Класифікація і побудова рахунків бухгалтерського обліку. Касові операції:класифікація, рух готівки, організація обліку

Вступ

     Бухгалтерський о́блік— процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Об'єктами бухгалтерського  обліку є майно організацій, їх зобов'язання і господарські операції, здійснювані  організаціями в процесі їх діяльності.

Основним завданням бухгалтерського обліку є формування повної і достовірної інформації про діяльність організації і її майнове положення, необхідною внутрішнім користувачам бухгалтерської звітності— керівникам, засновникам, учасникам і власникам майна організації, а також зовнішнім— інвесторам, кредиторам і іншим користувачам бухгалтерської звітності.

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або  на рахунку в банку. Каса – це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів.

До грошових документів відносять грошові квитки, поштові  марки, тощо. Уся готівка повинна  зберігатись у вогнетривких металевих  шафах, а окремих випадках у комбінованих і звичайних шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Для ведення касових  операцій наказом керівника призначається  матеріально-відповідальна особа  – касир. Після видання наказу про призначення касира, керівник зобов’язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

1. Класифікація і побудова рахунків бухгалтерського обліку

1.1. Класифікація  рахунків бухгалтерського обліку

     Класифікація рахунків бухгалтерського обліку, а іншими словами, групування їх за певними ознаками, допомагає процесу вивчення системи рахунків та застосуванню її на практиці.

     Усі рахунки класифікують за об’єктами відображення (активні, пасивні, активно-пасивні), рівнем узагальнення даних про господарську діяльність (синтетичні рахунки, субрахунки, аналітичні рахунки), за економічним змістом, призначенням та структурою. Класифікація рахунків за економічним змістом дає можливість встановити, які рахунки слід застосовувати для обліку певного об’єкта, тобто ця класифікація дозволяє визначити систему рахунків, які необхідно використовувати на підприємствах тієї чи іншої галузі. Вона будується відповідно до класифікації об’єктів бухгалтерського обліку.

     За економічним змістом рахунки поділяють на три основні групи і одну доповнюючу:

     — рахунки господарських засобів;

     — рахунки господарських процесів;

     — рахунки джерел формування засобів;

     — рахунки обліку операцій, які не відображені в балансі (позабалансові рахунки).

     Класифікація рахунків за економічним змістом дає змогу згрупувати рахунки залежно від того, що саме на них обліковується.

     За структурою і призначенням рахунки поділяються на:

     1) основні;

     2) регулюючі;

     3) операційні;

     4) фінансово-результативні;

     5) позабалансові.

     Таке групування дозволяє визначити порядок обліку господарських операцій на рахунках, забезпечує можливість більш раціонального уявлення про показники діяльності підприємства.(рис.3.2)

     1) Основні рахунки у бухгалтерському обліку застосовуються перш за все для контролю за наявністю господарських засобів та джерел їх утворення, а також за їхніми змінами. Об’єкти, які обліковуються на цих рахунках, є основою господарської діяльності, дають повне уявлення про майновий стан підприємства, тому вони і називаються основними.

До основних рахунків відносяться:

     — інвентарні;

     — рахунки капіталу;

     — рахунки розрахунків.

     Інвентарні рахунки застосовують для обліку наявності та руху матеріальних цінностей і коштів. Головне їх призначення — контроль за наявністю господарських засобів підприємства. Рахунки цієї групи умовно поділяють на матеріальні та рахунки коштів. Матеріальні рахунки призначені для обліку наявності та руху основних засобів, товарно-матеріальних цінностей і контролю за їх збереженням. По відношенню до балансу вони є активними (рахунки № 10, 11, 20, 22, 26, 28). Рахунки коштів призначені для обліку грошових коштів. Вони також є активними (рахунки № 30, 31, 33).

     Рахунки капіталу використовуються для обліку джерел утворення власних засобів. Вони є пасивними (рахунки № 40, 41, 42, 43).

     Рахунки розрахунків призначені для відображення дебіторської та кредиторської заборгованості.

Рахунки, на яких обліковується  дебіторська заборгованість, є активними (рахунки 36, 37). Рахунки, на яких обліковується  кредиторська заборгованість, є пасивними (рахунки № 66, 50, 55, 51, 52, 53, 54, 68).

Окремі рахунки цієї групи є активно-пасивними (рахунки № 327, 64, 65, 377), на них одночасно обліковується дебіторська і кредиторська заборгованість. Ці рахунки можуть мати два залишки за дебетом (дебіторська заборгованість) і за кредитом (кредиторська заборгованість).

     2) Регулюючі рахунки призначені для уточнення оцінки господарських засобів і визначення реального розміру джерел утворення засобів. Дані рахунки поділяються на:

     — контрарні;

     — доповнюючі;

     — контрарно-доповнюючі.

     Контрарні регулюючі рахунки призначаються для зменшення оцінки засобів і джерел їх утворення. За будовою ці рахунки протилежні до рахунків, які вони зменшують. Так, якщо зменшується оцінка засобів, то самі вони є контрактивними, пасивними (рахунки № 131, 132, 133), якщо зменшується величина джерел утворення засобів, то контрарні рахунки відносяться до контрпасивних і є активними.

     Доповнюючі регулюючі рахунки збільшують оцінку засобів або джерел їх утворення. За будовою вони такі ж, як і рахунки, які вони доповнюють. Використовуються вони в аналітичному обліку. Наприклад, до суми транспортно-заготівельних витрат додається вартість придбаних матеріалів або сировини, таким чином визначається фактична собівартість матеріальних цінностей.

     Контрарно-доповнюючі рахунки поєднують в собі ознаки двох попередніх. Їх застосовують, як правило, в аналітичному обліку, зокрема в обліку готової продукції чи матеріалів. Якщо аналітичний облік окремих видів готової продукції проводять за плановою собівартістю, окремо ведуть облік відхилень фактичної собівартості від планової. При цьому для того, щоб визначити фактичну собівартість готової продукції, треба суму відхилень додати або відняти від планової собівартості залежно від наявності перевитрат або економії засобів.

     3)Операційні рахунки призначені для відображення в обліку окремих господарських операцій і процесів, а саме для обліку витрат, доходів і результатів діяльності підприємства.

Вони поділяються на:

     — розподільчі;

     — калькуляційні;

     — порівняльні;

     — транзитні.

     Розподільчі рахунки в свою чергу поділяються на:

     –  збірно-розподільчі;

     – бюджетно-розподільчі.

     Збірно-розподільчі призначені для збору і розподілу витрат між об’єктами в одному звітному періоді. Ці рахунки є активними і закриваються наприкінці звітного періоду і, таким чином, вони не мають сальдо (рахунки № 91, 92, 93, 94, 70, 71). Бюджетно-розподільчі рахунки призначені для відображення витрат і їх розподілу між окремими звітними періодами. Це активні рахунки (рахунок № 39) і пасивні (рахунки № 47, 69).

За дебетом рахунка 39 «Витрати майбутніх періодів» відображуються витрати, здійснені в даному періоді, але фактично вони відносяться до майбутнього періоду. За кредитом рахунка 39 витрати поступово списуються за настанням відповідного періоду. Даний рахунок може мати дебетове сальдо, яке означає нерозподілену суму витрат і відображується в ІІ розділі активу балансу.

     Калькуляційні рахунки призначаються для обліку витрат і визначення собівартості продукції, робіт і послуг. За будовою вони є активними (рахунки № 23, 24, 25, 90).

     Порівняльні рахунки призначені для відображення окремих господарських операцій і процесів та результатів за ними. Ці рахунки є активно-пасивними. Результат від певної операції чи процесу визначається шляхом порівняння записів за звітний період за дебетом і кредитом цих рахунків. І на суму цього результату даний рахунок закривається (рахунок № 79 «Фінансові результати»).

     Транзитні рахунки використовуються тоді, коли є необхідність акумулювати певні однорідні активи з метою їх подальшого розподілення для забезпечення контролю і управління цими активами.

До цих рахунків відносяться  рахунки восьмого класу, на яких відображуються елементи витрат (рахунки № 80, 81, 82, 83, 84, 85). За цими рахунками немає початкового  і кінцевого сальдо і вони в кінці звітного періоду закриваються.

     4)Фінансово-результативні рахунки використовуються для відображення фінансових результатів діяльності підприємства за певний період (рахунок № 44). Ці рахунки активно-пасивні, оскільки результат може бути позитивним (прибуток) і негативним (збиток).

     Усі ці групи рахунків (основні, регулюючі, операційні та фінансово-результативні) обліковують балансові об’єкти і мають назву балансові рахунки.

     5) Позабалансові рахунки призначені для обліку об’єктів, які не є власністю підприємства, але перебувають у його користуванні. Для цих рахунків притаманна проста форма запису, тобто на них відсутній подвійний запис, і вони не кореспондують між собою і балансовими рахунками

1.2 Бухгалтерські рахунки, їх побудова

     Бухгалтерський баланс не пристосований для поточного відображення господарських операцій. Тому для цього застосовують рахунки бухгалтерського обліку — спосіб групування господарських операцій за економічно однорідними ознаками з метою систематичного контролю за наявністю та зміною засобів і їх джерел у процесі господарської діяльності.

     За формою бухгалтерський рахунок — це таблиця, лівий бік якої називається "дебет" (від лат. debet — він винен), правий — "кредит" (від лат. credit — він вірить):

Відкрити рахунок означає  вписати в нього початковий залишок, який називається "сальдо". Його записують  з того боку рахунка, де цей об'єкт  відображається в балансі. У рахунках, призначених для обліку засобів, сальдо записують з лівого боку, а в рахунках, які відображають облік джерел, — з правого.

     Сальдо (с-до) — різниця між підсумками залишків за дебетом і кредитом рахунків з урахуванням змін на рахунку на кінець звітного періоду.

Наприклад, на 1 січня 2000 р. залишок за балансом у рахунку "Поточні рахунки в національній валюті" становив 500000 грн, і цього  ж дня було здійснено такі господарські операції:

1) надійшло на поточний  рахунок у національній валюті  за реалізацію продукції 150000 грн;

2) перераховано з поточного  рахунка в національній валюті  до державного бюджету 85000 грн.

Відтворимо стан і  зміни коштів на поточному рахунку  в національній валюті.

ДТ Поточні рахунки  в національній валюті КТ

Підсумок залишків на дебеті та кредиті без підсумку початкового  сальдо є оборотом за бухгалтерським рахунком. Підсумок за дебетом називається дебетовим оборотом, за кредитом — кредитовим оборотом.

     Кожний рахунок має цифровий код, наприклад:

10 "Основні засоби"

30 "Каса"

31 "Рахунки в банках" і т. д.

32. Активні, пасивні та активно-пасивні рахунки. Обороти й сальдо

     Бухгалтерський баланс поділяють на дві частини (рис. 3.1):

     – актив, де відображаються наявні господарські засоби;

     – пасив, де відображаються джерела їх формування.

     Активні рахунки відкривають на основі активу статей балансу, пасивні — на основі пасиву.

В активних рахунках надходження засобів виробництва, коштів на підприємство відображається за дебетом, а вибуття — за кредитом. Сальдо за активними рахунками визначається за дебетом.

У пасивних рахунках збільшення джерел коштів відображається за кредитом, а зменшення — за дебетом. Сальдо за пасивними рахунками визначається за кредитом. Запишемо це схематично.

На рис 3.3 зображена система рахунків бухгалтерського обліку

     Сальдо на кінець звітного періоду визначається так:

     – для активних рахунків

     – для пасивних рахунків

     – для активно-пасивних рахунків — на основі оборотної відомості.

2. Касові операції: класифікація, рух готівки, організація обліку

2.1 Поняття  каси й операційної каси

     Перш ніж розкривати тему касових операцій, необхідно чіткіше визначити поняття "каса".

     Відповідно до положень, передбачених у Порядку ведення касових операцій у народному господарстві України (далі - Порядок), затвердженому постановою Правління НБУ від 11.11.98 р. №473, касою називається спеціально обладнане й ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки.

     Керівники підприємств несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність за належне обладнання приміщення каси і забезпечення всіх необхідних умов для надійного зберігання грошей у приміщенні каси.

     Каса на підприємстві, як правило, одна, але у випадку якщо підприємства - юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів і виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, вони зобов'язані мати окрему касу. З метою повного обліку здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи повинні також вести касову книгу, яка оформляється за зразком касової книги підприємства і видається цим підрозділам.

     Доступ у приміщення каси особам, що не мають відношення до її роботи, забороняється. У період здійснення касових операцій у приміщенні каси повинен перебувати тільки касир, а двері в касу мають бути замкнені з внутрішнього боку.

     Одне з основних призначень каси - тимчасове зберігання коштів. Відповідно до вимог Порядку, вся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - в комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати їх стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

     Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, ящиках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал комісія перевіряє наявність дублікатів ключів. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про це органи внутрішніх справ і вживає заходів для негайної заміни замка металевої шафи. Зберігання в касі готівки й інших цінностей, які не належать даному підприємству, забороняється.

     Перш ніж відкрити приміщення каси і металеві шафи, касир зобов'язаний оглянути цілість замків, дверей, віконних грат і печаток, пересвідчитися в справності охоронної сигналізації.

     У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє органи внутрішніх справ і вживає заходів з охорони каси до прибуття працівників міліції.

У цьому випадку керівник, головний бухгалтер або особи, які  їх заміняють, а також касир підприємства після отримання дозволу органів внутрішніх справ перевіряють наявність коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка проводиться до початку касових операцій, і за її підсумками складається акт у чотирьох примірниках, що підписується всіма особами, які брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається до органів внутрішніх справ, другий - у страхову компанію (якщо каса була застрахована), третій - у вищестоящу організацію (якщо така є), а четвертий залишається у підприємства.

     Крім поняття "каса", існує поняття "операційна каса". Основна відмінність операційної каси від каси підприємства полягає в тому, що перша передусім призначена для збору виторгу від реалізації продукції, товарів, робіт або послуг. Для операційної каси не обов'язково виділяти окреме ізольоване приміщення, вона може знаходитися безпосередньо в торговому залі, салоні, кіоску тощо, тобто бути максимально наближеною до покупця, замовника з метою виконання своєї основної функції. В операційній касі, як правило, знаходиться належним чином зареєстрований електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА), через який і здійснюється приймання виторгу.

     Операційна каса не призначена для зберігання готівки, незважаючи на те що безпосередньо в грошовій скриньці ЕККА після виконання обнуляючого звіту може залишатися готівка, наприклад, розмінна монета.

Надалі при вивченні матеріалу необхідно чітко розмежовувати  те, що належить до каси підприємства, і те, що належить до операційної  каси.

2.2 Касові операції

    Важливим напрямом діяльності банків є касові операції. Вони полягають у прийманні готівки від клієнтів, зарахуванні її на рахунки, збереженні прийнятих коштів та видачі готівки за вимогами клієнтів. Особливо важливим і відповідальним для банку є своєчасне і повне задоволення вимог клієнтів на видачу готівки. Від цього залежить довіра клієнтів до банку, їх можливість вільно розпоряджатися своїми коштами, нормально виконувати свої зобов’язання по заробітній платі та інших платежах, що здійснюються готівкою.

     Касові операції мають велике значення для самих банків, для їхніх клієнтів і для банківської системи в цілому. Приймаючи готівку від клієнтів — юридичних та фізичних осіб, банки збільшують свої вільні резерви, за рахунок чого розширюють активні операції та забезпечують зростання доходів. Видаючи готівку клієнтам, банки стягують комісійну плату, яка поповнює їхні доходи. В операціях з готівкою банки можуть надавати своїм клієнтам чимало додаткових послуг (з інкасації, самообслуговування тощо), які також дають додаткові доходи. Клієнти банків через касові операції надають своїм грошовим коштам депозитну форму, що сприяє їх кращому збереженню та використанню, одержанню додаткових доходів від депозитних процентів. Водночас у них зростає ймовірність втрат завдяки ризику неліквідності банків.

     Важлива роль касових  операцій обумовлює необхідність  їх централізованого регулювання.  З метою його здійснення НБУ  ухвалив три нормативні документи:

     - Інструкцію № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України;

     - Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні;

     - Інструкцію № 4 “Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”.

2.3 Порядок ведення касових операцій у національній валюті України

     Рахунок №30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

     Рахунок № 30 "Каса" має такі субрахунки:

№301 "Каса в національній валюті"

№302 "Каса в іноземній валюті".

     На дебеті рахунка №30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, на кредиті — виплата грошових коштів із каси підприємства.

     На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Касові операції (надходження готівки  до каси і видача з неї) здійснюються на підставі Порядку ведення касових  операцій у народному господарстві України, затвердженого постановою Національного банку України №21 від 02.02.95 р. у редакції постанови правління Нацбанку України №334 від 13.10.97 р., зареєстрованого у Мін'юсті України № 530/2334 від 04.11.97 р. І Постановою правління Національного банку України "Про затвердження змін і доповнень до Порядку ведення касових операцій в національній валюті України" № 16 від 19.01.99 р. (зареєстровано у Міністерстві юстиції України № 65/3358 від 04.02.99 р., № 265 від 4 червня 1999 р. (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України за № 395/3688 від 21 червня 1999 р.).

     Усі підприємства, незалежно від форми власності (державні, орендні, колективні, кооперативні, спільні, колективні), зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банку.

     Каса - самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Матеріальну відповідальність за збереження коштів і ведення касових операцій покладено на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язання касира (або іншої уповноваженої особи).

     Грошові кошти до каси надходять з рахунків у банках (№ 31), внаслідок реалізації товарно-матеріальних цінностей, від підзвітних осіб тощо.

Ліміти залишку готівки  в касі для кожного підприємства встановлюються комерційними банками за місцем відкриття рахунка з урахування режиму і специфіки роботи підприємства. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

     Колективні сільськогосподарські підприємства, колгоспи, сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки самостійно визначають розміри готівки, що може постійно знаходитися в їх касах з відповідним повідомленням у першому кварталі кожного року установ банків, які їх обслуговують, і в межах цих коштів здійснюють необхідні поточні витрати (крім виплат, передбачених п.5 Порядку № 334). Готівка понад визначені розміри має здаватися ними до банків і вільно отримуватися з банку на цілі, вказані у чеку.

     Підприємства можуть мати у своїй касі готівку у межах лімітів залишку і використовувати її з виручки у межах норм. Ліміти залишку готівки в касі визначаються щорічно і у разі необхідності переглядаються.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією Національного банку України № 4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Правління Національного банку України № 149 від 20.06.95 р. в редакції постанови Правління Національного банку № 335 від 13.10.97 р.

Указом Президента України "Про внесення змін до Указу Президента України № 436 від 12 червня 1995 р." № 491/99 від 11 травня 1999 р. введені нові штрафні санкції за порушення  норм обігу готівки.

     За новою редакцією Указу:

     - за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день (у старій не було "за кожний день"),

     - за неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

     - за витрачання готівки з виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень, на виплату заробітної плати, матеріального заохочення, допомог усіх видів, компенсацій, за наявності податкової заборгованості — у розмірі здійснених виплат;

     - за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25% виданих під звіт сум та інші санкції.

Санкції у вигляді  стягнення податковими органами (згідно зі статтею II Закону України  «Про внесення змін до Закону України "Про державну податкову службу в Україні»):

     - в однократному розмірі донарахованої за результатами перевірки суми податку або іншого платежу, а у випадку повторного порушення, протягом року після порушення, встановленого попередньою перевіркою, - у двократному розмірі донарахованої за результатами перевірки суми податку, іншого платежу;

     - 10% належних до сплати сум податків, інших платежів за неподання або несвоєчасне подання органам державної податкової служби податкових декларацій, розрахунків, аудиторських висновків та інших документів, необхідних для обчислення податків, тощо.

     Згідно з постановою Правління Національного банку України "Про затвердження змін і доповнень до Порядку ведення касових операцій у національній валюті України" № 16 від 19.01.99 р. встановлено, що:

     - готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть здійснюватися як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок виручки, одержаної від реалізації товарів (робіт., послуг), та інших касових надходжень (виручки) за винятком тих підприємств та індивідуальних Підприємців, які мають податкову заборгованість, і відповідно здійснюють виплати, пов’язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, одержаних із установ банків;

     - у випадках, пов'язаних з надходженням до каси підприємства наприкінці робочого дня після довершення інкасації або закінчення роботи вечірньої каси значних сум готівки від здійснення господарської діяльності, внаслідок чого перевищується встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня (банку та клієнта) повинні здати цю готівку (в частині, що перевищує ліміт каси) до обслуговуючої установи банку. За таких умов вказані кошти не вважаються понадлімітними у день їх оприбуткування до каси підприємства;