Інформаційно-пошукові системи в установах

ЗМІСТ 

ВСТУП……………………. 

І РОЗДІЛ.

ОСНОВИ  РОБОТИ З ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИМИ СИСТЕМАМИ

1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних…………

1.2. Поняття та види інформаційно-пошукових систем…………….

1.3. Робота з базами даних робітників служб

       документаційного забезпечення управління………………..

1.4. Використання баз даних в роботі діловода………………… 

ІІ  РОЗДІЛ.

ВИКОРИСТАННЯ  ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИХ  СИСТЕМ ТА БАЗ ДАНИХ  ДЛЯ РАЦІОНАЛЬНОГО  ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА  УСТАНОВИ

2.1. Особливості загальної організації діловодства в установі………

2.2. Напрямки оптимізації діловодства в установі…………………..

2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної

системи для роботи із документами…………………..

2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро………………….. 

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….. 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ……………….

     ВСТУП 

     Потужний  потенціал для забезпечення розвитку системи інформаційного обслуговування створено завдяки новим технологічним  досягненням. На їх базі стало можливим здійснити комплексну автоматизацію  завдань розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання інформаційних  документів.

     Мета  курсової роботи: полягає у вивченні теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам та практичне застосування для оптимізації документообігу установи.

     Предметом курсової роботи є організація інформаційно-пошукової системи установ.

     Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової  організаційної культури в органах  влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним  службовцям працювати не тільки над  виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями  вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть  на новий рівень взаємовідносин з  населенням, коли державні службовці  будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

     Саме  тому  ефективність  управління  підприємствами й  організаціями  не в останню  чергу  залежить від коректного рішення задач  оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього  виконання, а також продуманої організації  їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу, яким і присвячена дана робота.

     Структура курсової роботи. Курсова робота побудована в логічній послідовності і складається із вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

     В першому розділі розглядаються  питання організації інформаційно-пошукових систем установ, а також їх значення та функції. Окремо зосереджується увага на поняттях бази даних та інформаційно-пошукової системи, їх використанні в роботі діловода.

     В другому розділі розглядаються  питання поєднання традиційних  та новітніх інформаційних технологій в процесі організації роботи установ та аналіз організації інформаційно-пошукової системи установи, її значення в діяльності.

     Під час написання роботи я використовувала  навчальну та науково-методичну  літературу, що  присвячена вивченню даного питання. 
 
 

     І РОЗДІЛ.

     ОСНОВИ  РОБОТИ

     З ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВИМИ СИСТЕМАМИ 

     1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних. 

     Відомі  два підходи до організації інформаційних  масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.

     База  даних - це сукупність взаємопов'язаних даних, що зберігаються разом, при чому:

     - для даних допускається така  мінімальна надлишковість, що допускає їх оптимальне використання для кількох застосувань;

     - забезпечується незалежність даних від програм;

     - для пошуку, доповнення та модифікації даних застосовуються спільні засоби;

     В самій суті база даних -  це набір записів та файлів, організованих особливим образом. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів.

     Один  із типів баз даних – це документи,набрані  за допомогою текстових редакторів та згруповані по темах. Інший тип – файли електронних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.

     Основними та невід'ємними властивостями баз  даних є такі:

     - для даних допускається така  мінімальна надлишковість, яка  сприяє їх оптимальному використанню  в одному чи кількох застосуваннях;

     - незалежність даних від програм;

     - для пошуку та модифікації  даних використовуються спільні  механізми;

     - як правило, у складі бази  даних існують засоби для підтримки  її цілісності та захисту від  неавторизованого доступу;

     - забезпечується цілісність та захист від неавторизованого доступу.

     Система управління базами даних надає повний контроль над процесом  визначення даних, їх обробкою та використанням. Система  управління базами даних також істотно  полегшує обробку великих об’ємів  інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

     Різноманітні  засоби системи управління базами даних  забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка  даних та оперування даними.

     Дані  – це набір різнорідної неорганізованої  інформації, подібний до рахунків, кинутих  у ящик столу, або сюжету останнього поганого роману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними – система управління базою даних. Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.

     Переваги  комп’ютерної бази даних :

• Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас  усього декілька сотен рахунків,то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електронною базою даних ви найдете вірний шлях для пошуку необхідних даних на протязі декількох секунд.
• Комп’ютеризована база даних – потужна. Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записів скільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.
• Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робити висновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повній мірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, для підрахунку доходів, які отримуються від певного виду діяльності.

     Електронні  таблиці та текстові документи є  чудовими засобами для вирішення так званих «однокористувачевих» задач, але вони погано пристосовані  для сумісного користування даними.

     Електронні  таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу  інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут  їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова в якості шаблона для рахунка фактури  у невеликій фірмі.

     Але, якщо з розширенням бізнесу починає  збільшуватись кількість  співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам не обійтись. Так само електронна таблиця  може використовуватись на великих підприємствах  для підготовки  співробітникам звітів про свої витрати, але для  створення  загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні  збиратися у базі даних.

     Коли  виникає необхідність колективного використання інформації,справжня система  управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого  доступу так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.  

     1.2. Поняття та види інформаційно-пошукових систем. 

     Інформаційно-пошукова система – це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками. Тому в роботі інформаційно-пошукових систем можна виділити два основні етапи: перший - збір і зберігання інформації, другий - пошук і видача інформації користувачам.

     Інформаційно-пошукові системи відрізняються одна від одної за багатьма ознаками, але при вирішенні задач збору, зберігання і передачі інформації мають такі спільні процедури:

     1) аналіз документів і їх підбір;

     2) створення пошукового образу  документів;

     3) запис документів і їх пошукових  образів на прийняті носії;

     4) зберігання документів;

     5) аналіз запитів;

     6) видача документів користувачам.

     Інформаційно-пошукові системи можна класифікувати за такими ознаками:

     1) родом виконаних операцій;

     2) режимом пошуку;

     3) типом інформаційно-пошукової мови;

     4) типом критерію відповідності;

     5) ступенем автоматизації.

     За  першою ознакою інформаційно-пошукові системи діляться на документальні, фактографічні, логічні і комплексні.

     Документальні інформаційно-пошукові системи на інформаційні запити видають адреси зберігання пошукових образів, оригінали чи копії документів з необхідною інформацією.

     Фактографічні інформаційно-пошукові системи у відповідь на введені в них інформаційні запити безпосередньо видають відповідні фактичні дані (структурний склад, формули, характеристики матеріалів і т.д.).

     Логічні інформаційно-пошукові системи видають на запит не лише введену раніше інформацію, але, якщо необхідно, виконують логічну переробку цієї інформації для одержання нової, що в систему не вводилась.

     Комплексні  інформаційно-пошукові системи містять сукупність елементів документальних, фактографічних і логічних інформаційно-пошукових систем.

     За  режимом пошуку інформаційно-пошукові системи поділяються на системи, що працюють в режимі вибіркового розподілу інформації і системи ретроспективного пошуку.

     За  типом інформаційно-пошукової мови інформаційно-пошукові системи класифікуються на системи з природними (людськими) і інформаційними мовами. Інформаційно-пошукові мови - це синтетично створені мови для ідентифікації і пошуку документів за запитом.

     За  критерієм відповідності інформаційно-пошукові системи поділяються на системи з використанням логічних схем, аналітичних функцій (статистичні і векторні), з аналізом критерію відповідності на збіг чи часткове входження.

     За  ступенем автоматизації інформаційно-пошукові системи поділяються на системи з автоматичною класифікацією масивів, системи з автоматичним пошуком для сортування і порівняння пошуку образу документів з пошуковим розпорядженням, системи з автоматичним індексуванням для автоматизації процесів згортання при реферуванні, анотуванні, виборі ключових слів, системи з автоматичною видачею інформації, системи з автоматичним управлінням. 

     1.3. Робота з базами даних робітників служб документаційного забезпечення управління 

     В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них  програма Microsoft Access 2000 займає одне з  перших місць по популярності. Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета Microsoft Office, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірми Microsoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості, то, принаймні, значній частині користувачів.

     Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, а й не потребує складних специфічних знань програмування та є простою в застосуванні.

     Access добре зарекомендував себе при  використанні в мережі. Безсумнівним  достоїнством Access є те, що ця програма  створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі  обмежень, обумовлених «спадщиною MS-DOS».

     Для того, щоб почати роботу з базою  даних, слід завантажити Microsoft Access. На екрані з’являється вікно-запрошення, яке  пропонує зробити наступний вибір: створити нову базу даних, або відкрити існуючу.

     Початкове вікно відрізняється простотою  та лаконічністю.  Шість вкладок  цього вікна представляють шість  видів об’єктів, з якими працює програма.

     Таблиці – основні об’єкти бази даних. Утворення бази даних починається  з утворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їх властивостей. Воно починається  з натискання на кнопці Утворити у  вікні База даних.

     Є декілька методів створення нової  таблиці, які відрізняються рівнем автоматизації. Самий автоматичний спосіб полягає у імпорті таблиць  з другої бази даних, можливо, утвореної  в іншій системі. В залежності від обставин з імпортує мої таблиці  може поступити структура полів, їх назва та властивості, а також  і зміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, потрібні правки заносять вручну. 

     В тих випадках, коли мова йде про  чужу таблицю, яка знаходиться на далекому серверу і яку не можливо  імпортувати повністю, використовують режим Зв’язок з таблицями. Це нагадує підключення до таблиці  для загального користування її даних.

     Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база – це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо  зробити його копію. Структура таблиць  – також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файлу не має, але структура таблиць входить у склад загального файлу бази даних наряду з за просами, формами та іншими об’єктами.

     Зміст таблиць не можливо зберегти присудковою командою або відмовитися від його зберігання. Усі зміни в таблицях зберігаються автоматично в режимі реального часу.

     Для утворення зв’язків між таблицями  є спеціальне діалогове вікно, яке  має назву Схема даних.

     Це  вікно відкривають натисканням  на кнопці панелі інструментів або  командою Сервіс – Схема даних. Якщо раніш ніяких зв’язків між таблицями  не було, то при відкритті вікна  Схема даних відкривається вікно  Добавлення таблиці, в якому можна  обрати потрібні таблиці для включення  їх в структуру між табличних  зв’язків.

     Якщо  зв’язки між таблицями вже  були задані, то для введення в схему  даних нової таблиці треба  клацнути правою кнопкою на схемі  даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в  схему даних усі таблиці, які  треба зв’язати, можна приступати до утворення зв’язків між полями таблиць.

     Зв’язок між полями встановлюється шляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в  іншу на відповідне йому зв’язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв’язки, в якому можна задати властивості утвореного зв’язка.

     Запити  існують для доступу к даним, це дуже гнучкий та зручний засіб. Для однієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе брати із таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний момент необхідна. У результаті роботи запита із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповідну запиту.

     Важливою  властивістю запитів є те, що при  утворенні результативної таблиці  можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. При  роботі запиту данні можуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, та при  цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.

     Ще  однією цікавою властивістю запитів  є їх можливість виконувати стогові  обчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й  знайти середнє значення по якомусь  полю.

     Існує багато різних видів запитів, але  самі прості з них та ті, які використовуються найчастіше, - це запити на вибір. Ціль запита на вибір полягає в утворенні  результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні за умовою запиту данні із базових таблиць. Як і  інші об’єкти, запити можна створювати автоматично за допомогою Майстра  або вручну

     Форма являє собою якийсь електронний  бланк, у якому є поля для уведення даних. Складач уводить дані в  ці поля, і дані в автоматично  заносяться в таблиці бази.

     Форма складається із численних елементів  керування, і від того, наскільки  акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми й не задають  користувачеві зайвих питань. Починати краще починати з них.

     Автоформати - найпростіший вид автоматичних форм. Для створення автоформи треба відкрити вкладку ФОРМИ в діалоговому вікні БД  і клацнути на кнопці СТВОРИТИ- відкриється вікно НОВА ФОРМА.

     У діалоговому вікні  НОВА ФОРМА  вибирається як джерело даних  для форми яку-небудь таблицю  або запит, після чого створюють  автоформу подвійним клацанням у списку вибору виду автоформи.

     Форма створюється в такі етапи:

1. вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;
2. вибір зовнішнього вигляду форми;
3. Готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або уведення нових.

     Редагування форм складається в створенні  нових або зміні наявних елементів  керування, а також у зміні  їхнього взаємного розташування.

     Прийоми створення нових елементів керування:

1. Перетягнувши долілиць розділову границю між заголовками й областю даних, ми можемо звільнити вгорі досить місця для створення великого напису.
2. На панелі елементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, які називаються НАПИС.
3. Клацнувши на ньому, а потім на формі , ми одержуємо текстову рамку, у яку можна вводити  довільний текст. Закінчивши уведення, треба нажати клавішу ENTER, після чого можна приступитися до оформлення тексту.
4. Для форматування елемента керування  його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент ВИБІР ОБ'ЄКТІВ.
5. При виділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами.

     Створення й редагування зв'язаних полів  відбувається наступним чином:

1. Заголовок таблиці, що ми тільки що створили, не зв'язані з жодним з полів таблиці. Тому елемент керування НАПИС (зведене поле). Текст уведений у нього, залишається незмінним незалежно від того, яку запис у цей момент переглядають у формі.
2. Зовсім інакше полягає справа з елементами керування, у яких відображається вміст полів таблиці. Такі елементи  керування називаються зв'язаними полями.
3. для їхнього створення служить елемент Поле.
4. Для створення зв'язаного поля в місці з ним одночасно утвориться ще один елемент керування - приєднаний напис. Вона переміщається разом зі зв'язаним полем і утворить із ним єдине ціле .
5. Відірвати поле від приєднаного напису дозволяє маркер.

     При створенні форми вручну елементи керування розміщаються на ній так, як зручно проектувальникові.  

4. Використання  баз даних в  роботі діловода

     Ведення діловодства на сучасному етапі  потребує використання,обробки та зберігання великої кількості інформації.

     В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. Великими і середніми організаціями широко використовується система «Справа».

     Ця  система автоматизації діловодства  і документообігу цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних  картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

     Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

     Основні фактори ефективності автоматизації  документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

• Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
• Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
• Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
• Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

     Основа  пропонованого рішення – система автоматизації діловодства і документообігу є сучасним масштабованим рішенням.

     Одиницею  збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка документа електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних.

     Функціональні можливості системи автоматизації  діловодства підтримують ведення  реєстраційної картки на всіх етапах виконання документу, включаючи  його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

     Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:

• вхідні;
• вихідні (внутрішні);
• листи і звернення громадян.

     Група Вхідні призначена для реєстрації службової  кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.