Содержание 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Современные условия развития экономики и  конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

     Целью написания данной курсовой работы является систематизация и расширение теоретических  знаний об организации работы с кадровыми  документами и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач.

     В ходе курсовой работе были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санаторий «Строитель».

     Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

1. ознакомление с организационной структурой отдела кадров;
2. изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров ОАО Санаторий «Строитель»;
3. выявление основных направлений работы кадровой службы;
4. исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в ОАО Санаторий «Строитель».

            Объектом исследования является ОАО Санаторий «строитель». 
1. Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами.

1. Анализ деятельности кадровой службы.

       Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. 

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным        подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы. 

           Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:  разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; учет личного состава;  хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;  контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;  изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; работа по созданию резерва на выдвижение; подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

     В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

     Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

1. сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2. копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

3. копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4. сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

     Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

1. требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
2. принимать работников, организации по вопросам перемещения и     увольнения;
3. взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
4. требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

     Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении А. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000,( в ред. от 27.10.2003).

2. Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации работы с кадровыми документами.

           Законодательная и нормативно-методическая  база делопроизводства – это  совокупность знаков, нормативных  правовых актов и методических  документов, регламентирующих технологию  создания документов, их обработки,  хранение и использование в  текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводств: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

           Высшей юридической силой обладает  Конституция РФ, принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993г. ( с поправками от 30 декабря 2008), как самый главный закон страны, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому "работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".    

           Среди законов важное место  занимают кодифицированные акты-кодексы.  Кодекс – это единый, логически  и юридически цельный закон,  который обеспечивает обобщенное  и системное регулирование определенной группы общественных отношений. Трудовой кодекс РФ принятый 12.12.2001, устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно – правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и др. В ТК РФ названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, поощрение взыскания работника.

           Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы.          

           Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст.14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день".

           Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В ст.283 указаны  документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.

           Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66.

           Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.

           Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника".

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления  кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим  статьям Трудового кодекса.

           Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

           В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в ред. от 18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

           В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон "О персональных данных".

           Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"[6].

           В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"[7], в котором указано, "что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

           К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".

           Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

           Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

           Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

           В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.

           Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

           Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

           В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

           Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);

           Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

           К общегосударственным нормативно-методическим документам, регламентирующим  вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности в учреждении, относятся различные правила, инструкции и нормы.

           Делопроизводство в федеральном  органе исполнительной власти  осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе  указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкции по делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграммами,  другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными документами. В настоящее время Правила – единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. С утверждение правил  внесены изменения в Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти от 19.01.2005 №30 и Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти от 28.07.2005 №452.

           К нормативным документам, необходимым  в работе делопроизводственной  службы, принадлежат разработки  Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда это:

1. Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002), назначение которого, состоит в обеспечении рационального разделения  труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциация в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки;
2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.   

1. Анализ  организации работы с кадровыми документами  в ТОО «Климат-техника».

2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника». 

           Санаторий  «Строитель» был  создан  1988  года  и  действует  на  правах  обособленного структурного   подразделения.     Таким  образом,  в  настоящий  момент   организационно- правовая  форма  объекта  исследования   –  филиал,  форма  собственности  – кооперативная.

       Санаторий  существует  более  23  лет  и  первоначально   строился  на

средства нескольких хозяйств одного из районов Оренбургской  области,  которые являясь   застройщиками   пользовались    преимущественным    правом     для оздоровления  своих   работников. Через систему  центральных  и  региональных  органов  управления направлялись  денежные  потоки,   распределялись   путевки,   осуществлялось финансирование строительства, ремонта,  покупки  оборудования  и  инвентаря. Санаторий «Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение для оздоровления взрослых и детей с трёхлетнего возраста. Расположен в экологически чистом районе, где нет промышленных предприятий,  но в то же время недалеко, всего в 300 метрах от транспортной магистрали, что обеспечивает удобное пребывание пациентов.

     Санаторий  «Строитель» самый крупный санаторий  в Оренбургской области, рассчитанный  более чем на 200 мест.

    Природно-климатические  условия, великолепная панорама  ландшафта приятно сочетаются  с высоким уровнем обслуживания и богатейшей лечебной базой. За последние 3 года  санаторий  в  среднем  за год заполнен на 75-80%.

       Филиал-санаторий «Строитель»  (в  дальнейшем  именуемый  Санаторий  «Строитель») является специализированным  лечебно-оздоровительным  учреждением.  Основной вид деятельности – санаторно-курортное  лечение,  основной  профиль  лечения больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые заболевания,  болезни опорно-двигательного аппарата  и  нервной системы;  дополнительный  профиль включает другие виды лечения и услуги.

      Санаторий расположен по адресу: г.Оренбург, ул.Мало-Восточная  1/1.Главным  врачом санатория уже более  15 лет  работает  заслуженный   врач  РФ  Левченко А.И.

      Вместимость санатория –  150 койко-мест,  но  фактически  находятся  в

эксплуатации 130 мест.  Санаторий  представлен  двумя  спальными  корпусами, лечебным корпусом, клубом со зрительным   и  танцзалами,  которые  соединены  теплыми переходами. Имеются все  необходимые услуги для полноценного отдыха : сауна ,  бассейн,  бар,  бильярдный  зал. Ведется   строительство   отдельностоящего корпуса с номерами «Люкс» и    «Аппартаменты».

           Количество номеров:

1. «Люкс» – 10;
2. двухместные – 65;
3. одноместные – 10;

           Все палаты оснащены цветными  телевизорами,  «одноместные»  и  «Люксы» имеют холодильники. Длительность лечения по  путевке  –  20  дней,  возможны варианты: 12, 15, 18, 21, 24 дня.

      Санаторий разрабатывает мероприятия  по оказанию дополнительных  услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.

           Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.

    Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг. 

2.2 Особенности организации  работы с кадровыми  документами в  ОАО Санаторий  «Строитель».  

           В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.

           Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

1. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
2. Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

           Прием на работу в фирму сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки.

          Предприятие ОАО Санаторий «Строитель» имеет заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму заявления, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

           Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении. 

           При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

           На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.