Оптимизация аппарата управления

      Введение 

     В условиях рыночных отношений особенно остро выступает проблема обеспечения  предприятий кадрами, способными эффективно решать производственные и организационные  задачи в крайне сложных, нестабильных и быстро меняющихся экономических  процессах, трудно предсказуемой обстановке.

     Несколько десятилетий в России существовала хорошо отлаженная система обеспечения  сельского хозяйства кадрами  управления. С переходом на рыночные условия и в результате усугубления  кризиса в аграрном секторе ее эффективность снизилась.

     Поэтому данная тема на сегодняшний день очень  актуальна, т. к. необходимо создать  такую структуру управления  организацией и правильно подобрать работников, что бы она эффективно работала для  успешного развития предприятия.

     Целью курсового проекта является расчет эффективности структуры аппарата управления и оптимизации его численности.

     Задачами  курсового проекта являются:

     1. Проанализировать природные и  экономические условия хозяйства.

     2. Провести анализ организационной  структуры и структуры управления хозяйства.

     3. Освоить методику расчета коэффициента  эффективности связей в аппарате  управления.

     4. Проанализировать качественный  и количественный состав работников  управления.

     5. Определить оптимальное число  работников аппарата управления  и сделать обобщающие выводы.

     Объектом  исследования является СПК «Искра»  Вышневолоцкого района.

     Источниками цифровой информации служат годовые  отчеты хозяйства за 5 лет (2002 – 2006 гг.), а также  штатное расписание работников аппарата управления СПК «Искра».       

1 Понятие персонала предприяия.

     1.1. Персонал, его классификация и структура

     Главным фактором и источником развития в  производственной и предпринимательской  деятельности любой организации  или отрасли производства являются кадры: их уровень квалификации, образования, подготовки, опыта и мастерства.

     От  качества трудового потенциал персонала  предприятия определяющей мерой  зависит экономическое развитие производства, а в конечном счете - жизненный уровень и благосостояние народа.

     Производственный  персонал предприятия формируется и изменяется под воздействием внутренних (вид продукции, технологический процесс, организация производства) и внешних факторов (окружающая среда, законодательные и психологические нормы общества, характер рынка труда и тому подобное). Внешний фактор имеет большое влияние на макроэкономическую ситуацию на соответствующей территории, которая характеризуется такими параметрами, как численность активного (работоспособного) населения, общеобразовательный его уровень, наличие рабочей силы, уровень занятости, возможный резерв рабочей силы. В свою очередь эти характеристики обусловливают количественные и качественные параметры трудовых ресурсов.

     Главным ресурсом каждого предприятия являются трудовые ресурсы предприятия от качества и эффективности использования которых зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособность.

     Трудовые  ресурсы - часть работоспособного населения, что по своим вековым, физическим, образовательным данным отвечает той  или другой сфере деятельности. Трудовые ресурсы приводят в движение материально-вещественные элементы производства, создают продукт, стоимость которого обеспечивает предприятию прибыль. Для характеристики всей совокупности работников предприятия применяются сроки - персонал, кадры, трудовой коллектив.

     Трудовые  ресурсы (персонал) предприятия - это  постоянный состав работников, которые  получили необходимую профессиональную подготовку и (или) имеют практический опыт и выполняют разнообразные  производственно-хозяйственные функции. Кроме постоянных работников, в производственной деятельности предприятия могут участвовать другие работоспособные лица на основе трудового договора (контракту).

     Независимо  от отраслей народного хозяйства  структуры кадров средних промышленных предприятий особенно не отличаются между собой.

     В состав кадров предприятия входят две  основных группы: группа промышленно-производственного  персонала (ПВП); группа работников, занятых  непромышленным характером труда (обслуживание жилья, детских дошкольных заведений, коммунального хозяйства, амбулаторий, домов культуры, подсобных хозяйств и тому подобное.

     К группе промышленно-производственного  персонала принадлежат работники:

     а) заняты выполнением основных операций из изготовления продукции (что поступает  для реализации);

     б) заняты на вспомогательных операциях из обслуживания, необходимых для нормальной работы основного производства;

     в) подсобные рабочие, занятые производством, переработкой отходов производства или в подразделениях, которые  способствуют основному производству;

     г) которые работают с опытными установками  заводских лабораторий, научно-исследовательских  организаций, которые обслуживают  производственную деятельность предприятия (фирмы);

     д) аппарату заводоуправления, включая  работников конструкторского бюро, нормативных станций, бюро экономического анализа, которые обслуживают производственную деятельность;

     е) служб охраны (охрана предприятия  может осуществляться непосредственно  предприятием или межведомственной охраной).

     Весь  промышленно-производственный персонал в зависимости от характера выполняемая работы распределяют на четыре основных категории:

     - руководители;

     - специалисты;

     - служащие;

     - рабочие.

     Руководители - это работники, которые осуществляют функции общего управления предприятиями  и их структурными подразделениями. К ним принадлежат директора (генеральные директора), начальники, заведующие, управляющие, прорабы, мастера на предприятиях в структурных единицах и подразделениях. К группе руководителей засчитывают и главных специалистов: главного инженера, главного бухгалтера, главного механика, главного энергетика, а также заместителей, в соответствии с перечисленными выше должностями.

     Руководители  назначаются главным образом  из специалистов, которые имеют наклон руководства, способные объективно оценить явления, события, идеи, предусмотреть ход И событий, распознавать способности других людей и тому подобное.

     Специалисты - работники, которые занимаются инженерно-техническими, экономическими и другими специальными работами. В частности, это инженеры, экономисты, юристы, бухгалтеры, нормировщики, администраторы, социологи, ведущие, старшие и просто специалисты, программисты.

     Служащие - это работники, которые осуществляют подготовку и оформление документации, хозяйственное обслуживание, учет и контроль. Это, в частности, делопроизводители, учетчики, агенты, архивариусы, чертежники, секретари-машинистки, сте-нографісти и др.

     Рабочие - работники, которые непосредственно  заняты в процессе создания материальных ценностей, а также ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, предоставлением материальных услуг и др. К рабочим также принадлежат дворники, уборщицы, охранники, курьеры, гардеробщики и тому подобное.

     Анализируя  производственную деятельность предприятий, рабочих разделяют на основных

     - тех, которые непосредственно участвуют в процессе создания продукции, и вспомогательных - тех, которые выполняют функции обслуживания основного производства.

     Структурная характеристика персонала предприятия  определяется составом и количественным соотношением отдельных категорий и групп работников предприятия.

     В зависимости от характера трудовой деятельности кадры (персонал) предприятия  разделяют за профессиями, специальностями  и уровнем квалификации.

     Профессия - особенный вид трудовой деятельности, который требует соответствующего уровня теоретических специальных знаний и определенных практических навыков.

     Специальность - вид деятельности в пределах профессии, которая имеет специфические  свойства и требует от рабочих  дополнительных специальных знаний и навыков.

     Квалификация - степень подготовленности работника к выполнению профессиональных функций обусловленной сложности.

     Уровень квалификации кадров - залог высокой  производительности труда.

     Во-первых, в нынешних условиях высокого уровня механизации и автоматизации  производства управлять производством могут только высококвалифицированные кадры. По второе, от уровня квалификации кадров зависит степень использования средств производства : машин, механизмов, материально-энергетических ресурсов. В-третьих, в зависимости от квалификации кадров в большой степени зависит выбор форм и методов организации труда и производства.

     Уровень квалификации руководителей, специалистов и служащих зависит от уровня образования, опыта работы на соответствующей  должности. За квалификацией специалистов разделяют на четыре категории:

     - специалисты наивысшей квалификации (работники, которые имеют научные  степени и ученые звания);

     - специалисты высшей квалификации (работники с высшим специальным  образованием и значительным  практическим опытом производственно-хозяйственной деятельности);

     - специалисты средней квалификации (работники со средним образованием  и определенным практическим  опытом);

     - специалисты-практики (работники, которые  имеют значительный практический  опыт работы в соответствующей  отрасли и занимают инженерные, экономические и другие должность, не имея специального образования).

     Соотношение между категориями персонала  зависит от целенаправленности деятельности производства, отрасли народного  хозяйства, вида выпуска продукции, объема продукции, которая производится, величины предприятия и тому подобное. По опосредствованным данным представляют в среднем: 18-20 % - руководители, специалисты, служащие, 82-80 % - рабочие

1. Планирование потребности в персонале. Методы прогнозирования кадровых потребностей

  Конкретное  определение потребности в персонале  представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и  расстановке в соответствии с  текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

  Планирование  потребности в персонале включает:

• Оценку наличного потенциала трудовых ресурсов;
• Оценку будущих потребностей;
• Разработку программ по развития персонала.  
  Эффективное планирование человеческих ресурсов положительно влияет на результаты организации благодаря:
• оптимизации использования персонала. Детальное планирование позволяет выявить и продуктивно применить невостребованный потенциал сотрудников путем расширения должностных обязанностей, перевода работников на другие рабочие места, реорганизации производственных процессов;
• совершенствованию процесса приема на работу. Планирование является источником информации о потребностях организации в персонале, что дает возможность обеспечить поиск и отбор кандидатов на планомерной основе, снизить издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы;
• организации профессионального обучения. План по человеческим ресурсам является основой для планирования и проведения профессионального обучения в компании. Тщательная разработка этого плана позволяет обеспечить нужную квалификацию работников и добиться реализации бизнес-планов с наименьшими издержками;
• созданию основы для развития других программ управления персоналом. Знание тенденции в динамике численности, изменении квалификационной структуры персонала позволяет отделу кадров разрабатывать долгосрочные программы в области компенсации, профессионального развития и т.д.;
• сокращению общих издержек на рабочую силу за счет продуманной, последовательной и активной политики на рынке труда. Знание собственных потребностей на длительную перспективу дает компании возможность эффективно противостоять своим конкурентам и взаимодействовать с контрагентами на рынке труда, и извлекать выгоду из меняющейся ситуации.

     Еще один источник изменений потребностей организации в рабочей силе – внутриорганизационная динамика рабочей силы – увольнение по собственному желанию, выходы на пенсию, декретные отпуска и т.п. Отдел кадров должен отслеживать эту динамику и заблаговременно предсказывать изменения.   

2.2 Определение численности  персонала

              К расчетам численности не  следует подходить упрощенно,  поскольку они определяют последующую  работу по комплектованию предприятия  по кадрам. По этой причине  при определении потребности  в рабочей силе не ограничиваются формальными расчетами с использованием общепринятых формул, а проводят дополнительные аналитические расчеты, чтобы выявить особенности производственной ситуации.

     Так, в практике часто используют методологию  планирования "от достигнутого уровня". В соответствии с данным подходом, численность рабочих в плановом периоде (Чпл) рассчитывается следующим образом:

     Чпл = Чб (Iq / Iw),

     где Чб - среднесписочная численность  работающих в базисном периоде, чел.; Iq - индекс изменения объема производства в плановом периоде;  
Iw - индекс роста производительности труда.

     Однако  в этом случае есть опасность автоматически  перенести недостатки в использовании  работников в отчетном периоде на плановый период. Поэтому расчеты  следует дополнить анализом использования фонда рабочего времени рабочих, составить на его основе план мероприятий направленных на лучшее использование рабочей силы, что должно найти отражение в индексе роста производительности труда.  
              Такого рода анализ особенно необходим в тех случаях, когда кадровая политика предприятия ориентирована на экономию издержек на рабочую силу, на интенсивный путь развития производства.  
Поскольку расчеты требуемой численности по общепринятым формулам позволяют получить среднегодовой показатель, необходимо проанализировать, имеются ли колебания потребности в рабочей силе в отдельные периоды относительно этого среднегодового показателя, вызванные различиями в выпускаемой продукции.

     Причем  диапазон колебаний может быть особенно значительным, если анализируется в профессиональном разрезе.

     Плановая  численность производственных работников на нормируемых работах определяется исходя из трудоемкости продукции:

Чпл = Тп.н / (Фр.в * Кв.н),

где Тп.н - плановая нормативная трудоемкость, нормо-часов;  
Фр.в - полезный годовой фонд времени одного рабочего,ч;  
Кв.н - планируемый коэффициент выполнения норм.  
Нормативная трудоемкость выпуска продукции (численность формулы) представляет собой суммарный показатель, он не учитывает, насколько равномерно распределяется трудоемкость по месяцам или кварталам года в соответствии с колебаниями объемов производства. А эти колебания могут быть весьма значительными.

     Поэтому, рассчитав по формуле среднегодовой  показатель, в отдельные периоды  времени предприятие может испытывать либо нехватку численности, либо ее избыток.

     Однако  важно знать не только диапазон колебаний  численности рабочих (от максимальной потребности до минимальной), но и  продолжительность периода, для  которого характерен излишек или  недокомплект численности. Только после этого можно решать вопрос о наборе кадров в соответствии со среднегодовой потребностью и методах регулирования возникающих рассогласований.

     Необходимо  учитывать и характер взаимосвязи  изменения объема производства и  численности работников: как эти два процесса увязаны во времени, всегда ли за спадом (или за ростом) производства сразу же идет пропорциональное изменение численности или изменение показателя численности происходит через определенный промежуток времени, т.е. с определенным временным сдвигом.

     Как показывает практика, изменение показателей  объема производства и численности  работающих, не происходит синхронно: реакция на изменение объема производства не является немедленной. Дело в том, что производственная трудоемкость в условиях роста (или спада) производства формируется под влиянием, прежде всего, факторов, связанных с организацией производственного процесса на предприятии.  
Обоснование роста производительности труда на многих действующих российских предприятиях производится по факторам. При этом расчет осуществляется исходя из необходимости экономии численности работающим по всем факторам роста производительности труда. В этом случае численность работников предприятия в плановом периоде может быть определена по следующей формуле:

Чпл = Чб * Iq + Э,

где Чпл - среднесписочная плановая численность  работающих, чел.  
Э - общее изменение (уменьшение-"минус", увеличение-"плюс") исходной численности работающих, чел.

          Данный метод расчета общей  потребности предприятия в рабочей силе может быть применим только для действующих предприятий со стабильным, плавным изменением производственной программы. Он неприменим для вновь создаваемых предприятий и объектов, а также для предприятий с существенными колебаниями производственной программы и структуры работающих. Более точной и обоснованной, в том числе и для вновь создаваемых предприятий и объектов, является методика определения плановой численности работников предприятия прямым способом.  
          Наиболее распространенными являются следующие основные методы:

• определения потребности в рабочих кадрах;
• по трудоемкости работ;
• по нормам выработки;
• по рабочим местам на основании норм обслуживания машин и агрегатов, и контроля за технологическим процессом.

       При планировании численности рабочих определяется явочный и среднесписочный состав. Явочное число рабочих в смену (Чяв) - это нормативная численность рабочих для выполнения производственного сменного задания по выпуску продукции:

Чяв = Тр / (Тсм *Dn * S * Квн),

где Тр - трудоемкость производственной программы, нормо-часов;  
Тсм - продолжительность рабочей смены или сменный фонд рабочего времени одного рабочего, часов;

S - число  рабочих смен в сутках;

Dn - число  суток работы предприятия в  плановом периоде.  
            Для расчета требуемого среднесписочного числа рабочих могут быть применены два основных метода: расчет по коэффициенту среднесписочного состава и по планируемому проценту невыходов на работу:

Чсп = Чяв * Ксп,

где Ксп-коэффициент  среднесписочного состава. Этот коэффициент рассчитывается как:

Ксп=Fn / f ,

Где Fn - номинальный фонд рабочего времени (количество календарных рабочих  дней);

f - действительный  фонд времени работы одного  рабочего (планируемое число рабочих  дней).

     Планирование  численности вспомогательных, выполняющих работы, на которые имеются нормы обслуживания, сводится к определению общего количества объектов обслуживания с учетом сменности работ. Частное от деления этого количества на норму обслуживания составляет явочное число рабочих.  
           Численность служащих может быть определена исходя из анализа среднеотраслевых данных, а при их отсутствии - по разработанным предприятием нормативам. Нормативы численности в зависимости от их назначения могут разрабатываться не только по каждой отдельной функции управления, группам функций, предприятию в целом, но и по отдельным видам работ (учетные, графические, вычислительные и др.), а также по должностям (конструкторы, технологи, экономисты и др.).  
          Численность обслуживающего персонала может быть определена по укрупненным нормам обслуживания. Например, численность уборщиков - по количеству квадратных метров площади помещений, гардеробщиков - по количеству обслуживаемых людей и др.

     Численность руководителей можно определить с учетом норм управляемости и ряда других факторов.

     При проведении плановых расчетов потребной  численности персонала по структурным  подразделениям следует привлекать к этой работе их руководителей.

         Чтобы  определить потребности  организации в человеческих ресурсах, необходимо понимать, под влиянием каких факторов они формируются. Поскольку организации являются открытыми социальными системами, их потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних (внутриорганизационных), так и внешних факторов.

        Потребности организации в рабочей силе зависят, прежде всего, от стоящих перед ней целей, для реализации которых необходимы человеческие ресурсы. Чем конкретнее организационная цель, тем легче определить  потребности в рабочей силе, необходимой для ее реализации.

            У компании со стабильной долгосрочной стратегией потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений из года в год и планирование  человеческих ресурсов не представляет особой сложности. И наоборот, если организация меняет стратегию – переходит к выпуску новой продукции, освоению новых рынков, ликвидации отдельных сегментов бизнеса, потребности как в численности, так и в квалификации рабочей силы могут существенно измениться. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретическое обоснование численности и структуры  работников аппарата управления.

     Задача  любого руководства организации  заключается в том, чтобы использовать ту структуру, которая наиболее соответствует  целям и задачам организации, которая наилучшим образом позволяет  взаимодействовать с внешней  средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом удовлетворять потребность клиентов и достигать своих целей наиболее эффективно.

     Истоками  образования современных управленческих структур, являются общественное разделение труда, кооперация, специализация и внутрипроизводственное разделение труда. Основой управленческих структур выступает потребность в эффективном и экономически обоснованном управление организацией.

     Структура управления должна обеспечивать оперативность в работе аппарата управления. Она должна быть настолько гибкой и простой, чтобы за время от принятия решения до его осуществления в управляемой системе не успели произойти необратимые изменения, делающие ненужными его реализацию. 

     Под структурным подразделением аппарата управления понимается административно обособленная часть его, выполняющая одну или несколько функций, либо часть функций управления.

     Структура аппарата управления фирмой характеризует  состав и взаимосвязь его подразделений  и отдельных должностных лиц, т. е. она дает представление о его подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи. 

     Структуру управления по горизонтали можно  разделить на звенья, а по вертикали  – на ступени.

     К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их.

     Ступени управления характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху.

     Кадры управления – это совокупность работников предприятия, занятых управленческим трудом. Для управления современным  агропромышленным производством требуются  менеджеры и специалисты самого разного профиля: агрономы, зооинженеры, ветврачи, инженеры, экономисты, бухгалтера и др.

     Кадры управления можно классифицировать по разным признакам: по уровням управления, профессиональной структуре, видам  деятельности, сложности и ответственности  выполняемых работ, специализации  управленческого труда, по образованию. Исходя из функциональной роли в процессе управления выделяют руководителей, специалистов и вспомогательный (обслуживающий, технический) персонал. Последнее деление наиболее полно отражает связь с характером управленческого труда.

     Внутри  групп персонал делится на должности, каждая из которых предоставляет границы компетенции работника, то есть круг его обязанностей, права и ответственность. Обязанность, права и ответственность работника закрепляются должностной инструкцией. Должностная инструкция лежит в основе распределения полномочий между работниками, что является одним из важнейших принципов управления. Вступив в должность, работник не в праве делать то, что ему заблагорассудится. Он имеет строго определенную сферу деятельности, рабочее место. Руководитель может располагать всем этим, но должен еще и управлять работой подчиненных ему сотрудников. Выполняя производственные задачи, должностные лица вправе принимать решения в пределах своей компетенции. Все это должно быть направлено на эффективное выполнение работ и иного вида деятельности.