Науково-дослидна робота архивних установ

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

СХІДНОЄВРОПЕЙСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ЛЕСІ УКРАЇНКИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НАУКОВО-ДОСЛІДНА РОБОТА АРХІВНИХ УСТАНОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП……………………………………………………………………………..3

РОЗДІЛ 1 ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ НАУКОВО-ДОСЛІДНОЇ РОБОТИ АРХІВНИХ УСТАНОВ

1. Поняття науково-дослідної роботи……………………………………5
2. Основні етапи НДР………………………………………………………

РОЗДІЛ 2. Методична робота

        2.1.Основні поняття методичної роботи……………………………….

        2.2. Впровадження результатів наукових досліджень

ВИСНОВКИ………………………………………………………………………..

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Актуальність теми дослідження. Одним із найважливіших напрямів діяльності державних архівів є науково-дослідна та методична робота. Основною метою якої є розвиток і вдосконалення архівної справи, підвищення ефективності виконання основних завдань і функцій архівів, удосконалення організації документів у діловодстві. "Самостійними установами науково-дослідчого типу" вважав архіви на початку 1930-х років професор В. Веретенников [Веретенников В.І. До питання про підготовку архівних робітників // Архівна справа. – 1927. – Кн. 2-3. – С. 43.]. В різні періоди розвитку архівної справи вфдрізнялося  розуміння науково-дослідної роботи в практиці: від офіційного визнання архівів науковими установами до повної переорієнтації їх на виконання суто прикладних завдань. Проте дослідження не припинялися, даже в найскладніши періоди і це завдяки праці аматорських архівістів. Науково-дослідна та методологічна робота архівних установ є актуальною темою для вивчення тому, що лише введені до наукового обігу архівні документи сприяють розвитку наукових знань, зокрема дослідженню вітчизняної історії, збереженню культурної спадщини народу тощо.

Мета курсової роботи. На основі доступної літератури проаналізувати та охарактеризувати науково-дослідну та методичну роботи архівних установ.

Завдання курсової роботи:

• визначити загальні принципи науково-дослідної роботи;
• охарактеризувати систему архівної науково-технічної інформації;

висвітлити завдання, зміст і  форми методичної роботи в архівних установах

Об’єктом дослідження є науково-дослідна та методична робота державних архівних установ.

Предмет дослідження виступає  розгляд

Методи дослідження. В даній роботі використовувався метод наукового аналізу і ситезу, завдяки якому я вивчаючи літературу по даній темі,

Наукова новизна роботи полягає в тому, що на основі аналізу різнопланових джерел розглядається проблема науково-дослідної та методиної роботи як важливої функції державних архівних установ. .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

 

НАУКОВО-ДОСЛІДНА РОБОТА АРХІВНИХ УСТАНОВ

 

1.1. Загальні принципи науково-дослідної роботи архівних установ

 

Одне з найважливіших завдань архівістів – науково-досдідна робота архівних установ. Адже лише введені до наукового обігу архівні документи сприяють розвитку наукових знань, зокрема дослідженню вітчизняної історії, збереженню культурної спадщини народу тощо. Під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на дальше удосконалення архівної справи та діловодства. [,186] (Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / Редкол.: Я.С.Калакура (гол. ред.) та ін. – К., 1998. – 316 с. )

Архівні установи здійснюють наукові дослідження (в залежності від специфіки своєї діяльності) у таких галузях як: архівознавство, археографія, джерелознавство, дипломатика, документознавство, історія державних установ і громадських об'єднань, історична географія, кодикологія, палеографія, сфрагістики та інших спеціальних історичних дисциплін. Співробітники архівних установ досліджують питання удосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічного аналізом у галузі науково-технічного опрацювання документів, підготовки комплексної програми інформатизації архівної справи на засадах системної комп'ютеризації. [Матяш І. Б. Науково-дослідна та методична робота архівних установ / І. Б. Матяш // Архівознавство : підруч. для студ. іст. ф-тів ВНЗ / за заг. ред. Я. Каракули, І. Матяш. – 2-е вид., випр. і допов. – К., 2002. – С. 251–276.]

Виділяють такі форми науково-дослідної роботи:

- наукові дослідження, результати яких висвітлюються в наукових монографіях, доповідях, статтях, аналітичних оглядах, публікаціях документів, довідниках, базах даних, нормативних документах;

- рецензування наукових  праць і методичних розробок  з питань архівної справи та  діловодства;

- обговорення теоретичних  і прикладних проблем розвитку  архівної справи та діловодства  на засіданнях науково-дорадчих  органів;

- організація і участь  в наукових заходах (семінарах, конференціях, засіданнях круглих столів та ін.);

- організація роботи  постійно діючих науково-методичних  семінарів; 

   - підготовка і видання наукових та науково-популярних періодичних видань.

[Науково-дослідна та методична робота: завдання, зміст, форми [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.archives.gov.ua/Law-base/Provisions/index.php?2001-p-1. – 22.11.12. – Назва з екрану.].

Архівна установа може проводити науково-дослідну роботу самостійно або спільно з іншими архівами, науковами установами, навчальними закладами. Співпраця в досліджені, розроблені наукових тем керується відповідними угодами. Архіви можуть також здійснювати ініціативні наукові дослідження із залученням позабюджетних коштів. Якщо науково-дослідні роботи архівних установ виконуються за бюджетні кошти, то вони обов’язково підлягають державній реєстрації та обліку.

Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних  і закінчених науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт, дисертацій, а також підготовку і видачу в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ). [http://www.archives.gov.ua/Law-base/Provisions/index.php?2001-p]

"Порядок державної  реєстрації та обліку відкритих  науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій", розроблений на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 31.03.92 № 162 "Про державну реєстрацію науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій", затверджено наказом Міністерства України у справах науки і технологій № 173 від 9 червня 1998 р. Порядок визначає вимоги щодо організації робіт з державної реєстрації та обліку відкритих (несекретних) науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт і дисертацій та вимоги до поширення відповідної інформації. [закон]

У науковій роботі архівних установ виділилися чотири напрямки: дослідницький, методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний.

Під науково-дослідною  роботою архівних установ розуміють  здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на удосконалення архівної справи та діловодства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність – підготовка й проведення наукових конференцій, семінарів, «круглих столів». Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем, залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації [калакура, 2002, 252]. Ще одним з важливих етапів наукової роботи є методична. Основна мета цієї роботи полягає в розроблені і удосконалені архівних технологій та впровадження у практику наукових досліджень.

Згідно з загальнонауковою класифікацією науково-дослідна робота охоплює розроблення теоретичних та прикладних проблем, створення наукових розробок, необхідною умовою і підґрунтям яких є глибокий аналіз української і зарубіжної архівної історії, теорії та практики, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.[http://www.archives.gov.ua/Law-base/Provisions/index.php?2001-p-1#1.1]

Теоретичнi дослідження здійснюються з метою вивчення закономірностей та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших спеціальних історичних дисциплін на основі сучасних наукових методів. До теоретичних відносять методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють тенденції, виводять теоретичні положення, що несуть нову наукову інформацію. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є науково-теоретична інформація, накопичуються теоретичні знання, проводяться наукові експерименти, узагальнюються отримані дані, формулюються висновки. Теоретичні дослідження здійснюють такі наукові центри: Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського НАН України, Інститути рукопису і архівознавства НБУ ім. В. Вернадського, кафедра архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського університету імені Тараса Шевченка.

Результати досліджень втілено в таких працях: Г. Боряка «Національна архівна спадщина України та державний реєстр «Археографічна україніка»: архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи» (К., 1995), Л. Дубровіної «Кодикологія та кодикографія української рукописної книжки» (К., 1993), І. Матяш «Українська архівна періодика 1920–1930-х рр.: історія, бібліографія, 1920–1930-х рр.: історія, бібліографія, бібліометрія» (К., 1999) та «Архівна наука і освіта в Україні 1920–1930-х років» (К., 2000) та ін. «Нариси історії архівної справи в Україні» (К., 2002), біобібліографічному довіднику «Архівісти України» (1998–2002), термінологічному словнику «Архівістика»(К., 1998) та ін. Проекти деяких наукових досліджень публікуються для обговорення у наукових фахових виданнях: науково-практичному журналі «Архіви України», науковому щорічнику «Студії з архівної справи та документознав-ства», міжвідомчому збірнику наукових праць «Архівознавство. Археографія. Джерелознавство».

Прикладнi дослідження передбачають використання теоретичних положень та досвіду роботи для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технології тощо) викладаються у вигляді: а) нормативних документів; б) науково-методичних посібників; в) науково-інформаційних видань; г) електронних баз даних. Прикладні дослідження проводять усі державні архівні установи [калакура, 1998, 187с].

Під час науково-дослідної  роботи відбувається обмін досвідом українських архівознавців із зарубіжними , розробляються спільні наукові, видавничі, освітні проекти. Визнаними центрами архівознавчих досліджень у світі є Міжнародний інститут архівної науки (Словенія, Марібор) і Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (Російська Федерація, Москва).

Архівні установи мають різноманітні завдання і функції в царині науково-дослідної роботи.[Матяш] Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (ст. 7) управління архівною справою (в тому числі й розвитком НДМР) здійснює Державний комітет архівів України, центральні державні архіви (ст. 8) є науково-методичними центрами у галузі архівної справи, державні архівиобластей (ст. 11) - регіональними науково-методичними центрами з питань архівної справи. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД) як науково-дослідна установа проводить дослідження теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів; надає науково-методичну допомогу з питань архівної справи та діловодства; організовує оперативну інформацію із зазначених проблем для державних архівних установ.

Отже, постійне вдосконалення науково-дослідної роботи архівних установ передусім залежить від раціональної її організації. Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів науково-дослідних робіт, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію наукової діяльності, організацію її інформаційного забезпечення, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт і поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів науково-дослідних робіт та впровадження їх у практичну діяльність.

1. 2. Основні етапи НДР

Визначення етапів проведення НДР є основою організації роботи над темою, а також головною умовою дотримання строків її виконання. Проведення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи:

• ознайомлення із станом досліджуваної проблеми, ступенем її розроблення;
• розроблення та затвердження організаційно-методичних документів з теми;
• аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових висновків;
• обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення результатів дослідження, звітування з теми.[калакура, 258]

Перший етап - передбачає якнайповніше виявлення опублікованих  за темою матеріалів, поглиблене вивчення наукової літератури, нормативних документів, методичних розробок, збирання матеріалів під час наукових відряджень, накопичення даних фізико-хімічних тустановах, де планується впровадження результатів НДР.

Збирання матеріалів співвиконавці здійснюють за розробленою  головною організацією методикою.

Завершується 1-й етап проведенням обговорення результатів  ознайомлення зі станом питання або складанням аналітичного огляду, реферату, доповіді, або опублікування статті, написаної за результатами даного етапу.

На другому етапі  керівники теми та висококваліфіковані  наукові співробітники розробляють  організаційно-методичні документи з теми: технічне завдання, програму дослідження, координаційний план та план-проспект.

Технічне завдання складається  на теми, пов'язані з розробленням державних (галузевих) стандартів, автоматизованих  систем, документознавчими дослідженнями, роботами нормативного, технічного характеру. Зміст технічного завдання відображає всі питання організації дослідження:

а) підставу для проведення робіт;

б) мету, завдання, вихідні  дані для проведення робіт;

в) стан виконання робіт;

г) основні вимоги до виконання  НДР;

д) спосіб реалізації результатів  НДР.

Програма дослідження  визначає мету і завдання дослідження, його організацію й методику та містить  усі необхідні вказівки щодо розроблення  теми. Програму дослідження розробляють  на всі науково-дослідні та методичні  теми, окрім тих, на які передбачено складання технічного завдання. Зміст програми дослідження має відображати:

• наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення тощо);
• мету і завдання дослідження;
• хронологічні межі дослідження;
• об'єкт і базу дослідження;
• робочі гіпотези;
• очікувані результати дослідження, вимоги до них;
• методи дослідження, що застосовуватимуться в ході розроблення теми;
• етапи дослідження й строки виконання окремих робіт із зазначенням запланованих результатів кожного етапу дослідження, виду підсумкового документа;
• виконавців з основних напрямів дослідження, питання, що потребують узгодження.

Проект програми дослідження  обговорюють на засіданні науково-дорадчого органу. Проект програми колективної теми може бути обговорений на робочому засіданні виконавців теми. За зауваженнями, висловленими в ході обговорення, проект допрацьовують.

Програму дослідження  затверджує директор архівної установи-розробника. Після затвердження програму дослідження надсилають усім виконавцям.

Координаційний план розробляють на колективні теми на весь період роботи, встановлений у  програмі дослідження. У ньому поетапно розкривають види робіт та строки їх виконання, вказують виконавців. Підписаний керівником теми план надсилають співвиконавцям для узгодження. Узгоджений з усіма співвиконавцями координаційний план затверджує керівник головної організації.

План-проспект розробляють  у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, збірник наукових праць, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження, подають структуру роботи в цілому й окремих розділів (глав), коротко розкривають основний зміст кожного з її розділів (глав), визначають мету і завдання дослідження; вказують етапи роботи, виконавця розділів (глав) і строки виконання завдань. Проект плану-проспекту обговорюють на засіданні науково-дорадчих органів. План-проспект підписує керівник теми і затверджує директор архівної установи.

Третій етап присвячується  аналізу й узагальненню зібраних матеріалів, формулюванню висновків. Формами  аналізу, узагальнення й фіксації накопичених  матеріалів можуть бути витяги, фотокопії, дані самофотографій, зведені таблиці виконаних експериментів, узагальнюючі довідки, щоденники, журнали спостережень, огляди отримазвіти про наукові відрядження, річні й проміжні звіти з теми. Зібрані й узагальнені матеріали обговорюють на робочих нарадах авторських колективів, відділів, лабораторій, а найважливіші матеріали та проміжні звіти - на засіданнях дорадчих органів.

За результатами кожного  етапу збирання, аналізу та узагальнення матеріалу за темою в ході виконання  теми можуть бути написані статті, повідомлення, доповіді.

Четвертий етап - завершальний.

Оформлення результатів дослідження  відбувається у вигляді: а) наукового  звіту; б) облікової карти.

Звіти про виконання  НДМР оформлюються згідно з ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері  науки і техніки. Структура і  правила оформлення".

Розрізняють такі види наукових звітів:

• річний звіт з теми;
• проміжний звіт;
• етапний звіт (звіт з підтеми);
• звіт про НДР (заключний).

Річний звіт з теми складають за підсумками розробки теми за рік, фіксуючи дані дослідження, необхідні  для дальшої роботи над темою. Річний звіт є вихідним матеріалом для проміжного, етапного та заключного звітів. У звіті дають коротку  характеристику стану розроблення теми на початок звітного року, а також виклад основних результатів дослідження теми за звітний період. Звіт розглядають на засіданні відділу, затверджує його завідувач (якщо ж керівник теми - завідувач відділом, то заступник директора). Текст звіту зберігається у справі по темі НДР.

Проміжний звіт - це звіт за певний проміжок роботи по темі (2-3 роки), коли дослідження ведуть тривалий час, але завершених етапів або завершених самостійних виходів, які б відображали  хід розроблення теми, немає. У цьому випадку може виникнути необхідність узагальнити результати дослідження, дати оцінку якості виконаної роботи, сформулювати спрямування дальшого розроблення теми. У проміжному звіті фіксують результати виконаної роботи й подають пропозиції про прозроблення теми. Проміжний звіт затверджує директор (заступник директора) архівної установи. Текст звіту зберігається у справі з теми.

Етапний звіт (звіт з підтеми) складають після завершення етапу  теми (підтеми), який має самостійне наукове значення й виконаний у межах загальної теми, але не має самостійного виходу. Етапний звіт затверджує директор архівної установи. Структура етапного звіту аналогічна звіту про НДР (заключному).

Звіт про науково-дослідну роботу (заключний) є основним документом, в якому викладають вичерпні відомості про проведене дослідження, якщо воно не має самостійного виходу з теми. Цей звіт складається згідно з Державним стандартом ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення" й підлягає узгодженню з Держкомархівом України (замовником), розгляду на засіданні науково-дорадчих органів державних архівних установ, затвердженню директором архівної установи й поданню до УкрІНТЕІ.

При розробленні теми, результатом якої є монографія, правила, посібник тощо, складають короткий звіт. У цьому випадку в звіті подають додаткову інформацію, що не увійшла до видання: методику дослідження, короткий реферативний виклад результатів по темі та висновки дослідження. Звіт, затверджений директором архівної установи, здають на зберігання до ДІФу ГЦНТІ. При підготовці заключного звіту про НДР остаточно формулюють теоретичні та методичні положення, практичні рекомендації. З тем, якими передбачено експериментальну перевірку основних положень, подають самостійний звіт про експериментальну перевірку, по тематиці автоматизованих систем підсумком дослідження є введення системи в практичну експлуатацію.

Підсумкові матеріали  підлягають обов'язковому обговоренню  на засіданнях авторського колективу  та науково-дорадчих органів.

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. Методична  робота

1.1.Основні  поняття методичної роботи

Методична робота державних  архівів (МР) - це розроблення і вдосконалення  архівних технологій та впровадження їх у практику роботи. МР спрямована на створення раціональних прийомів та методів конкретних робіт й ведеться на основі результатів наукових досліджень і узагальнення досвіду практичної діяльності.

МР здійснюють усі  державні архіви.

Основними формами МР є:

а) укладання методичних посібників;

б) підготовка повідомлень  з методичних питань для співробітників архівних установ;

в) обговорення та вирішення  методичних питань на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних семінарах, нарадах;

г) вивчення і узагальнення передового досвіду;

д) надання консультативно-методичної допомоги з питань архівної справи.

Державні архіви створюють  методичні посібники на основі нормативних  і методичних документів Держкомархіву  України, наукових розробок УНДІАСД  та ЦДА. Видами методичних посібників є інструкції (в т. ч. робочі інструкції), методичні рекомендації, методичні вказівки, пам'ятки, схеми класифікації документної інформації, методичні листи, номенклатури справ, історичні довідки до фондів тощо.

Інструкція регламентує  порядок виконання роботи, визначає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. До робочої інструкції, як правило, складають розрахункову частину, в якій визначається обсяг кожного виду робіт, норми виробітку і бюджет часу; додають довідки, схеми, таблиці.

Методичні вказівки за своєю  формою і призначенням подібні до інструкцій, але більшою мірою  орієнтовані на вирішення організаційних питань. До методичних вказівок можуть додаватися форми документів, переліки тощо.

Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і для міжгалузевого (зовнішнього) використання. У таких посібниках висвітлюють ефективні форми  організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних (та інших) установ.

Пам'ятка містить детальне описання окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним  документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа.

Схема класифікації документної  інформації є методичним посібником для систематизації документної  інформації в систематичних архівних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має  задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового.

Методичні листи розробляють  з конкретних питань з метою пояснення  необхідності проведення певного виду роботи.

Номенклатури справ - це систематизований і проінїх зберігання, затверджений у встановленому порядку. Розрізняють три види номенклатури справ: типова, примірна, індивідуальна. Для кожної установи обов'язково слід мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Історична довідка до фонду містить відомості з  історії (біографії) фондоутворювача, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та науково-довідкового апарату до нього. В залежності від призначення історичні довідки мають різний ступінь деталізації.

Методичні посібники  конкретизують загальні методичні  положення і визначають особливості  роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів. У посібнику  визначаються мета, основні завдання, методи і послідовність проведення робіт (з конкретними прикладами), за необхідності - способи впровадження та очікуваний ефект. У посібниках може подаватись розрахункова частина, в якій фіксують обсяг і види роботи, одиниці виміру, затрати робочого часу, строки проведення кожного виду робіт тощо. Структура методичного посібника переважно стала і включає назву, анотацію, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури, додатки (за потреби). Методичні посібники мають задовольняти такі вимоги: чіткість формулювань, використання унормованої термінології, відсутність повторів і загальних міркувань.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до МР є методичні семінари, наради, до участі в яких, як правило, залучаються всі фахівці державної  архівної установи. Кожний учасник обирає та опрацьовує питання, пов'язане з профілем його роботи, і виступає на засіданні з доповіддю чи повідомленням. На засіданнях семінару, нарадах, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ, обговорюють актуальні проблеми методичного забезпечення роботи державних архівних установ.

Необхідною формою МР є вивчення і узагальнення передового досвіду. Обмін досвідом роботи можливий як безпосередньо в архівній установі, так і між архівними установами. Вивчення досвіду має кілька форм: спеціальні наради з обміну досвідом з конкретних видів робіт; тематичні семінари; зональні (кущові) зустрічі працівників архівних установ певних регіонів; семінари-навчання начальників архівних відділів, керівників міськархівів; ознайомлення із зарубіжною архівною практикою; систематичне опрацювання професійної літератури та журналів.