Інформаційно-аналітичне забезпечення управління і використання в даному процесі Інтернет-технологій

 

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

ВП «ХЕРСОНСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ  МіБ КУК

 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Інформаційно-аналітичне забезпечення управління і використання в даному процесі Інтернет-технологій (на прикладі конкретної структури)

 

КУРСОВА РОБОТА

 

 

 

 

 

 

 

 

Студентки ІІІ курсу,

денної форми навчання,

групи ДМ – 409

Балагута Т.В

 

 

 

Науковий керівник:

старший викладач Федотова Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

м. Херсон 2012р.

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………

РОЗДІЛ 1. ІНФОМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ І ВИКОРИСТАННЯ В ДАНОМУ ПРОЦЕСІ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ……………………………………………………………………….

1.2. Визначення поняття інформаційних технологій………………………

1.3. Сутність інформаційно-аналітичного забезпечення управління……..

1.4. Інформаційне забезпечення управління в сучасних організаціях……

РОЗДІЛ 2. ІНФОМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ І ВИКОРИСТАННЯ В ДАНОМУ ПРОЦЕСІ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ НА ПРИКЛАДІ УПРАВЛІНСЬКОЇ СТРУКТУРИ ПРАВООХОРОННИХ ОРГАНІВ…………………………………………………

2.1.Загальна характеристика

2.2. Використання технологій інтелектуального аналізу даних (ТІАД) і геоінформаційних систем (ГІС)

2.3.Програмні продукти для інформаційно-аналітичного забезпечення управління

ВИСНОВОК………………………………………………………………….

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ…………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Процес реалізації нововведень в управлінні завжди буде пов'язаний з використанням  комп'ютерної техніки та інформаційно-комунікаційних технологій. У цьому проявляється одна з найважливіших властивостей інформатизації - її універсалізм і  все проникна здатність як інструментарію, що забезпечує процеси в справі вдосконалення  управління та підтримки систем управління на високому рівні ефективності.

Використання сучасних інформаційних технологій у діяльності будь-якої сучасної організації є  необхідною умовою підвищення ефективності її роботи. Саме зараз, на сучасному  етапі історичного розвитку суспільства, використання засобів і систем інформатизації в управлінні є хоч і не єдиним, але одним з головних важелів досягнення цілей, які стоять перед організаціями. У зв'язку з цим актуальними для вивчення видаються питання інформаційно-комунікаційних технологій, що використовуються в сучасних організаціях. Вироблення, приймання, зберігання і передача інформації дозволяє бути максимально результативним процесу управління організацією.

Мета інформаційного забезпечення будь-якої організації  полягає в тому, щоб на базі зібраних вихідних даних отримати оброблену, агреговану інформацію, яка повинна  служити основою для прийняття  управлінських рішень. Досягнення цієї мети складається з рішення низки  приватних завдань, таких як збір первинної інформації, її зберігання, розподіл між структурними підрозділами організації та їх працівниками, підготовка до переробки, власне переробка, надання  органу управління в переробленому  вигляді, аналіз, забезпечення прямих і зворотних зв'язків у її циркуляції і т.д. При сучасних потоках інформації ефективне вирішення цих завдань  неможливе без використання засобів  обчислювальної техніки і нових  інформаційних технологій

 

1. ІНФОМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ І ВИКОРИСТАННЯ В ДАНОМУ ПРОЦЕСІ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ

1.1. ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Інформація є одним  з основних елементів соціального  управління. З позиції кібернетики  як науки про загальні принципи управління "процес управління завжди і в  будь-якому випадку зводиться  до передачі та обробки інформації

У загальновживаному сенсі  під інформацією розуміється  будь-яке повідомлення, що містить  будь-які відомості про предмети, явища, події і т.д.

Значення інформації у  функціонуванні організації визначається як зовнішніми, так і внутрішніми факторами.

Зовнішні фактори пов'язані  з необхідністю підвищення життєздатності суспільства, забезпечення його стійкості. Для цього необхідно всебічно враховувати інформаційні закони людської цивілізації і направляти стихійні потоки інформації на організацію і  творення. У свою чергу рішення  творчих завдань неможливе без  наявності достовірної інформації про всі процеси, що відбуваються в суспільстві, і свободи використання інформації усіма зацікавленими  суспільно-політичними силами і  рядовими громадянами. Як заявляв засновник  кібернетики Н. Вінер, "дієво жити - це означає жити, маючи в своєму розпорядженні правильну інформацію".

Внутрішні фактори пов'язані  з ієрархічною побудовою організації, управлінським характером їх діяльності, потребою постійного зв'язку між суб'єктами та об'єктами управління, що і зумовлює значення інформації в управлінні. Відсутність достовірної інформації призводить до паралічу всієї системи  управління. Вона починає працювати  вхолосту і в підсумку вмирає як організм, позбавлений кисню.

Все це свідчить про величезне  значення інформації в системі управління організацією.

Інформатизація є організаційний соціально-економічний і науково-технічний  процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних  потреб і реалізації прав громадян, органів державної влади, органів  місцевого самоврядування, організацій, громадських об'єднань на основі формування і використання інформаційних ресурсів.

Інформаційна технологія - процес, що використовує сукупність методів  і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення  та обробки інформації на базі програмно-апаратного забезпечення для вирішення управлінських  завдань економічного об'єкта.

Основна мета автоматизованої  технології - отримувати за допомогою  переробки первинних даних інформацію нової якості, на основі якої виробляються оптимальні управлінські рішення. Це досягається  за рахунок інтеграції інформації, забезпечення її актуальності та несуперечності, використання сучасних технічних засобів  для впровадження та функціонування якісно нових форм інформаційної  підтримки діяльності апарату управління.

Інформаційна технологія справляється з істотним збільшенням  обсягів перероблюваної інформації і веде до скорочення термінів її обробки. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів в управлінні. Автоматизовані інформаційні системи  для інформаційної технології - це основне середовище, складовими елементами якої є засоби і способи для  перетворення даних. Інформаційна технологія являє собою процес, що складається  з чітко регламентованих правил виконання операцій над інформацією, що циркулює в інформаційному середовищі, і залежить від багатьох факторів, які систематизуються за такими класифікаційними ознаками:

- Ступінь централізації технологічного процесу;

- Тип предметної області;

- Ступінь охоплення завдань управління;

- Клас реалізованих технологічних операцій;

- Тип інтерфейсу користувача;

- Спосіб побудови мережі.

За ступенем централізації  технологічного процесу інформаційні технології в системах управління ділять на централізовані, децентралізовані та комбіновані технології.

Централізовані технології характеризуються тим, що обробка інформації та вирішення основних функціональних завдань економічного об'єкта виробляються в центрі обробки інформаційної  технології - центральному сервері, організованої  на підприємстві обчислювальної мережі або в галузевому або територіальному  інформаційно-обчислювальному центрі.

Децентралізовані технології грунтуються на локальному застосуванні засобів обчислювальної техніки, встановлених на робочих місцях користувачів для вирішення конкретного завдання фахівця.

Комбіновані технології характеризуються інтеграцією процесів вирішення  функціональних завдань на місцях з  використанням спільних баз даних  і концентрацією всієї інформації системи в автоматизованому банку даних.

Тип предметної області виділяє  функціональні класи завдань  відповідних підприємств і організацій, вирішення яких здійснюється з використанням  сучасної автоматизованої інформаційної  технології. До них належать завдання бухгалтерського обліку та аудиту, банківської сфери, страхової та податкової діяльності та ін.

За ступенем охоплення  автоматизованої інформаційної  технологією завдань управління виділяють автоматизовану обробку  інформації на базі використання засобів  обчислювальної техніки, автоматизацію  функцій управління, інформаційну технологію підтримки прийняття рішень, які  передбачають використання економіко-математичних методів, моделей і спеціалізованих  пакетів прикладних програм для  аналітичної роботи та формування прогнозів, складання бізнес-планів, обгрунтованих оцінок і висновків по досліджуваних процесів. До даної класифікаційної групи належать також організація електронного офісу як програмно-апаратного комплексу для автоматизації та рішення офісних завдань, а також експертна підтримка, заснована на використанні експертних систем і баз знань конкретної предметної області.

За класами реалізованих технологічних операцій інформаційні технології розглядаються відповідно до рішення завдань прикладного  характеру і наявним прикладним програмним забезпеченням, таким, як текстові та графічні редактори, табличні процесори, системи управління базами даних, мультимедійні  системи, гіпертекстові системи та ін.

За типом користувальницького  інтерфейсу автоматизовані інформаційні технології поділяються залежно  від можливостей доступу користувача  до інформаційних, обчислювальних і  програмних ресурсів, відповідної використовуваної на економічному об'єкті автоматизованої  інформаційної технології. Пакетна  інформаційна технологія не надає можливості користувачеві впливати на обробку  даних, в той час як діалогова  технологія дозволяє йому взаємодіяти  з обчислювальними засобами в  інтерактивному режимі, оперативно одержуючи  інформацію для прийняття управлінських рішень.

Інтерфейс мережевої автоматизованої  інформаційної технології надає  користувачеві телекомунікаційні  засоби доступу до територіально  віддалених інформаційних і обчислювальних ресурсів.

Спосіб побудови мережі залежить від вимог управлінського апарату  до оперативності інформаційного обміну та управління всіма структурними підрозділами організації. Підвищення запитів до оперативності інформації в управлінні економічним об'єктом призвело до створення мережевих технологій, які розвиваються відповідно до вимог  сучасних умов функціонування організації. Це тягне за собою організацію  не тільки локальних обчислювальних систем, але багаторівневих (ієрархічних) і розподілених інформаційних технологій в інформаційних системах організаційного  управління. Всі вони орієнтовані  на технологічну взаємодію, яке організовується  за рахунок коштів передачі, обробки, накопичення, зберігання та захисту інформації.

Інформація та процеси  інформаційного забезпечення, з нею  пов'язані, в даний час стають основною умовою функціонування політико-адміністративної системи і ухвалення рішень на якому рівні. Підтвердженням цьому  є поява і глибоке проникнення  в усі соціальні інститути, насамперед до органів державної влади, нових  інформаційних технологій управління. "Нові" в даному випадку означає  принципово відрізняються від використовуваних раніше.

Інформаційні технології - це система наукових та інженерних знань, а також методів і засобів, які використовуються для створення, збору, передачі, зберігання та обробки  інформації. Нові інформаційні технології дозволяють використовувати при  роботі з інформацією комп'ютерну техніку та телекомунікаційні засоби зв'язку. Впровадження нових інформаційних  технологій суттєво змінює зміст  різних видів діяльності, насамперед управлінської, підвищує ефективність управління, виводить на новий, більш  високий рівень інформаційного забезпечення процесів прийняття рішень органами державної влади.

Застосування нових інформаційних  технологій дозволяє виявити приховані  інформаційні структури, уявити слабо  структуровані компоненти управління в семіотичної (знакової) формі, а  при формуванні управлінської інформації - з потоку даних виключити дані, які не виконують вищезазначені функції, а використовуються виключно внаслідок стереотипів мислення і за традицією.

Державна політика у сфері  формування інформаційних ресурсів та інформатизації спрямована на створення  умов для ефективного і якісного інформаційного забезпечення вирішення  стратегічних та оперативних завдань  соціального та економічного розвитку Російської Федерації.

Основними напрямами державної  політики у сфері інформатизації є:

- Забезпечення умов для  розвитку та захисту всіх форм  власності на інформаційні ресурси;

- Формування та захист  державних інформаційних ресурсів;

- Створення і розвиток  федеральних і регіональних інформаційних  систем і мереж, забезпечення  їх сумісності та взаємодії  в єдиному інформаційному просторі Російської Федерації;

- Створення умов для  якісного та ефективного інформаційного  забезпечення громадян, органів  державної влади, органів місцевого  самоврядування, організацій та  громадських об'єднань на основі  державних інформаційних ресурсів;

- Забезпечення національної  безпеки у сфері інформатизації, а також забезпечення реалізації  прав громадян, організацій в умовах інформатизації;

- Сприяння формуванню  ринку інформаційних ресурсів, послуг, інформаційних систем, технологій, засобів їх забезпечення;

- Формування та здійснення  єдиної науково-технічної і промислової  політики в сфері інформатизації  з урахуванням сучасного світового  рівня розвитку інформаційних технологій;

- Підтримка проектів та програм інформатизації;

- Створення і вдосконалення  системи залучення інвестицій  та механізму стимулювання розробки  та реалізації проектів інформатизації;

- Розвиток законодавства  в сфері інформаційних процесів, інформатизації та захисту інформації.

1.2. СУТНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Інформаційно-аналітична система  управління організації - це розподілена  інформаційно-управлінська система, що забезпечує збір, обробку та подання  інформації, призначеної для достовірного інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень.

Існує так званий "інформаційний  бар'єр", при якому можливості традиційних (паперових) прийомів управління в соціально-економічних системах виявляються вичерпаними. Пропускна  здатність людського мозку як перетворювача інформації хоча й  велика, але все-таки обмежена. Міць і сукупний інтелект управлінського апарату на даний момент забезпечуються тільки на основі комплексної інформатизації управлінської праці, при якій значна частина інформаційних потоків  замикається поза людиною - через ЕОМ.

Система інформаційного забезпечення управління організації повинна  враховувати специфіку регіону - галузеву структуру виробництва, пріоритетні  напрями розвитку економіки, наявність  ресурсів, демографічні та міграційні особливості регіону. На території  регіону здійснюють свою діяльність численні організації. На сучасному  етапі при їх взаємодії координується  інформаційно-аналітична діяльність, створюються інформаційні ресурси  загального користування, забезпечується інформаційна безпека, здійснюється інформаційний  обмін. Якщо привести в приклад органи державної влади та місцевого  самоврядування, то інформаційні потреби  федерального і регіонального рівня  зазвичай знаходяться в різних площинах, тому важливим завданням є оптимізація інформаційних зв'язків, зусиль і витрат на забезпечення збору, обробки та надання інформації.

Процес управління в сучасній організації коректно розглядати як поєднання наступних трьох режимів  прийняття рішень:

Стратегічний рівень передбачає виявлення проблемних областей у  різних сферах діяльності організації, аналіз і прогноз довгострокових тенденцій її розвитку; аналіз і  прогноз суспільно-політичних тенденцій  та створення системи врівноваження  різних впливів зовнішнього середовища. На даному рівні генеруються методи вирішення проблем, розробляються концептуальні підходи, оптимізуються моделі і сценарії розвитку організації.

На оперативному рівні  проводиться моніторинг і аналіз поточного стану елементів соціально-економічної  та суспільно-політичної сфер, формуються плани реалізації концепцій, моделей  і сценаріїв розвитку, здійснюється оперативний контроль і коригування виконання планів і проектів.

Надзвичайна управління передбачає одночасно прогнозування і запобігання  екстремальних ситуацій, створення  сценаріїв їх виникнення та розвитку, безперервний моніторинг характеристик  і показників потенційно небезпечних  природних і техногенних, соціально-політичних чинників та забезпечення організаційно-технічних  питань здійснення управління в екстремальних умовах.

Залежно від переважаючих механізмів підготовки рішень можна  також виділити в якості можливих форм управління балансні, оптимізаційне і політичне управління.

Балансні управління засноване  на пошуку рішень, при яких потреби  для вирішення якої-небудь задачі збалансовані з реальними ресурсами, що знаходяться у веденні організації. При оптимізаційному управлінні вирішується завдання вибору кращого  варіанта дій або оптимального використання ресурсів. На відміну від балансної і оптимізаційної форм управління, при яких використовуються розрахункові алгоритми чи інші кількісні методи для підготовки та прийняття рішення, політичне управління носить переважно вольовий характер, відбиваючи суб'єктивні уявлення особи, яка приймає рішення.

Незважаючи на безліч реально  працюючих інформаційних систем управління в сучасних організаціях, поки немає прикладів вичерпного вирішення задачі інтеграції всіх інформаційних  ресурсів території, тобто створення  поля даних, на якому можна було б  ставити і вирішувати математично  коректну оптимізаційну задачу. Таке положення буде змінюватися у  процесі розвитку і посилення  значимості інформаційно-аналітичної діяльності організації.

Сьогодні ці процеси проявляються у функціональному (йде перехід  від автоматизації інформаційно-довідкової діяльності до автоматизації аналітичної  обробки даних), технологічному (від  централізації інформації до розподіленої системи зберігання та аналітичної  обробки даних) і організаційному  аспектах (особи приймають рішення  все частіше довіряють інформаційно-аналітичним технологіям ).

В даний час нерідка  така ситуація, коли комп'ютер є практично  у кожного працівника організації, а документообіг як усередині  організацій, так і при їх взаємодії  був і залишається повністю паперовим. При цьому, як правило, рівень інформованості керівництва та аналітичної діяльності в організації не зазнає помітних змін.

Такий стан інформатизації є прямим наслідком порушення  відомих принципів інформатизації, сформульованих основоположником інформатизації управління академіком В. М. Глушковим:

Перший принцип - першої особи. Суть цього принципу полягає в  тому, що всі цілі і завдання вдосконалення  управління, вирішення гострих проблем, що виникають у діяльності організації повинні формулюватися керівником організації. Приміром, відомі спроби створити єдину інформаційну модель регіону (міста, району, муніципального освіти) найчастіше натрапляють на прагнення різних ланок управління (в межах одного органу державної влади) максимально відобразити в ній відомчі інтереси. Це, в свою чергу, призводить до такого ступеня ентропії моделі, що вона перестає бути осяжній і практично корисною. На тлі не менше 2-3 тисяч показників соціально-економічного розвитку, 5-6 тисяч показників, що відображають поточний стан населеної території, і не менше 500 зведених областей і напрямків діяльності органів місцевого самоврядування повинні бути виділені головні напрямки, підконтрольні сектори економіки і суспільства, а також проблеми, що вимагають максимальної уваги з боку першого керівника в цілому. На цій основі можуть бути визначені необхідні інформаційні ресурси (інформація і дані), які адекватно відображають необхідні параметри (процесів, явищ і об'єктів управління), і лише за цих умов можна припускати, що фінансові кошти на інформатизацію будуть витрачені не даремно.

Другий важливий принцип  інформатизації - принцип автоматизації  документообігу. Дотримання цього принципу полягає в тому, що комп'ютер як універсальний  інструмент обробки будь-якого виду інформації (алфавітно-цифровий, графічній  або голосовий) повинен використовуватися  відповідним способом.

Але головне - забезпечення можливості реалізації ще одного найважливішого принципу інформатизації - принципу нових  задач управління. Під "новими" ми розуміємо, перш за все, комплексні проблеми і завдання управління. Ці завдання вимагають самої різнобічної  інформаційної бази, вибору варіантів (альтернатив) управлінських рішень, застосування економіко-математичних моделей, порівняльного аналізу  ситуацій, ранжування рівнів розвитку тих чи інших секторів економіки і суспільства і т.д.

Наступні два ведучих  і взаємозалежних принципу інформатизації - принципи інтеграції інформаційної  бази та одноразового введення даних. Реалізація першого з зазначених принципів полягає в тому, що в  системах інформаційного забезпечення управління організаціями створюється  первинна база даних. Створення первинної  бази даних є продуктом особливого класу функцій управління, які  можна виділити як обліково-реєстраційні. Працівники організації частково або  повністю займаються формуванням всередині  неї спеціалізованої системи  обліку, здійснюючи постійну оперативну актуалізацію інформації та / або інвентаризацію відповідних об'єктів. Скажімо, в  діяльності органів реєстрації юридичних  осіб безперервно реєструються нові підприємства, і таким чином відбувається формування і оновлення бази даних  про підприємства. У процесі діяльності органів реєстрації актів цивільного стану, паспортно-візових служб, адміністрацій  муніципальних утворень перманентно  накопичуються записи про параметри стану населення і т. д.

Принцип одноразового введення інформації є супідрядних принципом  інтеграції інформаційної бази і  означає лише те, що дані, накопичені в системі обліку (за рахунок виконання  безлічі операцій з обліку та реєстрації об'єктів, що взаємодіють з органом  управління) як і інші, в тому числі  і "зведені" дані, що формуються різними  підрозділами організації, повинні  вводитися в систему управління одноразово, але багаторазово використовуватися  багатьма ланками і підрозділами організації.

Таким чином, ми з'ясували, що інформаційно-аналітичне забезпечення управління сучасною організацією є  розподіленою інформаційно-управлінської  системою, що забезпечує збір, обробку  та подання інформації, призначеної  для достовірного інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських  рішень. Також ми виділили основні  принципи інформатизації - це принцип - першої особи, принцип автоматизації  та інші. Крім того, особливості інформаційно-аналітичного забезпечення полягають у тому, комп'ютерні інформаційні системи повинні створюватися з урахуванням розширюваності їх функцій і постійної готовності програмно-технічного комплексу та інформаційної системи в цілому до можливих перетворень та / або модернізації в управлінні.

 

1.3. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В СУЧАСНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ

В інформаційному забезпеченні діяльності організації як будь-якої соціально-економічної системи є ряд особливостей.

Перша особливість полягає  в тому, що організація як соціально-економічна категорія - це узагальнена динамічна  система. Майбутнє стан такої системи  мінливе (законодавство, нові цілі розвитку і т.д.), і цей стан можна визначити  тільки з певною часткою ймовірності. Це означає, що комп'ютерні інформаційні системи повинні створюватися з  урахуванням розширюваності їх функцій (складу завдань, інформаційної бази, прикладних програм і т.д.) і постійної  готовності програмно-технічного комплексу  та інформаційної системи в цілому до можливих перетворень та / або  модернізації окремих підрозділів  організації.

Другою особливістю є  порогова залежність ефективності діяльності організації від ступеня інтеграції інформаційних ресурсів. Вплив інформатизації на ефективність управління організацією стає помітним лише тоді, коли подоланий певний пороговий рівень інтеграції первинних інформаційних ресурсів, що використовуються для прийняття управлінських рішень. Наприклад, це означає, що якщо впровадити автоматизовану інформаційну систему лише по одному - двом функціональним напрямами (наприклад, запис актів цивільного стану та реєстрація прав власності на нерухомість), то можна поліпшити роботу тільки цих органів, але накопичуються ними інформаційні ресурси за складом недостатні для вирішення яких-небудь серйозних завдань на рівні адміністрації суб'єкта Федерації. Однак якщо додатково впровадити автоматизовані інформаційні системи в органах земельного обліку, в реєстраційній палаті, в органах реєстрації юридичних осіб, то тоді можна вирішувати завдання, пов'язані з обліком населення, з оподаткуванням і базою оподаткування, з контролем за забезпеченням адресності соціальної допомоги дійсно малозабезпеченим громадянам.

Для подолання порогового рівня інтеграції інформаційні технології повинні задовольняти двом базовим вимогам. Перше: простота інтеграції низових підсистем в єдиний інформаційний простір даних на мережі територіально-рознесених вузлів і можливість корпоративного використання базових реєстрів. Друге: оперативна доступність будь-яких інформаційних зрізів по всій сукупності даних для підготовки та прийняття управлінських рішень.

Третя особливість інформації в управлінні - корпоративність. Незважаючи на прагнення одиничних організаційних структур до незалежності і до монополії  на "свою інформацію", існує об'єктивна  зацікавленість у створенні та використанні єдиної системи даних. Корпоративність  інформаційних ресурсів означає, що кожна служба, надаючи в загальне користування "свої" дані, може користуватися  інформацією інших служб. Корпоративність  також є порогової характеристикою. Тобто існує певний пороговий перелік даних, при перевищенні якого досягається баланс між потребами в інформації, яку можна отримати з корпоративного поля даних для "своїх" завдань, та даними, які кожен з учасників може вкласти в корпоративний інформаційний пул. Корпоративність досягається на мережі взаємодіючих по телекомунікаційних каналах інформаційних підсистем окремих структурних підрозділів та організацій в цілому. При цьому позитивні сторони корпоративності проявляються в повному обсязі тільки завдяки електронним технологіям.

Четверта особливість  стосується умов запитання автоматизованої  інформаційно-аналітичної системи. Востребование залежить від її корисності та зручності роботи з системою. Користувач повинен застосовувати ті ж прийоми і ту ж логіку роботи з даними, які притаманні не комп'ютеризованому органу управління. Зокрема, форми документів повинні з мінімальними відмінностями від паперового оригіналу відтворюватися на екрані та виводитися на папір, користувач повинен мати можливість самостійно створити яку-небудь нову форму для звіту або довідку, формуючи на екрані комп'ютера, як на аркуші, потрібну конфігурацію документа і маючи можливість звертатися до потрібної групи даних. Для зацікавленості користувача в роботі автоматизованої інформаційно-аналітичної системи необхідно скорочувати обсяг знову введеної інформації (у тому числі за рахунок використання даних, введених іншими організаціями та структурними підрозділами), скорочувати помилки за рахунок типових уніфікованих словників і довідників і за рахунок автоматичного введення повторюваних даних.

П'ята особливість - різноманітність  типів даних при малій інтенсивності  потоків інформації. Кількість полів  даних, що фіксуються в первинній  документації (картках, книгах, актах, довідках, балансах, у статистичних звітах) і, отже, в автоматизованій  інформаційно-аналітичній системі  є дуже великим - до 800 форм. Однак  потоки обміну не такі значні. Це практично  означає, що не слід допускати принципової  помилки починати справу інформатизації з "прокладки дорогих кабелів".