительно больше.

Рост самостоятельности  компаний в работе с персоналом. Не стало министерств и единых нормативных актов, которые унифицировали работу с кадрами на разных предприятиях. Административного давления на предприятия сверху стало значительно меньше. И то как будет вестись кадровая работа, значительно большей степени зависит от самой компании, от ее руководства, от инициативы и компетентности.

Коммерциализация работы с персоналом. Раньше кадровые службы компаний были далеки от коммерции. Кромке расходов на содержание персонала отдела кадров со скромными зарплатами сотрудников других расходов на многих предприятиях не было. Даже повышение квалификации сотрудников сплошь и рядом оплачивалось не самими предприятиями, а из централизованного бюджета. Отделы кадров компаний не влияли на расходы по оплате труда работников предприятия. Теперь все иначе. В современных, успешно работающих компаниях кадровые службы имеют свой бюджет. Приходиться тратиться на объявления в СМИ о подборе работников, на кадровые агентства, на оплату тренингов, на мероприятия по созданию и поддержанию корпоративной культуры. В качестве ориентира можно указать, что бюджет кадровой службы может составлять примерно 10% от фонда оплаты труда работников компании. Задача кадровой службы - оптимально распорядиться этим бюджетом, расходовать деньги эффективно.

В новых условиях именно от кадровой службы компании нужно  требовать грамотных предложений и решений по оплате труда и стимулированию труда работников. Кадровая служба обязана хорошо ориентироваться на рынке труда и знать, сколько будет много и сколько будет мало в оплате труда. И как эти деньги лучше выплачивать, чтобы создать заинтересованность работников в улучшении работы.

Если работники не уходят из компании, значит им платят слишком  много, возникает перерасход по оплате труда, прибыль снижается. Если работники  уходят часто и возникает значительная текучесть, результаты работы снижаются, а компания приобретает головную боль и расходы по замене работников. Кадровая служба должна помочь найти  оптимум.

Хорошо налаженная работа с персоналом помогает оптимизировать расходы и увеличивает прибыль  компании

Но что означает в современных  условиях хорошо налаженная работа?

Основные функции управления персоналом в современной организации. На Западе термин "Управление персоналом" в последние десятилетия почти вытеснен термином "Управление человеческими ресурсами". И соответствующие специалисты или подразделения теперь обычно именуются менеджерами по человеческим ресурсам или отделами человеческих ресурсов. За переменой слов стоит принципиальное изменение роли и места управления персоналом в деятельности компании.

Успех компании во все большей  степени зависит от качества человеческих ресурсов, которыми она располагает

Главная задача работы с  персоналом современной организации - создать и умножать человеческие ресурсы компании, повышая их качество.

Исходя из этой задачи, определяются основные функции кадровой службы компании. Если взять современный западный учебник по управлению человеческими ресурсами и если посмотреть функции успешно работающих компаний, то мы увидим удивительное сходство. Существуют объективно обоснованные модели того, как должно осуществляться сейчас управление персоналом в условиях рынка.

2. Деятельность кадровой службы в современных условиях

Персонал предприятия  наиболее важный ресурс в бизнесе, и работа с ним является обязанностью всех менеджеров. Поэтому управляющие кадрами должны использовать специфические навыки и знания для консультирования других линейных руководителей.

Важное место в процессе управления персоналом занимает поиск  источников обеспечения кадровой потребности  предприятий, которые принято подразделять на две группы: основные и дополнительные. К основным источникам относятся: выпускники вузов; молодые специалисты; молодые  рабочие; а также другие работники, нанятые в плановом порядке. К  дополнительным источникам относятся  самостоятельные виды работы кадровых служб, а также использование  труда различных групп незанятого населения. Потребность в дипломированных  специалистах предприятия и организации  определяют с учетом своих работников, обучающихся на заочных и вечерних отделениях высших и средних специальных  учебных заведений.

В условиях перехода к рыночной экономике возникает новый тип  взаимодействия высшей школы и производства. Этот процесс предусматривает целевую  подготовку специалистов на основе договоров, заключенных между министерствами и ведомствами, для которых готовятся  кадры. Работа по улучшению качества подготовки и рациональному использованию  выпускников учебных заведений  в производственной деятельности должна предусматривать обновленный расчет дополнительной потребности в специалистах на основе реализации следующих мер:

перевода работников, имеющих  высшее образование и занятых  на рабочих местах, на должности, соответствующие  их квалификации;

отбора и направления  на учебу с отрывом от производства перспективных рабочих, имеющих  достаточный производственный опыт;

предварительного отбора будущих специалистов задолго до окончания ими учебных заведений  и организации с ними индивидуальной работы.

Следующим основным источником обеспечения предприятий необходимыми кадрами являются выпускники профессионально-технических  училищ, а также организованный набор  рабочих, который является основной формой планового привлечения трудящихся на добровольных началах для постоянной или сезонной работы в организациях и на предприятиях.

Важным источником обеспечения  предприятий кадрами является внутригородское (внутрирайонное) перераспределение  рабочей силы через центры занятости  населения. Эти государственные  органы осуществляют трудоустройство  граждан с учетом их индивидуальных пожеланий, профессиональной подготовки и рекомендации специалистов по профориентации, а также обеспечивают своевременное  трудоустройство высвобождаемых работников и их регистрацию, проводят в установленном порядке устройство на работу выпускников средних общеобразовательных школ, способствуют комплектованию учащимися ПТУ и т.д.

Кадровые службы предприятий  и организаций города (района) регулярно представляют центрам занятости необходимые сведения:

извещения о наличии свободных  рабочих мест и вакантных должностей, в том числе для использования труда пенсионеров, инвалидов, женщин, занятых воспитанием детей, студентов;

информацию на каждого  высвобождаемого работника после  письменного уведомления за два  месяца до увольнения;

о создаваемых кооперативах, временных строительных и сельскохозяйственных бригадах, а также другие необходимые  для совместной работы сведения.

 Ныне функционирующие  кадровые службы не всегда  отвечают требованиям кадровой  политики. Их деятельность, зачастую, ограничивается решением вопросов  приема и увольнения работников, оформления кадровой документации.

На предприятиях отсутствует  единая система работы с кадрами, прежде всего, в области научно обоснованного  изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного продвижения работников, в соответствии с их деловыми и личностными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда их работников не всегда отвечает задачам реализации активной кадровой политики. Практически не ведется подготовка специалистов для работы в этих службах.

К основным направлениям по управлению кадрами относятся: подбор, селекция, расстановка, инструктаж. Кроме  того, эта функция развития карьеры: планирование профессионального роста  и обучения, контроль дисциплины, обоснованность вознаграждений, обеспечение здоровья и безопасности, перемещение, понижение  в должности, увольнение. К функции  трудовых отношений причисляют ведение  переговоров, рассмотрение жалоб, решение  трудовых споров.

Перестройка деятельности кадровых служб в условиях перехода к рыночной экономике должна осуществляться в  следующих основных направлениях:

обеспечение комплексного решения  задач качественного формирования и эффективного использования кадрового  потенциала, на основе управления всеми  компонентами человеческого фактора: от трудовой подготовки и профориентации молодежи до забот о ветеранах  труда;

широкое внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки, нужных для предприятия  и отрасли работников. Основной формой привлечения необходимых специалистов и квалифицированных рабочих  для предприятий должны стать  прямые договора с учебными заведениями. Весьма актуальной в связи с этим становится проблема опережающей подготовки рабочих и специалистов для освоения новой техники и технологии в  различных отраслях, что требует  от кадровых служб совершенствования, планирования подготовки кадров;

важнейшим направлением реализации кадровой службы является планомерная  работа с руководящими кадрами, с  резервом для выдвижения, которая  в настоящих условиях должна строиться  на таких организационных формах, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационные  передвижения руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах и стажировка на соответствующих должностях;

кадровые службы призваны активизировать свою деятельность по стабилизации трудовых коллективов, повышению  трудовой и социальной активности работников на основе совершенствования социально-культурных и нравственно-психологических стимулов;

на качественно новую  ступень поднимается роль кадровых служб в обеспечении социальных гарантий трудящихся в области занятости, что требует от работников по кадрам квалифицированного соблюдения порядка  трудоустройства и переобучения высвобождаемых работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

необходимо перейти от преимущественно административно-бумажных методов управления к демократическим  формам оценки, подбора и расстановки  кадров, обеспечить широкую гласность  в кадровой работе. Кадровые службы предприятий в современных условиях становятся органами организационно-методического  обеспечения отбора и выдвижения перспективных работников, что потребует  от их сотрудников умение применять  методы психологического тестирования, социологические методы по изучению общественного мнения.

Реализация новых функций кадровых служб невозможна без укрепления  их квалифицированными специалистами, повышения их авторитета, в связи с чем становится весьма актуальным создание системы подготовки специалистов для кадровых служб, переподготовки и повышения квалификации организаторов (менеджеров) кадровой работы;

требует полного обновления научно-методическое обеспечение кадровой работы, а также ее материально-техническая  и информационная база.

В структуре отдела (управления) кадров, в зависимости от численности  работающих и стоящих задач, могут  создаваться различные сектора, бюро, группы. В состав отдела кадров могут входить инспектора по кадрам, инженеры по подготовке кадров, социологи, психологи, физиологи, начальники бюро, другие руководители и специалисты.

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с квалификационными справочниками должностей служащих и утвержденными руководителем предприятия (организации) или структурного подразделения. При больших объемах за работником закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий). При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что должно способствовать приобретению необходимых навыков и ускорению выполнения заданий работников.

Современная производственная организация с точки зрения системного подхода представляет собой сложную социотехническую систему, в которой выделяются технико-технологическая, организационно-экономическая и социально-психологическая подсистемы. Анализ деятельности различных предприятий позволяет выделить организационно-функциональное “ядро”, осуществляющее деятельность по оптимизации социально-психологической подсистемы производственной организации. В данное “ядро” вкладываются основные направления деятельности таких функциональных подразделений как нынешние отделы кадров, отделы подготовки кадров, организации и оплаты труда, службы социального развития, что предполагает объединение их в единую службу по управлению человеческим фактором на производстве.

Организационной основой  единой кадровой службы выступает интеграция функций по управлению организацией труда, подбором и расстановкой кадров, их подготовкой и повышением квалификации, социальным развитием коллектива, что  определяется общей социально-психологической  направленностью данных подразделений. Следовательно, только единая кадровая служба может и должна взять на себя весь комплекс задач, связанных с оценкой, подбором, расстановкой, воспитанием и рациональным использованием каждого работника. Однако следует отметить, что до сих пор вопросами техники, технологии, снабжения производства занимаются примерно 95 % работников, а работой с людьми, кадрами – менее 5 %.

В настоящее время назрела  острая необходимость реорганизации  механизма управления социально-психологической  подсистемой производственной организации. Такая реорганизация должна осуществляться в направлении интеграции функций  управления персоналом.

Сегодня на предприятиях сложилась  ситуация, при которой руководство  единым процессом кадровой работы осуществляют сразу несколько подразделений  – отдел кадров, подчиненный заместителю  руководителя по кадрам; отдел подготовки кадров, подчиненный главному инженеру; служба социального развития, подчиненная, как правило, непосредственно руководителю организации; отдел труда и зарплаты, подчиненный главному экономисту или  заместителю руководителя по экономике. Поэтому представляется целесообразным сведение существующих ныне отделов  организации труда и заработной платы, подготовки кадров, социального  развития в единую кадровую службу под началом руководителя (директора) по человеческим ресурсам.

Придание этой службе необходимых  научно-исследовательских и учебно-методических подразделений позволит обеспечить комплексное управление персоналом, в соответствии с современными требованиями кадровой политики в процессе перехода к рыночным отношениям. Анализ хозяйственной  практики и перспектив развития общественного  производства позволяет с достаточной  степенью точности предположить, что  будущее в управлении персоналом принадлежит именно таким мощным кадровым службам, способным эффективно использовать современные научные  разработки и новейшие компьютерные технологии в своей практической деятельности.

Повышение роли социальной составляющей предприятия обусловливает  появление в сфере управленческого  труда новой профессии – менеджера  по кадрам, т.е. профессионального управляющего, высококвалифицированного специалиста  по работе с персоналом, подготовка которого и обеспечение его непрерывного образования встала сегодня со всей остротой. Рыночная экономика предъявляет  и новые требования к менеджерам кадровой службы, в числе которых: целенаправленность; масштабность; коммуникативность; способность анализировать и  решать комплексные проблемы; синтезировать решение в условиях неопределенности и ограниченности информации; творческое начало и компетентность; организаторские способности.

От менеджеров данной службы требуются также достаточно глубокие знания в области техники и  технологии конкретного производства, организации и  мотивации труда, трудового законодательства, психологии и социологии труда и управления, производственной педагогики, организации современного делопроизводства. Им необходимы прочные навыки эффективного общения с людьми, использование информационно-вычислительной техники и др. При этом менеджер по кадрам является главным носителем и распространителем организационной культуры фирмы, что требует от него высокого развития нравственно-психологических качеств.

1.3. Функции и  задачи кадровой службы предприятия

Всю деятельность по управлению персоналом компании (предприятия, фирмы) осуществляет специальная кадровая служба. Она состоит из нескольких отделов: трудовых отношений, занятости, управления персоналом, заработной платы, условий труда и борьбы с травматизмом, обучения кадров учета и делопроизводства. В составе службы работают квалифицированные  специалисты – социологи, специалисты  по управлению, трудовым отношениям. Кадровая служба, особенно в крупных корпорациях, реализует целый ряд программ, направленных на непрерывную подготовку и переподготовку различных категорий рабочей силы, на разработку и реализацию всего комплекса мер по мотивации персонала.

К наиболее важным функциям кадровых служб в современных условиях относятся следующие:

реализация фирменной  кадровой политики;

развитие персонала;

планирование человеческих ресурсов;

подбор кадров и их адаптация;

консультирование линейных менеджеров по кадровым вопросам;

организация оплаты труда;

оценка и расстановка  кадров;

организация обучения и повышения  квалификации персонала;