Организация и ведение делопроизводства

Текст работы:

 

 

Введение 3

 

Глава 1 5

 

Что такое презентация. 5

 

Виды презентаций. 7

 

Структура презентации. 10

 

ситуативное влияние и  установки 12

 

Влияние ситуации. 12

 

Установки. 14

 Влияние установки  на поведение. 16

 Влияние поведения  на формирование установки 17

 

Глава 2. 18

 

ситуативные методы влияния 18

 

Методы влияния. 20

 Использование автоматических  реакций основанных на сильных  установках. 20

 Актуализация слабых  установок (позитивных), и нивелирование  негативных.

21

 Провоцирование ситуативного  поведения 24

 

Заключение 30

 

Список литературы 31

 

 Введение

 

 Согласно одному из  множества предложенных в литературе определению,

 «Public Relation – это организация общественного мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и в дальнейшем этот образ поддерживать.

 Одним из средств  создания благоприятного образа  является презентация.

 В данной работе  пойдет речь именно о презентации  и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно.

 Будет предпринята  попытка определить конкретные  методы влияния на поведение  и установки людей во время  презентации, за счет определенным  образом выстроенных ситуативных  факторов. Этот аспект мне кажется  весьма интересным по двум  причинам. Во-первых, поведение человека  действительно в огромной степени  зависит от того, в какой ситуации он находится. Человек может быть совершенно уверен, что никогда не будет, например, воровать, у него есть тысяча причин этого не делать, однако если вдруг окажется, что ему нечем накормить своего ребенка и в то же время представиться возможность залезть в чей-нибудь бумажник, скорее всего, оставшись безнаказанным, то может оказаться что человек все-таки сделает, то чего сам от себя никогда не ожидал, как впрочем, и те, кто его знает.

 Во-вторых, если говорить  о необходимости организовать  презентацию, мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужно сделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект. В таком случае нам особенно сильно может помочь знание о том, как можно использовать опосредованные ситуативные факторы влияния.

 Дальнейшие наши рассуждения  будут строиться по следующей  схеме:

1. Что такое презентация, из каких частей она состоит, какие виды презентаций бывают и в каких случаях лучше использовать те или иные формы проведения. б.Описание того, почему выбраны именно опосредованные ситуативные методы влияния на поведение и мнения людей. Кроме того, определим, что такое установка, каким образом она формируется и каким образом влияет на поведение.

2 Описание конкретных  методов влияния на презентации,  и того, каким образом можно  проверить их эффективность и  необходимость.

 

 Глава 1

 

 Что такое презентация.

 

 В этой части работы  будут изложены некоторые теоретические  обоснования, которые помогут более точно рассмотреть вопрос о том, что представляет из себя презентация и перечислены правила которые нужно помнить в любом случае.

 Мы увидим, о чем  обязательно нужно помнить, и  как предпочтительней построить  ситуацию, в зависимости от того, какие перед нами стоят цели, какова аудитория, предмет презентации  и т. д., чтобы можно было  воспользоваться предлагаемыми  в следующей главе методами влияния.

 Презентация, как правило,  необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить  о своем существовании, это  испытанный способ привлечения  внимания. Кроме того, как было  сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.

 

 Проанализировав соответствующую  литературу, в основном «искуство деловой презентации» Лени Арредондо и «Эффективная презентация Энтони Джея, был сделан вывод о том, что существуют правила, которые нужно учитывать при проведении любой презентации. Авторы утверждают, что они многократно проверены на опыте и не требуют дополнительных доказательств о них, и пойдет речь далее.

 

 Более благоприятное  впечатление и более глубокое  влияние на публику оказывает  презентация, проходящая в хорошем  темпе, в выразительной, энергичной  и полной энтузиазма манере.

 

 Для того чтобы начать  готовить то или иное мероприятие  необходимо очень четко определить  его цели, или то, что мы хотим  получить как результат его  проведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что «..глобальной целью каждой презентации является убеждение..»

(7 стр. 51( ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людей определенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо вы это делаете?

 Иногда, кроме этого  вашей целью является подвигнуть  людей на конкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени, что-то купить, заключить контракт и т. д.

 

 Для того чтобы обеспечить  себе успех необходимо заранее  тщательно планировать свои действия. Тем самым мы сможем избежать  неприятных всевозможных сюрпризов  и минимизировать неожиданности,  которые могут нам помешать. Пока  вы продумываете порядок необходимых  действий, вы сможете вовремя  определить, сколько точно времени  вам понадобиться на каждую  часть, что более значимо, а  от чего может быть вообще  стоит отказаться.

 

 Существует несколько  факторов влияющих на эффективность  презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.

 

 Какова природа места:  формальная, неформальная, деловая.

 

 Ведущий должен быть  максимально готов к всевозможным  вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.

 

 Язык определяет стиль  и тон всего события, а так  же задает темп презентации.  Он должен подходить аудитории,  необходимо почувствовать ее  культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.

 

 Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями,  избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я».

 

 Виды презентаций.

 

 Невозможно приспособиться  к различным ситуациям не определив  типа презентации.

 

 В зависимости от  того, что нам нужно представить,  презентации можно разделить  по разным основаниям на несколько  групп.

 

 Презентация общественной  организации (фирмы, акционерного  общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.

 

 Презентация коммерческой  организации или брэнда. Цели  такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.

 

 

 И в тех и в  других организациях могут быть  внутренние и внешние презентации.

 

 Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) (7 стр.49(. Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) (7 стр. 50(.

 

 Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя (7 стр. 49(.

 

 Кроме того, они бывают  проактивными и интерактивными:

 

 Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить (7 стр.328(. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

 

 Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных» (7 стр.329(. Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.

 

 Мы уже упомянули,  что аудитория может быть большой  или маленькой и что в зависимости от этого меняется и необходимый стиль проведения презентации.

 

 Презентации различаются  по аудиториям следующим образом.

 

 . Более 200 человек – большая аудитория (6(. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.

 

 . Маленькая аудитория – примерно до 15 человек (6(. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.

 

. Средняя аудитория –  здесь допустим некий средний  вариант и необходимо более  точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

 

 Желательно определить  как можно больше характеристик  вашей аудитории: какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.

 

 Необходимо продумать  каким образом будет организована  обратная связь.

 Она необходима для  определения того, насколько хорошо  вы достигли поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:

 

- Один на один: в конце  презентации можно задать прямой  вопрос, ответ на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.

 

- Телефонные звонки

 

- Письменный отчет.

 

 Кроме того, необходимо  определить степень необходимого  или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.

 

 Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проактивной презентации, на которой будет много людей (7(.

 

 . Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики (6(. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.

 

 Если главной целью презентации (как проактивной, так и интерактивной) является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами (6(.

 

 Для презентаций с  небольшим количеством приглашенных  можно использовать отдельные  столики, либо соединенные в  виде буквы «Т». В зависимости  от того, что в каждом конкретном  случае важнее, общение между  гостями либо внимание к коммуникатору. На самом деле вариантов, может быть огромное количество, и, в принципе, нет никаких особых премудростей, все подчиняется, в данном случае здравому смыслу. Главное помнить, что приглашенным людям должно быть максимально удобно делать то, что вы им предложите.

 

 Структура презентации.

 

 А. Чумиков (в книге «Связи с общественностью» М. 2000) определяет презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий:

 

. Приглашение и встреча.

 

. Пресс-конференция.

 

. презентационная часть

 

. Неформальное общение.

 

. прощание.

 

 К такому описанию  можно добавить следующие дополнения:

 

 Открывающая часть  – длиться около одной минуты. Ее основная задача это

 «открыть» аудиторию,  сделать ее максимально восприимчивой.  От того, какими будут первые  слова и то, каким образом они  будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию (7(.

 

 Введение – предвосхищает  основные мотивы презентации.

 

 Основная часть (презентационная)  должна включать в себя три  элемента:

 

. Ключевые пункты или  основные идеи.

 

. Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и  доказывает их верность.

 

. Переход. То посредством  чего мы можем переходить от  одного утверждения к другому.

 

 Заключение. Должно призывать  к какому-либо действию, либо окончательно  в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте (7(.

 

 Все вышеперечисленные  правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать  о том, что все они должны  в результате служить одному  и тому же

 – сделать презентацию  максимально эффективной и не  противоречить друг другу. Эти  правила не являются догмой, их  можно менять в зависимости  от ситуации, однако необходимо  учитывать каждый из перечисленных  факторов и не забывать, что  каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.

 

 ситуативное влияние  и установки

 

 Кроме перечисленных в предыдущей главе правил, в литературе посвященной проведению презентаций основной упор делается на то, каким образом нужно правильно построить речь ведущего и выступающих, как следует и как не следует общаться с аудиторией, сколько времени нужно отвести на ту или иную часть презентации, уместному использованию аудиовизуальных средств подачи информации и выбору места.

 

 Помимо этого особое  внимание уделяют тому, что необходимо  все тщательно спланировать и  отрепетировать.

 

 Все эти аспекты  рассмотрены достаточно тщательно,  и правильность выводов подтверждена многолетней практикой. Теперь, как мне кажется, стоит задаваться вопросом о том, как еще можно сделать презентацию более эффективной и попробовать выделить такие стороны организации, которым не уделяется, возможно, напрасно, что мы и выясним благодаря этой работе, должного внимания.

 

 Влияние ситуации.

 

 То, каким образом можно  влиять на человека и заставлять  его теми или иными способами  вести себя определенным образом  интересует многих людей, изучению  этой проблемы посвящена не  одна книга. Большое количество  споров, поисков, исследований было  проведено для выяснения того, что, и в какой мере является  определяющим фактором того или иного поведения человека: его личные диспозиции («предрасположенность вести себя сходным образом в широком диапазоне ситуаций» (3 стр. 274( или ситуация в которой он оказался.

 

 Вопрос о том, что  же на самом деле влияет  на поведение человека до сих  пор остается спорным и противоречивым. Эксперименты проведенные социальными психологами в попытке найти ответ на этот без сомнения важный вопрос принесли разнообразные результаты, из которых можно сделать с уверенностью следующий вывод: на поведение человека влияют и его личностные диспозиции, и ситуация в которую он попадает, и конечно же его интерпретация самой ситуации.

 

 Таким образом «поведение представляет собой функцию личности и ситуации» (5.стр.42(.

 

 Что же является  определяющим сказать сложно, наверное, стоит задаваться вопросом о том, как учесть все эти компоненты детерминирующие поведение одновременно, хотя это и бесконечно трудно.

 

 Для того,чтобы понять каким образом нужно действовать, чтобы спровоцировать человека на нужное действие или реакцию, в идеале, нужно знать его диспозиции, а, следовательно, каким образом ему свойственно думать и воспринимать окружающую действительность и в результате действовать, а, кроме того, хорошо бы знать в какой ситуации именно этот человек окажется.

 

 Тогда мы можем с  большой долей вероятности сказать,  что путем некоторых манипуляций добьемся нужного результата. Однако нужно трезво оценивать возможности, которые существуют в реальной жизни и пытаться эффективно использовать то, что в наших силах.

 

 Изучение личных диспозиций  и интерпретаций скорее уместно  и необходимо при прогнозе  поведения людей, при попытке  же его определенным образом  скорректировать, причем за короткий  период времени, как, например, на презентации, имеет смысл  воспользоваться властью ситуации. Кроме того, как правило, мы имеем дело с незнакомыми людьми и не можем определить их личные черты и способы восприятия окружающей действительности.

 

 В зависимости от  типа личности, люди склонны подвергаться  тому или иному типу социального влияния в большей степени. Более того, они выбирают те ситуации в своей жизни из всего разнообразия возможных, в которых они смогли бы реализовать свои склонности, посещение презентации это тоже пример выбора действия в соответствие с диспозициями, однако, есть некоторые общие механизмы субъективной интерпретации социальной реальности, которые можно использовать для формирования эмоциональных и мотивационных состояний, которые зачастую зависят от сиюминутных изменений жизненных ситуаций. Мне кажется, что в зависимости от индивидуальных различий, изменяться будет скорее всего степень подчинения влиянию, но некоторый эффект будет достигнут для большинства.

 

 Этот эффект будет  достигнут еще и потому, что  раз они все пришли на одно  и тоже мероприятие значит и в их личных диспозициях есть что-то их объединяющее. «…наш образ жизни и ценностные предпочтения приводят нас к таким видам деятельности и досуга, в которых чаще всего участвуют люди похожие на нас» (2 стр. 184(. Если мы располагаем информацией о людях, которые должны посетить презентацию нужно попробовать определить что именно их объединяет: потребности, определенные установки, социальный статус, ценности и какие они. Это поможет нам выбрать нужную форму подачи информации и построения благоприятной ситуации.

 

 Установки.

 

 Изменение поведения  – самое подходящее название  для всех «игр», связанных с  влиянием. Но усилия, вложенные в  попытку повлиять на человека, могут вызвать изменение его убеждений или установок. И иногда важнее изменить или сформировать определенную установку, чем добиться конкретного поведения в данный момент. Особенно это касается тех ситуаций, когда речь идет о формировании имиджа.

 

 «Установка – это ценностная диспозиция по отношению к тому или иному объекту» (2 стр.45(. Склонность к оцениванию является неотъемлемой частью человеческой натуры, а оценка, даваемая нашей организации, например такая как «хорошая, надежная, полезная для науки или общества и т. д., является важной составной частью образа или имиджа последней.

 

 Формирование установки,  говорит о том, что человека  научили определенным образом думать, воспринимать и оценивать предмет, человека, идею, делает его более восприимчивым по отношению к одной информации и менее восприимчивым к другой. Так как установки, несмотря на то, что формируются, в том числе и на основе мышления, направляют когнитивные процессы и процессы восприятия.

 

 Кроме того, «…внутренние изменения зачастую создают предпосылки для дальнейшего изменения поведения» (2. Стр.45(.

 

 Установка состоит  из 3 основных компонентов, а именно  аффективных или эмоциональных реакций, когнитивных процессов, включающих наши убеждения, знания и идеи и собственно поведения. Ф. Зимбардо в книге «Социальное влияние» выделяет наряду с тремя выше перечисленными четвертую компоненту, а именно поведенческие интенции или намерения, ожидания или планы действий.

 В связи с этим  можно дать более расширенное определение понятию установка.

 

 «Установка – это ценностная диспозиция, устойчивая предрасположенность к определенной оценке, основанная на когнициях, аффективных реакциях, сложившихся поведенческих интенциях, способная в свою очередь влиять на познавательные процессы, аффективные реакции, на складывание интенций и на будущее поведение» (2 стр.460(.

 

 Изменение одного из  компонентов может повлечь за  собой изменение других, так как  все они, как правило, тесно  взаимосвязаны между собой, однако  иногда какой-то компонент отсутствует, во всяком случае, некоторое время. Например, установка может быть основана преимущественно на чувствах и ни как не затрагивать убеждений и не подтверждаться фактами.

 

 Поскольку изменение  одного, компонента влечет за  собой изменение других, то получается, что как установка влияет на  поведение, так и определенное  поведение может сформировать  установку. Рассмотрим это более  подробно.

 

 Влияние установки  на поведение.

 

 В зависимости от  ситуационных и личных обстоятельств  реакции на попытки оказать влияние (на внешнее воздействие) может варьироваться от тщательно продуманных, аналитических и систематизированных, до поверхностных, торопливых, автоматических и почти «бездумных».

 

 Установка является  некоторым обобщающим, резюмирующим  оценочным суждением и, так как они сформированы заранее, то приходят в голову достаточно легко. На сегодняшний день при таком объеме информации просто невозможно тщательно обдумывать каждое действие и очень часто вместо того, чтобы собирать информацию, тщательно анализировать ситуацию, мы позволяем уже существующим установкам предопределить наше решение, в результате чего происходят те самые автоматические реакции. Особенно если установка сильная и связь между объектом и оценкой прочная.

 

 Если же установки  не столь сильны, чтобы вызывать  автоматические реакции, то они  будут оказывать влияние на  поведение и становиться более  значимыми при следующих условиях:

 

- если о них напоминают

 

- если «другие влияния»  сведены до минимума

 

- если мы попадаем  в новую непривычную ситуацию

 

- установка соответствует  действию

 

 Влияние поведения  на формирование установки

 

 У человека есть  необходимость искать оправдания  своим действиям и объяснять,  почему он поступил именно  так. Если он поступает в  соответствии со своими убеждениями и установками, то таким образом подтверждает их и делает их более сильными.

 

 Однако если мы поступаем  не так как считаем нужным, особенно если мы не совсем в этом уверены или это не является для нас значимым, то вполне вероятно, что мы изменим свои убеждения, а в соответствии со схемой описанной выше также изменятся и установки. Иначе, когда они обнаруживают несоответствие своих поступков с тем, какими они должны были бы быть, человек встречается с таким явлением как когнитивный диссонанс “напряжение которое появляется при осознании несовместимости двух знаний» (4. Стр.179( и человеку необходимо минимизировать свои неприятные ощущения связанные с его возникновением.

 

 В связи с этим  человек часто предпочитает изменить  свое мнение, нежели признать, что он поступил не верно. Мы не только делаем то, что считаем нужным и правильным, но и считаем нужным и правильным то, что делаем.

 

 Такое явление называется  недостаточное оправдание, когда  нам недостаточно внешних оправданий  своих не совсем с нашей  точки зрения логичных поступков,  мы решаем проблему такого противоречия путем нахождения внутреннего оправдания, то есть, раз не было причин совершать такое действие, значит, оно нам нравиться, и мы действительно будем думать так и впредь.

 

 Также, действие может  стать причиной формирования  новой установки.

 

 Именно на основе  этих механизмов основаны методы  влияния, о которых пойдет речь  далее.

 

 Глава 2.

 

 ситуативные методы  влияния

 

 Итак, можно сделать  предположение, что есть некоторые  вспомогательные методы опосредованного  влияния (которые можно использовать  на презентации), которые, по сути, позволят, как можно больше расположить человека к тому, что происходит, сделать его более восприимчивым к тому, что хотят предложить.

 

 Повлиять на поведение  и изменить или сформировать  установки (а значит повлиять на будущее поведение и отношение) можно следующими способами

 

 1. использовать автоматические реакции основанных на сильных установках. Таким образом, можно заставить человека поступить так, как нам нужно (например, купить что-то), или сделать то, что может повлечь за собой изменение существующих мнений и установок или хотя бы пошатнет старые.

 

2. актуализировать слабые  установки (позитивные), либо дать  возможность о них забыть если  негативные.

 

3. провоцировать ситуативное  поведение (слова, поступки и  т д).

 

- противоречащее установкам

 

- подтверждающее установки

 

- формирующее установки в зависимости от того, какие они.

 

 Я предполагаю, что  в большинстве своем люди, приходя  на презентацию, не относятся категорически плохо к предмету презентации, а значит, у нас нет задачи изменить сильные негативные установки. Скорее мы будем иметь дело с людьми, которые относятся к предмету презентации в той или иной степени либо настороженно, либо доброжелательно в таком случае нужно активизировать положительные установки, акцентируя на них внимание и наоборот отвлечь от негативных. Возможно, что человек не имеет никакого мнения относительно того, о чем вы ему рассказываете или предлагаете, тогда нужно сформировать нужную положительную установку. Вернее сказать сделать так, чтобы вся ситуация, поддерживала то, что будут говорить и делать и ориентировала человека определенным образом.