Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности

      Государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования

      «Сахалинский  государственный  колледж бизнеса  и информатики» 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Курсовая  работа по дисциплине:

      «Организация коммерческой деятельности»

      Тема:

        «Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

      Студента: Канашиной Ольги  Петровны

      Специальность: менеджмент

      Курс 4, группа М-401 

      Форма обучения: очная 
 

      Дата  сдачи_____________

      Дата  защиты___________

      Оценка________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Южно-Сахалинск

      Г. 2011

      Оглавление

В В Е Д  Е Н И Е …………………………………………………………………………….3

      Глава 1. Сущность и роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности………………………………………………………………………………….

      1.1. Понятие коммерческой корреспонденции………………….………………

      1.2. Общая характеристика документа, требования к его оформлению………………

      1.3.  Классификация деловых писем и документов………………………………..

      1.4. Языковые особенности коммерческой корреспонденции…………………

      Глава 2. Роль коммерческой корреспонденции в……………………………….

      2.1. Характеристика………….……………………………………………………………

      2.2. Коммерческая корреспонденция на предприятие………………………………

      2.3. Пути совершенствования работы  с коммерческой корреспонденцией…………..

      З А К Л Ю Ч Е Н И Е  …………………………………………………………....

      Список  литературы …………………………………………………………………

      Приложения

       ВВЕДЕНИЕ

     Между успехом коммерческой деятельности и коммерческой корреспонденции существует тесная связь. Внедрение новой техники, автоматизации не могут решить всех проблем корреспонденции.

     Плохая  деловая корреспонденция может  привести к срыву коммерческой сделки, к неудачам в бизнесе. Коммерческие письма составленные по шаблону, слабо воздействуют на партнеров и затрудняют процесс заключения договоров.

     Коммерческая  корреспонденция состоит не только из сухих предложений сделок. Правильно  составленный коммерческий текст сильно влияет на успех торгового дела в области сбыта товаров и создания благоприятного общественного мнения о фирме.

     Коммерческая  корреспонденция приходится адаптироваться к совершенным требованиям коммуникации. Развития коммерческих отношений и доступность новых технических способов коммуникации (факс, электронная почта, спутниковая связь)  приводят к накоплению новых признаков, ставших за последнее десятилетие характерными для указанного вида деятельности. Большое количество пособий, инструкций и учебников, посвященных деловой переписке, свидетельствует о необходимости «колонизации»  этих признаков в целях сохранения целостности письма, его лингвистической и текстовой идентичности.

    Актуальность  определяется необходимостью изучения стандартов и технологий грамотного составления деловой корреспонденции, адаптированной к различным видам деятельности. В целом курсовая работа в этой области направлена на рассмотрение внутренней организации текстов деловой переписке, на их функционирования.

    Цель: Рассмотреть и выявить особенности разных видов коммерческой корреспонденции и определить её значимость на коммерческом предприятии.

Задачи:

1. Изучить понятие коммерческая корреспонденция.
2. Рассмотреть классификацию деловых писем.
3. Выявить особенности коммерческой корреспонденции.
4. Определить уровень значимости коммерческой корреспонденции на коммерческом предприятии.

Объект: Коммерческая корреспонденция, её типология  и характерные особенности.

Предмет: Значение коммерческой корреспонденции  для развития хозяйственных связей предприятия…….

Для данной работы использовался имперический метод исследования.

Курсовая  работы состоит из двух глав:

1. Теоретической, в которой рассматривается сущность и роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности.
2. Практической, в которой рассматривается роль коммерческой корреспонденции на предприятии.

       Глава 1. Сущность и  роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности 

      1.1. Понятие коммерческой корреспонденции 

     Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон  «Об

информации,  информатизации  и  защите  информации»,   в   котором   термины

«документированная  информация» и «документ»  рассматриваются  как  синонимы.

Согласно  этому  Закону  «документированная  информация   (документ)»   есть

«зафиксированная  на  материальном  носителе   информация   с   реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать». В этом же значении  термин  «документ»

используется  и в  двух  основных  Государственных  Стандартах,  регулирующих

создание,  оформление  и  использование документов   –   ГОСТ   Р   6.30–97

«Унифицированные    системы    документации.     Унифицированная     система

организационно-распорядительной  документации.   Требования   к   оформлению

документов», утвержденный постановлением  Госстандарта  России  от  31  июля

1997 года  № 273  и  ГОСТ  Р  51141–98  «Делопроизводство  и  архивное  дело.

Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта  России  от

27 февраля  1998 года № 28. Оба ГОСТа введены  в  действие  с  1  января  1999

года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления  Госстандарта  России

от 20 января 2000 года № 9-ст.

          Но, несмотря на то,  что   термин  "документ"  используется  во  всех

сферах  общественной деятельности и  существует  ряд  его  законодательных  и

официальных определений, почти каждая отрасль  знания  дает  свое  толкование

этого понятия.  В  зависимости  от  того,  какая  отрасль  знания  дает  это

определение,  преобладает   один  из  аспектов  (правовой,   управленческий,

исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной. 

1.2. Общая характеристика документа, требования к его оформлению. 

      Как известно, деятельность всех юридических  и физических лиц  в  той или  иной мере связана с документооборотом. Однако  статус  самих  документов не всегда  определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем.

      "Документ - это  деловая  бумага,  подтверждающая  какой-нибудь факт или право  на  что-либо".

     Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон  «Об информации,  информатизации и защите  информации», в котором термины  «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

     Но, несмотря на то, что термин "документ" используется во всех сферах общественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальных определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной.

     Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

     Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ   полифункционален.

     Среди функций документа можно выделить общие и специальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.

     1. Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

     2. Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     3. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества: как известно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), и документах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

     4. Культурная функция предполагает способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы,  ритуалы,  принятые  в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     5. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в  процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

     6. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

     Существует  две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Отдельно  среди функций документа выделяется функция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными  процессами с целью их анализа и контроля.

     Все вышеперечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

3. Классификация деловых писем и документов

  Одна  из важнейших частей деловой документации-письма. Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации  с внешними структурами.

  Если  вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

      Принципы классификации деловых писем могут быть различными:

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами). Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть расписка, приглашение, протокол собрания и др.
2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. В свою очередь, письма подразделяются на требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. 
   Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).  
   Обычные письма направляются одному получателю.
4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.  
   В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. 
   Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение: договоры, оферта, рекламация, электронные письма и факсы). Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги.
7. По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата.

       Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов.

      Перечислим  основные факторы, влияющие на текст  и форму делового письма:

• кто пишет письмо (адресант);
• получатель (адресат);
• тема;
• цель;
• функция письма;
• сколько вопросов будет обсуждено в письме;
• каким образом оно будет отправлено;
• существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

   Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два  основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

      Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта);
2. Реквизиты получателя (адресата);
3. резолюция руководителя;
4. заголовочная часть;
5. текст письма;
6. подписи составителей письма.

      Текст рассматриваемых документов, как  и любого другого вида деловых  писем, должен включать следующие части: 1) обращение 2) вводную часть 3) основную часть 4) заключение.

      В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее  время все более популярными  видами коммерческой корреспонденции  становятся факсы и электронные сообщения.

      Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.

     Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

        документацию по административным  вопросам;

        документацию по материально-техническому  снабжению;

        документацию по планированию;

        документацию по оперативной  деятельности;

        документацию по бухгалтерскому учету;

        документацию по подготовке и  расстановке кадров;

        документацию по финансово-кредитным  и внешнеторговым  вопросам

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

      Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     Еще один вид классификации предусматривает  деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

1.4. Языковые особенности коммерческой корреспонденции и классификация документов, его основные признаки 

      На  основе анализа теоретических подходов к исследованию письменного делового общения в научной литературе, выделения специфики письменного  делового общения, также на основе сравнительного анализа письменной и устной деловой речи можно определить коммерческую корреспонденцию как особый вид письменного делового общения. Выявляются общие характеристики коммерческой корреспонденции, определяются ее мотивы и функции, раскрываются ее цели, задачи и намерения деловой коммуникации.

      Основные  группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи рассматриваемой  нами коммерческой корреспонденции. В  коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют такие семантические виды писем, как, например, письма-просьбы или письма-запросы (необходимость получения информации или печатного информационного материала). К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение (оказание воздействия на потенциального покупателя и заключение торговой сделки c целью получения прибыли). В третьем случае коммуникант при составлении коммерческого письма преследует одновременно две цели – познавательную и практическую, одна из которых зачастую является промежуточной. В коммерческой корреспонденции это может быть контроферта (продавец дает информацию и, одновременно, оказывает воздействие на покупателя, убеждая его в правильности/ выгодности новой сделки).

      Коммерческая  корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения. С целью выявления коммуникативных целей писем, отражающих эти ситуации, и способов эффективного воздействия письма на ситуацию нами дается построение классификации деловых писем на основе коммуникативно-прагматического подхода, а именно: информирование (сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-подтверждение); побуждение (письмо-просьба, запрос, предложение, заказ); жалоба (письмо-напоминание, рекламация); экспрессивность (письмо-ответ на жалобу); реагирование (ответ на запрос, заказ, оферта).

      Представители формального подхода исходя из языковой формы, в которой реализуется  содержание текста, наиболее яркой чертой считают официальность, вежливость, дипломатичность; ясность; лаконичность. Для представителей функционального подхода определенное значение для выделенных стилевых черт имеют задачи и цели общения. Авторы главными стилевыми чертами считают точность, объективность и стандартизованность. Представители прагматического подхода подчеркивая воздействие на адресата и побуждение его к ответной реакции, выделяют следующие стилевые черты: 1) вежливость; 2) точность; 3) официальность; 4) стандартность.

      Лексические нормы в коммерческом подстиле проявляются в том, что слово должно употребляться с учетом его лексического значения, стилистической окраски и лексические сочетаемости. Коммерческому подстилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в тех значениях и в условиях только такой контекстно-лексической сочетаемости, которые традиционны именно для деловых документов.

      Глава 2. Роль корреспонденции  в деятельности организации, ГОУ СПО «СГКБиИ»

1. Характеристика организации ГОУ СПО «СГКБиИ»

Основные  сведения о предприятии:

1. ГОУ СПО Сахалинский государственный колледж бизнеса и информатики; г. Южно-Сахалинск, ул. Горького 26;
2. Государственное образовательное учреждение.
3. Министерство образования и науки Российской Федерации
4. Вид деятельности, предоставление образовательных услуг.

      Направления подготовки Среднее профессиональное образование: 

• Право и организация социального обеспечения (9 классов)
• Правоведение (11 классов)
• Менеджмент (по отраслям) (9, 11 классов)
• Сварочное производство (9,11 классов)
• Программное обеспечение ВТ и АС (9,11 классов)
• Организация обслуживания в общественном питании (9, 11 классов)
• Сервис на транспорте (по видам транспорта) (9,11 классов)
• Гостиничный сервис (9,11 классов)
• Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта (9,11 классов)
• Организация перевозок и управление на транспорте (на автомобильном транспорте) (9,11 классов)

      Вступительные испытания:

• на базе 9 классов – тестирование (русский язык, математика)
• на базе 11 классов - по результатам ЕГЭ (русский язык, математика)
• заочное обучение - собеседование

      Начальное профессиональное образование 

• Оператор электронно-вычислительных машин
• Мастер столярно-плотничных и паркетных работ
• Повар, кондитер
• Автомеханик
• Сварщик (электросварочные и газосварочные работы)