Организационная структура коммерческой службы, механизм ее управления, основные функции и задачи

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.В. ПЛЕХАНОВА»

 

(Оренбургский филиал «РЭУ им. Г.В. Плеханова»)

 

 

Специальность/направление Торговое дело, Коммерция

Шифр К 13-085

Курс 2

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине торговое дело

тема : Организационная структура коммерческой службы, механизм ее управления, основные функции и задачи.

 

 

Выполнила: Баловнева  Мария Сергеевна

 

 

Проверил: Демченко Лариса Ивановна

 

 

 

 

 

 

«21» апреля 2014 г.                                            Подпись___________

 

 

г. Оренбург

План

Введение                                                                                                                       3

1. Теоретические аспекты организации работы коммерческих служб в торговом предприятие                                                                                                 5
1. Создания коммерческих служб в торговой организации, их функции и задачи                                                                                                                            5
2. Структуры коммерческих служб торговых организаций                            10
3. Методы и принципы управления в торговой организации                         14
2. Исследование создания работы коммерческих служб торговой организации общество с ограниченной ответственностью «Совин»                   18
1. Характеристика торговой организации ООО «Совин»                               18
2. Структура коммерческих служб ООО «Совин», их основные задачи       23
3. Эффективность коммерческой деятельности торгового предприятия ООО «Совин»                                                                                                                      31

Заключение                                                                                                                 41

Список литературы                                                                                                    43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Структурные подразделения организации, или организационная структура – одно из ключевых понятий, имеющее тесную взаимосвязь с целями, функциями, процессом управления, работой и распределением полномочий. Внутри этих структур и протекает весь торгово-технологический процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, рабочий и вспомогательный персонал.

Раскрывая особенности построения коммерческой деятельности на торговом предприятии, необходимо уделить особое внимание ее составным элементам - сбыту готовой продукции, материально-техническому обеспечению, которые в последние годы приобретает новое содержание.

В условиях командно-административной экономики и планового распределения продукции, товарно-денежные отношения имели формальное значение, а коммерческие службы предприятия, такие как служба сбыта, МТО, маркетинг имели второстепенное значение. При переходе к рыночным отношениям роль данных служб резко возросла. Таким образом, можно сказать, что организация коммерческой службы предприятия на современном этапе является актуальным вопросом.

Как видно, спектр изучения вопросов организации коммерческой деятельности достаточно широк и представляет, как теоретический, так и практический интерес.

Цель работы состоит в анализе работы коммерческих служб предприятия ООО «Совин», закономерности и причины их создания.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теоретические  основы организации коммерческих  служб;

- дать оценку деятельности  коммерческой службы исследуемого  предприятия;

-проанализировать состояние  коммерческой деятельности исследуемого  предприятия;

-разработать предложения  по повышению эффективности коммерческой  работы исследуемого предприятия.

Предметом исследования в работе является система показателей эффективности коммерческой деятельности предприятия

Объектом исследования - коммерческая служба организации.

Объект наблюдения - ООО «Совин» - предприятие, осуществляющее деятельность в г. Оренбурге, основным видом деятельности которого является оптово-розничная торговля алкогольными напитками.

В процессе написания курсовой работы были изучены труды отечественных и зарубежных ученых в области коммерческой деятельности, которые послужили теоретической основой исследования. При написании работы использовалась учебная и специальная литература, таких авторов, как Абчук В. А., Белявский И. К., Дашков Л. П., Панкратов Ф. Г., Синецкий Б. И., Кравченко Л.И., и др. Эмпирической базой исследования явилась статистическая, бухгалтерская и оперативная отчетность ООО «Совин» за 2012- 2014 гг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты организации работы коммерческих служб в торговом предприятие

1.1. создания коммерческих служб в торговой организации, их функции и задачи

 

Для успешного осуществления коммерческой деятельности в современных условиях требуются высококвалифицированные кадры и четкая организация работы на торговом предприятие. Можно сказать, что деятельность торгового предприятия во многом зависит от того, как организована работа ее коммерческой службы.

В крупных торговых организациях коммерческую деятельность ведут специально созданные службы, возглавляемые первыми заместителями руководителей организаций. В коммерческую службу предприятия главным образом входят:

- отдел (бюро) сбыта,

- отдел маркетинга,

- отдел материально-технического обеспечения. 
В оптовых организациях кроме названных в эти службы входят залы товарных образцов, отделы закупок и продаж товаров и другие.

В основу построения организационных структур коммерческой службы должны быть положены следующие принципы:

- наличие четко сформулированной цели;

- малозвенность в управлении коммерческой деятельностью;

- гибкость;

- эффективная система связи, обеспечивающая передачу информации и имеющая обратную связь;

- принцип единого подчинения;

- четкое разграничение функций между отдельными звеньями в управлении;

- координация деятельности.

Во-первых, цели при формировании структуры могут быть сформулированы на основе внутренних потребностей или возможностей, определяемые средствами предприятия и внешними факторами. Так, например, целями коммерческой деятельности могут быть: увеличение сбыта продукции, увеличение объема продаж, сокращение расходов на закупку и другие.

Во-вторых, принцип малозвенности подразумевает то, что бы система управления коммерческой деятельности была рационально сдержана, то есть имела реально необходимые торговой организации подразделения.

В-третьих, гибкость определяет скорость и качество приспособляемости предприятия к изменениям на рынке.

В-четвертых, использование принципа эффективной системы связи предполагает применение в деятельности вычислительной техники и современного программного обеспечения.

В-пятых, принцип единого подчинения заключается в том, что не следует допускать наличия двух руководителей, имеющих одинаковые полномочия.

В-шестых, в условиях коммерциализации российской рыночной экономики особую значимость приобретает координация деятельности.

Выделено пять способов координации, используемые в работе коммерческих служб:

1) взаимное согласование. При взаимном согласовании контроль за работой осуществляют сами сотрудники. Руководитель осуществляет лишь непосредственный контроль;

2) непосредственный контроль;

3) стандартизация процессов труда. Стандартизация процессов труда означает запрограммированность трудового процесса. При этом нет необходимости в контроле;

4) стандартизация результатов труда. Стандартизация результатов труда, предполагает предопределение результатов работы заранее;

5) стандартизация квалификации. Стандартизация квалификации – это предопределение образования и квалификации работников.

Для построения коммерческих служб так же не маловажна специализация подразделений и определение их размеров. Выделяют 2 подхода к определению специализации:

1. функциональная специализация – группировка отделов осуществляется по выполняемым функциям. Преимущества данной специализации заключается в том, что специалисты широкого профиля не так не обходимы, а руководство освобождается от решения ряда специальных вопросов.  Недостатки –сужению видения перспектив предприятия, из за того что работки сосредоточатся только лишь на своих конкретных функциях
2. товарная специализация – подразделения сгруппированы по продуктам или товарам. Преимущество товарной специализации - согласование деятельности внутри подразделения более простое и, следовательно, оценка результатов работы осуществляется легче, а недостатки – в большем потреблении финансовых и трудовых ресурсов.

Выделяют три следующие важнейшие задачи коммерческих служб торговой организации:

- изучение и прогнозирование емкости региональных и товарных рынков,

- развитие и совершенствование рекламно-информационной деятельности,

- координация закупочной работы среди поставщиков и потребителей.

Для этого необходимо широко использовать прогрессивный опыт зарубежного маркетинга, который позволяет в условиях рынка успешно организовать коммерческую деятельность предприятий.

Коммерческая деятельность предприятия в современных условиях имеет цель способствовать расширению сферы внешнеэкономической деятельности с использованием различных форм экономико-финансовых связей, таких как:  бартер, клиринг, расчеты в свободно конвертируемой валюте и другие.

Эффективное выполнение этих задач возможно только если работник хорошо знает или внимательно изучает свой экономический район, его природные ресурсы, реально оценивает состояние промышленности, сельского хозяйства, производственные возможности и ассортимент изделий, вырабатываемых на промышленных предприятиях.

Основными функциями коммерческих служб являются:

- формирование коммерческой политики торговой организации, которая предполагает: усиление влияния на потребительском

рынке; выявление новых рыночных ниш и их заполнение; расширение ассортимента товаров; повышение конкурентоспособности организации и др.;

постоянный анализ внутренней и внешней среды дея­тельности организации, который необходим для принятия правильных решений. В этой работе должны принимать участие все звенья организации;

- управление куплей-продажей товаров и их продвиже­ние к потребителю;

- развитие рынков товаров;

- определение эффективности коммерческой деятель­ности.

Каждый из отделов коммерческой службы выполняет определенные функции, связанные с решением стоящих перед организацией задачами. Таким образом, можно выделить следующие направления:

Отдел маркетинга и рекламы осуществляют следующие основные функции:

- обеспечение торговой организации необходимой маркетинговой информацией;

- проведение комплекса маркетинговых исследований, связанных со спросом потребителей, предложением товаров поставщиками и т.п.;

- анализ и оценка ситуации на рынке;

- формирование товарной, ценовой и рекламной политики организации;

- разработка стратегии продаж товаров;

- организация рекламной деятельности и мероприятии по продвижению товаров и созданию положительного имиджа организации.

Отдел закупок обеспечивает:

- поиск поставщиков товаров;

- заключение договоров с поставщиками и контроль их исполнения;

- развитие отношений с поставщиками, расширение прямых и длительных хозяйственных связей с ними;

- формирование ассортимента товаров;

- управление доставкой товаров;

- постоянную работу с поставщиками-изготовителями, направленную на совершенствование ассортимента выпускаемых товаров, повышение их качества.

Отдел продаж осуществляет следующие функции:

- разработка и реализация сбытовой политики организации;

- поиск оптовых покупателей;

- заключение договоров с оптовыми покупателями и контроль над их исполнением;

- организация оптовой продажи товаров различными методами (с личной отборкой товаров представителем покупателя в залах товарных образцов, через передвижные склады, коммивояжеров, торговых агентов и т.п.);

- разработка мероприятий по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами (определение объемов поставок, частоты завоза товаров, составление маршрутов и графиков завоза товаров);

- оформление товарно-сопроводительной и товарно-транспортной документации;

- управление товарными запасами;

- организация работы складского хозяйства.

На складах торговой организации выполняются следующие операции:

- приемка поступивших товаров по количеству и качеству;

- организация хранения товаров;

- комплектование товаров по заявкам оптовых покупателей;

- погрузка укомплектованных товаров на транспорт и отправка покупателям.

Свою деятельность подразделения коммерческой службы осуществляют как самостоятельно, обособленно от других звеньев организации, так и взаимодействуя с другими отделами организации, такими как: планово-экономическим, юридическим, бухгалтерией и другие.

Решение основных задач, стоящих перед торговой организацией, обеспечивается, благодаря эффективной координации действий подразделений коммерческой службы, грамотному управлению со стороны руководства торгового предприятия.

 

1.2. Структуры коммерческих служб торговых организаций

 

Структура коммерческой службы обусловлена тем, какие функции выполняет торговая организация, насколько широк ассортимент закупаемых и реализуемых ею товаров, сколько у нее поставщиков и покупателей и т.д.

Формирование организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта:

- определение места в структуре управления предприятием – установление соподчиненности и функций;

-  распределение функций между отдельными группами и работниками.

На построение организационной структуры коммерческих служб оказывает влияние ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям:

-технические;

-экономические;

-организация торгового  процесса.

Существование разнообразных, неоднородных факторов, влияющие на создание структуры работы коммерческих служб, приводит к многообразию структурных схем состава коммерческих служб торговой организации.

Выделяют 2 основные схемы структуры служб:

1. Традиционная. Рисунок 1.

Рисунок 1. Традиционная структура коммерческой службы предприятия

 

Преимущества данной традиционной организации:

- Малая численность персонала отдела;

- Взаимозаменяемость менеджеров;

- Равномерная трудовая нагрузка на менеджеров в течение года;

- Коллективная ответственность менеджеров за закупки и сбыт готовой продукции

Недостатками традиционной структуры является то, что:

- Не применима к предприятиям, выпускающим разнообразную и сложную продукцию;

- Снижает компетенцию менеджеров в  оценке потребительских свойств продукции;

- Не учитывает сегментацию рынка

2. Структура коммерческой службы современного предприятия. Рисунок 2.

Рисунок 2. Структура коммерческой службы современного предприятия

 

В розничных торговых организациях, состоящие из крупной сети магазинов, структура коммерческой службы схожа с той, которая распространена в оптовой торговле. Рисунок 3.

Рисунок 3. Примерная структура коммерческой службы организации оптовой торговли

 

Наиболее эффективной в условиях перехода к рыночным отношениям является структура, при которой все сбытовые функции сконцентрированы в отделе сбыта, это дает возможность полностью ориентировать сбыт продукции на покупателя. Эффективность работы всего предприятия зависит во многом от эффективности деятельности структурных подразделений, отвечающих за сбыт.

Деятельность этих структурных подразделений содержит следующие основные направления:  
- подбор кадров;  
- организация стимулирования работников;  
- информационное обеспечение;  
- внедрение логистики в свою работу. 

В настоящее время, в связи с формированием рыночной экономики на предприятиях, по существу только начинаются изменения в организационных структурах управления. Ряд предприятий организовали самостоятельные отделы маркетинга, которые еще не завершили своего становления и поэтому выполнят маркетинговые функции не в полном объеме. Как правило, наибольшее внимание созданные отделы маркетинга уделяют изучению товарного рынка, рекламе, сервисному обслуживанию покупателей и сбыту.

В странах с развитой рыночной экономикой организационная структура службы маркетинга может иметь одну из следующих ориентаций по:

- функциям,

- товарам,

- рынкам и покупателям,

- регионам,

- функциям и товарам,

- функциям и рынкам,

- функциям и регионам и т.п.

 Однако, отмечается, что чаще всего маркетинговая деятельность и ее организация осуществляется по функциям и товарам.

1.3. Методы и принципы управления в торговой организации

 

Управление коммерческой деятельностью базируется на принципах и методах управления. В литературе предлагаются следующие основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия:

1. Обеспечение взаимодействия между подразделениями;
2. Обеспечение взаимосвязи между деятельностью и целями торговой организации;
3. Иерархия системы управления;
4. Обеспечение комплексного подхода;
5. Рациональная малозвенность в структуре управления;
6. Система управления должа быть гибкой;
7. Обеспечение исполнительной информации.

Под обеспечением взаимодействия между подразделениями, между деятельностью и целями организации понимается то,что во внимание должны приниматься все факторы, воздействующие на деятельность организации, как внутренние явления, так и взаимосвязь с внешними субьектами экономики.

Рационнальная малозвенности в системе упрaвления предполагет свое существование тогда, когда достигается эффективность, стабильность коммерческой деятельности.

Не маловажное значение имеют гибкость, приспособляемость, адаптивность системы управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды, это связано с тем что внешние и внутренние субъекты находятся в постоянном движение, изменении.

Исполнительная информация включает:

- получение исходной информации;

- обработку;

- анализ;

- выдачу результатов управляющего воздействия.

Поэтому от обеспечения этого принципа зависит выработка и принятие решений в управлении.

Управление коммерческой деятельностью является важной составной частью системы управления торговым предприятием, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Так можно сказать что, при формировании системы управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимосвязь всех элементов, состовляющую единую систему управления торговым предприятием.

Методы управления – это способы воздействия на управление коммерческими процессами и деятельностью предприятия в целом.

Они подразделяются на:

1. Административные- Определяются сферой деятельности и условиями оганизации управления конкретного торгового предприятия. Стоит обращать внимание и на альтернативные варианты управления, выбор и реализация которых определяются предвидением результатов деятельности предприятия. Иерархическое построение системы управления и содержание управленческих функций во многом зависят от занимаемых позиций руководством торгового предприятия;
2. Организационные- Основаны на организационном, методическом и нормативном обеспечении. Они включают регламентирующие требования организационного и методического характера, распорядительные, инструктивные и нормативные материалы, являющиеся предпосылками принятия управленческих решений;
3. Экономические- Ориентированы на экономическую стратегию торгового предприятия, его потенциальные ресурсы, экономическое положение рынка. Совокупность внутренних и внешних экономических элементов состовляют основу в управлении коммерческой деятельностью предприятия. Воздействие экономических методов осуществляется под факторами конкурентной среды;
4. Правовые- Ориентированы на использование правового механизма, который основывается на принятых правовых, законодательных и нормативных актах и положениях. Правовые методы заключаются в юридическом регулировании коммерческих процессов с учетом целевых задач торгового предприятия;
5. Информационные- Ориентированы на использование информационных систем и современных технологий передачи и обработки информации. Использование информационных методов позволяет аккумулировать и использовать в коммерческой деятельности внешнюю и внутреннюю информацию

Методы управления существуют и действуют во взаимосвязи между собой, а не противоречат друг другу. Сочетание в использовании зависит лишь от конкретных условий и целей поставленных торговой организацией, а так же под действием конкурентной среды.

Коммерческая деятельность рассматривается как основа функционирования торгового предприятия, и тем самым усиливается внимание к ее функциям и системе управления.

В процессе управления коммерческой деятельностью реализуются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

Планирование – одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с состоянием и изменчивостью торговых процессов и способствует достижению целей торгового предприятия.

Сущность организации в качестве функции управления состоит в упорядочении, согласовании, регламентировании действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей. Организация управления коммерческой деятельностью включает также оперативное регулирование, под которым подразумеваются текущие управленческие решения, инструкции, приказы, распоряжения, указания, вырабатываемые и принимаемые субъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.

Учет как функция управления коммерческой деятельностью представляет собой документальное оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их движения в торговом предприятии. Благодаря учету обеспечиваются сохранность материальных ценностей и денежных средств, контроль за торговыми процессами и результатами коммерческой деятельности.

Под контролем подразумеваются надзор за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческую деятельность торгового предприятия. Контроль наряду с учетом позволяет сделать вывод о результативности торговых процессов и служит средством корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех, кому надлежит исполнять управляющие решения.

В процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей деятельности, прогнозирование спроса и продаж и т. д.

Эффективное управление коммерческой деятельностью обусловлено взаимодействием с конкурентами, поставщиками, потребителями и другими элементами конкурентной среды. Полученные исходные данные из внутренних и внешних источников трансформируются в информацию, на основе которой осуществляется коммерческая деятельность в торговом предприятии.

              

 

 

 

 

 

 

 

2. Исследование создания работы коммерческих служб торговой организации общество с ограниченной ответственностью «Совин»

2.1. Характеристика торговой организации ООО «Совин»

Общество с ограниченной ответственностью «СОВИН» (в дальнейшем именуемое "Общество") создано в соответствии с  действующим законодательством РФ в целях получения прибыли от его предпринимательской деятельности.