Інформація її роль і види у менеджменті

       Міністерство  освіти і науки України

Львівський  національний університет імені  Івана Франка 
 
 

До захисту

“___ ”_______ 2010 р.

__________________            
 
 
 

Кафедра менеджменту 
 
 
 

КУРСОВА РОБОТА 

З дисципліни    “Основи менеджменту” на тему: 

“ Інформація, її роль і види у менеджменті ” 
 

Захищено на “________”

“___” __________ 2010 р.

______________________ 
 

                                              Виконала:

                                              студентка групи  ГРМ-32

                                              Марушка Лілія Ігорівна

                                              Науковий керівник:

                                              ас. Максимів Богдан Мар’янович 
 
 

Львів-2010 р. 

ЗМІСТ 

ВСТУП……………………………………………………………...………3

РОЗДІЛ 1. Теоретична база інформації………………………...………5

1. .Поняття, види і характерні особливості інформації в менеджменті.......................………………………........................................5
2. .Роль інформації в управлінській діяльності……...…………13

РОЗДІЛ 2. Значення інформації в економічній діяльності організацій……………………………………………………………...…21

1. .Інформаційні ресурси організації………………………...….21
2. .Життєвий цикл інформаційних систем…………………...…24
3. .Сучасний стан інформаційних технологій………..…...……31

РОЗДІЛ 3. Вдосконалення інформаційного забезпечення систем менеджменту підприємств…………………………………………...….36

       3.1 .Вдосконалення інформаційних систем і способів обробки та користування інформації…………………………….……………………36

       3.2 .Тенденції розвитку інформаційних технологій……….…….38

ВИСНОВКИ…...……………………………………………………….....40

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………...……42 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП 

     Одним з напрямків реалізації стратегії  розвитку внутрішнього ринку України  згідно з “Концептуальними основами стратегії економічного і соціального розвитку України на 2001—2011 роки” є розвиток  інформаційної інфраструктури. Пріоритетними завданнями державної політики у сфері інформаційної інфраструктури є забезпечення випереджальних темпів розвитку інфраструктури зв'язку, підвищення інвестиційної привабливості галузей інформатизації, істотне вдосконалення національної мережі телекомунікації, поштової служби зв'язку, в першу чергу, на базі нових вітчизняних технологій, їх інтегрування у глобальні інформаційні структури, в тому числі в мережу Internet, створення сприятливих умов для  доступу широких верств населення до світових інформаційних ресурсів.

     Головна мета інформаційного забезпечення –  це створення системи взаємозалежних і взаємодоповнюючих показників, які дозволяють одержувати всеосяжну кількісну і якісну характеристику досліджуваних об'єктів.

     Основними проблемами інформаційного забезпечення діяльності сучасних підприємств є: відсутність відділу маркетингових  досліджень на підприємстві; невміння  фахівцями визначати критично важливу для підприємства інформацію; низька ефективність використання статистичної звітності, даних бухгалтерського й оперативного обліку, матеріалів спеціальних спостережень; відсутність постійних інформаційних зв'язків торгівлі з промисловістю, з різними рівнями управління; відсутність інформаційних центрів; відсутність системного підходу до використання інформаційного забезпечення  діяльності; приховування певної інформації як комерційної таємниці; виникнення помилок під час збору й оцінки інформації; прагнення монополізувати інформацію на вищих рівнях управління; недооцінка сигнальної інформації з нижніх рівнів управління; відсутність можливості та бажання вкладати необхідні фінансові засоби в упорядкування інформації для вирішення проблем, що виникають на підприємствах; практично відсутні сучасні засоби автоматизації персональні комп'ютери нового покоління; персональні комп'ютери, які використовуються, не підключені ні до локальних,  ні до глобальних мереж; низький рівень автоматизації робочих місць керівників і фахівців.

     В першому розділі ми розглядаємо  поняття, види і характерні особливості інформації в менеджменті та роль інформації в управлінській діяльності.

      В другому розділі розглядаєм інформаційні ресурси організації, життєвий цикл інформаційних систем та сучасний стан інформаційних технологій.

      В третьому розділі йдеться про вдосконалення інформаційних систем і способів обробки та користування інформації, тенденції розвитку інформаційних технологій.

     Питання інформаційного забезпечення підприємств  розглядалися в роботах зарубіжних і вітчизняних учених: Алачевої Т.І., Амітана В.Н., Балабанової Л.В., Бажина І.І., Баззела Р., Беляєвського І.К., Берези А.М., Богданової Е.Л., Вовчак І.С., Войчак А.В., Грабаурова В.А., Гриценко В.І.,  Годіна В.І.,  Домарева У.В., Єжової Л.Ф., Клейнера Я.С., Костенко Л.О., Котлера Ф., Паньшина П.Н., Пінчука Н.С.,  Поппеля Г., Тихомирова В.П. Черчиля Г.А.

     Разом з тим  у сучасній економічній  літературі України залишаються  недостатньо розробленими проблеми інформаційного забезпечення діяльності підприємств. 
 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 1 

Теоретична  база інформації 

1.1. Поняття, види і характерні особливості інформації в менеджменті 

      Термін  “інформація” в перекладі з латинської означає “пояснення”,  “викладення”, “усвідомлення”. Інформація – це те повідомлення, яке зменшує невизначеність у тій галузі, до якої, воно відноситься. І чим  краще інформований менеджер, тим оперативніше і вищої якості він приймає рішення.

      Інформація  – відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв. [21, с. 117]

      Згідно  з технологічним підходом це поняття визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення. Часто інформацію вважають сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття “статистична ймовірність” трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений, основоположник кібернетики Норберт Вінер (1894-1964) стверджував, що інформація – це визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до людських відчуттів.

      Згідно  із Законом України “Про інформацію” від 15.09 2001 р. інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи. [24, с. 339]

      Багато  фахівців інформацією вважають відомості  про об’єкт, сприйняті, зрозумілі  та оцінені як корисні для вирішення конкретних завдань. Під цим кутом зору дані, що містяться в різних зведеннях, таблицях та інших документах або перебувають у пам’яті комп’ютера, є інформацією тільки з моменту їх залучення до процесу управління системою та використання для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до використання вони є просто даними, що чекають своєї реалізації.

      Поняття “інформація” взаємопов’язане з певною системою тому, що для її одержання та циркуляції необхідний об’єкт, який є джерелом інформації, та зацікавлений суб’єкт. Склад інформації залежить від конкретних завдань управління.

      Класифікація  інформації важлива як при аналізі  існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За її допомогою можна визначити дільниці, де є надлишок або нестача інформації. Так, наприклад, якщо недостатньо облікової інформації, органи управління повинні розробляти планову документацію в умовах її дефіциту, що негативно впливає на обґрунтованість та ефективність планових рішень.

      За  характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи: науково-технічна, управлінська, обліково-статистична. [21, с. 120]

      Відомості про науково-технічну інформацію містяться  в науково-технічній літературі, патентах, проектно-конструкторській та технологічній документації.

      До  управлінської інформації належать планова, нормативна та інша. Вона міститься  в господарських договорах, заявках, замовленнях, різноманітних розпорядницьких документах.

      Обліково-статистична  інформація відображає результати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Вона призначена для використання як вихідна для прийняття рішень.

      Виділяють також змістову, організаційну, функціональну, рівневу інформацію

      Змістова  інформація класифікується за об’єктами  відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності (промисловість, сільське господарство) та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

      Організаційну інформацію поділяють на систематизовану, тобто регламентовану за складом  показників, адресами, періодичністю, строками передавання, формами подання  та несистематизовану.

      У функціональній інформації розрізняють планову, координаційну, облікову, контрольну та ін.

      Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість  інформації: командна, що надходить від суб’єкта до об’єкта управління; повідомляюча, яка надходить у протилежному напрямку; горизонтальна, яка забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу.

        Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками ( табл. 1 ) :

1) за формою відображення:

    -     візуальна    (графіки, таблиці, табло і т. д.);

- аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання:

    - цифрова;

    - буквенна;

    - кодована;

3) за порядком виникнення:

    - первинна;

    - похідна;

4) за характером носіїв інформації:

    - документована;

    - недокументована;

5) за призначенням:

    - директивна (розпорядча) – забезпечує єдність управління, законність правових дій менеджера.;

    - звітна;

    - довідково-нормативна;

6) за напрямом руху:

    - вхідна;

    - вихідна;

7) за стабільністю:

    - умовно-змінна;

    - умовно-постійна;

8) за способом відображення:

    - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова);

    - графічна (креслення, діаграми, схеми,  графіки);

9) за способом обробки:

    - що піддається механізованій  обробці; 

    - що не піддається механізованій  обробці.

10) інформацію в організаціях можна класифікувати так:

    - внутрішня і зовнішня;

    - інформація, яка приймається, й інформація, яка передається;

    - одноразова і дубльована;

    - кількісна і описова;

    - первинна і вторинна. [24, с. 338]

      Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв’язку, запам’ятовуючою та ін.

      У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані. 

    Таблиця 1

Класифікація  інформації[24, с.339 ] 

      Економічна  інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо (рис.1). 
 

Рис.1. Кваліфікація економічної інформації [21, с. 121] 

      Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об’єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

      Економічну  інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

      Інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

      За  місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих  органів, а також підприємств, організацій  і установ, які підтримують з  об’єктом управління господарські зв’язки, і внутрішню - що виникає на підприємстві (в об’єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо. [3, с. 25]

      Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

      Масиви  - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

      Сукупність  повідомлень з однаковими або  близькими властивостями, що розподілені  у даній системі з метою  здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

      Потоки  інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

      Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють  на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються, нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

      У свою чергу, облікову інформацію поділяють  на бухгалтерську, статистичну і  оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах.

      Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об’єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов’язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

      У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді  нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

        Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов’язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв’язку. У загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв’язку, становить близько 24%, і зворотного зв’язку - 76%. [6, с. 58]

      Інформація  має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

        Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

      На  практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності  досягнення цілі і розв’язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

      В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об’єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, ця інформація називається дезінформацією.

   Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар’єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар’єри).

      Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною – якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.[21, с. 141]

      Для ефективного функціонування системи  управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

       До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень. 

1.2. Роль інформації в управлінській діяльності 

    Інформація  є засобом організації і регулювання приватної і суспільної життєдіяльності, однією із форм закріплення і розповсюдження знань, інструментом управління. Перед суспільством стоїть проблема володіння інформацією, її організації, каналів руху, способів обмірковування і оцінки, механізмів ефективного використання на практиці.

    Основою управління є інформація як сукупність будь-яких знань, даних, фактів, характеристик  про відповідні предмети, явища, процеси, відношення і т. ін. По суті, всі управлінські процеси — це не що інше ніж пошук, фіксація, оцінка, закріплення, розповсюдження соціальної інформації, тобто тієї інформації, яка зв’язана із відображенням, пізнанням і перетворенням різних форм життєдіяльності людей. Але в управлінні  зокрема відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необхідна для формування і реалізації управлінських впливів. Ідеться про управлінську інформацію. [11, с. 49]

    Управлінська  інформація — це частина соціальної інформації, яка виділена з її загального масиву за критеріями придатності та обслуговування правових процесів формування і реалізації управлінських впливів.

    Така  інформація повинна бути орієнтована  за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов’язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об’єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

    Споживачі інформації.

    Споживачами інформації в організації можуть бути:

    - усі менеджери, що приймають рішення;

    - усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

    - усі працівники;

    - зовнішні органи, які мають право на інформацію;

    - інші власники акцій.

      Ступінь деталізації і стиль подання інформації залежать від отримувача. Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим узагальненішою має бути інформація.

      Природа інформації та її носії.

        Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відображаються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.    Подібно речовині і енергії, інформацію можна створити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

        Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об’єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об’єктами живого світу і становлять суть та форми зв’язку між управлінськими системами. [13, с. 69]