Інформаційно-аналітична діяльність

Зміст

Вступ

1. Поняття «Інформація» та «Інформаційне забезпечення».
2. Види інформаційно-аналітичної діяльності.
3. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності.
4. Інформаційно-аналітична діяльність у системі управління.
5. Інформаційно-аналітичне забезпечення як основа для прийняття рішень у внутрішній та зовнішній політиці щодо протидії АЗА і СІО.
6. Принципи організації сучасної інформаційно-аналітичної діяльності.

Висновки 

Вступ

Інформаційно-аналітичні служби стали створюватися в структурі органів влади, у міністерствах і відомствах, в органах ЗМІ, у сфері бізнесу, при політичних партіях і рухах. Загальною відмітною рисою даних служб є органічна інтегрованість у відповідні сфери діяльності, функціональний і організаційний симбіоз з їхніми соціальними інститутами і конкретними організаціями. В діяльності даних аналітичних служб, покликаних здійснювати інформаційний супровід керування у відповідних сферах, найбільше чітко проглядається інформаційно-допоміжна природа інформаційної аналітики, що ріднить останню з іншими видами інформаційно-інфраструктурних, інформаційно-допоміжних служб, що традиційно упорядковують інформаційний простір, оптимізуючи і направляючи рух інформаційних потоків, що забезпечують збереження накопичених інформаційних ресурсів і т.п. До їхнього числа відносяться як найдавніші винаходи людства (бібліотеки, архіви, бібліографічні служби), так і більш сучасні реферативні служби, органи НТІ, новітні фірми, що розроблюють електронні (у тому числі, мережні) інформаційні ресурси.

     Разом з тим, інформаційна аналітика не є усього лише ще одним новим організаційним різновидом вищезгаданих служб, її сутнісна , базова функція принципово відрізняється від тих задач, що вирішують в інформаційному просторі ці служби. Їхні задачі: кількісні перетворення інформації (інформаційне згортання - бібліографування, анотування, реферування; консолідація великих інформаційних масивів у виді баз і банків даних) і її структурне упорядкування (систематизація, предметизація і т.п.). З наукою її поєднує інформаційний спосіб пізнання і наукового аналізу реальності. Аналітика найбільш близька до гуманітарної науки, що спирається на герменевтичні методи , тобто в широкому змісті - на інтерпретацію текстів, якщо останні трактувати універсально-інформологічно як документи, тексти, дані, повідомлення про події і т.п., а також до тих розділів науки, видів наукових задач, коли вивідне знання одержують не дослідно- експериментальним шляхом, а на основі аналізу й інтерпретації існуючих теорій, описів фактів, засобами інформаційного моделювання реальності.

1. Поняття «Інформація» та «Інформаційне забезпечення».

Поняття "інформація" є  об'єктом постійного дослідження. Інформація (від латинського слова - informatio - роз'яснення, викладення) - це відомості (або їхня сукупність) про предмети, явища та процеси оточуючого нас світу Вирішуючи проблеми дослідження інформації, найчастіше користуються трьома підходами: синтаксичним (статистичним або кількісним); семантичним (змістовим); прагматичним (практичним, корисним). Виходячи з цього, потрібно розрізняти поняття "дані" та "інформація". Дані можуть розглядатись як ознаки або зафіксовані повідомлення, що в певний момент не впливають на поведінку (процес прийняття рішення). Дані (повідомлення), що не отримали оцінки їхньої важливості, є потенційною інформацією, а дані, що використовуються при прийнятті рішення, - це реальна інформація.

Поняття "інформація" можна  трактувати й як нові знання, прийняті, усвідомлені та зрозумілі й оцінені  як корисні для вирішення тих  чи інших управлінських завдань. У загальному комплексі завдань інформаційно-аналітичного забезпечення будь-яких соціально-економічних процесів, інформаційна складова має пріоритетне значення.

Інформаційно-аналітична діяльність – це  особливий  напрям  інформаційної  діяльності,  пов'язаний  з  виявленням,  опрацюванням,  збереженням  та поширенням  інформації  переважно  у  сфері  управлінської,  політичної  та економічної  діяльності. Проте, для управлінської сфери важливим  є  не  стільки  своєчасне  ознайомлення  з  первинною  інформацією, скільки випереджувальне виявлення проблемних ситуацій і прогноз розвитку подій.

Саме  необхідність  передбачення,  виявлення  та  прогноз  тенденцій  розвитку  ситуації  обумовлює  застосування  різних  аналітичних  методик опрацювання  вихідної  інформації

Необхідність  інформаційно-аналітичних  досліджень  обумовлена  не тільки  наявністю  інформаційних  бар'єрів,  які  перешкоджають  одержанню  потрібної інформації, а й дефіцитом  часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит  часу  суб'єктів  управління  як  споживача  інформації  потребує перекладання  на  спеціальну  інформаційну  службу  завдань  постійного слідкування за інформацією  щодо визначених інформаційних потреб,  витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного  перетворення  вихідної  інформації  у  відповідності  до  потреб споживача.  Інформаційно-аналітичним забезпеченням органів державної влади на рівні регіону  займається  управління  з  питань  внутрішньої  політики   облдержадміністрації (далі –Управління). Відповідно до положення про Управління [3] основними  його завданнями є: 

- аналіз  і  прогнозування   суспільно-політичних  процесів  в  області;

- сприяння  органам  виконавчої  влади  у  розвитку  їх  зв'язків  з  політичними партіями, громадськими організаціями;

- інформаційно-аналітичне  забезпечення здійснення внутрішньої  політики держави в області. 

Одним з головних завдань  покладених на Управління є щотижневе  та щомісячне інформування  Президента  України  і  Прем'єр-міністра  України  про  головні  події  соціально-економічного  та  суспільно-політичного життя  області. 

Проаналізувавши доручення  Секретаріату Президента України за останні роки, ми дійшли висновків,  що кожного тижня інформаційно-аналітична записка подається за такою орієнтовною структурою та варіюється взалежності від суспільно-політичної ситуації  в регіоні:

- кризові та конфліктні  явища, події соціально-економічного  характеру та іншого, що їх  спричинили (чи можуть загострити  у майбутньому),

- важливі події і процеси  в житті провідних районних, міських  організацій, політичних   партій,   зокрема інформація про зміни  у їх керівництві;

- результати   моніторингу   критичних   щодо   влади   матеріалів найбільш популярних  у регіоні засобів масової  інформації;

Тоді, як щомісячна інформація  містить більш широкий спектр показників та включає в себе:

- характеристику та оцінку  суспільно-політичної ситуації в  районі, місті;

- інформацію про осередки  політичних партій, що діють на  території району,

- реальна    впливовість    партійних    осередків, 

- характеристику балансу  суспільних настроїв та політичних  сил;

- молодіжний політичний  рух, його особливості;

- інформаційний простір  (особливості    розвитку,    рівень   опозицій),

- практичні пропозиції  щодо шляхів розв'язання проблем  та здійснення заходів,   спрямованих   на   зміцнення   позицій   Президента   України, центральних  та місцевих органів влади;

- анонс найважливіших  подій наступного місяця, що можуть  мати суспільний резонанс та  потребують реагування з боку  влади.

 Інформація, яка подається  у аналітичних записках повинна  бути  достовірною,  актуальною,  своєчасною,  проблемно-орієнтованою, аналітичною та носити прогностичний  характер, при мінімальному обсязі  мати максимальну  повноту  даних,  містити їхню  оцінку,  обґрунтовані  висновки  й рекомендації.

Але, має місце низка  об'єктивних чинників, які ускладнюють  здійснення інформаційно-аналітичної  роботи. До них належать:

- неточність і неповнота  інформації, з якою працюють органи  державної влади, - обмеження реального  часу, протягом якого повинні  бути прийняті управлінські рішення  незалежно від складності вирішуваних  питань і обсягів оброблюваної  інформації;

- багатокритеріальність  при прийнятті управлінських  рішень на всіх рівнях органів  державної влади;

- відсутність належної  культури виконання  та використання  інформаційно-аналітичних матеріалів  з діяльності органів державної  виконавчої влади.

2. Види інформаційно-аналітичної діяльності

У системі управління існує  значна кількість проблем, проблеми характеризуються інформаційною відкритістю  і невизначеністю меж проблемної галузі. До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення .

Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою  прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів  влади і управління покликані  моделювати соціологічні аспекти, здійснювати  прогнозування політичних конфліктів, , здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а  і виявляти проблемні ситуації, проводити  ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження.

1. Моніторингові дослідження  призначені для довготермінового  аналітичного спостереження за  розвитком певної ситуації з  метою забезпечення можливості  апріорного синтезу управлінських  рішень, які мають профілактичний  або упереджуючий характер.

Моніторинг - безперервне  спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних  або неприпустимих ситуацій. Моніторинг ґрунтується на спостереженні типових рис у поведінці об’єктів спостереження і на своєчасній фіксації на їх фоні різних відхилень від норми.

Інформаційно-аналітичний  моніторинг – вид інформаційної  діяльності, пов’язаний з процесами  аналізу, синтезу інформації із застосуванням  методів моделювання, експертного  оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних  і нетрадиційних джерел з метою  регулярного інформаційного забезпечення користувачів.

2. Ініційовані аналітичні  дослідження проводяться за раніш  незапланованими дорученнями керівництва  або в результаті виявлення  при проведенні моніторингових  досліджень нових проблемних  ситуацій.

Важливе значення в цьому  процесі надається виявленню  індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації.

3. Кумулятивні дослідження  характеризуються високими вимогами  до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих  методів опрацювання експертної  інформації.

Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень  про фірму і повідомлень, розповсюджуваних від лиця фірми і здійснюваний для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

− спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і  завданнями, які стоять перед організацією;

− чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності  і компактності.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

− пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

− виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних  і надзвичайних ситуацій;

− багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об’єктів;

− інформаційне моделювання  проблем і вибір методів їх вирішення;

− формування системи критеріїв  і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

− оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і  передового досвіду конкуруючих  організацій;

− збирання і аналіз даних  про партнерів і конкурентів;

− аналіз і прогнозування  “лідерів” у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;

− акумулювання і оцінка ініціатив, інновацій і розробка пропозицій з їх використання;

− інформаційна експертиза проектів з ризиковим фінансуванням;

− прогнозування хвиль  соціального розвитку;

− аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і конкурентів;

− аналіз соціально-політичного  рейтингу;

− накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;

− редакційно-аналітична діяльність і підготовка аналітичних матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.

3. Інформаційне забезпечення  управлінської діяльності

Для розв'язання проблеми спільного  використання інформаційної системи  різними користувачами і створюється  інформаційне забезпечення, під яким розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної  бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в інформаційній  системі під час її функціонування на об'єкті управління [4, с. 22-23].

А. Тривайло займався проблемами формування системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності керівника, зокрема наголошував, що в системі управління першочергового значення набуває вторинна, оброблювана інформація. Ним була розроблена системна модель комплексу завдань та інформаційних потреб керівника, запропоновано шляхи оптимізації кількісних та якісних характеристик інформаційного забезпечення процесу управління. Але самі по собі відомості для науковця і практика не мають значення, якщо тільки вони не систематизовані, не проаналізовані та не вичленені з загального обсягу одержаних даних. Тому поняття інформації нерозривно пов'язують із аналізом і синтезом, у процесі аналітичної роботи не уникнути багаторазового звернення до джерел необхідної інформації

У процесі аналізу інформаційних  матеріалів виробляються нові знання, на основі яких приймається управлінське рішення щодо подальшої діяльності. Передача, одержання, обробка та аналіз інформації й отримання на їхній основі нових знань притаманні кожній категорії податківців. Тому комунікаційні процеси (процеси обміну інформацією) і процеси прийняття відповідних рішень відіграють основну роль взаємопов'язаних між всіма ланками управління процесів.

Отже, процес управління вимагає  ефективного обміну інформацією  між працівниками і керівниками  для досягнення кінцевої мети, тобто  ефективних комунікацій для здійснення основних функцій та забезпечення досягнення цілей податкової служби.

4. Інформаційно-аналітична діяльність у системі управління.

Володіння достовірною і  актуальною інформацією поряд з  умінням ефективно використовувати  адекватні методи її збирання, аналізу  і надання, є основою успішної діяльності підприємств і організацій  будь-якої організаційно-правової форми. Диференціація попиту на всі види інформації – наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Однією з особливостей управлінської праці є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Рішення – це “згусток” інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб’єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, при чому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, яка поставлена перед системою.

Взаємодія об’єкта і суб’єкта управління - це, перш за все, інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією  між суб’єктом і об’єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності  і виконання поставлених перед  нею цілей і потребує зворотнього  зв’язку - надходження інформації про  результати. Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення. Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.)..

Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб’єктом  і об’єктом управління. Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація.

Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії:

− інформація стратегічного  планування дозволяє вищому керівництву  приймати рішення із встановлення довготермінових цілей

− контрольна управлінська інформація використовується менеджерами  середнього рівня для координації  різних підконтрольних їм дій,

− оперативна інформація допомагає  виконувати звичайні повсякденні операції) розрахунок заробітної платні і фінансові  розрахунки та ін.

Ефективність будь-якої інформаційної  системи значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї  вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації. В сучасних інформаційних системах відбір інформації є обов’язковим етапом перетворення інформаційного потоку і потребує формулювання загальних і окремих критеріїв відбору інформації на вході інформаційної системи і визначення принципів відбору документів і відомостей для різних цілей інформаційного забезпечення.

Відбір інформації – це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних  відомостей у відповідності з  прийнятими критеріями.

Критерій відбору інформації – ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про  включення документа або його складових до інформаційної системи.

В цілому на процес збирання інформації, її систематизації впливають  як індивідуальні особливості менеджера  з управління інформаційними ресурсами, так і специфічні організаційні  вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією.

5. Інформаційно-аналітичне забезпечення як основа для прийняття рішень у внутрішній та зовнішній політиці щодо протидії АЗА і СІО

 Оскільки керівник будь-якого органу влади чи господарської структури і аналітик завжди поруч, аналітик своїми рекомендаціями суттєво, а часом і визначально впливає на процеси управління.

Аналітик - це поняття більш  широке, ніж просто експерт у певній галузі знань, його інтелектуальний  інструментарій та досвід практичної діяльності

Сучасний аналітик професійно оперує широким спектром різноманітних  знань і методик, багатьма іншими інтелектуальними якостями. Завдяки  енциклопедичним знанням, він краще  інших розуміє суть процесів, що відбуваються в житті суспільства  і в світі. Напрацьований життєвий досвід та знання дають йому можливість винаходити варіанти найефективніших  способів і варіантів виходу із кризових ситуацій і вирішувати проблемні  питання з реально прогнозованими ризиками.

Інформаційно-аналітична розробка - це цілеспрямоване дослідження, кінцевим результатом якого є підсумкові прикладні знання,

Наукове дослідження - це метод  перевірки теорій і гіпотез шляхом застосування визначених правил аналізу  даних, отриманих у результаті спостережень та інтерпретації цих спостережень у суворо заданих умовах.

Інформаційно-аналітична розробка - це метод перевірки реальності причинно-наслідкового зв'язку між  різними явищами, подіями, діями  та закономірностями тенденцій їх розвитку, а також рівня їх випадковості чи штучності походження, ступеня  визрівання ризиків, небезпеки, викликів і загроз для існування та розвитку об'єктів охорони та життєзабезпечення: потенціалів держави, суспільства, фізичних і юридичних осіб, національних інтересів. 

Об'єкт наукового дослідження - це процес чи явище, котрі породжують проблемну ситуацію та обрані науковцями для вивчення.

Предмет - це те, що знаходиться  в межах об'єкта у визначеному  аспекті розгляду проблеми; це певний перелік проблемних питань

Вірогідність наукового  факту характеризує його безумовне  реальне існування, підтверджуване під час побудови аналогічних  ситуацій. Якщо такого підтвердження  немає, то немає і вірогідності наукового  факту. Вірогідність наукових фактів значною  мірою залежить від вірогідності першоджерел, від їх цільового призначення і характеру їх інформації. Очевидно, що матеріали офіційного видання державних чи громадських організацій, установ і відомств повинні мати довіру. Точність цих матеріалів не повинна викликати сумнівів, якщо немає достатніх підстав припускати, що це відбувається в межах певної таємної операції спецслужб з дезінформації. Останнє можливе в умовах війни, іншого виду гострого протиборства держав на міжнародній арені, приміром як це відбувалося на глобальному рівні під час "холодної війни".

Для Інформаційно-аналітичної  розробки важливими є наукові  факти, проте для підготовки інформаційно-аналітичних  висновків використовуються також  інші різновиди фактів, в тому числі  й достовірність яких встановити проблематично. Хоча в деяких випадках результати інформаційно-аналітичної розробки дуже наближені до наукових, проте без додаткового наукового вивчення вони не можуть бути визнані науковими фактами. У зв'язку з цим інформаційно-аналітичний продукт є доброякісним джерелом при проведенні науково-дослідної роботи.

За певних умов у загальних  рисах інформаційно-аналітичний  метод може визнаватися як різновид наукового експерименту. інформаційно-аналітична робота щодо інформаційного забезпечення заходів безпеки, процесу оборонної, правоохоронної, зовнішньополітичної  діяльності - це збір (придбання, добування), накопичення, обробка, аналіз і передача необхідної інформації її споживачам для обслуговування всіх видів діяльності держави чи суб'єктів господарювання.

  А саме, для:

1) підготовки умов розробки, прийняття і реалізації рішень  щодо проведення спеціальних  загальнодержавних заходів у  галузі оборони, громадської і  державної безпеки, а також  відомчого рівня - профілактичних  спеціальних пропагандистських,  правоохоронних, контррозвідувальних,  політико-дипломатичних і розвідувальних  заходів; 

2) вдосконалення, підвищення  ефективності, координованості системи  та окремих елементів механізму  реалізації як публічної, так  і негласної внутрішньої (оперативно-розшукової, контррозвідувальної) та таємної  (розвідувальної) зовнішньої політики.

Зазначена діяльність має  дві головні (стратегічні) мети:

1) забезпечення процесу  управління (створення сприятливих  умов виконання власних функцій  і реалізації поставлених завдань)  публічною (владною), оперативною  (адміністративно-розпорядчою) І  оперативно-розшуковою діяльністю  структур виконавчого механізму  держави і суб'єктів господарювання  шляхом постачання необхідної  відкритої та закритої інформації  всім зацікавленим ланкам державної  влади і управління (держави, організації,  суб'єктам господарювання);

2) надання консультативно-прогностичної  допомоги посадовим особам структур  управління державою (органом) чи  господарській структурі при  прийнятті ними рішень в межах  їх функціональних повноважень  і обов'язків, моделювання тактики  їх поведінки (іміджмейкерські  аспекти діяльності осіб, що приймають  рішення).

6. Принципи організації сучасної інформаційно-аналітичної діяльності.

Основними рисами організації  інформаційно-аналітичної роботи на сучасному етапі є:

1) централізація інформаційно-аналітичної  роботи, здійснюваної в загальнодержавному  масштабі;

2) відокремлення інформаційно-аналітичної  функції від оперативно-виконавчих;

3) широке використання  електронно-обчислювальної техніки  в інформаційно-аналітичних процесах;

 Відбір необхідної  інформації для потреб правоохоронних, оборонних, зовнішньополітичних  відомств, спецслужб, інших органів  влади та управління держави  у цілому з інших відкритих  джерел.

Мається на увазі, що, зокрема, 90% даних інформаційні підрозділи спецслужб  отримують із відкритих джерел, доступних  широкому загалові, а саме, із:

1) журналів, газет, інших  джерел ЗМІ, оглядів, політичних  дискусій, спеціалізованої літератури;

2) офіційних матеріалів  владних, урядових та інших  структур держави-об'єкту 

5) з мережі Інтернет.

Фіксація інформації - система  заходів для реалізації змісту етапу  операції збору і відбору: дії  щодо конкретної "матеріалізації" отриманого інформаційного результату (продукту).

Нині проблема не у відсутності  потрібних інформаційних даних, а у здатності інформаційних  підрозділів навіть фізично обробляти  інформаційні потоки, а також знаходити  необхідну інформацію в базах даних. Зазначені функції здійснюються за допомогою спеціальних сил І засобів, які використовують певні загальні для всіх спецслужб та інформаційних структур правила відбору, накопичення і реалізації інформації.

Основним технічним засобом  у системі інформаційного обслуговування є інформаційно-пошукові системи, котрі  за характером інформації, що обробляється, розподіляються на документографічні  та фактографічні.

Документографічні інформаційно-пошукові системи видають споживачам Із маси інформації документи, що зберігаються, чи копії з них, відомості про  факти, події та їх учасників (осіб та організації

Інформаційні дані - задокументована  інформація, інформація у вигляді  відповідних офіційних документів, інформація на відповідних носіях.

Носії інформації - люди, речі; зразки пристроїв, приладів, техніки, зброї, боєприпасів; папір та його замінники; ксерокопії, магнітофонна, відео- чи кіноплівка, дискета, компакт-диск СО/ОМО, мікрограма тощо, - все те, що несе в собі інформацію.