Корпоративность как механизм работы автоматизированных библиотечно-информационных систем

Оглавление

Введение 4

1 Принципы формирования  и использования информационных  ресурсов 8

2 Формирование  информационных систем 17

3 Формирование  ИС для НП СРО “Объединение” 27

Заключение 37

Список использованных источников 38

Введение

Развитие любого человеческого  общества связано с потребность  в материальных, инструментальных, энергетических и информационных ресурсах. Наступило время, который характеризуется  небывалом ростом объемов информационных потоков, которые постоянно распространяются по всему миру с очень высокой  скоростью, благодаря современным  средствам передачи информации. Теперь мир можно представить в виде огромнейшей информационной сети, где  каждый день протекает масса различного рода информации, которую можно передать практически мгновенно с одной  конца Земли на другой. Наибольший рост объема информации наблюдается  в промышленности, торговле и финансово-банковской и образовательной сфере. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением, в результате концентрации и специализации производства, внешних и внутренних связей экономических объектов. Информация – является решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность.

Многие страны уже перешли  из стадии «индустриального общества»  в стадию «информационного общества», и Россия тоже встала на путь повсеместной информатизации. Меняется восприятие людей, многие государственные услуги становятся доступны в любом месте, где есть например доступ в интернет, меняется характер производства, все  чаще он становится под управление автоматики, что позволяет выверять многие процессы на недоступном человеку уровне. В обиход людей входят понятия  «информация» и «информационные  технологии». В связи с этим важно  дать определение некоторым ключевым понятиям при рассмотрении данного вопроса.

Информационные ресурсы  – отдельные документы и отдельные  массивы документов, а так же документы  и массивы документов в информационных системах.

Информационная система  – организационно упорядоченная  совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительный техники  и связи, реализующих информационные процессы.

Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получение необходимой ему информации.

Экономика, политика и обороноспособность государства теперь напрямую зависит  от уровня развития информационного  пространства. Так же это тесно  связано с поведением людей, общественно-политической деятельностью и социальной стабильностью. Например, все чаще и чаще, сборы  на акции и манифестации проводятся с использованием наиболее популярных социальных сетей, на различных форумах  и блогах люди открыто высказывают  свою позицию в отношении каких-то социально-значимых или политических аспектов.

В России социальная и политическая перестройка, формирование рыночной экономики  объективно привели к необходимости  существенного изменения информационных отношений в обществе. Несмотря на значительное расширение в последнее  время рынка информационных услуг  и продуктов, информационное обеспечение  органов государственного управления, хозяйствующих субъектов и граждан  остается на низком уровне. Осознавая  это, последние годы, правительство  всерьез занято повсеместной информатизацией  государственных процессов, создается  множество порталов и сервисов для  граждан. Формируется единное информационное окно, которое позволит освободить граждан от трат времени на сбор документов из различных государственных органов.

Информационно - телекоммуникационные системы функционируют, в основном, в интересах государственных  органов власти. Такое положение  дел приводит к дублированию работ, избыточности в сборе первичной  информации, удорожанию разработок и  эксплуатации систем. Кроме того, ведомственная  разобщенность затрудняет обмен  информацией и доступ к ней. Информационные услуги, ресурсы и программные  продукты распространены по территории России крайне неравномерно, причем в  основном ими обеспечены краевые  центры. Это распределение соответствует  распределению основных научных  и информационных центров России и не учитывает потребности населения  и органов управления. Именно поэтому  требует скорейшего решения задача выравнивания информационного потенциала.

Отечественная информационная индустрия должна развиваться с  учетом мировых достижений в области  информационных технологий и средств  телекоммуникационного обмена. Это  позволит России выйти на мировой  уровень технического развития.

Как показывает практика промышленно  развитых стран (США, Англии, Японии), решение  проблемы информационной индустрии, а  следовательно, информатизации общества является глобальной целью развития и связывается с выходом страны в следующем тысячелетии на новый  уровень цивилизации. В основе такой  целенаправленной деятельности лежит  долговременная программа создания системы информационного обеспечения  всех потребителей информации в стране, которая предоставляет им возможность  использования новых информационных технологий на базе широкого применения информационно-вычислительных ресурсов и автоматизированной системы связи. В нашей стране эту основу составляют сетевые технологии – область  достаточно новая и очень быстро развивающаяся. Ведется широкомасштабное оснащение вычислительной техникой самых разных предприятий и организаций. Создаются условия для свободного доступа потребителей к хранимой в системах информации благодаря организации специализированных рабочих мест локальных вычислительных систем.

1 Принципы формирования и использования информационных ресурсов

Одна из ключевых проблем  создания единого информационного  пространства это формирование и  использование информационных ресурсов. В общем случае информационные ресурсы  формируются в ходе деятельности органов власти, государственных  и частных предприятий, научно-исследовательских, учебных и общественных организаций. Они включают информацию, знания, а так же лингвистические средства, применяемые для описания конкретной предметной области и для доступа к информации и знаниям.

Информационные ресурсы  являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и  защищаются законом наряду с другими  ресурсами. Отношения по поводу права  собственности на информационные ресурсы  регулируется гражданским законодательством  РФ. Формирование государственных информационных ресурсов осуществляется гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями  и общественными объединениями. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев  предусмотренных законодательством  РФ. Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ. Государственные  информационные ресурсы формируются  в соответствии со сферами ведения  как:

- федеральные информационные ресурсы;

- информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении РФ и субъектов РФ;

- информационные ресурсы субъектов РФ.

В процессе формирования и  использования информационных ресурсов осуществляются сбор, обработка, хранение, поиск и выдача информации по запросам или регламенту. По формам собственности информационные ресурсы подразделяются:

- государственные;

- межгосударственные;

- негосударственные (в том числе коммерческие);

- смешанной собственности.

Государственная политика в  сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного  обеспечения решения оперативных  задач социально-экономического развития. Основные направления государственной  политики в сфере информатизации является:

- обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

- формирование и защита информационных ресурсов;

- создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве РФ;

- создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;

- содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий и средств их обеспечения;

 - формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;

- создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;

- развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.

Работы последних десятилетий  по улучшению информационного обеспечения  органов государственной власти и управления сосредоточивались  главным образом на создании технических  средств, соответствующих автоматизированных систем и сетей, предназначенных  для передачи и обработки информации. Однако, несмотря на определенное продвижение  работ по автоматизации информационных процессов, нужной специалистам и гражданам  информации по-прежнему остро не хватает.

Информатизация органов  государственной власти до сих пор ориентирована на повышение эффективности собственной деятельности, что привело к созданию значительного числа ведомственных (отраслевых) автоматизированных (локальных и территориальных) информационно-управляющих систем, предназначавшихся, как правило, для удовлетворения информационных потребностей ограниченного круга пользователей. Внедрение новых информационных технологий не давало ожидаемого эффекта. Необходимо формирование единого информационного пространства России, которое позволит существенно повысить эффективность функционирования всех ветвей власти за счет повышения уровня информационной поддержки их деятельности, использование всей накопленной информации для решения комплексных проблем управления обществом.

При всех недостатках информационно - управляющие системы органов  государственной власти могут служить  основой, которая обеспечит формирование государственных информационных ресурсов.

Для этого требуется решение сложных организационно-технических вопросов, связанных с обеспечением скоординированного формирования и ведения министерствами и ведомствами государственных информационных ресурсов, что значительно снизит затраты по их формированию. Это относится в первую очередь к таким организациям, как:

- Государственный комитет РФ по статистике;

- Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды;

- Комитет РФ по геологии и использованию недр;

- Государственный комитет санитарно-эпидемиологического надзора РФ;

- Министерство охраны окружающей среды и природных ресурсов РФ;

- Федеральная служба занятости России;

- Государственной таможенный комитет Российской Федерации;

- Государственный комитет РФ по управлению государственным имуществом;

- Государственная налоговая служба Российской Федерации

- и др.

А также всех организаций  и граждан Российской Федерации. Именно эти ведомства могут внести решающий вклад в формирование государственных информационных ресурсов. Задача заключается в том, чтобы определить такой порядок взаимодействия министерств и ведомств, которое обеспечит эффективное использование уже имеющейся в их распоряжении информации, средств ее обработки и распространения.

Серьезной проблемой в  становлении правового государства  является обеспечение юридических  и физических лиц правовой информацией. Эта информация должна быть прокомментирована, приближена к пользователю и порядок  ее получения должен быть предельно  упрощен. Здесь особая роль принадлежит  Государственно-правовому управлению Президента Российской Федерации и  Министерству юстиции Российской Федерации, на которые возложено формирование информационных фондов правовой информации и организация доступа к ним организаций и граждан, а также Министерству культуры Российской Федерации, "под патронажем" которого находится сеть библиотек, непосредственно обслуживающих население.

Государственные информационные ресурсы РФ являются открытыми и  общедоступными, за исключением отнесенной законом к категории ограниченного  доступа. К информации открытого  типа относятся:

- законодательные и другие нормативные акты устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права и обязанности граждан;

- документы содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях … необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов и населения в целом;

- документы содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других ресурсов, о состоянии экономики, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- документы накопленные в открытых фондах библиотек, архивов, информационных систем органов государственной власти.

На темпы формирования информационных ресурсов, совершенствования  доступа к ним может весьма отрицательно повлиять недостаточная  информационная активность пользовательской среды. Для увеличения активности пользователей  необходимо разработать комплекс мер по повышению информационной и компьютерной грамотности населения, включающих чтение курсов в учебных заведениях по овладению навыками поиска и использования информации, создание центров свободного доступа к глобальным информационным системам мира, провести широкую пропаганду по радио, телевидению, в печати, издание соответствующей массовой литературы и т.д.

В ходе становления рыночных отношений значительная часть информационных ресурсов формируется в негосударственном  секторе экономики, в котором уже сегодня действуют сотни организаций - производителей информационной продукции и организаций, специализирующихся на информационном обслуживании. Негосударственные организации в настоящее время доминируют на рынке деловой и коммерческой информации. Негосударственные структуры зачастую существенно опережают государственные в тех случаях, когда имеется платежеспособный спрос на определенные виды информационных продуктов и услуг. В этом секторе создаются базы и банки данных, предназначенные чаще всего для использования в экономической и социальной сферах; это прежде всего финансовая, банковская, биржевая, коммерческая, а также справочная, культурно-историческая и другие виды информации.

В области формирования и  использования информационных ресурсов негосударственного сектора экономики  государственная политика должна способствовать:

- предоставлению возможности негосударственным структурам доступ в установленном порядке к государственным информационным ресурсам;

- доступу граждан и организаций к негосударственным информационным ресурсам;

- расширению сферы платных информационных услуг.

Особую поддержку государство  должно оказывать тем негосударственным  структурам, которые ориентированы  на информационное обслуживание массового пользователя. Негосударственным организациям следует разрешить участвовать в формировании и использовании государственных информационных ресурсов и в оказании на их основе информационных услуг при наличии соответствующей государственной лицензии.

К государственным информационным ресурсам относятся:

- ресурсы, создаваемые для обеспечения деятельности органов государственной власти и вырабатываемые в результате этой деятельности;

- ресурсы, создаваемые негосударственными организациями по заказам и в интересах органов государственной власти.

Обеспечение работ по созданию государственных информационных ресурсов должно быть возложено на соответствующие органы государственной власти, выступающие в качестве государственных заказчиков систем информатизации, которые должны отвечать за организацию их формирования, ведения и обеспечение доступа к ним.

Порядок и правила взаимодействия органов государственной власти при формировании и использовании  государственных информационных ресурсов должны быть регламентированы законодательными актами, устанавливающими меры ответственности  за сокрытие, противоречивость и недостоверность  информации. Государственные и негосударственные  информационные ресурсы, по существу, должны образовать систему взаимоувязанных информационных ресурсов, использующих как традиционные информационные технологии и носители информации, так и автоматизированные базы и банки данных. Эта систем должна быть открыта для включения в нее по мере необходимости создаваемых информационных ресурсов.

Важнейшим этапом формирования государственной политики является определение приоритетов для  государственных информационных ресурсов, к которыми следует отнести:

- правовую информацию, связанную с построением правового государства;

- информацию о деятельности органов государственной власти, в том числе о бюджетных расходах, обеспечивающую возможность демократического контроля их деятельности;

- информацию о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, санитарно-эпидемиологическую и др., необходимую для безопасного существования граждан, населения в целом, а также производственных объектов;

- открытую информацию о предприятиях и организациях, поставляемую ими в соответствии с законодательством в государственные органы;

- информацию, составляющую научный потенциал и культурное наследие общества (просветительскую, научно-техническую, литературно-художественную, музейную, архивную и пр.).

Формирование и использование  государственных информационных ресурсов должно организовываться по принципу прямого доступа. На федеральном  уровне действуют и создаются  банки данных, обеспечивающие, как  правило, теледоступ к информации. При  этом используются автоматизированные локальные и распределенные информационные системы. В этих банках данных необходимо обеспечить выделение из информационных ресурсов открытую часть информации, которая относится к государственным  информационным ресурсам, доступным  всем организациям и гражданам.

В регионах информационное обслуживание населения должно обеспечиваться распределенной сетью библиотек, специализированных центров, агентств и т.д., которые  должны накапливать информационные ресурсы данной территории, а также  сведения об информационных ресурсах других территорий и о порядке  доступа к ним. Информацию, входящую в государственный информационный ресурс, должна поступать в них  в виде изданий, отчетов и т.д.

По мере оснащения библиотек  соответствующими программно-техническими средствами должно быть обеспечено использование  машиночитаемых изданий (особенно перспективными представляются такие издания на компактных дисках) и работа в режиме удаленного доступа. При разработке схемы доступа к государственным  информационным ресурсам следует учитывать, что все более весомо заявляют о себе коммерческие информационные центры и телекоммуникационные сети, ориентирующиеся в основном на обслуживание финансовых и предпринимательских  структур. Они также могут быть использованы для организации доступа к государственным информационным ресурсам на договорных условиях.

2 Формирование информационных систем

Говоря об информационных ресурсах и процессах, нельзя ни говорить об информационных системах. Рассмотрим общие принципы в формирование этих систем. После того как с положением дел на государственном уровне все становится понятным, стоит сделать основной упор на разработку коммерческих информационных систем для решения задач бизнеса. Причина заключается в том, что на данный момент это основной инвестор в развитие данного сегмента информационных технологий, и как выше было сказано, государство должно поддерживать это как на правовом уровне, так и внедряя государственные информационные системы для управления информационными ресурсами.

Для того, чтобы иметь  хорошую информационную систему, первым делом необходимо планировать ее создание. Именно поэтому вопрос планирования информационных систем рассматривается отдельно. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

Планирование позволяет:

1. создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы;
2. ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем;
3. эффективнее использовать ресурсы информационной системы;
4. закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;
5. быть уверенным в том, что ИС будет соответствовать общему направлению развития организации;
6. учесть мнение конечных пользователей;
7. создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации

Существует две различных  стадии осуществления проекта построения информационных систем и технологий - разработка и внедрение и эксплуатация.

Стадия разработки и внедрения  обычно всегда осуществляется полностью. Ей не мешает ни слабое развитие технологии, ни отсутствие компетенции персонала  или пользователей, ни отсутствие хороших  консультантов.

Если на этой стадии возникают  проблемы, то они связаны со следующими тремя основными причинами:

- недостаток поддержки основного персонала, особенно когда надо уделить достаточно времени и энергии на критических стадиях;

- слишком амбициозные планы вместо пошагового, мудрого подхода;

- неудача при .получении достаточного количества советов от практиков с настоящим опытом использования похожих систем в похожем бизнесе.

1. Эскиз проекта
. Подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Стоит также определить "менеджера проекта", который отвечает за его осуществление, и ответственного за проект в высшем руководстве, который будет главной персоной в бизнесе и будет поддерживать менеджера проекта, когда это необходимо и в самом конце выполнения проекта.
2. Оценка проекта. 
Это самая главная часть проекта. В ней принимаются все важные решения - что будут делать системы, как они будут работать, какая аппаратура и прикладные программы будут использоваться и как они будут обслуживаться. Важнее всего, что здесь анализируются возможные затраты и прибыли от различных действий и производится конечный выбор. В качестве основного правила следует использовать принцип, согласно которому система должна быть настолько простой, насколько возможно. Грандиозные проекты системы могут вылиться в невероятные затраты. Изменения, которые вносятся позже, являются более дорогими.
Сначала готовят список требований к системе - детальный перечень того, что система будет делать для бизнеса и как ею управлять. Изучаются потребности постоянных пользователей (и других заинтересованных лиц), так как только они действительно знают, что им нужно и как это вписать в существующую деятельность.
Список включает в себя данные которые предназначены для ввода, основные результаты и отчеты, количество пользователей, размеры информации, связи с другими существующими системами и т.д. и должен быть достаточно подробным для того, чтобы можно было послать запрос поставщикам аппаратуры и программного обеспечения.
На этой стадии мы не должны,. просто компьютеризировать существующие способы работы. Проект информационных технологий - это хорошая возможность еще раз подумать, как лучше сделать информационную систему.
Следующая стадия состоит в том, чтобы посмотреть на требования к аппаратуре и программному обеспечению. Проконсультироваться с потенциальными поставщиками, просмотреть другие деловые решения и посоветоваться со знающими консультантами. Некоторые трудные решения должны подвергнуться тщательной оценке. Следует ответить, например, на такие вопросы: использовать ли уже готовый пакет прикладных программ либо заказать новое программное обеспечение. Ответы будут зависеть от степени риска, к которой Вы готовы, и от отличий Вашего бизнеса от других типичных фирм.
Анализ затрат и прибыли - это финальный шаг перед окончательным решением. Затраты на прикладные программы и аппаратуру относительно невелики, особенно если Вы используете стандартный пакет. Большими затратами являются время, на установку системы и время на поддержку ее работы
3. Построение и тестирование
. Одним из самых недооцененных шагов в установке любой системы является ввод всех данных в систему до ее запуска.
Персонал должен убедиться, что с системой легко работать. Ничто не убивает энтузиазм по отношению к новой системе быстрее, чем серия технических проблем.
4. Управление проектом и оценка риска. 
Если только проект не совсем тривиален, то необходимо существование менеджера проекта, у которого есть достаточно времени, чтобы работать с проектом и иметь дело c массой проблем, которые могут возникнуть. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно и приносит прибыль.
Важная часть его роли состоит в том, чтобы постоянно осознавать риск проекта. Риски должны обсуждаться открыто, несмотря на соблазн спрятать голову в песок и надеяться, что все обойдется. Риск можно спланировать: приняв альтернативные решения, приготовившись к крайним действиям и т.д. Примером послужит выбор программного обеспечения, при котором различные решения могут быть рискованны в различной степени. Более нет места для подробного обсуждения, но использование следующего перечня вопросов может помочь выделить некоторые пункты.

Сущность развития информационной системы во времени отражает такая  категория, как "жизненный цикл". Как и любой изготовленный  продукт, информационная система имеет  свой цикл жизни от времени начала создания до момента прекращения  эксплуатации.

Информационная система  является особым продуктом. Организация  не может без нее существовать. Мы можем говорить о прекращении  эксплуатации данного поколения  информационной системы, отдельных  ее подсистем и элементов.

Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического  износа информационной системы, а в  результате морального устаревания. Моральный износ, моральное устаревание - прекращение Удовлетворения требований к информационной системе. При этом возможные модификации информационной системы экономически невыгодны или невозможны, что влечет за собой необходимость разработки новой информационной системы. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ  в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телекс передал большинство своих  функций факсу и электронной  почте и т.д.

При  внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения  новой информационной технологии этому  фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и  придется принимать меры по ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной' технологии, обычно связывают с несовершенством  технических, средств, тогда как  основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии  использования информационной технологии.

Жизненный цикл - период создания и использования информационных систем, охватывающий ее различные  состояния, начиная с момента  возникновения необходимости в  данной информационной системе и  заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.

В жизненном цикле выделяют следующие стадии:

1. Предпроектное обследование