Организация централизованной доставки товаров в магазин

Содержание

Введение …………………………………………………………………….3

1. Значение централизованной доставки в организации рационального товароснабжения розничной торговой сети ……………..7

1.1 Организация и технология завоза товаров в розничные торговые предприятия……………………………………………………………………...7

1.2 Порядок представления и выполнения заявок на завоз товаров в розничную сеть…………………………………………………………………13

1.3 Планирование поступления и доставки товаров ………………...15

2. Организационно-экономическая характеристика исследуемого предприятия ……………………………………………………………………23

2.1 Цели, задачи, функции и структура аппарата управления, зона деятельности ……………………………………………………………………23

2.2 Материально-техническая база предприятия ……………………29

2.3 Экономические показатели хозяйственной деятельности предприятия за последние два года …………………………………………32

3. Организация централизованной доставки товара ………………..44

3.1 Подготовительные мероприятия, проводимые поставщиками и оптовыми базами по доставке товаров ……………………………………..44

3.2 Составление графиков отборки и доставки товаров в розничную торговую сеть …………………………………………………………………..50

3.3 Разработка маршрутов доставки товаров ………………………...55

Выводы и предложения ………………………………………………….63

Библиографический список …………………………………………….65

Приложения ………………………………………………………………69

Введение

Доставка товаров в розничную торговую сеть может осуществляться силами и средствами поставщика по заявкам магазинов, а также и самими работниками магазинов.

Наиболее прогрессивный и эффективный метод до­ставки товаров в розничную сеть — централизованная доставка. Сущность ее состоит в том, что доставка осуществляется силами и средствами поставщика (произ­водственного предприятия или оптовой базы) по заявкам и согласованным графикам и маршрутам.

Централизованная доставка является важным усло­вием совершенствования системы товароснабжения роз­ничной торговой сети. Она позволяет осуществлять более регулярное снабжение, ускоряет оборачиваемость това­ров, создает условия для ритмичного выполнения плана то­варооборота, нормализации товарных запасов, работники торговых предприятий освобождаются от несвойственных им функций по доставке товаров в розничную сеть [10, 78].

Централизованная доставка требует согласованных действий всех заинтересованных сторон: покупателей, транспортных организаций и поставщиков. Поэтому организации   централизованной   доставки   должна   предшествовать   большая   подготовительная   работа,    которая включает:                                                                            

составление характеристик розничных торговых предприятий;

установление перечня товаров,  подлежащих  центра­лизованной доставке;

определение   минимальных   норм   доставки   товаров;

определение частоты и размера партии доставки;

составление графиков и маршрутов доставки каждого вида товаров;

расчет потребности в транспортных средствах и стоимости доставки товаров;

определение потребности в многооборотной таре;     

определение порядка экспедирования, приема, сдача товаров, материальной ответственности за них;

разработка необходимой документации;

подготовка механизмов, оборудования для погрузочно-разгрузочных работ и приема грузов.                          

График — это расписание отборки и доставки товаров в розничную сеть. Графики составляются обычно на ме­сяц или квартал и рассматриваются совместно предста­вителями поставщика и покупателя. При их составлении исходят из характеристики розничной сети, объема то­варов, подлежащих завозу, сроков представления и ис­полнения заявок, состояния дорог и времени» года.

Маршрут — это путь движения автомобиля при до­ставке товаров на торговые предприятия. Маршруты могут быть маятниковыми (линейными) и кольцевыми.

При маятниковых маршрутах автомобиль за каждый рейс доставляет товары только в один ма­газин.

При кольцевых маршрутах одним рейсом автомашина (трактор с прицепом) доставляет товары на несколько торговых предприятий, находящихся в раз­ных местах по пути движения транспорта. Наиболее ши­рокое применение в кооперативной торговле находят кольцевые маршруты. Это обусловлено тем, что основную массу торговых предприятий составляют магазины мел­кие, в которые направлять крупные партии товаров, обес­печивающие полную загрузку автомобиля, экономически нецелесообразно.

Основные положения, связанные с централизованной доставкой товаров, регулируются договором, заключа­емым между поставщиком и кооперативной организа­цией.

Договор — это документ, направленный на разви­тие и расширение услуг поставщиков торговым предпри­ятиям, определяющий права и обязанности сторон по доставке товаров.

Товарно-материальные ценности в магазине передает шофер   (экспедитор)   по количеству мест в соответствии с документами.

Материально ответственное лицо проверяет сохран­ность и подлинность пломб, исправность тары (баулов, контейнеров), сверяет номера затаренных мест и прини­мает груз по количеству мест.

Если  товар  доставлен   магазину  в  ящиках,   баулах, мешках, заведующий магазином расписывается в получении грузов на всех товарно-транспортных документах, указывает номер и дату постоянной доверенности на получение товаров  и  заверяет  свою  подпись   штампом   магазина. В случае отсутствия постоянной доверенности заведующий магазином выдает шоферу (экспедитору) разовую доверенность, подготовленную   заблаговременно.

Заведующие магазинами получают постоянные доверен­ности сроком на один месяц, а оптовая база — их копии.

После сдачи товара шофер (экспедитор) обязан за­брать от заведующего магазином возвратную тару и по возможности другие грузы (лишние в данном магазине товары, количество и качество которых согласованы с оптовой базой). Заведующий должен заранее подгото­вить подлежащие возврату на базу товары и многообо­ротную тару, а также выписать накладные.

Таким образом, целью работы является рассмотрение проблемы организации централизованной доставки товаров в магазин (на примере магазина «Самилье» г. Дивногорска).

В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

1.      Рассмотреть организацию и технологию завоза товаров в розничные торговые предприятия.

2.      Охарактеризовать порядок представления и выполнения заявок на завоз товаров в розничную сеть.

3.      Указать составные этапы процесса планирования поступления и доставки товаров.

4.      Дать организационно-экономическую характеристику исследуемого предприятия.

5.      Рассмотреть этапы организации централизованной доставки товара на предприятие.

6.      Охарактеризовать подготовительные мероприятия, проводимые поставщиками и оптовыми базами по доставке товаров.

7.      Составление графиков отборки и доставки товаров в розничную торговую сеть

8.      Разработка маршрутов доставки товаров.

1. Значение централизованной доставки в организации рационального товароснабжения розничной торговой сети

1.1 Организация и технология завоза товаров в розничные торговые предприятия

Основанием для завоза товаров в розничное торговое предприятие служит заявка. Она составляется по установленной форме. В ней указывают наименование товаров и основные их ассортиментные признаки (вид, сорт и т. д.), требуемое количество товаров. Заявку, составленную в двух экземплярах, подписывает заведующий или директор магазина, затем ее заверяют печатью и направляют поставщику для исполнения [16, 128].

Товары могут доставляться в магазины и другие пункты продажи централизованным и децентрализованным методами.

Наиболее эффективный метод   доставки   товаров  в розничные торговые предприятия —  централизованный  завоз, при котором  доставка   товаров  осуществляется силами и средствами поставщика на основе заявок розничных торговых предприятий в согласованные сроки. Применение этого метода позволяет организовать более четкое снабжение магазинов товарами, не отрывает работников розничных торговых предприятий от выполнения их основных функциональных обязанностей. При рационально, организованной  централизованной   доставке   товаров  эффективнее используется рабочая сила и транспорт, снижаются издержки — обращения. Товары завозятся ритмично по графикам, благодаря чему в магазинах поддерживается стабильный ассортимент. Ускоряется оборачиваемость товаров, уменьшается их порча.

При  централизованной   доставке  завоз  товаров  в розничную торговую сеть может осуществляться собственным транспортом поставщика или транспортом общего пользования. Если завоз товаров осуществляется автотранспортом общего пользования, то наряду с договором поставки, который заключается между поставщиком и покупателем, поставщик заключает договор с автотранспортным предприятием на перевозку грузов.

Оптовые предприятия и другие поставщики, осуществляющие централизованный завоз товаров, проводят следующие подготовительные мероприятия:

анализируют расположение торговой сети, группируют предприятия розничной торговли по типам и объему товарооборота;

рассчитывают грузооборот, оптимальные размеры поставки и частоту завоза товаров, потребность в транспортных средствах и многооборотной таре и разрабатывают рациональные маршруты доставки товаров;

осуществляют подготовку механизмов, транспортных средств и оборудования экспедиционных складов и предприятий розничной торговли для рационального выполнения операций, связанных с доставкой товаров;

устанавливают систему материальной ответственности сторон за выполнение условий централизованной доставки;

рассчитывают эффективность применения  централизованной   доставки   товаров  и выявляют резервы ее повышения.

Анализируя дислокацию розничной торговой сети, обращают внимание на следующие данные: наименование, типы розничных торговых предприятий, среднемесячный розничный товарооборот, площадь торгового зала и помещений для хранения товаров, численность работников, режим работы магазина, расстояние от магазина до оптовой базы или другого поставщика [16, 130].

Грузооборот определяют на основе данных о товарообороте и средней цены 1 т товара.

Частоту и оптимальные размеры завозимых партий товара определяют для того, чтобы обеспечить бесперебойную торговлю товарами соответствующего ассортимента при минимальных размерах товарных запасов.

При определении частоты завоза товаров учитывают физико-химические свойства товаров, предельные сроки их реализации, среднедневной объем продажи, размеры установленных неснижаемых товарных запасов и другие факторы.

Количество заказываемых товаров должно полностью обеспечивать устойчивость ассортимента и бесперебойную их продажу до очередного завоза и вместе с тем исключать образование излишних запасов. При определении этого количества учитывают частоту завоза товаров и среднедневную их реализацию, неснижаемые запасы и остатки товаров на день завоза.

Определяя потребность в завозе скоропортящихся товаров, следует также учитывать емкость имеющегося в магазине холодильного оборудования.

Централизованная   доставка   товаров  должна осуществляться по строго установленным графикам, представляющим собой расписание времени отборки и  доставки   товаров  в магазины. В них указывают номера маршрутов, дни завоза, наименования торговых предприятий и их адреса, вид транспорта и часы доставки. Они составляются по следующей форме (приложение 1).

При составлении графиков учитывают размещение розничной торговой сети, объем завозимых товаров и периодичность их завоза, особенности эксплуатации используемого транспорта. Их согласовывают с товарополучателями.

Графики завоза  товаров  тесно связаны с маршрутами  централизованной   доставки   товаров, разрабатываемыми оптовыми базами. Их составление предусматривает более эффективное использование грузоподъемности транспортных средств и кратчайшие пути доставки товаров. Они бывают линейные и кольцевые.

Линейные маршруты используются для доставки товаров за один рейс в один магазин. По кольцевым маршрутам товары завозятся одним рейсом на несколько розничных торговых предприятий.

Маршруты доставки товаров разрабатывают с учетом территориального размещения сети розничных торговых предприятий. С этой целью составляют карту-схему размещения обслуживаемых оптовой базой розничных торговых предприятий и по ней определяют возможные транспортные связи между несколькими населенными пунктами, в которых расположены предприятия розничной торговли. При этом сначала составляют линейные маршруты, а затем формируют кольцевые. Маршруты составляются с учетом обеспечения оптимальных показателей работы транспортных средств.

Оптовые базы, осуществляющие  централизованную   доставку   товаров  в розничную торговую сеть, должны правильно определять потребность в транспортных средствах и многооборотной инвентарной таре.

В основу расчетов потребности в транспортных средствах должны быть положены данные об объемах заявок розничных торговых организаций и предприятий, грузоподъемности транспортных средств и среднем количестве рейсов. Потребность в транспортных средствах должна отвечать требованиям безусловного выполнения разработанных оптовой базой графиков и маршрутов  централизованной   доставки   товаров. Наряду с тарой-оборудованием для доставки товаров в розничную торговую сеть используют специальную многооборотную ящичную и текстильную тару. При этом технологическая схема процесса товароснабжения будет отличаться от приведенной выше.

Для определения потребности в отдельных видах инвентарной многооборотной тары может быть использована следующая формула:

где Qии – потребное количество инвентарной многооборотной тары;

Qг – количество подлежащего доставке груза, т;

tоо - время оборота единицы тары, дни;

qт – грузовместимость тары, т;

а – коэффициент использования грузовместимости тары;

Тэ – время эксплуатации тары в планируемом периоде.

Для упрощения управления процессом товароснабжения могут быть использованы технологические карты, которые представляют собой детальную разработку важнейших составных элементов  централизованной   доставки   товаров  в розничную торговую сеть. В них указывается не только день и время доставки товаров в магазин, но и номер автомашины, обслуживающей маршрут, фамилия водителя, размер партий товара и другие данные [17, 33].

Успешное функционирование системы товароснабжения розничной торговой сети требует оперативного сбора, обобщения и передачи коммерческим службам информации о состоянии торговли отдельными товарами на каждом розничном торговом предприятии. Оперативное управление товароснабжением розничной торговой сети возлагается на диспетчерскую службу. Диспетчерская служба обеспечивает постоянную связь с розничной торговой сетью и оптовыми базами, осуществляющими товароснабжение. Она занимается сбором и обобщением информации, поступившей от магазинов, и оперативно передает ее коммерческой службе оптовой базы для принятия необходимого решения о завозе товаров.

В логистике закупок существует два основных метода: система поста­вок «Точно в срок» (ТВС); метод быстрого реагирования.

Система поставок «Точно в срок» (ТВС) - это философия и в то же время технические приемы. Система основана на том, что в звено логистиче­ской системы не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет острой необходимости в этих материалах.

Сущность системы заключается в том, что на любом участке цепи оп­ределяется спросом, предъявленном в ее конце. Ответов на спрос является соответствующий ему материальный поток. Снизился спрос - течение замед­лилось, увеличился - соответственно усилилась скорость потока (противопо­ложная система - накапливание запасов в ожидании спроса).

Система поставок «Точно в срок» - это система производства и по­ставки комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в требуемом количестве и в нужное время.

Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы, как про­изводственные, так и товарные, а также сокращает потребность в складских мощностях, персонале.

К положительным результатам использования ТВС следует отнести:

1) исключение ряда операций из технологической цепи поставок;

2) сокращение текущих запасов, так как предметы труда поступают ли­бо в цех, либо в торговый зал;

3)  сокращение страховых запасов за счет увеличения надежности по­ставок;

4) сокращение запасов в пути за счет сокращения времени доставки;

5) улучшение качества товара (посредством сертификации);

6) увеличение надежности поставок за счет совместной заинтересован­ности.

При использовании данного метода могут возникнуть некоторые за­труднения, которые обусловлены следующими причинами:

1)  требованием потребителя к качеству;

2)  сокращением степени диверсификации;

3)  удаленностью потребителя;

4)  расписанием поставок;

5)  размером партии и периодичностью поставок.

Метод быстрого реагирования. Данный метод был разработан в ре­зультате развития философии «Точно в срок».

Таким образом, можно сделать вывод, что централизованный завоз является наиболее эффективным методом доставки товаров в розничные торговые предприятия, при котором доставка товаров осуществляется силами и средствами поставщика на основе заявок розничных торговых предприятий в согласованные сроки.

Применение этого метода позволяет организовать более четкое снабжение магазинов товарами, не отрывает работников розничных торговых предприятий от выполнения их основных функциональных обязанностей. При рационально, организованной централизованной доставке товаров  эффективнее используется рабочая сила и транспорт, снижаются издержки — обращения.

1.2 Порядок представления и выполнения заявок на завоз товаров в розничную сеть

Для рациональной организации товароснабжения розничной торговой сети необходимо четко соблюдать порядок представления заявок и обоснования в них объема и ассортимента на завоз товаров. Заявки составляют по установленной форме [16, 219].

В них указываются наименование товаров, вид, сорт и другие ассортиментные признаки, содержащиеся в ассортиментном перечне, но отсутствующие в продаже; затем – товары, требующие пополнения, и далее – товары, не входящие в ассортиментный перечень магазина, но на которые приняты заказы от покупателей. В заявке следует отразить одноименные товары с различными ценами с тем, чтобы в магазине предлагались как сравнительно недорогостоящие товары, пользующиеся устойчивым спросом покупателей, так и товары повышенного спроса с более высоким уровнем цен.

В заявке может указываться также норматив товарных запасов и их наличие в магазине, фактический товарооборот на день ее составления, месячный план товарооборота и перечень излишне завезенных и залежалых товаров с указанием их количества.

При составлении заявки важно правильно определить количество заказываемого товара. Оно устанавливается с учетом однодневного товарооборота, имеющихся в наличии остатков однодневного розничного товарооборота, имеющихся в наличии остатков товара и неснижаемых запасов, частоты завоза товаров и сроков реализации, сезонности спроса на отдельные товары и других факторов. При определении количества заказываемых товаров, ответственному за это лицу следует посоветоваться с продавцами, которым лучше известная конъюнктура торговли отдельными товарами.

Экономическое обоснование определения потребности в товарах и периодичности их завоза достигается расчетами частоты завоза и оптимальных размером товарных партий. Периодичность завоза по скоропортящимся товарам определяется исходя из однодневного оборота и срока продажи товара, определенного в соответствии с условиями его хранения.

По товарам, имеющим длительные сроки реализации, периодичность завоза товаров определяется как удвоенная разница между средним и неснижаемым запасом товаров в днях:

И = 2(3С - 3Н),

Ге И – интервал завоза в днях;

Зс и Зн – средний и неснижаемый запас товаров в днях.

Данная методика расчета распространяется на товары простого ассор­тимента, когда в каждой партии поступает полное число разновидностей. В каждой завозимой партии товаров сложного ассортимента поступает лишь часть разновидностей, предусмотренных ассортиментным перечнем. Интервал завоза, в этом случае, определяется с учетом коэффициента комплектности (К), который рассчитывается отношением среднего числа разновидностей товаров, поступающих в одной партии, к общему количеству разновидностей, указанному в ассортиментном перечне.

Выполненные расчеты по периодичности завоза отдельных групп това­ров группируются по источникам поступления, и устанавливается рацио­нальная частота завоза по общему объему поставок товаров с учетом максимального использования грузоподъемности автомобилей и разра­ботанных маршрутов завоза товаров.

При составлении заявок очень важно правильно определить размер за­казываемой партии товаров. Размер очередной партии завоза товаров определяется исходя из среднедневной продажи товара, интервала заво­за, фактических и нормативных запасов по формуле

Пз = Тд * И + Зн – Зф,

где Пз — размер очередной партии завоза товаров, тыс руб ,

Тд - днев­ной товарооборот, тыс. руб.;

И - интервал завоза товаров, дней,

Зн и 3ф — запасы товаров по нормативу и фактические, тыс руб.

На основании заявки, поступившей от розничного предприятия, товаровед-реализатор оптовой базы оформляет заказ (отборочный лист) в трех экземплярах. Один направляется для выписки товарно-транспортной накладной, другой на склад для отборки товаров, а третий - вместе с заявкой подшивается папку данного предприятия.

Товарно-транспортная накладная, отпечатанная в четырех экземплярах, поступает на склад. По ее данным проводят сверку отобранных товаров, которые затем упаковывают и сдают экспедиционному складу вместе с товарно-транспортной накладной. Эта передача оформляется в специальном журнале.

На экспедиционном складе поступившие товарные места размещают по маршрутам перевозок и в зависимости от объема грузов в конце рабочего дня заказывают автомобильный транспорт соответствующей грузоподъемности.

Таким образом, верно составленная заявка может гарантировать доставку товара в необходимых объёмах и ассортименте.

1.3 Планирование поступления и доставки товаров

Важнейшим условием плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров на торговое предприятие.

Основной целью планирования поступления товаров и организации закупки товаров в соответствии с этим планом является обеспечение ритмичной поставки товаров на торговое предприятие в необходимых объемах и ассортименте.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется на торговом предприятии по следующим основным этапам:

1. Анализ поступления товаров на предприятие в предплановом периоде. Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товар­ных запасов. Для увязки этих показателей анализ поступле­ния товаров осуществляется в розничных ценах. В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопро­сы:

а) динамика общего объема и товарной структуры поступления. Динамический анализ поступления товаров про­водится в сопоставимых ценах. В процессе анализа устанав­ливаются темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп;

б)   обеспеченность предусмотренных объемов реализа­ции и размеров прироста товарных запасов необходимым объемом поступления товаров на предприятие. Снижение объемов реализации товаров, предусмотренных в предплано­вом периоде, при одновременном сокращении размеров то­варных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточ­ности объемов поступления товаров на предприятие;

в)   состав источников поступления товаров на пред­приятие. В процессе проведения этого анализа устанавлива­ется удельный вес поступления товаров от непосредственных производителей, оптовых торговых предприятий,  торговых посредников и т.п. Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков. При необходимости отдельные аспекты этого анализа могут быть углублены;

г)   соответствие  объемов  фактического  поступления товаров   объемам,   предусмотренным  заключенными   кон­трактами. Для проведения такого анализа используется по­казатель «коэффициент поставки», который рассчитывается по формуле:

где Кп - коэффициент поставки товаров на предпри­ятие, в %;

Оф - фактическая сумма (количество) поступления то­варов на предприятие (в сопоставимых ценах);

Ок - сумма (количество) поступления товаров на пред­приятие, предусмотренная заключенными контрактами.

Коэффициент поставки рассчитывается по торговому предприятию в целом, в разрезе групп товаров, а также в разрезе отдельных поставщиков, с которыми были заключе­ны контракты. При значениях коэффициента ниже единицы выясняются причины невыполнения контрактных обяза­тельств: отказ торгового предприятия от части закупленных товаров; форс-мажорные обстоятельства; иные причины;

д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ проводится в сопоставимых ценах в целом по предприятию и в разрезе отдельных товарных групп. Для анализа равномер­ности поступления товаров используются показатели среднеквадратического отклонения и коэффициента вариации. В процессе ана­лиза показатели равномерности поступления товаров сопос­тавляются с показателями равномерности их реализации по отдельным периодам;