Контроллинг как интегративная функция и инструментальная среда управления в таможенных органах

                                         ОГЛАВНЕНИЕ

 

Введение........................................................................................................3

Глава 1. Теоретические основы контролинга.......................................6

1.1 Сущность и функции управления в таможенных органах..................6

1.2 Формирование системы контроллинга в Российской Федерации......8

1.3 Зарубежный опыт использования контроллинга в управлении.......11

Глава 2. Контроллинг как интегративная функция и инструментальная среда управления в таможенных органах...................13

2.1 Концепция контроллинга в управлении таможенными органами...13

2.2 Применение контроллинга в управлении таможенными органами.................................................................................................................15

2.3 Взаимосвязь контроллинга и эффективности государственного управления.............................................................................................................19

Заключение.................................................................................................21

Список использованных источников....................................................23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                        ВВЕДЕНИЕ

 

В России сегодня, в условиях становления цивилизованных рыночных отношений, перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий.

За последние десять лет появилось много работ, посвященных вопросам модернизации системы управления, совершенствования управления таможенной деятельностью, поиском новых управленческих технологий, автоматизации процессов управления, что отражает современные тенденции развития концепций управления в государственной службе.

Изменение модели управления в государственном секторе отмечается и в мире в целом, и в нашей стране. Это, прежде всего, ориентация на цели и миссию и определение степени достижения целей, мониторинг затрат и результатов и смещение акцента на качество деятельности государственных служб. В связи с тем, что современные подходы к решению проблем, связанных с повышением эффективности управления сложными системами и процессами, не зависят от специфики деятельности и организационной структуры хозяйствующего субъекта, еще одной тенденцией трансформации менеджмента в государственной службе стало внедрение управленческих методов и технологий, доказавших свою эффективность в коммерческом секторе.

Успешное решение задач, стоящих перед государственными службами, в том числе и таможенной службой России, на современном этапе, возможно только на основе современных достижений в области теории и практики управления. В связи с этим наибольший интерес представляет контроллинг - концепция и технология управления, успешно реализуемая уже многими предприятиями за рубежом и в нашей стране.

На сегодняшний день актуальной проблемой становится разработка новых подходов к управлению в таможенных органах России, создания ориентированных на достижение целей систем информационно-аналитической и методической поддержки руководителей в процессе принятия решений, получения достоверной информации о результатах деятельности таможенных подразделений и использования этих данных в целях совершенствования управления в таможенных органах Российской Федерации.

Объектом исследования является процесс управления таможенными органами;

Предметом исследования является процесс управления таможенными органами на основе концепции контроллинга.

Цель данной работы заключается в том, чтобы описать механизм управления в таможенных органах на основе концепции контроллинга.

Исходя из поставленной цели исследования, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть концепцию контроллинга в управлении таможенными органами;

- изучить зарубежный опыт использования контроллинга в управлении;

- оценить эффективность применения контроллинга в управлении;

Методы, использовавшиеся в работе над курсовой работой – изучения документации, анализ и систематизация.

Теоретические и практические аспекты контроллинга в управлении таможенными органами освещены во многих работах отечественных и зарубежных авторов.

Информационную базу курсовой работы составляют работы отечественных ученых, нормативные правовые акты и интернет источники.

В соответствие с поставленными целями и задачами определилась логическая структура изложения данной курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит по три параграфа, заключения, списка используемой литературы.

В первой главе рассматриваются теоретические основы контроллинга. Во второй - эффективность и применение контроллинга в управлении таможенными органами.

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛИНГА 

 

1.1 Сущность и  функции управления в таможенных  органах

 

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение едино действия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Для того чтобы оптимально организовать выполнение задач и функций, возложенных на таможенные органы Российской Федерации, необходимо знание основных теоретических положений, раскрывающих сущность и содержание управления.

Что такое управление? В литературе имеется множество определений понятия "управление", в том числе социально-экономическими системами, к которым относится и система таможенных органов. Обобщая различные формулировки с учетом признаков, присущих управлению в таможенных органах, ему можно дать следующее определение.

Управление - это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Существенную роль в системе управления играют взаимосвязи и взаимоотношения между субъектом и объектом управления, зависящие от организационной структуры управления, других факторов.

Субъект управления получает информацию о фактическом состоянии объекта управления и окружающей его внешней среды. Эта информация перерабатывается субъектом управления, в результате чего принимается решение, которому придается одна из форм управленческого решения (приказ, указание, резолюция и т.д.) для передачи его содержания объекту управления по каналу прямой связи. Поэтому, управление является относительно непрерывным процессом. Непрерывный характер управления таможенными органами обусловлен постоянством и непрерывностью информационных процессов, протекающих в них.

Механизмы управления составляют: законы, принципы, цели, методы и функции управления.

В управлении таможенными органами важнейшее место занимают функции управления, так как они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов.

Функция управления - это конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются определенные управленческие работы.

Классифицируя функции управления в системе таможенных органов, их можно разделить на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (конкретные) функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов.

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объектом. К ним относятся: анализ и прогнозирование оперативно-служебной обстановки, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

К специфическим функциям управления в таможенных органах относятся следующие функции:

- функция управления таможенной  деятельностью (управление таможенным  оформлением и таможенным контролем, правоохранительной деятельностью, экономической деятельностью, деятельностью по правовому регулированию и научно-техническому развитию);

- функция управления финансово-экономической деятельностью (управление финансовой деятельностью и управление бухгалтерской деятельностью);

- функция управления социальной деятельностью (управление кадровой, трудовой и психолого-педагогической деятельностью, а также социальным обеспечением);

- функция управления административно-хозяйственной деятельностью;

- управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством;

- управление всесторонним материально-техническим обеспечением;

Специфические функции управления в таможенных органах обусловлены самой сущностью оперативно-служебной деятельности и ее многогранностью.

Все эти функции управления находятся в неразрывной связи друг с другом и представляют собой единое целое.

Таким образом, управление в таможенных органах - это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

 

 

1.2 Формирование  системы контроллинга в Российской Федерации 

Наиболее перспективной концепцией управления, позволяющей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государственной службе в обозримой перспективе, является контроллинг. До настоящего времени проблема эффективного управления сложными системами и проблема формирования адекватных систем автоматизации управления рассматривались как слабо взаимосвязанные. Связь прослеживается преимущественно на концептуальном уровне решения. Другие уровни (методологический, методический) исследованы в этом отношении недостаточно. Контроллинг - это направление системного решения указанных проблем.

В России наибольший интерес к контроллингу и в теоретическом, и в практическом плане проявляется со стороны банков - наиболее динамично развивающегося сектора рыночной экономики нашей страны. Однако, в таможенной службе также имеется значительный потенциал развития инструментов и методов контроллинга, а самое главное, возможностей их практического применения.

Контроллинг предполагает использование различных технологий и методов эффективного управления, в том числе финансовых инструментов и инструментов автоматизации и контроля управленческих решений.

Контроллинг ориентирован на долгосрочное и эффективное развитие систем информационно-аналитической, методической и инструментальной поддержки руководителей предприятия по достижению поставленных целей, обеспечивающих реализацию цикла управления по всем функциональным сферам и процессам, посредством измерения ресурсов и результатов деятельности.

Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Основной функцией является системная поддержка принятия решения руководством предприятия по всем ключевым направлениям деятельности. Данная функция находится в тесной взаимосвязи с другими функциями контроллинга: информационной и аналитической. Особое значение в рамках исследования приобретает контрольная функция. Она основана на организации контроллинга как "следящей системы", в которой показатели подвергаются контроля по "центрам ответственности" на предмет планируемых и достигнутых результатов и поиска причин отклонений.

Контроллинг, являясь концепцией системного управления организуется, как правило, там, где управление находится в кризисе либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка.

Факторы, являющиеся основанием для создания системы контроллинга в организации:

- ухудшение (или худшие) в сравнении с подобными предприятиями экономических показателей;

- появление новых или изменение целей в сложившихся условиях функционирования;

- устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа, не удовлетворяющие менеджменту предприятия;

- отсутствие методик учета и анализа, несоответствие требованиям как основы для отслеживания деятельности и принятия управленческих решений;

При наличии одного или нескольких вышеперечисленных факторов чаще всего имеет место ряд предпосылок внедрения системы контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность.

Необходимо отметить, что в целях более эффективного управления предприятием на основе контроллинга необходимо иметь своевременную и достоверную информацию о его состоянии и возможностях для принятия грамотных управленческих решений. Для представления такой информации используется ряд экономических показателей, которые должны не только отражать состояние предприятия на настоящий момент, но и оценивать его в перспективе. В качестве критериев существования предприятия в краткосрочном периоде выступают показатели результата его деятельности.

Таким образом, рассмотренное многообразие факторов и функций контроллинга говорит о неоднозначности позиций исследования, а также формировании концепции управления на его основе. Тем не менее, только управленческая концепция позволяет говорить о контроллинге как о новой дисциплине, имеющей собственный объект исследования - систему управления. Здесь контроль выступает не только как инструмент обратной связи в управлении деятельностью организации, но и как инструмент интеграции системы управления.

 

 

1.3 Зарубежный  опыт использования контроллинга в управлении

 

История возникновения контроллинга связана с деятельностью государственного сектора, в XX веке он развивался как концепция экономического управления на предприятии. Интерес к контроллингу со стороны государственных, в том числе таможенных, служб проявился только в конце 90-х годов, в странах Западной Европы, из которых наиболее интересным представляется опыт таможенных служб ФРГ и Австрии.

Разработка и внедрение инструментов контроллинга в практику управления таможенной службы в Германии связана также с реализацией нескольких других федеральных программ. Их целями являются экономия государственных затрат на содержание федеральных служб и внедрение в их систему управления новых экономических инструментов.

В настоящее время в структуре многих министерств и ведомств Германии имеются специальные подразделения, занимающиеся вопросами разработки и внедрения контроллинговых систем. Однако, говорить о существовании целостной функционирующей системы контроллинга в таможенных органах Германии пока рано. Специалисты отдела контроллинга занимаются разработкой и реализацией "пилотных" проектов, которые помогут создать необходимую базу, прежде всего информационную, для построения эффективной системы контроллинга в таможенной службе. Такими проектами являются "KLR Zoll", предусматривающий разработку и внедрение новой учетной системы, и "Plus Zoll" - подсистема менеджмента качества. "Пилотный" проект предполагает измерение результатов и анализ отклонений фактических показателей от плановых. При этом отмечается, что с целью данного проекта не является контроль за деятельностью отдельных подразделений. Он должен продемонстрировать, являются ли показатели релевантными целям управления, т.е. могут ли они служить базой для принятия управленческих решений.

Еще одним важным инструментом контроллинга в системе зарубежных таможенных служб является бенчмаркинг, представляющий собой особую управленческую процедуру внедрения в практику работы организации технологий, стандартов и методов лучших подразделений. Бенчмаркинг является центральной составляющей новой концепции управления в таможенной службе Австрии, в которой основной акцент делается на измерение и мониторинг результатов.

В отличие от "австрийского" подхода, оперирующего в основном количественными показателями (количество предоставленных услуг и время их выполнения), в Германии предполагается рассчитывать стоимостные показатели (опираясь на систему KRL), а также качественные показатели (например, показатели системы Plus).

Таким образом, за рубежом развитие концепции контроллинга в таможенных органах представлено пока разработкой его отдельных составных частей в рамках "пилотных" проектов. Однако, как в Германии, так и в Австрии регулярно проводятся семинары, позволяющие модернизировать систему контроллинга.

 

 

 

 

ГЛАВА 2. КОНТРОЛИНГ КАК ИНТЕГРАТИВНАЯ ФУНКЦИЯ И ИНСТРУМЕНТАЛЬНАЯ СРЕДА УПРАВЛЕНИЯ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ  

 

2.1 Концепция контроллинга в управлении таможенными органами

 

Основная цель контроллинга в таможенных органах - информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализации задач, возложенных на таможенные органы государством; ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

Построение системы контроллинга целесообразно начинать с построения системы целей и показателей. Данная концепция представляет собой четкую формулировку целей всех уровней. Соответственно цели каждого уровня должны быть направлены на достижение целей более высокого уровня (рис.3). Достижение каждой цели предполагает соблюдение законодательства , выполнение международных соглашений и т.д. Поэтому контроллинг предполагает с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой - механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей - плановых и фактических.

Таким образом, в отличие от систем оценки таможенных органов и их подразделений контроллинг предполагает наличие системы учета затрат в разрезе выполняемых таможенных процессов. Именно поэтому первым шагом в построении системы контроллинга в таможенных органах должна стать системы учета затрат и результатов, чтобы в дальнейшем осуществлять управление на высоком достойном уровне. Данная система базируется на анализе технологий таможенной деятельности, использования методологии и инструментов научной организации труда. Система контроллинга состоит из нескольких подсистем.

Усиление децентрализации в таможенных органах и в государственных службах в целом является одним из необходимых условиях повышения эффективности управления, и как следствие, повышения эффективности их работы.

В среде специалистов в таможенных органах распространенным является узкое понятие контроллинга. Очень часто его отождествляют с системой контроля, программно-целевым планированием, системой информационного обеспечения или автоматизированными системами управления. Однако, такой контроллинг предполагает использование различных инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.

Стоит уточнить, что хотя контроллинг и обеспечивает информационную поддержку процесса управления и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится к ней полностью, так как предполагает еще и контроль реализации управленческих решений, и таким образом, охватывает все этапы процесса управления.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководителей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления.

Таким образом, в контроллинге есть место и программно-целевому планированию, и контролю, и автоматизированным системам принятия управленческих решений, и другим элементам и технологиям эффективного управления, которые, хотя частично и реализуются в таможенных органах, не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны. Между тем, в таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное, возможностей совершенствования управления на их основе.

 
 

 

2.2 Применение  контроллинга в управлении таможенными органами 

Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает:

-таможенные органы - объекты управления и контроля как источник ситуаций для анализа;

-методологию и технологию контроллинга;

-структурированные решения по управлению и соответствующие результаты контроля их исполнения.

В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи контроллинга - анализ проблем, возникающих в таможенном деле, а также принятие оперативных и формирование стратегических решений для их преодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направления и виды аналитической работы в таможенных органах.

По результатам проведенных исследований и анализа общей структуры контроллинга таможенной деятельности разработан механизм управления таможенными органами на основе контроллинга.

Все прикладные задачи должны быть взаимосвязаны с учетом организационной, функциональной и информационной структур ФТС России.

Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования конкретного таможенного органа или направления таможенной деятельности. Так, например при создании системы мониторинга выпуска товаров для свободного обращения целесообразно включить в состав автоматизируемых следующие задачи:

осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисление таможенных платежей сравнением этих показателей для конкретной декларации с их средним значением по региону с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации - электронных копий ТД;

сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров с уровнем мировых цен на основе базы единой ценовой информации;

сопоставительный анализ данных об импорте с данными таможенных служб стран экспорта товара;

прогнозирование последствий для федерального бюджета от намеченных изменений ставок пошлин и налогов;

выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и налогов на динамику розничных цен внутри страны и др.

Контроллинг как система информационно-аналитической и методической поддержки управленческой деятельности позволяет совершенствовать управление в таможенных органах на систематической основе, что проявляется в части координации управленческой деятельности по выработке и достижению целей.

Координационная функция контроллинга играет исключительную роль в мехпнизме совершенствования управления. Как подчеркивалось ранее, в настоящее время несоответствие функций учетно-информационной системы таможенной службы целям управления заключактся в отсутствии прочной связи и взаимодействия финансово-экономических отделов с системой руководства и управления. При этом для оценки деятельности подразделений используются данные "собственно таможенной" деятельности, т.е. функциональных отделов. Несмотря на то, что остальные отделы также косвенным образом участвуют в процессе реализации этой деятельности, информация, получаемая руководителем относительно их деятельности, никак не связана с процессом предоставления услуг.

С внедрением системы контроллинга информационно-координационные взаимосвязи меняются. Руководитель получает информацию, каким образом ресурсы распределяются на "конечные продукты" деятельности, какой процент в предоставлении услуг занимают расходы на управленческую и вспомогательную деятельность. Контроллинг обеспечивает информационно-координационную взаимосвязь между всеми группами отделов, и таким образом, обеспечивает руководителя информацией для принятия решений.

При этом необходимо подчеркнуть, что организационная структура таможни остается прежней, это значит, что контроллинг позволяет выявить "узкие места", однако реализация мероприятий по их ликвидации осуществляется в соответствии с существующей организационной схемой.

Внутриорганизационные проблемы в области общего управления и управления функциональными областями (производством, финансами, маркетингом и пр.), информационного обеспечения и отчетности, существующие во многих таможенных органах, требуют предварительного решения, лишь затем можно создавать систему контроллинга. К числу проблем, выходящих за рамки отдельных таможенных органов, решение которых должно способствовать применению контроллинга в практике, можно отнести:

- недостаточное понимание концепции контроллинга;

- отсутствие обученных и опытных кадров для контроллинга;

- недостаточное участие руководства организаций в построении системы контроллинга и ее эксплуатации;

- системные проблемы в области управления организациями;

- уклон в сторону оперативного контроллинга, преобладание учетно-аналитического аспекта над активной "обратной связью".

В рамках теоретического развития и практического применения контроллинга в таможенных организациях необходимо широкое сотрудничество государственных и муниципальных органов, представителей бизнеса и образовательно-консультационных организаций в следующих областях:

-обучение специалистов, исследования и разработки по применению контроллинга в таможенной службе;

- мотивирование использования контроллинга в таможенной службе;

- оценка эффективности контроллинга и способы его оптимизации;

- поиск возможностей применения концепции контроллинга в различных видах деятельности таможни.

Расширение сфер применения контроллинга в организации должно привести к дальнейшей интеграции управления, так как управление разными аспектами деятельности будет строиться на одних принципах. Так, в литературе и на практике разрабатываются вопросы технологического контроллинга, связанного с развитием производств путем инвестиций в инновационные технологии. Решения в этой области должны приниматься на стыке технологических и экономических проблем. На основе изучения современных публикаций можно выделить еще ряд актуальных направлений развития контроллинга: в области инновационного таможенного менеджмента; в области логистики и материального обеспечения; в организациях таможен.

Например, в логистике применение контроллинга приводит к оптимизации "цепей поставок" между различными предприятиями, а следовательно, к сокращению транзакционных издержек и повышению эффективности бизнеса. В управлении таможенных служб, применение контроллинга позволит решить проблемы взаимодействия между подразделениями органов власти, а также задачу по созданию "единого окна" для частных и юридических лиц.