Организация и ведение бух учета денежных средств в кассе

2 Учет  и аудит денежных средств в  кассе и на расчетном счете  в ТОО «Курылыс АЕА» 

2.1 Общая  характеристика ТОО «Курылыс АЕА» 

2.2 Организация  и ведение бухгалтерского учета денежных средств в кассе  

Технико-экономическая  характеристика ТОО «Курылыс АЕА» 

Таблица 2 – Тест для оценки системы бухучета и внутреннего контроля движения денежных средств

Расчет  уровня существенности и аудиторского риска 

Приступая к проведению проверки аудитор должен рассчитать уровень существенности – предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой квалифицированный пользователь этой отчетности с большей степенью вероятности не сможет делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные управленческие и экономические решения.

Определим уровень существенности за 2009 год  на основании бухгалтерского баланса  и отчета о прибылях и убытках  за этот период. Показатели берутся  на конец отчетного периода. Показатели в столбце 3 должны быть определены внутренней инструкцией аудиторской фирмы и применяться на постоянной основе. Столбец 4 получают умножением данных столбца 2 на показатель столбца 3, разделенный на 100%. 

Таблица 4 – Расчет уровня существенности за 2009.

Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:

(138,9+1891,4+518,2+71,5+1863,6):5=896,72 тыс. руб.;

Наименьшее  значение отличается от среднего на:

(896,72–71,5):896,72 100%=92,03%, т.е. почти вчетверо;

Наибольшее  значение отличается от среднего на:

(896,72–1891,4):896,72 100%=-110,92%, т.е. почти вдвое;

Поскольку значения 71,5 тыс. руб. и 1891,4 тыс. руб. отличается от среднего значительно, то принимаем решение отбросить их при дальнейших расчетах. Новое среднее арифметическое составит:

(138,9+518,2+1863,6):3=840,23 тыс. руб.;

Полученную  величину допустимо округлить до 840 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве уровня существенности. Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет: (897–840):897 100%=6,35%, что близко к допустимым значениям 4–6%.

Уровень существенности конкретного объекта  аудита определяется как произведение общего уровня существенности на долю выбранного объекта аудита в структуре баланса. В случае ОДО «Севский маслодел» доля денежных средств в структуре баланса составляет 2,35%, а следовательно уровень существенности при аудите товарных операций составит:

840*0,0235 = 19,74 тыс. руб.

Аудиторский риск – это риск выражения аудитором  ошибочного мнения в случае, когда  финансовая отчетность содержит существенные искажения. Аудиторский риск состоит  из трех компонентов: неотъемлемый риск, риск средств контроля и риск необнаружения. При оценке рисков необходимо использовать не менее 3 градаций: высокий, средний и низкий.

Неотъемлемый  риск (НОР) означает подверженность остатка  средств на счетах бухгалтерского учета  искажений, которые могут быть существенными  при допущении отсутствия необходимых средств внутреннего контроля. Для проведения оценки НОР аудитор полагается на свое профессиональное суждение для того, чтобы учесть следующие факторы: специфические особенности деятельности предприятия; опыт и квалификацию бухгалтерского персонала; возможность контроля за деятельностью субъекта со стороны собственника. В случае ОДО «Севский маслодел» НОР увяжем с оценкой системы бухгалтерского учета «средний».

Риск  средств контроля (РСК) означает риск того, что искажения, которые могут  иметь место в отношении остатка средств по счетам бухгалтерского учета, и быть существенными, не будут своевременно предотвращены или обнаружены и исправлены с помощью систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Чем эффективнее система бухгалтерского учета, тем ниже фактор его риска. Для оценки РСК аудитор применяет специальную аудиторскую процедуру – тестирование. Между риском средств контроля и информационной базой аудита существует прямая зависимость: если НОР принят аудитором эффективным, то объемы информации для тестирования могут быть уменьшены.

Оценка  средств контроля должна быть увязана  с оценкой системы внутреннего  контроля. Для ОДО «Севский маслодел», как видно из раздела 2.2 главы 2, оценка имеет значение «средний уровень».

Риск  необнаружения (РН) означает риск того, что аудиторские процедуры по существу не позволяют обнаружить искажения остатков средств по остаткам бухгалтерского учета. Этот показатель качества работы аудитора в большей мере зависит от его уровня квалификации и стажа работы, нежели от специфичности деятельности клиента. РН – это риск, который аудитор хочет определить на тот случай, если он не сумеет найти ошибки и пропуски во внешней отчетности аудируемого лица. Между РН и информационной базой аудита существует обратная зависимость: уменьшение РН приходит к необходимости увеличения объемов данных для тестирования, т.е. если аудитор хочет быть уверен в своей работе, он устанавливает низкую величину РН и привлекает большие объемы разнообразной информации о клиенте для проверки. Существует обратная связь между РН и комбинацией НОР и РСК: высокие значения НОР и РСК обязывают аудитора снизить величину РН, чтобы свести аудиторский риск до приемлемого значения, низкие значения НОР и РСК позволяют аудитору допустить в ходе проверки более высокий РН.

Допустимые  значения РН для различных соотношений  НОР и РСК приведены в таблице 5.

Как видно  из таблицы РН в нашем примере  для комбинации НОР «средний»  и РСК «средний» тоже оценивается  как «средний». 

Таблица 5 – Взаимосвязь между компонентами аудиторского риска

Формула аудиторского риска выглядит следующим  образом: 

АР = НОР + РСК+ РН 

Поскольку для ОДО «Севский маслодел» все компоненты равняются значению «средний», то и значение аудиторского риска (АР) будет оцениваться как «средний».

После знакомства с порядком организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии в процессе подготовки общего плана и программы аудиторский риск оценен как «средний», а уровень существенности установлен в размере 19,74 тыс. рублей.

2.4 Программа аудита 

План  аудиторской проверки отражает укрупненные группы аудиторских работ по объектам и группам хозяйственных операций, сроки исполнения работ и исполнителей. План составляется в письменной форме. Цель составления плана: предварительно определить объем и характер необходимых тестов; оценить затраты времени и труда по их проведению; достичь взаимопонимания с клиентом по всем основным вопросам до начала проверки; иметь доказательства обоснованности выполнения аудита и качества его проведения у данного клиента.

Для детальной  проверки движения денежных средств в кассе предприятия разработан общий план аудита, который служит руководством при разработке программы аудита. Аудиторскую проверку таких операций целесообразно проводить в следующей последовательности:

– изучение положений учетной политики по направлениям данного участка проверки;

– оценка степени надежности системы внутреннего контроля в отношении хозяйственных операций, для этого:

– провести обследование состояния помещения кассы;

– изучить организацию материальной ответственности и отчетности материально ответственных лиц;

– проверка состояния и организации синтетического и аналитического учета хозяйственных операций по учету движения денежных средств.

Детализацией  общего плана аудита является аудиторская  программа, которая является перечнем аудиторских процедур по каждому виду аудиторских работ. Аудиторские процедуры можно определить как совокупность операций обработки данных, выполняемых для достижения целей аудита при проверке конкретных хозяйственных операций с применением определенных аудиторских приемов.

В программе  аудиторской проверки указываются:

– Содержание процедуры;

– Используемые документы;

– Характер проверки (сплошная, выборочная, визуальная и т.д.);

– Закрепление обязанностей за членами бригады аудиторов.

– Предполагаемая продолжительность проверки и сроки ее начала и окончания.

В соответствии с приведенным выше планом разработаем  программу аудита движения денежных средств в кассе предприятия  ОДО «Севский маслодел». Программа аудиторской проверки приведена в таблице 6. 

Таблица 6 – Программа аудиторской проверки движения денежных средств в кассе  предприятия ОДО «Севский маслодел»

2.4 Аудит  движения денег и их эквивалентов 

     Целью аудиторской проверки кассовых операций, а также операций на расчетном, и других счетах является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и в соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Республике Казахстан нормативным документам.

     При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета.

     До  заключения договора на аудиторскую  проверку осуществляется предварительное  планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

     На  стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно  будет определить, сколько аудиторов  и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:

- сколько касс в организации;

- имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п.

     Если  организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

- денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения;

- денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;

- денежные средства перевозятся уполномоченными лицами.

     В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.

     Инкассация  – перевоз денежных средств специальными организациями:

- ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений.

- какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);

- сколько расчетных счетов у организации;

- осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;

- после проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный.

     Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств; - проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);

- проверка правильности документального оформления операций;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

- аудиторская проверка правильности списания денег;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины;

- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета; - оформление результатов проверки.

     При составлении программы проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств  и других ценностей в кассе  организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

     О недостаточной эффективности внутреннего  контроля могут свидетельствовать такие факты:

- отсутствие  в организации постоянно действующей  системы проведения внезапных  ревизий (инвентаризаций) кассы; 

- наличие  признаков формального проведения  ревизий кассы (например, одни  и те же лица в ревизионной комиссии);

- отсутствие  в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

- отсутствие  в штате кассира, когда эти  функции возложены на другого  работника без письменного распоряжения  руководителя организации; 

- отсутствие  договора о полной материальной ответственности с кассиром;

- предоставление  права подписи приходных и  расходных кассовых ордеров другим  лицам помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное  распоряжением руководителя организации. 

     Низкая  оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

     Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

     На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу  руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности. Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации.

     При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.