Оптимизация бизнес-процессов

Оглавление

Цели курсовой работы. 3

Введение. 4

1. Анализ предметной области. 5

1.1. Общие положения 5

1.2. Основные задачи и функции деканата. 5

1.3. Организационная структура деканата. 5

1.4. Персонал деканата 5

1.5. Должностные инструкции 6

1.5.1. Должностная инструкция декана 6

1.5.2. Должностная инструкция заместителя декана факультета 7

1.6. Номенклатура дел 8

2. Сценарий деятельности деканата. 11

3. Сравнение и выбор методологий моделирования 14

3.1. Сравнительный анализ методов. 18

4. Сравнительный анализ CASE-средств. 21

4.1. Общая информация о продуктах. 21

4.2. Сравнение и выбор Case-средств. 24

5. Построение графической модели. 29

5.1. Теоретические сведения о методологиях IDEF0, IDEF3 и DFD. 29

5.2. Графическая модель. 32

5.2.1 Навигатор модели – Model Explorer. 32

5.2.2 Диаграммы функциональной декомпозиции. 33

5.2.3 Диаграммы потоков данных. 36

5.2.4 Диаграмма процессов. 38

6. Построение математической модели. 39

6.1. Теоретические сведения о сетях Петри. 39

6.2. Построение графа сети Петри. 40

6.3. Анализ построенной сети Петри матричным методом. 42

6.4. Анализ сети Петри на основе дерева достижимости. 43

7. Оптимизация бизнес-процессов. 44

7.1 Анализ и Реинжиниринг  построенной модели 44

7.2. Построение модели с учетом реинжиниринга. 44

Заключение. 46

Список литературы. 47

 

Цели курсовой работы.

Целями данной курсовой работы являются: применение методики предпроектного обследования предприятия, анализ полученных материалов для последующего моделирования выбранного бизнес-процесса.  Этап моделирования включает в себя разработку модели процесса в стандарте IDEF0, описание документооборота и обработки информации в стандарте DFD, а также описание процесса в стандарте IDEF3. Следующей целью данной работы является анализ работы предприятия на основе построенной модели и предложение по оптимизации и реорганизации рассматриваемого бизнес – процесса.

Данная курсовая работа отражает освоение методов моделирования и математических моделей.

 

 

Введение.

В данной курсовой работе рассматривается  процесс «Деятельность деканата ВУЗа» и более подробно функция деканата «Управление учебной деятельностью факультета».

Сначала нам необходимо проанализировать общее описание нашей предметной области – деятельности деканата, устанавить, какие из его функций реализовываются в рамках разрабатываемой задачи - описание учебной деятельности деканата.

Мы должны определить входящие, исходящие и внутренние документы с привязкой к соответствующему процессу.  Определить управляющие, контролирующие документы, а также нормативно-справочную и оперативно-учетную информацию. Результатом данной работы является номенклатура дел деканата.

По итогам изучения нашей предметной области мы проведем анализ, изученных нами документов и функций.

На основе проведенного анализа  осуществим моделирование информационной модели с использованием инструментальных средств CASE-технологий по методологиям – IDEF0, IDEF3 и DFD.

Модель отражает структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.

В процессе моделирования выявляются методы, помогающие организации определить план создания информационных систем, удовлетворяющих ее ближайшие и перспективные информационные потребности.

 Итогом работы станет модель выбранной нами предметной области и предложения по оптимизации или реорганизации бизнес-процессов.

 

 

1. Анализ  предметной области.

1. Общие положения

Деканат является основным учебным и административным структурным подразделением института, осуществляет организационно-исполнительские, административные иные функции и подчиняется непосредственно ректору института.

Деканат организует свою деятельность на основе решений  Декана, решений  Ученого Совета факультета, организационно-распорядительных документов администрации ВУЗа, Устава ВУЗа нормативных актов, принятых в  установленном порядке.

Объектами управления деканата факультета являются кафедры факультета и коллектив  студентов.

Деканат факультета возглавляется  деканом, который избирается на должность  на заседании Ученого совета ВУЗа в соответствии с Положением о  порядке выборов декана факультетов.

Деканат взаимодействует и регулирует свои отношения с учебными и неучебными подразделениями ВУЗа в соответствии со структурой  ВУЗа, регламентом  процедур управления ВУЗом, исходящими организационно-распорядительными  и нормативными документами администрации  ВУЗа, Уставом.

2. Основные задачи и функции деканата.

• Непосредственное руководство учебной, учебно-методической, воспитательной работой факультета;
• Создание и реализация на практике образовательно-профессиональных программ, учебных планов, программ учебных курсов;
• Организация работы по научно-методическому обеспечению учебно-воспитательного процесса.

3. Организационная структура деканата.

К структурным подразделениям деканата факультета относятся кафедры факультета.

Кафедры факультета осуществляют следующие  основные задачи: организация учебного процесса; учебно-методическая работа; воспитательная работа; научная работа.

4. Персонал деканата

• Декан
• Зам. декана по учебной работе
• Зам. декана по научной работе
• Зам. декана по воспитательной работ
• Методисты
• Заведующий сектором
• Ведущий документовед 
• Специалист по учебно-методической работе

5. Должностные инструкции

1. Должностная инструкция декана

1. Обязанности

Декан факультета:

1.Непосредственно руководит учебной,  воспитательной и научной работой  на факультете.

2. Возглавляет работу по созданию  и реализации на практике образовательно-профессиональных  программ, учебных планов, программ  учебных курсов.

3. Обеспечивает совершенствование форм и методов воспитательной работы в учебном процессе и во внеучебной деятельности, контролирует условия проживания студентов в общежитиях, организацию их досуга, социальную и материальную поддержку.

4. Осуществляет общее руководство научно-исследовательской работой студентов, приводимой на кафедрах, в лабораториях, научных кружках, научных обществах.

5. Осуществляет общее руководство подготовкой учебников, учебных и методических пособий по предметам кафедр, входящих в состав факультета

2. Права

Декан факультета имеет право:

1. Издавать в пределах своих  полномочий распоряжения по факультету, обязательные для исполнения  всеми работниками и студентами  факультета.

2. Участвовать в работе любого  структурного подразделения университета, где обсуждаются вопросы, относящиеся  к деятельности факультета.

3. Присутствовать на всех видах  учебных занятий, а также при  проведении экзаменов и зачетов.

4. Бесплатно пользоваться услугами  библиотек, вычислительных центров,  информационных фондов учебных  и научных подразделений учебного  заведения, а также услугами  социально-бытовых, лечебных и  других структурных подразделений  учебного заведения.

5. Обжаловать приказы и распоряжения  администрации учебного заведения  в установленном законодательством  порядке.

6. Выносить на рассмотрение совета  факультета вопросы, связанные  с совершенствованием учебного  процесса и повышением качества  подготовки студентов.

3. Ответственность

Декан факультета несет ответственность:

1. За организацию учебной, научной,  научно-методической и воспитательной  работа факультета и качество  подготовки специалистов.

2. Соблюдение прав и академических  свобод работников и студентов  факультета. Соблюдение порядка  замещения должностей профессорско-преподавательского  состава по результатам конкурсного  отбора, оформление трудовых отношений  и исполнения графика отпусков  сотрудниками факультета. Соблюдение  финансовой и иной дисциплины  на факультете.

3. Использование материально-технической  базы факультета по её функциональному  назначению.

4. Организацию безопасных условий  труда работникам и студентам  университета во вверенном структурном  подразделении и закрепленных  помещениях.

2. Должностная инструкция заместителя декана факультета

1. Обязанности

Заместитель декана факультета обязан:

1. Совместно с деканом факультета осуществлять планирование, организацию и контроль учебной, учебно-методической, научно-методической, научной и научно-исследовательской работы факультета.

2. Принимать участие в руководстве  учебной, методической, научно-методической  и воспитательной работой на  факультете.

3. Осуществлять контроль проведения всех видов учебных занятий, практик, итоговой аттестации студентов факультета.

4. Принимать участие в организации  работы стипендиальной комиссии. Руководить работой старост студенческих групп. Проводить воспитательную работу со студентами на факультете.

5. Контролировать ведение документации факультета согласно номенклатуре дел факультета.

2. Права

Заместитель декана факультета имеет право:

1. Совместно с деканом факультета  в пределах своих полномочий  издавать распоряжения по факультету, регламентирующие работу факультета.

2. Принимать участие в осуществлении  допуска студентов к сдаче  государственных экзаменов и  к защите выпускной квалифицированной  работы.

3. Пользоваться бесплатно услугами  социально-бытовых, лечебных и  других подразделений университета  в соответствии с Уставом университета  и коллективным договором.

4. В установленном порядке обжаловать  приказы, распоряжения и другие  организационно-распорядительные акты  администрации университета.

3. Ответственность

Заместитель декана факультета несет  персональную ответственность за:

1. Низкий уровень организации  учебной, научно-методической работы  факультета.

2. Нарушение прав и академических  свобод работников и обучающихся  факультета.

3. Использование материально-технической  базы факультета не по её  функциональному назначению.

4. Не обеспечение безопасных  условий труда работникам факультета  при проведении учебных занятий  в помещениях, закрепленных за  факультетом.

6.  Номенклатура дел

Составлению номенклатуры предшествовала подготовительная работа по изучению состава документов, образующихся в  текущем делопроизводстве структурных  подразделений университета.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных наименований дел, образующихся в деятельности университета, в соответствии со структурой университета, его функциями  и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Список сокращений

ДЗН – до замены новым(и)

ДМН – до минования надобности

ДСП – для служебного пользования

К – конфиденциальный документ

РГНФ – Российский гуманитарный научный фонд

РФФИ – Российский фонд фундаментальных  исследований

ЭД – электронный документ

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЮФУ – Южный федеральный университет

 

Номенклатура дел имеет следующие  графы: «индекс дела», «заголовок дела (тома, части)», «количество единиц хранения», «срок хранения дело и № статей по перечню», «примечание».

Графа 1 – «индекс дела» - состоит  из номера (условного обозначения), присвоенного структурному подразделению  по классификатору, и порядкового  номера внутри структурного подразделения.

В графе 2 указаны разновидности  документов и дел.

Графа 3 служит для учета общего количества дел, заведенных в структурных  подразделениях, и заполняется после  окончания делопроизводственного  года.

Сроки хранения дел (графа 4) определены исходя из научной и практический ценности документов согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007) и «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989. Часть II)

 

17-30. Деканат  факультета

Таблица 1

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
-01	Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам, присланные для сведения		До минования надобности /6
-02	Приказы ректора и проректоров  по учебно-методической работе. Копии		До минования надобности /6	Подлинники - в канцелярии
-03	Распоряжения декана факультета по учебным  вопросам		3  г./19-в
-04	Положение о факультете		Постоянно /16
-05	Должностные инструкции сотрудников		Постоянно/ 35-а
-06	Протоколы заседаний Ученого Совета факультета		Постоянно/ 5-в
-08	Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы  к ним справки, представления, заявления		5л./615*	По именным стипендиям -постоянно
-10	Протоколы заседаний Государственной  аттестационной комиссии		75л./93*
-11	Годовой план учебно-методической работы факультета		Постоянно/90-а
-12	Утвержденные учебные планы по специальностям факультета. Копии		До минования надобности	Подлинники - в учебно-методическом управлении
-13	Рабочие учебные планы по специальностям факультета и графики учебного процесса		До минования надобности / 92
-14	Годовой план распределения учебной  нагрузки преподавательским составом факультета		5 л./90-б
-15	Годовой отчет факультета об учебно-методической работе		Постоянно/ 198-6
-16	Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней		Постоянно, 654-а*
-18	Документы (справки, информации, обзоры, доклады) по аттестации и аккредитации факультета		Постоянно/ 21
-19	Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных  практик (инструктивные письма, методические указания)		3 г./614*
-20	Учебные и учетные карточки студентов		75л..ЭПК/ 358-а	Входят в состав личных дел
-21	Списки студентов по группам		Юл./514-е	При отсутствии приказов о зачислении, отчислении, выпуске, а также личных дел -75л. "В"
-22	Зачетные и экзаменационные ведомости		5л./597*

 

Продолжение таблицы 1

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
-23	Перечень тем спецкурсов, спецсеминаров		До минования надобности	После замены новыми
-24	Перечень тем дипломных и курсовых работ		До минования надобности	После замены новыми
-25	Расписание учебных занятий		1 г./ЗВО
-26	Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки  с места работы		1 г./ 607*
-27	Акты на списание испорченных бланков  строгой отчетности		До минования надобности	Подлинники - в бухгалтерии
-28	Графики предоставления отпусков преподавателям факультета		1 г./ 356
-29	Реестр распределения учебных  помещений по назначению		3 г./1101*
-30	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, обеспечении  учебными программами, учебной и  методической литературой		3 г./614*
-31	Журнал регистрации контрольных  и курсовых работ		3 г./72
-32	Журнал учета успеваемости студентов		5 Л./605*	Сводные ведомости успеваемости - не менее 25 лет
-33	Журнал учета посещаемости занятий  студентами		1 Г./281
-34	Журнал учета выдачи академических  справок студентам дневной формы  обучения		75л./528-а*
-36	Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек		5л./526*
-37	Журнал учета выдачи свидетельств о специализации		75л./528*
-38	Журнал регистрации входящих п исходящих документов		3 г./72
-39	Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работы на факультете		5 Л./584*
-40	Номенклатура дел деканата. Копия		До замены новой	Подлинник - в канцелярии
-41	Описи на дела, переданные в архив. Копии		3 г./117-б*	Подлинники - в архиве

 

 

2. Сценарий  деятельности деканата.

Для описания сценария деятельности деканата факультета определим список действующих лиц, так или иначе заинтересованных в работе деканата.

 

Действующее лицо	Цели
Студент	Узнать текущую успеваемость, рейтинг Получить допуск к сессии Продлить сессию Получить разрешение на пересдачу экзамена Получить допуск к государственному экзамену Получить допуск к защите дипломной работы Получить академ. отпуск Восстановится Получить социальное пособие (стипендию) Получить материальную помощь
Преподаватель	Проставить текущую успеваемость, рейтинг Принять экзамен, зачет Решить проблемные вопросы
Зав. кафедрой	Предоставить индивидуальные планы преподавателей Назначить кураторов групп Решить проблемные вопросы

 

 

 

Рис. 1. Сценарий деятельности деканата

 

3. Сравнение и выбор методологий моделирования

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

• теоретическая база;
• описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
• рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик.

Основное в методологии –  дать пользователю последовательность шагов, которые приводят к заданному  результату. Способность получать результат  с заданными параметрами и  характеризует ее эффективность.

В настоящее время используется  большое количество подходов, которые позволяют, так или иначе, создавать модели бизнес-процессов предприятий.  

Важнейшими из подходов  являются структурный (функциональный), объектно-ориентированный, отдельно выделяется методология ARIS.

1. Структурный (функциональный) подход.

Сущность структурного подхода  к разработке ИС заключается в  ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые  в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее.

В качестве средств структурного анализа и проектирования, наиболее распространены следующие нотации:

·SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для новых систем SADT (IDEF0) применяется для  определения требований (функций) для разработки системы, реализующей выделенные функции. Для уже существующих - IDEF0 может быть использована для анализа функций, выполняемых системой. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры, представляющая собой самое общее описание системы. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция).

DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации. Как правило, диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3. Методология моделирования IDEF3 позволяет описать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов, позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций.

ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь". Методология описания данных (IDEF1X).  

Выводы по практическому  использованию.

Применение универсальных графических  языков моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту  описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов  на этапе анализа.

Выводы по диаграммам:

Наиболее существенное различие между  разновидностями структурного анализа заключается в их функциональности. 

Модели SADT (IDEF0) наиболее удобны при  построении функциональных моделей. Они  наглядно отражают функциональную структуру  объекта: производимые действия, связи  между этими действиями. Таким  образом, четко прослеживается логика и взаимодействие процессов организации.  Главным достоинством нотации является возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря ее жестко регламентированной структуре.  С ее помощью можно выявить все недостатки, касающиеся как самого процесса, так и то, с помощью чего он реализуется: дублирование функций, отсутствие механизмов, регламентирующих данный процесс, отсутствие контрольных переходов и т.д.  

DFD позволяет проанализировать  информационное пространство системы  и  используется для описания документооборота и обработки информации.  Поэтому  диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

IDEF3 хорошо приспособлен для сбора данных, требующихся для проведения анализа системы с точки зрения рассогласования/согласования процессов во времени.

Нельзя говорить о достоинствах и недостатках отдельных нотаций.     Возможны ситуации, при которых анализ  IDEF0 не обнаружил недостатков в деятельности организации с точки зрения технологического или производственного процесса, однако это не является гарантией отсутствия ошибок. Поэтому в следующем этапе анализа необходимо перейти к исследованию информационных потоков с помощью DFD и затем объединить эти пространства с помощью последней нотации - IDEF3.

Что касается IDEF1X, наряду со многими  достоинствами, существенным недостатком  является  невозможность адекватно и полно описать предметную область. Поэтому, код клиентского приложения, генерируемый в дальнейшем на основе информации о структуре БД, не позволяет построить эффективное приложение со сложной бизнес – логикой. Это вызвано тем, что данные для хранения в БД необходимо представить в таблицах, к структуре которой предъявляются требования нормализации.

2. Объектно-ориентированный подход

Принципиальное различие между  структурным и объектно-ориентированным (ОО) подходом заключается в способе  декомпозиции системы. ОО подход использует объектную декомпозицию, при этом статическая структура системы  описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщений между объектами

UML (Unified Modeling Language) –стандартная нотация визуального моделирования программных систем, принятая консорциумом Object Managing Group (OMG) в 1997г.

UML предоставляет средства для  создания визуальных моделей,  которые единообразно понимаются  всеми разработчиками, вовлеченными  в проект, и являются средством  коммуникации в рамках проекта. Диаграмма в UML - это графическое представление набора элементов. Диаграммы рисуют для визуализации системы с разных точек зрения. При визуальном моделировании на UML используются восемь видов диаграмм, каждая из которых может содержать элементы определенного типа.

Выводы по практическому  использованию

В настоящее время объектный  подход стал особенно популярен и  характеризуется разработчиками как  универсальное средство проектирования. Однако методология применения UML на этапах анализа и проектирования описана достаточно слабо (т.е. можно  найти описание диаграмм, но логика их использования регламентируется слабо), поэтому рано говорить о  UML как о действительно полноценной замене всем другим подходам.