Комплексы документов

ВВЕДЕНИЕ

Документы в человеческом обществе появились и развивались  в качестве средства сохранения информации,  и в процессе его эволюции возникали  новые группы и виды документов.

Роль документов в  жизни всего общества очень велика и многообразна:

• документы используются для учета материальных ценностей;
• в документах отражено государственное управление, в виде распоряжений органов государственной власти;
• документы сопровождают процесс приватизации государственного имущества, производство товаров, разного рода сделки, передачу права собственности и другие отношения юридических и физических лиц;
• ряд документов имеет и каждый гражданин, начиная со своего рождения – свидетельство о рождении, за тем в процесс своей жизни – паспорт, трудовая книжка, свидетельство о браке, документы,  отражающие образование и т.д.

Документированная информация составляют основу управления в любой сфере человеческого  общества, а качество документов определяет качество управления, поэтому, профессионально  организованная работа с документами влияет на качество работы управленческих работников, нормативно-методические обеспечение создаёт условия для эффективного процесса управления, что в свою очередь, обеспечивает успешную  деятельность в целом.

  В наши дни, большинство документов изготавливается с помощью применения самых различных технических средств,  при этом материальной основой текстовых документов, служит бумага, а сама запись информации контролируется человеком.

С развитием науки  и техники, появлением и применением  электронно-вычислительных машин, сформировался еще один вид документом -  электронные цифровые документы, особенностью которых является их способность на небольшом носителе концентрировать и  хранить большие объемы информации.

Для того, чтобы документы  имели юридическое значение, при их создании необходимо выполнять установленные требования соответствующих стандартов и протоколов.

Создание, оформление и  использование документов складывается из их содержания, формы и выбора носителя:

• по содержанию - документы составляются с соблюдением установленных требований семантики и юридической техники;
• по форме - с соблюдением нормативно-правовыми актами правил;
• по структуре и форме – составление документов, размещение необходимых реквизитов и их использование.

Актуальность  темы объясняется значением роли документов в любой сфере деятельности. Документов разного типа существует огромное количество, описать и перечислить которые просто невозможно, при этом, если учесть, что постоянно растут объемы информации, то, соответственно, растет и количество ее  носителей - документов.

Быстро развивающиеся  и внедряемые  информационные технологии,  использование компьютерной техники и средств связи, диктуют и новые методы и решения работы с информацией, с учетом технологических и социальных факторов. Эти методы находятся в прямой зависимости  от правовой организации и управления деятельностью в той области, где происходит документирование информации, то есть создается, оформляется надлежащим образом  документ. 

Понятие «документные ресурсы», их общая характеристика

Совокупность  документов в обществе представляет собой его документный ресурс. Толковый словарь русского языка  определяет понятие «ресурсы» как  «запасы, источники чего-нибудь»¹. Поскольку документ – это прежде всего информация, поскольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существуют различия.

Понятие «информационные  ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется неодинаково. В широком смысле в это понятие  включают (помимо документов) также:

• персонал, обладающий знаниями и квалификацией;
• организационные структуры–научные, производственные, управленческие и другие, располагающие кадровым, производственно-техническим, финансовым и иным потенциалом;
• материальные объекты, созданные в процессе производства, технологии, программные продукты, т.е. овеществленные результаты научной и производственной деятельности людей;
• научный инструментарий (автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и т.д.)

В рамках такого широкого толкования информационных ресурсов собственно документные ресурсы  рассматриваются лишь как одна из их составных частей. К примеру, в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.0-99. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» записано, что «документные ресурсы - вид информационных ресурсов, представляющих совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах».

С другой стороны, специалисты в области социальной информатики сужают понятие информационных ресурсов, относя к ним лишь «ту  часть имеющихся в обществе знаний, которая уже отчуждена от своих  создателей и материализована в  виде документов, компьютерных баз данных и знаний, алгоритмов и программ автоматизированных устройств, а также произведений науки, литературы и искусства». Сюда не включаются общественные знания, ещё не отделившиеся от их живых носителей (членов общества) и характеризующиеся уровнем образования, воспитания и профессиональной квалификации людей.²

Такое более  узкое понимание информационных ресурсов, позволяющее фактически ставить  знак равенства между документными и информационными ресурсами, юридически закреплено в Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Согласно этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации, т.е. фиксация её на материальном носителе. К информационным ресурсам закон относит «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, другие информационных системах)».

Массивы документированной  информации, упорядоченные определённым образом, представляют собой комплексы документов.

Документные ресурсы  играют важнейшую роль в жизни  человеческого общества наряду с  природными, энергетическими, трудовыми, финансовыми ресурсами.

Информационные, в том числе документные, ресурсы  обладают уникальными свойствами, отличающими их от всех других видов ресурсов.

Во-первых, они  в своей совокупности практически  неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных невозобновляемых ресурсов (нефть, руда и т.п.), а используется без ущерба для её объёма. Более того, в процессе развития человеческого общества происходит непрерывное производство всё новой информации и, как следствие, постоянное увлечение информационных ресурсов. О величине информационных ресурсов РФ дают представление следующие цифры. В России в оперативной и ретроспективной среде в настоящее время находится около 100 млрд. различных документов. В расчёте на одного жителя документные ресурсы нашей страны составляют несколько сот миллионов знаков, или несколько сотен книг средней величины, а вся циркулирующая в хозяйстве информация эквивалентна приблизительно 25 млн. книг по 500 страниц каждая.

Во-вторых, информационные ресурсы используются во всех без  исключения сферах человеческой деятельности, тогда как материальные -преимущественно лишь в той или иной отдельной конкретной сфере (уголь- в топливно-энергетической, цемент -в строительной, мясо и рыба -в пищевой и т.д.).

В-третьих, тенденция  развития информационных ресурсов заключается  в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние.

Документные ресурсы  чрезвычайно разнообразны. Это и  управленческая, и бухгалтерская, и  техническая, и политическая и многие другие виды документации - служебные  и личные документы, книги, газеты, журналы, рисунки и картины, фотографии и кинофильмы, географические карты и чертежи, конспекты лекций, деньги и ценные бумаги, ресурсы сети Интернет и т.д.

Как элементы состава  имущества и объект права собственности, документные (информационные) ресурсы  могут быть государственными, межгосударственными, негосударственными и смешанной формы собственности. В свою очередь, государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:

• федеральные информационные ресурсы;
• информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;
• информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Следует подчеркнуть, что государству принадлежат  крупнейшие и унитарные ресурсы  документированной информации, охватывающие все сферы жизни общества. Их формирование в значительной степени осуществляется за счет обязательного предоставления информации организациями и гражданами.

Негосударственные информационные ресурсы могут находиться в собственности юридических  лиц (органов местного самоуправления; организаций, учреждений, предприятий; общественных объединений), а также в собственности физических лиц³.

Кроме того, в  состав национальных информационных ресурсов входят и ресурсы неформальных, незарегистрированных в установленном порядке, незаконных, нелегальных, преступных объединений, групп и т.п. При определённых обстоятельствах такого рода ресурсы могут быть включены в состав государственных ресурсов (к примеру, информационные ресурсы партий большевиков, эсеров, действовавших до революции 1917 г. незаконно, в условиях подполья; ресурсы «самиздата» в СССР; документы бандформирований, других преступных группировок и т.п.)

Информационные  ресурсы могут быть товаром и  в этой связи выступать как  коммерческие либо некоммерческие.

По доступности информации ресурсы могут быть открытые и ограниченного доступа. Последние, в свою очередь, делятся на секретные и конфиденциальные.

По масштабам  функционирования информационные (документные) ресурсы можно разделить на:

• персональные–создаваемые и накапливаемые отдельными людьми;
• локальные – принадлежащие какой-либо малой группе – семье, небольшой фирме, учреждению, организации;
• региональные (межрегиональные)–образующиеся в границах какой-либо территории;
• национальные – совокупность всех информационных ресурсов данной страны;
• глобальные – мировые информационные ресурсы⁴.

Документные ресурсы  любой страны представляют собой  сложный конгломерат, состоящий  из миллионов документных массивов – комплексов документов, отдельных  корпоративных систем документации. Их структурирование имеет разные уровни.

В ряде случаев  отдельные категории специализированных учреждений и организаций, аккумулирующих значительные комплексы документированной информации, объединяются. В основе таких объединений лежат общие нормативные документы, единое методическое руководство, налаженная система информационных потоков. В Российской Федерации в настоящее время функционируют четыре основные государственные информационные (документные) системы, имеющие универсальный характер:

• Архивный фонд РФ,
• библиотечная сеть РФ,
• государственная система статистики и
• государственная система научно-технической информации (включая относительно самостоятельные системы патентной информации и информации о государственных и отраслевых стандартах)⁵.

Кроме того, складывается система правовой информации, призванная объединить ведомственные и региональные системы информирования о нормативно-правовых актах.

Вместе с  тем следует иметь в виду, что  перечисленные системы, как, впрочем, и любые другие корпоративные  системы документации, жестко не разделены и в ряде случаев пресекаются. Так, часть Архивного фонда РФ хранится в библиотеках и музеях, другая часть – в организациях, входящих в систему научно-технической информации, и еще одна значительная часть – на депозитарном хранении в организациях-источниках. В систему научно-технической информации (НТИ) включены, кроме непосредственно органов НТИ, также и научно-технические библиотеки, которые одновременно входят в библиотечную сеть. Картографические фонды в ряде случаев являются самостоятельными, в других случаях отнесены к библиотечным, архивным фондам или фондам НТИ и т.д.

Документальные  фонды предприятий, учреждений, организаций

Документные ресурсы  того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации – систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В делопроизводстве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано6 «Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица»⁶. При этом само юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется «фондообразователь».

В документальный фонд входит вся документированная  информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приёме на работу.

Документальный  фонд содержит, как правило, оперативную  информацию. Однако следует иметь  в виду, что оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования происходит, к примеру, правовые документы – законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т.д.

Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению с доархивной фазой, степень упорядоченности  документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделён.⁷

В архивах учреждений, организаций, предприятий находятся  значительные объёмы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр.

Многочисленные  документы, которые создаются в  результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы – первичные комплексы документов.

Основными видами первичных комплексов документов на бумажном носителе являются:

• дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку. Дело может состоять и из одного документа;
• досье (фр. dossier – дело, бумаги) – также совокупность видов документов, относящихся к какому-либо вопросу;
• сборник – первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;
• переписка – группа документов, содержащих корреспонденцию.

В архивном деле первичные комплексы обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.).

Основу информационных ресурсов предприятий, учреждений и  организаций, наряду с традиционными  справочно-информационными фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы информации. Уже к концу 1990-х гг. такого рода массивы имели 60% предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса и 47% предприятий агропромышленного комплекса⁸.

Электронные информационные ресурсы, создаваемые различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности и управления, называют встроенными информационными ресурсами. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования) и т.д. Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций, учреждений, предприятий.

Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение которых осуществляется с помощью ЭВМ.

Широкое распространение  баз данных обусловлено целым  рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-четвёртых, база данных даёт возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономит силы и время потребителя.

Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках.

Будучи владельцами  баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.

Базы данных классифицируют по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:

• документографические (или документальные) базы данных – представляют собой агрегированные материалы первичных документов. Делятся, в свою очередь, на полнотекстовые, библиографические и реферативные;
• фактографические – в качестве основного структурного элемента содержат факт, как некоторый элемент содержательной информации.

По назначению содержащейся информации могут быть:

• электронные базы данных деловой информации (социальной, финансовой, коммерческой и др.);
• базы данных массовой информации (общественно-политической, библиотечно-библиографической, учебной и др.);
• базы данных информации для специалистов (научно-технической, экономической, правоохранительной, конструкторской и др.).

По способу  доступа базы данных делятся на:

• размещенные на холстах (доступные через сети);
• тиражируемые в коммуникативных форматах;
• тиражируемые с программными средствами (включая CD-ROM);
• локальные.

В нашей стране ведётся электронный каталог  Государственного регистра без и  банков данных, на основе которого ежегодно печатается каталог «Базы данных России».

Количество  баз данных постоянно растёт. Если в 1998 г. в Российской Федерации было зарегистрировано 3093 базы и банка данных, то в 2002 г. – уже 7742. В настоящее время владельцам баз данных являются организации и предприятия практически всех министерств и ведомств.

В соответствии с российским законодательством базы данных охраняются как интеллектуальная собственность, как объект авторского права.

Таким образом, документальные фонды учреждений, организаций, предприятий сосредоточены в  их структурных подразделениях и  архивах. Эти фонды состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальные фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счёт создания новой документированной информации. С другой стороны, эти фонды периодически утрачивают часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них оперативной надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов предаётся на постоянное хранение в государственные архивы.

Персональные документные ресурсы

Совокупность  документов, образующихся и накапливающихся  в процессе деятельности отдельного физического лица, также представляет собой документальный фонд. Но подобного рода комплексы документов относятся к персональным документным ресурсам. Их разновидностями выступают фамильные ресурсы (в случае, если документы принадлежат двум и более поколениям) и семейные (если это документы членов семьи).

У каждого гражданина имеется, как правило, от нескольких сотен до некоторых тысяч единиц различной документации – книг, журналов, газет, фотографий, фоно- и видеозаписей и т.п. Среди них важное место занимают документы личного происхождения – «созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»⁹.

В совокупности в целом по России персональные документные ресурсы представляют собой многомиллиардный массив. По оценочным данным, эти ресурсы по своему объёму составляют основную часть национальных информационных ресурсов – до 90% всех опубликованных документов. Они удовлетворяют до 80% информационных запросов населения.

Персональные  документные ресурсы могут быть представлены личными (финальными, семейными) архивами, библиотеками, коллекциями.

В России интерес  к собранию предметов искусства, древностей, книг, рукописей, составляющих основу домашних музеев и библиотек, наиболее ярко проявился, начиная с XVIII века. В результате сформировались богатейшие собрания графов Шереметьевых, графа Уварова, библиотека Воронцовых и других. Дворянским собраниям документов изначально был присущ комплексный характер. К примеру, В.Г.Орлов имел библиотеку, старопечатные редкие книги, карты, рисунки, рукописи (автографы ученых и писателей), часть семейного архива; гравюры; фамильные портреты; картины иностранных художников и т.д. Горчаковы собирали картины, гравюры, фарфор, книги; Барятинские – альбомы, гравюры, картины, фарфор, бронзу, терракоту, книги, акварели, гобелены, семейный архив. Граф Н.П.Румянцев располагал комплексом, в состав которого входили библиотека печатных и рукописных книг и ландкарт, картины и скульптуры, этнографическое собрание, гербарий, минералогический кабинет, собрание редкостей¹⁰.

В настоящее  время персональные документные  ресурсы также представлены разнородными по своему происхождению и разнообразным  по составу видами и разновидностями документов, причём видовое разнообразие документов в них даже шире, чем в общественных информационных ресурсах. Однако в отличие от общественных персональные документные ресурсы формируются, как правило, стихийно, поэтому они обычно плохо упорядочены.

В состав персональных документных ресурсов входят прежде всего архивы. Они чрезвычайно разнообразны и включают множество видов документов, начиная от детских рисунков, писем, фотографий и заканчивая документами, удостоверяющими личность. Особенно значительными являются личные архивы лиц, занимающихся творческим трудом. По оценке Ю.Н.Столярова, в личном архиве почти каждого человека накапливается до ста одних только наименований документов. Многие их них могут представлять не только личный, но и общественный интерес, а потому нередко принимаются на государственное хранение в архивы, музеи, библиотеки.

Значительное  место в персональных документных  ресурсах занимают личные библиотеки, представляющие собой собрания произведений печати, насчитывающие не менее 50 экземпляров, при условии систематического их пополнения. Кроме книг, в состав таких собраний печатных документов могут входить журналы, газеты, журнальные и газетные вырезки, видео-, аудиозаписи и т.п.

Личные библиотеки забирают едва ли не основную часть тиражей выпускаемых изданий и достигают порой весьма внушительных размеров. К примеру, библиотека А.П.Бахрушина содержала около 25 тыс. книг. В конце советского периода 97 процентов семей в нашей стране имели собственные книжные собрания, причём более половины из них насчитывали от 500 до 2 тыс. экземпляров¹¹. Всего же в мире на середину 1990-х гг. в личных собраниях находилось 40 млрд. экземпляров книг, тогда как в государственных библиотеках – лишь около 5 млрд. в перспективе, по мнению учёных, личные библиотеки будут играть ещё более значимую роль.

Составной частью многих персональных документных ресурсов являются коллекции – систематизированные собрания каких-либо документов. К числу наиболее распространённых видов документов, которые становятся объектами коллекционирования, относятся книги, аудиозаписи, почтовые марки. К примеру, собранием марок в мире занимаются около 300 млн. человек.  Наиболее  состоятельные люди имеют возможность коллекционировать произведения живописи. В частности, в России богатые коллекции картин, рисунков имели в своё время граф Н.П.Румянцев, С.И.Мамонтов, К.Т.Солдатенков и другие.

В составе многих персональных документных ресурсов имеются обширные коллекции почтовых открыток, театральных афиш, различных билетов (транспортных, театральных, выставочных и иных), спичечных и пивных этикеток, игральных карт и т.д.