Организация труда работников службы ДОУ

 

 

  МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 «ОРСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ  ИМ. А.И.СТЕЦЕНКО»

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

«Организация труда работников службы ДОУ»

по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления

и архивоведение"

 

 

Выполнила:

Студентка группы № 216

очной формы обучения

по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение"

Хайруллина Асель Эдресовна

Руководитель:

Сиделева Елена Геннадьевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013 
Содержание

 

Введение
1.	Общие требования к организации и условиям труда работников службы ДОУ	5
2.	Формы организации делопроизводства	9
3.	Категории учреждений	10
4.	Структура и функции службы ДОУ	12
5.	Права и ответственность службы ДОУ	15
6.	Организация и оборудование рабочего места секретаря	17
Заключение  20
Список использованной литературы                                                              22 Приложения                                                                                                         23

 

Введение

 

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Целью создания моей курсовой работы является описание труда работников службы ДОУ и раскрытие их основных функций. Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

- изучить общие требования к организации и условиям труда работников службы ДОУ;

- рассказать формы организации делопроизводства;

- перечислить структуру и функции службы ДОУ;

- изучить права и ответственность службы ДОУ;

- рассмотреть структуру организация и оборудование рабочего места секретаря

Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

Качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач во многом зависит от правильной организации службы ДОУ: обеспечение эффективной работы руководителя, оказание помощи в планировании рабочего дня; организация рабочего места руководителя; ведение срокового контроля за поручениями руководства; организация информационного обслуживания руководителя (фирмы); документное; бездокументное - умение работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организация приема посетителей; установление контактов; организация и обеспечение работы совещания; составление и оформление документов с помощью ПЭВМ; использование ПЭВМ, умение пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативное размножение документов; обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); ведение работы с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

 

 

 

 

1 Общие требования к организации  и условиям труда работников           службы ДОУ

 

Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1) четкое организационное построение  службы ДОУ, выбор наиболее рациональной  формы организации работы с  документами. Основным фактором, определяющим  структуру численности службы  документации, является нормативная  численность занятых в ней  работников;

2) правильное разграничение функций  между отдельными исполнителями  и подразделениями в соответствии  с их квалификацией. Решение этого  вопроса осуществляется путем  разработки и внедрения нормативных  документов – инструкций по  документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3) нормирование труда работников  службы ДОУ, которое призвано  обеспечить нормальную загрузку  работников в течение рабочего  дня, недели, месяца, года при нормальной  напряженности на каждом рабочем  месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника; (приложение №1)

4) внедрение прогрессивных методов  управления, применение организационной  техники при обработке документов;

5) рациональную организацию рабочих  мест и благоприятных условий  труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6) организационное и методическое  руководство службой ДОУ. Один  из способов улучшения организации  труда – взаимозаменяемость работников.

Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организовано, с тем чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

В служебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовали». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению общей освещенности помещений и сокращению утомляемости. Главное – мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. Например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.

В то же время необходимо учитывать, что шум в определенных дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодичную или ритмичную музыку.

Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы – обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъемно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов (папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы).

Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители

ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие требования:

1) устанавливать оборудование, стеллажи  для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2) размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3) материалы, не требующие срочной  обработки, должны находиться в  специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4) следует размещать средства  малой оргтехники и другие  средства труда в строго определенных  местах в целях достижения  автоматизма движений: все используемые  материалы должны, быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.

Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.

Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78 х 156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.

Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на столе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.

Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов.

Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые

документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Формы организации делопроизводства

 

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства является одним из условий рациональной постановки работы с документами в конкретной организации.

В практике работы учреждений сложились три основные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном месте – в службе ДОУ. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и издаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Децентрализованная форма предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при территориальной разобщенности структурных подразделений организации, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией, например с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов общего делопроизводства.

Смешанная форма используется в крупных учреждениях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение одних делопроизводственных операций – прием, регистрацию, контроль размножения документов – в службе ДОУ, а других – создание и оформление документов, их систематизацию, формирование дел и хранение – в структурных подразделениях учреждения.

 

 

 

 

 

 

3.Категории учреждений

При выборе формы организации работы с документами очень важен учет объема документооборота.

В зависимости от объема документооборота выделяют четыре категории учреждений: ( приложение № 2)

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные или методические документы, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры.

В связи с этим организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам, но с учетом следующих факторов:

- характер деятельности организации, ее структура (количество подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари).

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

 

 

 

 

 

 

4.Структура и функции  службы ДОУ

 

Традиционно делопроизводством принято считать сферу деятельности, связанную с обработкой документов. Слово «дело» первоначально означало не папку с делом (как это соответствует современному пониманию), а вопрос, который необходимо было решать органу управления. Позднее «делопроизводство» стало означать, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений, – производство дел.

В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

ДОУ – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

На практике используются различные названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации.

ГСДОУ в зависимости от категории учреждения предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб:

- управление делами;

- канцелярию;

- общий отдел;

- секретаря руководителя.

Управление делами создается в министерствах как структура по работе с документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются:

- секретариат: приемная-секретариат  министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;

- инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное  бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования. Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариата, экспедиции, машинописного бюро, копировально-множительного бюро, архива.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти – в мэрии, префектуре, муниципалитете. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях – секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо (приложение №4).

Организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, так как служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей организации. Она должна быть самостоятельным структурным подразделением, даже с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Права и ответственность  службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие  меры.

2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контрролировать выполнение этих правил.

3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

 

Служба ДОУ несет ответственность за:

1.Обеспечение установленного порядка  работы с документами в организации.

2.Выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых  условий труда работников.

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями:

1.Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения.

2.С юридической службой –  по правовым вопросам, связанным  с подготовкой документов.

3.Со службами кадров, труда и  заработной платы и с соответствующими  научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

4.Со службами хозяйственногообслуживания  – по вопросам обеспечения  средствами организационной и  вычислительной техники, бланками  документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.С вычислительным центром –  по вопросам разработки и внедрения  новых информационных технологий  и применения средств вычислительной  техники, оперативной обработки  информации и соблюдения требований  нормативно-методических документов.

 

 

 

 

 

 

6.Организация и оборудование  рабочего места секретаря

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность  в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного  оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря: (приложение № 3)

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.