Комплексы документов. Документные ресурсы

 

Министерство образования  и науки РФ

 

Байкальский государственный  университет экономики и права

 

Колледж бизнеса и  права

 

Экономическое отделение

 

 

Специальность 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

К У Р С О В А Я      Р А Б О Т А

 

по дисциплине «Документоведение»

 

на тему: Комплексы документов. Документные ресурсы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель                

          студентка гр. ДОА-10-1                                                   Бакланова Надежда  

                                                                                           Сергеевна   

Руководитель

преподаватель                                                                  Павленко Е.А.

 

 

 

 

 

                                     

 

 

 

 

 

     Иркутск - 2012

С О Д Е Р Ж  А Н И Е

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В В Е Д Е Н И Е

 

          Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документные ресурсы», лишь не многие имеют представление об истории создания документов.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Целью данной работы является комплексы документов. Документные ресурсы. Документ – это, прежде всего информация, постольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существует различия. Таким образом, понятие «информационные ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется не одинаково.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документные ресурсы» их общая характеристика;

2. Проанализировать фонды предприятий, учреждений, организаций;

3. Рассмотреть персональные документные ресурсы;

4. Дать определение понятию «архив» и его комплексы;

5. Рассмотреть документные ресурсы библиотек и музеев;

6. Рассмотреть ресурсы научно – технической и статистической информации во второй половине ХХ столетия;

7. Рассмотреть распределенные электронные ресурсы.

Для решения поставленных задач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующих авторов: Афанасьева Л.П, Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Рысков О. И., Столяров Ю. Н., Ожегов С.И., Колин К.К., Антапольский А.Б., Максимович Г. Ю., Бородко А .В., Яковлева Р. Б. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Данная курсовая работа состоит из введения,  Понятие «документные ресурсы», и их общая характеристика», «Документальные фонды предприятий, учреждений организаций», «Персональные документные ресурсы», «Архивные комплексы», «Документные ресурсы библиотек и музеев», «Ресурсы научно-технической и статистической информации», «Распределенные электронные ресурсы» заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1.ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ», ИХ ОБЩАЯ      ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Совокупность документов в обществе представляет собой его  документные ресурсы. Толковый словарь русского языка определяет понятие «ресурсы» как «запасы, источники чего-нибудь».¹Поскольку документ – это, прежде всего информация, постольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существует различия.

Понятие «информационные  ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется не одинаково. В широком смысле в это понятие  включают (помимо документов) также:

• Перенос, обладающий знаниями и квалификацией;
• Организационные структуры – научные, производственные, управленческие и другие, располагающие кадровым, производственно – техническим, финансовым и иным потенциалом;
• Материальные объекты, созданные в процессе производства, технологии, программные продукты, т. е овеществленные результаты научной и производственной деятельности людей;
• Научный инструментарий (автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и т.д)

В рамках такого широкого толкования информационных ресурсов собственно документные ресурсы рассматриваются лишь как одна из их составных частей. К примеру, в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.0 – 99. « Информационно библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» записано, что « документные ресурсы – вид информационных ресурсов, представляющих совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах».

С другой стороны, специалисты  в области социальной информатики  сужают понятие информационных ресурсов, относя к ним лишь « ту часть имеющих в обществе знаний, которая уже отчуждена от своих создателей и материализована в виде документов, компьютерных баз данных и знаний, алгоритмов и программ автоматизированных устройств, а также произведений науки, литературы и искусства». Сюда не включают общественные знания, ещё не отделившиеся от них живых носителей (членов общества) и характеризующиеся уровнем образования, воспитания и профессиональной квалификации людей.²

Такое более узкое  понимание информационных ресурсов, позволяющее фактически ставить знак равенства между документами и информационными ресурсами, юридически закреплено в Законе РФ « Об информации, информатизации и защите информации». Согласно этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации, т.е. фиксация её на материальном носителе. К информационным ресурсам закон относит № отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».

Массивы документированной  информации, упорядоченный определенным образом, представляют собой комплексы документов.

Документные ресурсы  играют важнейшую роль в жизни  человеческого общества наряду с природными, энергетическими, финансовыми ресурсами.

Информационные, в том  числе документные, ресурсы обладают уникальными свойствами, отличающими их от всех других видов ресурсов.

Во – первых, они  в своей совокупности практически  неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных не возобновляемых ресурсов (нефть, руда ит.п.), а а используется без ущерба для её объема. Более того, в процессе развития человеческого общества происходит непрерывное производство всё новой информации и, как следствие, постоянное увеличение информационных ресурсов. О величине информационных ресурсов РФ дают представления следующие цифры. В России в оперативной и ретроспективной среде в настоящее время находится  около 100 млрд. различных документов. В расчете на одного жителя документные ресурсы нашей страны составляют несколько сот миллионов знаков, или несколько сотен книг средней величины, а вся циркулирующая в хозяйстве информация эквивалентна приблизительно 25 млн. книг по 500 страниц каждая.

Во – вторых, информационные ресурсы используются во всех без  исключения сферах человеческой деятельности, тогда как материальные - преимущественно лишь в той или иной отдельной конкретной сфере (уголь – в топливно - энергетической, цемент – в строительной, мясо и рыба – в пищевой и т.д.).

В – третьих, тенденция  развития информационных ресурсов заключается  в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние.

Документные ресурсы  чрезвычайно разнообразны. Это и  управленческая, и бухгалтерская, и  техническая, и политическая и многие другие виды документации – служебные и личные документы, книги, газеты, журналы, рисунки и картины, фотографии и кинофильмы, географические карты и чертежи, конспекты лекций, деньги и ценные бумаги, ресурсы сети Интернет и т.д.

Как элемент состава  имущества и объект права собственности, документные (информационные) ресурсы могут быть государственными, межгосударственными, негосударственными и смешанной формы собственности. В свою очередь, государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:

• Федеральные информационные ресурсы;
• Информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектом Российской Федерации;
• Информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Следует подчеркнуть, что  государству принадлежат крупнейшие и уникальные ресурсы документированной информации, охватывающие все сферы жизни общества. Их формирование в значительной степени осуществляется за счет обязательного представления информации организациями и гражданами.

Негосударственные информационные ресурсы могут находиться в собственности юридических лиц (органов местного самоуправления; организаций, учреждений, предприятий; общественных объединений), а также в собственности физических лиц.³

Кроме того, в состав национальных информационных ресурсов входят и ресурсы  неформальных, незарегистрированных в  установленном порядке, незаконных, нелегальных, преступных объединений, групп и т.п. При определенных обстоятельствах такого рода ресурсы могут быть включены с восстав государственных ресурсов .

По доступности информации ресурсы могут быть открытые и  ограниченного доступа. Последние, в свою очередь, делятся на секретные и конфиденциальные.

По масштабам функционирования информационные (документные) ресурсы можно разделить на:

• Персональные – создаваемые и накапливаемые отдельными людьми;
• Локальные – принадлежащие какой – либо малой группе – семье, небольшой фирме, учреждению, организации;
• Региональные (межрегиональные) – образующиеся в границах какой – либо территории;
• национальные – совокупность всех информационных ресурсов данной страны;
• глобальные – мировые информационные ресурсы.⁴

Документные ресурсы  любой страны представляют собой  сложный конгломерат, состоящий из миллионов документных массивов – комплексов документов, отдельных корпоративных систем документации. Их структурирование имеет разные уровни.

В ряде случаев отдельные  категории специализированных учреждений и организаций, аккумулирующих значительные комплексы документированной информации, объединяются. В основе таких объединений лежат общие нормативные документы, единое методическое рукаводство, налаженная система информационных потоков. В Российской Федерации в настоящее время функционируют четыре основные государственные информационные (документные) системы, имеющие универсальный характер:

• Архивный Фонд РФ,
• библиотечная сеть РФ,
• государственная система статистики и
• государственная система научно – технической информации (включая относительно самостоятельные системы патентной информации и информации о государственных и отраслевых стандартах)⁵.

Вместе с тем следует  иметь в виду, что перечисленные  системы, как, впрочем, и любые другие корпоративные системы документации, жестко не разделены и в ряде случаев  пересекаются. Так, часть Архивного фонда РФ храниться в библиотеках и музеях, другая часть – в организациях, входящих в систему научно – технической информации, и ещё одна значительная часть – на депозитарном хранении в организациях – источниках. В систему научно - технической информации (НТИ) включены, кроме непосредственных органов НТИ, также и научно – технические библиотеки, которые одновременно входят в библиотечную сеть.

2.ДОКУМЕНТНЫЕ ФОНДЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ,                           ОРГАНИЗАЦИЙ

 

Документные ресурсы того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации – систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято назвать документальным фондом. В делопроизводстве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано: «Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или юридического лица»⁶. При этом само юридическое и физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется «фондообразователь»

В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Это может быть устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приеме на работу.

Документальный фонд содержит, как правило, оперативную информацию. Однако следует, имеет ввиду, что оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственного оперативного бытования документов, на протяжение которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, организации предприятия. Затем значительная часть документов переход во вторую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы – законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т.д.

Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению  с доархивной фазой, степень упорядоченности  документов. Во – первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во – вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделен⁷.

В архивах учреждений, организаций, предприятий находятся  значительные объемы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архивов содержится в среднем около 1000 ед.хр.

Многочисленные документы, которые создаются в результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы – первичные комплексны документов.

Основными видами первичных  комплексов документов на бумажном носителе являются:

• дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может состоять из одного документа;
• досье – (фр.dossier – дело, бумаги) – также совокупность документов, относящихся к какому – либо вопросу;
• сборник – первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;
• переписка – группа документов, содержащих корреспонденцию.

В архивном деле первичные  комплексы обозначаются термином « единица хранения архивных документов» (ед.хр.).

Основу информационных ресурсов предприятий, учреждений и организаций, наряду с традиционными справочно - информационными фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы информации. Уже к концу 1990-х гг. такого рода массивы имели 60% предприятий гражданских отраслей промышленности, 70% предприятий оборонного комплекса и 47% предприятий агропромышленного комплекса⁸.

Электронные информационные ресурсы, создаваемые различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связаны с осуществлением их основной деятельности и управления, называют встроенными информационными ресурсами. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования) и т.д. Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций, учреждений, предприятий.

Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на  машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение которых осуществляется с помощью ЭВМ.

Широкое распространение баз данных обусловлена целым рядом их достоинств. Во – первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во – вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В – третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В – четвертых, база данных дает возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономии силы и время потребителя.

Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках.

Будучи владельцами  баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы  определяют правила  или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом.

Базы данных классифицируются по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:

• документографические (или документальные) базы данных - представляют собой агрегированные материалы первичных документов. Делятся, в свою очередь, на полнотекстовые, библиографические и реферативные;
• фактографические – в качестве основного структурного элемента содержат факт, как некоторый элемент содержательной информации.

По назначению содержащейся информации могут быть:

• электронные базы данных деловой информации (социальной, финансовой, коммерческой и др.);
• базы данных информации для специалистов (научно-технической, экономической, правоохранительной, конструкторской и др.);
• базы данных массовой информации (общественно - политической, библиотечно – библиографической, учебной и др.).

По способу доступа  базы данных делятся на:

• размещенные на хостах (доступные через сети);
• тиражируемые в коммуникативных форматах;
• тиражируемые с программными средствами (включая CD – ROM);
• локальные.

В нашей стране ведется  электронный каталог Государственного регистра баз и банков данных, на основе которого ежегодно печатается каталог «Базы данных России».

Количество баз данных постоянно растет. Если в 1998 г. в Российской федерации было зарегистрировано 3093 базы и банка данных, то в 202г. –  уже 7742. В настоящее время владельцами  баз данных являются организации и предприятия практически всех министерств и ведомств.

В соответствии с российским законодательством базы данных охраняются как интеллектуальная собственность, как объект авторского права.

Таким образом, документные  фонды учреждений, организаций, предприятий сосредоточены в их структурных подразделениях и архивах. Эти фонды состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальны фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счёт создания новой документированной информации. С другой стороны, эти фонды периодически утрачиваю часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них оперативной надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов передаётся на постоянное хранение в государственные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТНЫЕ РЕСУРСЫ

 

Совокупность документов, образующихся и накапливающихся  в процессе деятельности отдельного физического лица, также представляет собой документальный фонд. Но подобного рода комплексы документов относятся к персональным документным ресурсам. Их разновидностями выступают фамильные ресурсы (в случае, если документы принадлежат двум и более поколениям) и семейные (если эти документы членов семьи).

У каждого гражданина имеется, как правило, от нескольких сотен до нескольких тысяч единиц, различной документации – книг, журналов, газет, фотографий, фоно – и видеозаписей и т.п. Среди них важное место занимают документы личного происхождения – «созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»⁹.

В совокупности в целом  по России персональные документные  ресурсы представляют собой многомиллиардный массив. По оценочным данным, эти  ресурсы по своему объёму составляют основную часть национальных информационных ресурсов – до 90% всех опубликованных документов. Они удовлетворяют до 80% информационных запросов населения.

В России интерес к  собиранию предметов искусства, древностей, книг, рукописей, составляющих основу домашних музеев и библиотек, наиболее ярко проявился, начиная с XVIII века. В результате сформировались богатейшие собрания графов Шереметьевых, графа Уварова, библиотека Воронцовых и других. Дворянским собраниям документов изначально был присущ комплексный характер. К примеру, В.Г. Орлов имел библиотеку, старопечатные редкие книги, карты, рисунки, рукописи (автографы ученых и писателей), часть семейного архива; гравюры; фамильные портреты; картины иностранных художников и т.д. Горчаковы собирали картины, гравюры, фарфор, книги; Барятиские - альбомы, гравюры, картины, фарфор, бронзу, терракоту, книги, акварели, гобелены, семейный архив. Граф Н.П. Румянцев располагал комплексом, в состав которого входили библиотека печатных и рукописных книг и ландкарт, картины и скульптуры, этнографическое собрание, гербарий, минералогический кабинет, собрание редкостей¹⁰.

В настоящее  время  персональные документальные ресурсы  также представлены разнородными по своему происхождению и разнообразными по составу видами и разновидностями документов, причём видовое разнообразие документов в них даже шире, чем в общественных информационных ресурсах. Однако в отличие от общественных персональные документные ресурсы формируются, как правило, стихийно, поэтому они обычно плохо упорядочены.

В состав персональных документных  ресурсов входят прежде всего архивы. Они чрезвычайно разнообразны и включают множество видов документов, начиная от детских рисунков, писем, фотографий и заканчивая документами, удостоверяющими личность. Особенно значительными являются личные архивы лиц, занимающихся творческим трудом. По оценке Ю.Н. Столярова, в личном архиве почти каждого человека накапливается до ста одних только наименований документов. Многие из них могут представлять не только личный, но и общественный интерес, а потом нередко принимаются на государственное хранение в архивы, музеи, библиотеки.

Значительное место  в персональных документных ресурсах занимают личные библиотеки, представляющие собой собрания произведений печати, насчитывающие 50 экземпляров, при условии систематического их пополнения. Кроме книг, в состав таких собраний печатных документов могут входить журналы, газеты, журнальные и газетные вырезки, видео -, аудиозаписи и т.п.

Личные библиотеки забирают едва ли не основную часть тиражей выпускаемых изданий и достигают порой весьма внушительных размеров. К примеру, библиотека А.П. Бахрушина содержала около 25 тыс.книг. В конце советского периода 97% семей в нашей стране имели собственные книжные собрания, причём более половины из них насчитывали от 500 до 2 тыс. экземпляров¹¹. Всего же в мире на середину 1990 – х гг. в личных собраниях находилось 40 млрд. экземпляров книг, тогда как в государственных библиотеках – лишь около 5 млрд. В перспективе, по мнению учёных, личные библиотеки будут играть ещё более значимую роль.

Составной частью многих персональных документных ресурсов являются коллекции – систематизированные  собрания каких – либо документов. К числу наиболее распространенных видов документов, которые становятся объектами коллекционирования, относятся книги, аудиозаписи, почтовые марки. К примеру, собиранием марок в мире занимаются около 300 млн. человек. Наиболее состоятельные люди имеют возможность коллекционировать произведение живописи. В частности, в России богатые коллекции картин, рисунков имели в своё время граф Н.П. Румянцев, С.И. Мамонтов, К.Т. Солдатенков и другие.

Персональные документные  ресурсы, как и документальные фонды  предприятий, учреждений, организаций, подвижны. Они тоже постоянно пополняются и одновременно утрачивают часть документированной информации, которая уничтожается за минованием надобности. Однако небольшая, наиболее ценная часть персональных документных ресурсов передаются на постоянное хранение в государственные архивы, библиотеки, музеи. Например, в фонде Российской государственной библиотеки имеется свыше 60 крупных бывших личных собраний. Среди них находится, в частности, ставшая первой основой этой библиотеки коллекция манускриптов древних книг, монет, произведений искусства, других ценнейших документов из различных стран, собранная в начале XIX века государственным канцлером графом Н.П. Румянцевым. Основой Научной библиотеки Томского государственного университета послужили книжные собрания графа А.Г. Строганова, академика А.В. Никитенко, президента Академии наук Ф.П. Литке, поэта В.А. Жуковского и других¹².

4.АРХИВНЫЕ КОМПЛЕКСЫ

 

Естественным продолжением всего учреждения, организации, предприятия, а в ряде случаев – их самостоятельными структурными подразделениями, отдельными от текущего делопроизводства, являются архивы (от лат. archivum). Согласно стандартизованному определению, архив- это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования». Однако термином «архив» обозначается также и совокупность архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в том числе какого – либо отдельного лица.