Кадровое производство

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3

Глава 1.

Теоретические основы кадрового  делопроизводства…………………….….5

1. Особенности кадрового делопроизводства ООО «СтройКомплект»..….5

1.2Виды кадровой документации ООО «СтройКомплект» ………………...9

Глава 2.

Совершенствование кадрового  делопроизводства на примере ООО  «СтройКомплект»……………………………………………………………….21

2.1 Общие положения ООО  «СтройКомплект»………………………………21

2.2 Учет и отчетность ООО «СтройКомплект»………………………………22

2.3 Цель создания и предмет деятельности Общества………………………………………………………………………..23

2.4 Архив Общества .........................................................................................24

2.5 Права и обязанности Общесства.…………………………………………25

2.6 Анализ потанциала…………………………………………………………26

2.7 Сертификаты и документация………………………………………………27

Заключение………………………………………………………………….…30

Список используемой литературы…………………………………………31

Приложение

 

 

Введение

Кадровое делопроизводство - для  работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и  даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может  доказать свою позицию в суде.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя. Например, должностная  инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные  обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому  отношение к работе с такими документами  должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение  определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или  иные права работника.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение  социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством  работникам.

 

В ходе курсовой работы были изучены  и проанализированы основные направления  деятельности отдела кадров общества с ограниченной ответственностью на примере  ООО «СтройКомплект» по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Объектом исследования курсовой  работы является кадровое делопроизводство.

Предметом исследования - организация кадрового делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью.

Цель написания курсовой работы - проанализировать особенности кадрового делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью.

Источники - Устав ООО « СтройКомплект» за 2011 год, авторы изданий:

Андреева, В.И, Анисимов, Л.Н, Кошелева, Е.А. Верховцев, А.В Сайт: http://www.sibteplokomplekt.ru/, http://otherreferats.allbest.ru/audit/00042397_1.html

Анонс- Курсовая работа на тему «Совершенствование кадрового делопроизводства» состоит из введения, 1, 2 главы, заключения список литературы и приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

Теоретические основы кадрового делопроизводства

1.1Особенности кадрового делопроизводства ООО «СтройКомплект

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в кадровой службе филиал используются унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата  от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

Штатное расписание составляется и  утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может  предоставляться в любое время  рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации (указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем).

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: (заявление о приеме на работу с  подписью директора; паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается  впервые или работник поступает  на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы  воинского учета - для военнообязанных  и лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; медицинскую справку).

На основании этих документов оформляется  приказ о приеме на работу. В приказе  указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит  работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается  при приеме), а также условия  приема на работу, характер предстоящей  работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка Т-2. Для  этого необходимы следующие документы  работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный  налоговый номер; приказ о приеме на работу

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Книга учета личных заявлений сотрудников;

И другие.

Личные дела и личные карточки заводятся на всех сотрудников ООО «СтройКомплект». Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация личных дел  ведется в «Книге учета личных дел».

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров. Затем они передаются в архив ООО «СтройКомплект». Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения  сроков их хранения и составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ООО «СтройКомплект» включает в себя следующие разделы:

1. Приказы по вопросам работы  с кадрами. Копии.

2. Приказы директора по личному  составу. Копии.

3. Основания к приказам по  личному составу.

4. Положение об отделе кадров.

5. Должностные инструкции сотрудников.

6. Годовые статистические отчеты  о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

7. Квартальные статистические отчеты  о наличии, учете, текучести  и распределении кадров.

8. Утвержденное штатное расписание  структурных подразделений.

9. Личные дела.

Изучив основные положения номенклатуры дел ООО «СтройКомплект», можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют. [№10 Ст.28-29 ]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды кадровой документации в ООО «СтройКомплект»

 

Информационные показатели, характеризующие  работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими  понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами  включены в Общероссийский классификатор  управленческой документации (документы  по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций  кадровой службы.

Приказами оформляются прием, перевод  и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение  условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-библиографических  данных; поощрения и наложение  взысканий и др.

Для оформления приказов по личному  составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении  его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации  с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника  и др.

Приказы по личному составу оформляются  и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст, приказа  по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому  кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу.

Индивидуальные - содержится информация только об одном сотруднике.

Сводные - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, увольнение, изменение фамилии и другие). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения.

Каждый пункт приказа по личному  составу должен быть сформирован  в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и  инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности  и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах  приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме  на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №-Т9);

- приказ (распоряжение) о поощрении  работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании  работника;

- табель учета рабочего времени  (форма №Т-13);

- личные заявления работников  предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- должностная инструкция;

- трудовая книжка;

- личное дело.

 

 

Документы, которые ежедневно  должны быть под рукой у работника  кадровой службы, можно разделить  на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных  правовых актов.

Первый -- Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться  в своей работе кадровый специалист. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию  их рабочего времени и времени  отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных  льгот и компенсаций.

Второй -- Закон РФ от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". На основании  этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными  данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет  обрабатываться и где будет храниться  информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий -- Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые  могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый -- Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда  в Российской Федерации". Положения  этого документа позволяют грамотно построить в организации систему  охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия  работы -- это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Пятый -- Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление  о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации  различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о  документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при  его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация  может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

[ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003 ]

 

 

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими норму трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

- в качестве работодателя - предприятие  любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

- в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Трудовые договоры могут  заключаться:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не  более пяти лет, если иной  срок не установлен Трудовым  кодексом и иными федеральными  законами.

Целями разработки должностной  инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника  за результаты его деятельности, осуществляемой на основании  трудового договора (контракта);

- обеспечение объективности при  аттестации сотрудника, его поощрений  и при наложении на него  дисциплинарного взыскания. [ №3. - С.16-18 ]

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- основные задачи и функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения;

- связи по должности;

- оценка деятельности.

В разделе «Общие положения» указывают:

- квалификационные требования, предъявляемые  к сотруднику в соответствии  с занимаемой им конкретной  должностью;

- основополагающие организационно-правовые  документы, на основании которых  сотрудник осуществляет служебную  деятельность и реализует свои  полномочия;

- перечень структурных подразделений  и отдельных должностей сотрудников,  непосредственно подчиненных данному  сотруднику по службе;

- порядок замещения сотрудника  и исполнения должностных обязанностей  в случае его временного отсутствия.

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

В разделе «Ответственность» указывают меры ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

Должностная инструкция должна быть согласованна с юридическим отделом предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную  инструкцию заверяют печатью предприятия  и хранят в отделе кадров предприятия  в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в  силу с момента ее утверждения  руководителем предприятия и  действует до ее замены новой должностной  инструкцией.

 

 

 

- Правила заполнения  трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся следующие  сведения: о работнике; о выполняемой  им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника; основания прекращения трудового  договора; о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту  работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после  издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а  при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно  соответствовать тексту приказа  по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса  РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие  статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами  или пастой черного, синего или фиолетового  цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя  и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании  паспорта или свидетельства о  рождении.

    [Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек: постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 №69 // Рос. газ.- 2003.- 19 ноября. ]

 

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем  или незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа  об образовании или другого надлежаще  оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые  заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках  о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании  документов (паспорта, свидетельства  о рождении, о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или  имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы  записываются на внутренней стороне  обложки и заверяются руководителем  предприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В  таком же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

- Вкладыш в трудовую  книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих  разделов, трудовая книжка заполняется  вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

- Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно заявить  об этом администрации по месту последней  работы. Не позднее 15 дней после заявления  администрация выдает работнику  другую трудовую книжку или вкладыш  к ней с надписью «Дубликат» в  правом верхнем углу первой страницы.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме  на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №-Т9);

- приказ (распоряжение) о поощрении  работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании  работника;

- табель учета рабочего времени  (форма №Т-13);

- личные заявления работников  предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- трудовая книжка;

- личное дело.

[№10. - С.71-78 ]

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2

Совершенствование кадрового делопроизводства на примере  ООО «СтройКомплект»

2.1 Общие положения ООО «СтройКомплект»

Общество  с ограниченной ответственностью «СтройКомплект» ( далее- Общество) Является юридическим лицом, созданным его участником в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации и Федерального закона Российской Федерации от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» для осуществления услуг ,предусмотренных предметом и основными задачами деятельности Общества, в целях удовлетворения общественных потребностей и получения его Участниками максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов производственной, научно-технической и коммерческой деятельности, не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации.

Полное фирменное наименование  Общества на русском языке; Общество с ограниченной ответственностью «СтройКомплект»

Сокращенное наименование общества на русском языке; ООО «СтройКомплект»