Организация бюджетного планирования в компании ООО «Фрегат»

Введение

Глава I. Содержание и  сущность бюджетного планирования как  элемента управления предприятием

1.1 Элементы и принципы  бюджетного планирования

1.2 Бюджетное планирования в системе управления предприятием

1.3 Организация и этапы процесса бюджетного планирования

Глава II. Организация  бюджетного планирования в компании ООО «Фрегат»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика ООО «Фрегат»

2.2 Особенности  организации бюджетного планирования  в ООО «Фрегат»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Актуальность  темы исследования. В условиях развития рыночных отношений, интеграции России в систему мирохозяйственных связей и ужесточения конкуренции, особое значение для хозяйствующих субъектов приобретает отлаженность механизмов управления и постоянного совершенствования бизнес-процессов. Это делает очевидным необходимость применения особых подходов, инструментов и технологий, особенно в процессах управления материальными и финансовыми ресурсами.

В этом контексте  руководители предприятий создают системы внутрифирменного бюджетного планирования. В основном системы внутрифирменного бюджетного планирования  применяется для того, чтобы контролировать отдельные показатели финансово-хозяйственной деятельности или устанавливать для структурных подразделений ограничения по объёму затрат. При этом классические цели использования бюджетного планирования, такие как повышение капитализации бизнеса, его инвестиционной привлекательности, рассматриваются гораздо реже. В результате происходит существенное неоправданное сужение назначения бюджетного планирования, внедрение которого не способствует достижению стратегических целей деятельности предприятия. Между тем, для принятия эффективных, точных и взвешенных в финансовом отношении управленческих решений необходимо создание в организации системы бюджетного планирования, направленной на оптимизацию бизнес-процессов.

Бюджетное планирование является первым этапом разработки системы  регулярного экономического управления и способствует оптимизации финансовых потоков и ресурсов предприятия, что позволяет значительно снизить их объем и потребность в них, себестоимость и повысить конкурентоспособность предприятия.

Цель  работы – изучить и охарактеризовать бюджетное планирование на предприятии.

Предмет исследования – характеристика бюджетного планирования.

Объектом исследования является состояние бюджетного планирования на предприятии ООО «Фрегат».

В рамках данной работы поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность и содержание бюджетного планирования;
2. Ближе познакомиться с методикой управления на основе концепции бюджетного планирования;
3. Выявить основные проблемы ООО «Фрегат» в области финансового планирования

Глава I. Содержание и сущность бюджетного планирования как элемента управления предприятием

1.1 Элементы  и принципы бюджетного планирования

Устойчивое развитие предприятий  требует повышения финансово-экономической  эффективности путем координации  усилий всех подразделений на достижение конечного, количественно определенного  результата. Успешные предприятия обладают способностью учиться на собственном опыте и, пользоваться появляющимися возможностями быстрее, чем их конкуренты; они внимательно отслеживают ситуацию на рынке и при выборе стратегии как можно полнее стараются учесть собственные внутренние возможности и ключевые компетенции. В этой связи, на первое место в управлении бизнесом выходят такие инструменты менеджмента, как стратегическое управление, управленческий учет и бюджетное планирование, способные повысить эффективность деятельности и развития современного предприятия и усилить его независимость от неблагоприятных факторов внешней среды.¹

Бюджетное управление относится к  традиционным экономическим подходам. Более того, бюджетное планирование, само по себе, не является новой технологией, поскольку основные теоретические положения и принципы формирования системы бюджетного планирования на предприятии уже разработаны. Усиление тенденций неопределенности, связанных с конкуренцией, делает необходимым смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего, к необходимости увеличения скорости реакции на внешние изменения и угрозы, то есть к гибкости экономического поведения предприятия, что и обеспечивает система бюджетного планирования.

Финансовое  планирование на предприятии – это процесс разработки системы финансовых планов, в рамках которого производится расчёт и обобщение в денежном выражении финансовых показателей, характеризующих стратегические цели деятельности предприятия, пути их достижения, необходимые для этого финансовые ресурсы, а также финансовое состояние предприятия на предстоящий период. Финансовые показатели являются объектом финансового планирования².

Связь финансового  планирования со стратегическими целями деятельности предприятия осуществляется посредством системы сбалансированных показателей. Финансовые показатели являются важной составной частью обеих систем. В рамках финансового планирования производится описание и анализ целей деятельности с помощью детализированных финансовых показателей, а также оптимизация путей их достижения с учётом используемых ресурсов.³

Поиск путей  повышения эффективности финансового  планирования и управления на предприятии  привёл к появлению системы бюджетного планирования, одним из главных элементов  которой является бюджет, определяемый как план, выраженный в количественных показателях. Анализ используемого в экономической литературе и практике финансового менеджмента термина «бюджетное планирование» показывает существование его различных интерпретаций. Расхождения в определении позволили выявить три основных подхода к толкованию сущности бюджетного планирования: одни учёные определяют его как процесс разработки бюджетов, другие - как инструмент финансового планирования, с помощью которого оно осуществляется, третьи рассматривают варианты определений в зависимости от того, что является объектом бюджетного планирования⁴.

Бюджетное планирование - это процесс разработки системы  бюджетов по центрам финансовой ответственности, бизнес-процессам и проектам, в  рамках которого, производится расчёт и обобщение в денежном выражении всех основных финансовых показателей.

Центры финансовой ответственности, бизнес-процессы и  проекты являются объектами бюджетного планирования, которые конкретизируют объект финансового планирования (рис.1), что улучшает качество финансового  планирования, делает его более детальным и эффективным в управлении предприятием. Использование этого инструмента позволяет персонифицировать ответственность за достижение запланированных финансовых показателей⁵.

Рисунок 1. Связь  системы бюджетного планирования со стратегическими целями деятельности предприятия и конкретизация

Объектом процессно-ориентированного бюджетного планирования являются бизнес-процессы и проекты. Их бюджеты имеют прямую и однозначную связь со стратегическими  целями деятельности предприятия. Обоснование и согласование целей и путей их достижения производится при помощи показателей, содержащихся в итоговых бюджетах, состав которых аналогичен с классическим бюджетное планированием. Показателей, определяемых на основе итоговых бюджетов, достаточно для анализа финансового состояния.⁶

Но и в  этом случае, остаются проблемы связанные с тем, что финансовые ресурсы и направления их использования системно, в полном объёме не рассматриваются. Нет строгого закрепления ответственности за должностными лицами за исполнение финансовых показателей бизнес-процессов, так как некоторые бизнес-процессы выполняются в рамках нескольких подразделений и организационную структуру не всегда можно привести к полному соответствию с ними⁷.

В современных условиях бюджетное планирование на предприятии представляет собой систему согласованного управления отдельными его подразделениями на основе систематической обработки экономической информации в условиях быстро изменяющихся условий бизнеса, а также роста внешней неопределенности в макроэкономических показателях отрасли. При этом, основная задача бюджетного планирования заключается в повышении эффективности работы хозяйствующего субъекта на основании целевой ориентации и координации всех событий, охватывающих изменение хозяйственных средств предприятия и их источников, выявления рисков и снижения их уровня, а также повышения гибкости в функционировании экономического субъекта⁸.

На большинстве предприятий  различных отраслей внедренная система  бюджетного планирования основывается на применении западных методик, что не позволяет в полной мере осуществлять эффективное управление деятельностью предприятия⁹.

Целью бюджетного планирования является создание качественного  информационного потока, необходимого для эффективного оперативного управления ресурсами компании и существующего в рамках единой информационной среды внутри предприятия. Использование системы бюджетного планирования призвано сузить рамки неопределенности, а единая информационная система позволяет увеличить степень достоверности основных показателей деятельности предприятия, что облегчает анализ и принятие решений на всех уровнях управления и создает стандарт управления предприятием. Поэтому, основная задача, решаемая в процессе внедрения системы бюджетного планирования, состоит в правильном планировании, учете и определении источников формирования информации о деятельности структурных подразделений на основе бизнес-процессов, обеспечивающих эффективное управление предприятием¹⁰.

В процессе изучения подходов и принципов определения сущности бюджетного планирования в системе планирования и управления предприятием можно выделить элементы бюджетного планирования, представленные на рис.2.

Рисунок 2 Основные элементы системы бюджетного планирования

Следовательно, система бюджетного планирования – совокупность бизнес-процессов и организационно-экономических отношений, позволяющих создать на основе качественного информационного потока современную управленческую технологию внутрифирменного планирования, исполнения контроля и анализа в цикле управления предприятием для повышения эффективности принятия решений¹¹.

1.2 Бюджетное планирования в системе управления предприятием

Практическая  реализация коммерческого расчета  в деятельности организаций требует периодического соизмерения размеров вложенного (авансированного) в процесс производства и реализации продукции капитала с финансовыми результатами. При этом, необходимо рассчитать и сопоставить различные варианты вложения капитала по заранее установленному критерию выбора, отражающему цели деятельности коммерческой организации: максимум прибыли, минимум издержек производства, максимум финансовой устойчивости и т.п.¹²

Работая на принципах  коммерческого расчета и самофинансирования, предприятие должно добиваться экономного, рационального и эффективного использования производственных ресурсов, получения максимальной прибыли на их единицу и сосредотачивать в своем распоряжении достаточный объем денежных средств и удовлетворять, таким образом, свои коммерческие интересы. Оно должно принимать такие экономические решения, которые обеспечивают максимальный объем производства и продаж продукции и получения максимально возможной прибыли на рубль вложенного капитала. Прибыль, в этом случае, выполнит свою основную функцию — обеспечит воспроизводство на принципах самофинансирования.

Поскольку предприятие осуществляет определенные затраты на приобретение вводимых факторов производства (нанимает работников, закупает сырье и оборудование, платит за землю и т.д.), оно должно использовать такой производственный процесс, при котором, один и тот же объем готовой продукции обеспечивается с наименьшими затратами на вводимые факторы производства. Затраты на вводимые факторы производства или экономические ресурсы называются издержками производства, а наиболее экономически эффективным методом производства является такой, при котором они минимальны. Поэтому, принимаемые экономические решения должны ориентироваться на задачу оптимизации издержек¹³.

Возможности максимального получения прибыли во многом ограничены издержками производства, в связи с чем, принятие управленческих решений невозможно без систематического анализа имеющихся издержек, а также планирования финансовых потоков, процессов и отношений хозяйствующего субъекта на ближайшую и отдаленную перспективу и контроля за выполнением планов.

Указанные проблемы проще всего и эффективнее  всего решаются в процессе бюджетного управления .

Как показывает производственная практика последнего времени, организации все чаще применяют бюджетное планирование деятельности структурных подразделений и организации в целом. Эта система внедряется в целях строгой экономии финансовых ресурсов, сокращения непроизводительных расходов, большей гибкости в управлении и контроле за себестоимостью продукции, а также для повышения точности плановых показателей.

В широком смысле бюджетное планирование представляет собой систему всеобщего планирования и контроля в рамках корпорации, что дает ее руководству возможность определить, каким образом были достигнуты те или иные фактические результаты. По своей сути бюджетное планирование является инструментом достижения более высоких результатов. С помощью этого инструмента можно описывать фактически произошедшие и планируемые события во взаимосвязи с процессами, происходящими в корпорации и ее подразделениях¹⁴.

Главное назначение бюджетного планирования заключается в повышении финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости организации путем координации усилий всех подразделений, нацеленных на достижение количественно определенного конечного результата¹⁵.

В современных условиях бюджетное планирование осуществляется с учетом следующих факторов:

• стратегические цели развития компании;

• функциональные и финансовые цели компании;

• существующие ограничения;

• структура финансовой системы компании.¹⁶

Бюджетное планирование будет эффективным только тогда, когда выполняются следующие условия:

1) бюджетное планирование имеет четкую связь со стратегией компании;

2) процесс управления избавлен от лишних (дублирующих) действий;

3) в работе компании присутствует гибкость, которая заключается в исправлении управленческих решений сразу после изменения ситуации;

4) работа компании строится с обязательным применением современных web-технологий, ускоряющих и стандартизирующих сбор данных;

5) в процесс бюджетного планирования вовлекаются все работники компании.¹⁷

Таким образом, составление бюджета следует рассматривать как бизнес-процесс. В рамках этого процесса должна быть четко зафиксирована причинно-следственная связь между финансовыми вложениями и результатами хозяйственной деятельности предприятия. Но в настоящее время у многих предприятий система бюджетного планирования не является четко организованной и дееспособной.

Эффективность системы бюджетного планирования зависит от таких факторов, как организация системы, контроль, координация и степень синхронизации со стратегией. В то же время, бюджетное планирование как технология управления имеет и объективные недостатки, снижающие ее эффективность. К основным недостаткам традиционного бюджетного планирования следует отнести ограниченную степень использования нефинансовых показателей и ориентацию на решение краткосрочных задач в ущерб долгосрочным¹⁸.

Объектом классического  бюджетного планирования являются центры финансовой ответственности. Значит, руководители всех уровней управления несут ответственность за выполнение финансовых показателей соответствующих структурных подразделений. Обоснование и согласование целей деятельности и путей их достижения производится при помощи показателей, содержащихся в итоговых бюджетах: бюджет доходов и расходов; инвестиционный бюджет; бюджет движения денежных средств; прогнозный бухгалтерский баланс. Показателей, определяемых на основе итоговых бюджетов, достаточно для анализа финансового состояния¹⁹.

Остающиеся  при этом проблемы обусловлены тем, что финансовые ресурсы и направления их использования системно, в полном объёме не рассматриваются. В результате чего потребности в финансировании могут превышать объём доступных финансовых ресурсов, возникает ситуация кассового разрыва и сбоев в производственно- хозяйственной деятельности предприятия. Нечётко определяется степень влияния различных подразделений предприятия на достижение финансовых результатов, так как стратегические цели реализуются посредством бизнес-процессов, которые здесь не применяются. В этом случае, исполнение бюджетов не всегда связано с достижением стратегических целей деятельности предприятия²⁰.

Практика использования  бюджетного управления деятельностью  коммерческой организации показывает, что бюджетное планирование позволяет получить конкурентные преимущества через создание эффектной системы управления ресурсами и благодаря использованию возможности предугадать проблемы и соответствующим образом планировать будущие действия. Это наилучшим образом обеспечивает практическую реализацию коммерческого расчета в деятельности организаций.

Системы бюджетного планирования предоставляют современный  инструментарий для реализации управления процессом планирования, обеспечивая постановку реалистичных задач и достижение запланированных показателей. Возможности таких систем позволяют организациям быстро изменять структуру бюджетов, проводить многовариантный анализ исполнения бюджета, осуществлять планирование, вносить корректировки в бюджет, что особенно актуально в период кризиса.

При принятии решения  о внедрении автоматизированной системы у руководителей финансовых органов есть несколько вариантов  решения. Самым затратным, но комплексным  и наиболее эффективным вариантом  является приобретение готовой системы. Альтернативным же вариантом является создание автоматизированной системы силами сотрудников собственного отдела автоматизации.

В настоящее  время, наиболее надежным и выгодным решением данного вопроса, является внедрение готовой системы автоматизации бюджетного процесса. Это связано с постоянными изменениями в законодательстве и тем, что анализ и бюджетирование не являются строго формализованными процессами. Например, в процессе планирования и анализа могут появляться новые источники данных, могут меняться форматы предоставления исходных данных, могут появляться новые методики расчетов и отчетные формы, может меняться бюджетная классификация, что в дальнейшем может вести к изменению настроек системы.

В период финансовой нестабильности большинство бюджетных организаций, которые уже используют готовые системы автоматизации бюджетного процесса, будут концентрироваться на сопровождении и поддержке этих систем без дальнейшего развития. Это связано с тем, что в период кризиса статьи доходов преимущественно сокращаются, что в дальнейшем ведет к корректировкам бюджета и сокращению статей расходов (в частности на внедрение и развитие автоматизированных систем). Однако, могут быть исключения. Некоторые организации, в бюджете которых запланированы расходы на внедрение и развитие автоматизированных информационных систем, смогут себе позволить сохранить в бюджете данные статьи расходов²¹.

1.3 Организация и этапы процесса бюджетного планирования

Можно выделить следующие основные этапы составления  бюджета предприятия:

- оценка существующей  программы с точки зрения затрат  по задачам. На данном этапе  следует ответить на следующие  вопросы: во сколько обошлось  выполнение единицы услуг в  текущем году, превышают ли затраты на достижение желаемого результата средства, которые можно получить в следующем году и т.д.

- постановка  задач на следующий период. Завершение  первого этапа обеспечивает основу  для плана действий на следующий  отчетный период. Необходимо воспользоваться разумной базой для расчета будущих затрат.

- определение  основных положений бюджета. Коммуникации - важнейший элемент этого этапа.  Совет директоров и администрация  должны сообщить, каковы общие  ожидания от бюджета на следующий  период. Это очень важно для постановки задач на будущее. Крупным организациям с большим числом сотрудников или несколькими отделами лучше воспользоваться руководством по составлению бюджета²².

- расчет затрат  по задачам или функциям. Структура  бюджета должна соответствовать структуре повседневной деятельности организации. Если, например, организация действует на основе отделов, то и бюджет должен быть организован соответственно. Бухгалтерская система строится по тому же принципу.

- расчет дохода  по источникам и ввод фактора вероятности. Расчет дохода требует максимальной дисциплины. Необходимо рассчитать запрашиваемое финансирование (для каждого источника), вероятность его получения и сроки получения средств (а не время принятия решения об их выделении).

- анализ притока средств по итогам истекшего периода. Анализ реального притока средств - часть процесса по составлению бюджета; это особенно важно для организаций, зависящих от контрактов и источников дохода, которые требуют затрат авансом. При составлении бюджета на последующий период, нужно проанализировать задержки, имевшие место в прошедшем периоде, и принять соответствующие меры:

- сравнение  и согласование ожидаемого дохода  с планируемыми расходами по  функциям. Здесь следует ответить  на вопросы, связанные с изменениями ресурсов, сокращением объема работ, сокращением в сфере управления и общей административной поддержки.

- своевременный  контроль за положением бюджета,  непредвиденные обстоятельства  и связь с задачами организации.  Данный этап должен включать  основу для расчета некоторых цифр, любых допущений, применяемых для определения числа клиентов; понимания планов действий в непредвиденных обстоятельствах, если прогнозируемый уровень дохода еще не достигнут; понимания взаимосвязи между задачами и центрами затрат и пр.

- представление  проекта бюджета в бюджетный  (финансовый) или исполнительный  комитет совета директоров. Этот  этап помогает избежать конфликтов  на уровне совета, получить от  него поддержку новых инициатив,  определить слабые места, требующие  дальнейшего обсуждения. Таким образом, укрепляется общность в отношениях между советом и персоналом. Составление бюджета требует принятия политических и оперативных решений, поэтому оно необходимо для активного участия персонала в этом процессе²³.

- ввод в бюджет  изменений в соответствии с замечаниями членов Совета директоров. На этом этапе необходимо внести в бюджет дополнительную информацию, после чего снова вынести его на обсуждение Совета директоров, а затем и общественности.

- представление  бюджета на утверждение Совета директоров. После того, как бюджет прошел обсуждение в комитете, его можно представить Совету с рекомендациями бюджетного (финансового) или исполнительного комитета или их обоих. Это позволить развеять сомнения и успокоить членов Совета, так как проект уже был одобрен группой их коллег. Утверждение Совета директоров необходимо. Бюджет выражает политику организации, а это сфера ответственности Совета, которую он не может переложить на других.

- ознакомление  с бюджетом персонала. Для того, чтобы бюджет стал эффективным и полезным инструментом, его должны понимать и на функциональном уровне, т.е. те, кто должен его выполнять. Устраивает ли бюджет всех - вот главная идея. Бюджет должен быть представлен руководящим звеном организации вместе с параметрами и ожиданиями по его использованию и с указанием ответственных за расходы или сбор средств.

Процесс составления  бюджета не заканчивается с его  утверждением. Руководству следует  ежемесячно проводить пересмотр  бюджета с учетом непредвиденных обстоятельств и превентивные действия во избежание кризисов. По мнению автора, каждое предприятие должно создать и внедрить комплексную автоматизированную систему бюджетного планирования деятельности предприятия (на базе компьютерной локальной сети), что позволит максимально оперативно (ежедневно) получать информацию об исполнении бюджета и, соответственно, вносить необходимые коррективы в бюджеты в целях повышения эффективности оперативного управления финансовыми ресурсами предприятия²⁴.

Исходя из теоретических  аспектов организации бюджетного планирования, необходимо обеспечить распределение функций, связанных с бюджетное планированием. В частности, целесообразно разделение бухгалтерской службы в крупных компаниях на финансовую и управленческую бухгалтерию с учетом выполняемых ими функций. Данная система позволит автоматически отслеживать эффективность работы служащих и подразделений компании. Финансовая система учета при этом выделяет наиболее эффективные подразделения, что позволяет определять приоритетные направления и перераспределять ресурсы для их развития²⁵.

бюджетный планирование управлени

Глава II. Организация бюджетного планирования в компании ООО «Фрегат»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Фрегат»

Общество с  ограниченной ответственностью «Фрегат» основано в 1992 году. За время своей деятельности, компания приобрела огромный опыт в сфере проектирования, изготовления и размещения рекламной продукции, имеет сеть собственных рекламоносителей на самых оживленных транспортных магистралях и перекрестках по всей территории г. Всеволожска и Всеволожского района.

Основные виды услуг:

1. размещение рекламных материалов на собственных рекламоносителях различного формата;
2. согласование всех видов наружной рекламы во Всеволожском районе;
3. аренда следующих видов рекламных носителей:щиты 3х6; призмавижн; суперсайты; ситиборды; сити-форматы; консоли; пилоны; перетяжки; тумбы;
4. дизайн, проектирование, изготовление следующих видов продукции: вывески; световая реклама; штендеры; карты настенные; визитки, листовки, флаерсы; информационные стенды; таблички, указатели;