Организация оперативного хранения дел

Содержание 
 

Введение____________________________________________________________5

1. Назначение СДОУ. Структура, функции и виды _______________________7

2. Требования  к организации хранения исполненных  документов в делопроизводстве. Номенклатура дел ______________________________16

3. Требования  к формированию дел в делопроизводстве ________________20

Приложения________________________________________________________25

Заключение________________________________________________________28

Список литературы_________________________________________________30

Введение 

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

     Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

     До  передачи в архив организации  осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

     В структурных подразделениях документы  находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто  обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового года. По истечении этого  срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.

     Завершающий этап работы с документами в текущем  делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

     Курсовая  работа состоит из разделов, в которых  последовательно освещаются вопросы структуры и функций СДОУ, назначения службы документационного обеспечения управления, требования к формированию дел, требования к организации хранения дел.

     При выполнении курсовой работы мною были использованы и проанализированы профессиональные журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», последние учебные пособия по документационному обеспечению управления.

     Информация, отраженная в этих журналах имеет  большое значение в оперативном хранении дел.

1. Назначение СДОУ. Структура, функции и виды 

     В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Служба Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

     - документирования принимаемых организационных,  плановых и

административных  управленческих решений;

     - документационного обеспечения  управления (ДОУ);

     - получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

     - контроля их исполнения, анализа  качества и сроков исполнения;

     - организации хранения, поиска документов  и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

     Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

     - делопроизводство, т.е. организация  работы с документами;

     - формирование и хранение архива документов.

     Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

     Качество  организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами - обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организация документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот. Документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю.

     Формирование  и хранение документов в архиве - это определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из основных делопроизводственных задач. 

     В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, эти системы делятся на четыре класса:

     - к первому классу относятся  СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс.  документов в год;

     - ко второму классу относятся  системы, обрабатывающие от 25 тыс.  до 100 тыс. документов в год;

     - в третий класс входят системы  с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс.  документов в год;

     - в четвертый - менее 10 тыс. документов  в год.

     Выделенным  классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

     - Управление делами (например, Управление  Делами при Президенте РФ);

     - Общий отдел (в министерствах);

     - Отдел делопроизводства (на предприятиях  и в организациях);

     - Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

     Наиболее  массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис.1.

     Служба  документационного обеспечения  управления осуществляет оперативное  хранение. Оно предполагает формирование документов в дела и организацию оперативного хранения дел. 
 

Рис. 1. Организационная структура СДОУ

     Руководитель  данной службы подчиняется непосредственно  руководителю.

2. Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел

     Движение  документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы документационного обеспечения управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

     Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Формирование  дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

     Формирование  документов дела начинается с начала делопроизводственного года. При  формировании дел используются различные  виды папок с картонными обложками. Это могут быть отечественные  скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, имеющие металлические замки. Из таких папок извлекать документы неудобно, так как приходиться вынимать все документы до того документа, который необходим, а затем все снова подшивать. Скоросшиватели не могут храниться в вертикальном положении, на корешке дела трудно изобразить даже индекс дела, и все это затрудняет поиск нужного дела. Можно использовать папки-файлы импортного производства типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и другие, которые позволяют подшивать в 2-3 раза больше документов, чем в скоросшивателе, и которые могут использоваться в течение длительного времени и храниться в вертикальном положении.

     Обложка дела может не наклеиваться на внешнюю  обложку папки, но все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки. Такие карманы могут быть разных размеров – от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки, что позволяет менять данные при многократном использовании таких папок для разных дел. Более всего распространены папки типа «Corona» с толстыми картонными обложками, удобными металлическими замками, жестко фиксирующими подшитые документы, но позволяющими быстро извлекать нужные документы, не вынимая остальные документы. Такие папки устанавливаются вертикально в запирающемся шкафу, на внутренней стороне которого прикрепляется номенклатура дел. На корешок такой папки также наклеиваются наименование организации, индекс дела, его заголовок, срок хранения. Обложка дела при необходимости может наклеиваться на внешнюю обложку папки, чаще она может быть наклеена на внутреннюю обложку папки. Обложка дела будет полностью оформлена при подготовке дела для сдачи в архив, но тогда будут использоваться папки, предназначенные для архивного хранения.

     При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организации, Государственной системой документационного обеспечения управления, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

     Номенклатуры  дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учреждениями, принимающими на госхранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.

     Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

     Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

     Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

     Если  нет типовой или примерной  номенклатуры дел, то для составления  конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел организации ее структурного подразделения.

     Как правило, номенклатура дел организации  составляется в конце текущего года на следующий год и состоит  из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

     Первым разделом всегда является служба документационного обеспечения управления, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы документационного обеспечения управления всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, - положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т.п.

     После службы документационного обеспечения  управления в номенклатуру дел включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация – автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).

     Конкретная  номенклатура дел должна охватить все документируемые участки деятельности организации.

     Каждое  структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса дела.

     Индекс  дела (графа 1) всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации структурному подразделению (эти индексы фиксируются или в классификаторе индексов структурных подразделений или в приложении к инструкции по делопроизводству) и порядкового номера дела (заголовка) в пределах данного раздела. Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы документационного обеспечения управления. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.

     Заголовок дела (тома, части) (графа 2) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

     - заголовок дела должен быть  сформулирован в соответствии  с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций;

     - заголовки дел внутри разделов  номенклатуры дел должны располагаться  по степени их важности и во взаимосвязи.

     Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу, т.е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы архивов организаций устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:

     - название вида дела (журнал, переписка)  или разновидности документов (постановления, решения, докладные записки);

     - название автора документа (организации,  структурного подразделения, комиссии должностного лица и др.);

     - краткое содержание документов  дела (о чем? По какому вопросу?);

     - название адресата (корреспондента  документа);

     - название местности, с которой  связано содержание документов;

     - даты (период), к которым относится  содержание документов дела;

     - указание на копийность документов.

     Как было указано, это максимальный набор  элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

     В номенклатуре дел не указывается  дата (период) в заголовках дел, где  осуществляется формирование документов текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только копийность. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».

     При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сроков хранения – типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.

     Количество  единиц хранения (графа 3) заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

     Срок  хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

     Примечание (графа 5) – эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», то есть. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержит особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу документационного обеспечения управления для составления и оформления номенклатуры дел организации.

     Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, то есть выявляются виды документов, создаваемых в организации в несколько экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и после этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года

     К номенклатуре дел крупной организации  может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную  записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др. 

     Номенклатура  дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

     - первый экземпляр представляет  собой дело, включенное в номенклатуру дел службы документационного обеспечения управления с установленным сроком хранения;

     - второй экземпляр используется  службой документационного обеспечения  управления в качестве рабочего  экземпляра, в который вносятся  все уточнения в течение всего срока действия;

     - третий экземпляр находится в  качестве учетного документа  в архиве организации;

     - четвертый экземпляр хранится  в государственном архиве, источником  комплектования которого является данная организация.

     Структурным подразделениям для использования  для использования в работе служба документационного обеспечения  управления направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

     При наличии соответствующей технической  базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

     В процессе работы с номенклатурой  дел в течение делопроизводственного  года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел и т.п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы документационного обеспечения управления. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе документационного обеспечения управления, а затем передает итоговые сведения по организации в архив организации.

     Данные  сведения необходимы архиву организации  для подготовки места для приема и размещения дел постоянного  и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по архиву организации, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.

     Таким образом, номенклатура дел организации  является важнейшим учетным документов в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.

2. Требования к  формированию дел  в делопроизводстве

     Формирование  исполненных документов в дела в  организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций¹. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»².

     На  обложку каждого дела, заведенного  в соответствии с номенклатурой  дел, выносятся следующие сведения:

     - наименование организации;

     - наименование структурного подразделения;

     - индекс дела;

     - заголовок дела;

     - дата дела (на данном этапе  год);

     - срок хранения и статья по  перечню.

     Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

     Только  в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела – эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.