Основные источники найма сотрудников офиса

ВВЕДЕНИЕ

Решение кадровых вопросов в условиях рыночных отношений и  рынка рабочей силы приобретает  особо важное значение, так как меняется общественный статус работника, характер его отношений к труду и условиям продажи рабочей силы.

В этих условиях работодатель должен в своих решениях исходить из того, что человеческий потенциал  проявляется при благоприятных  условиях для работника, а его  способности в выполнении работ, решении задач, в том числе  проблемных, зависят от многих качественных показателей, характеризующих его  как личность и специалиста.

Исходным этапом в процессе управления персоналом является набор  и отбор кадров. От того, как проведен набор и как отобраны люди для  работы в организации, зависит последующая  деятельность в процессе управления человеческими ресурсами.

Осуществляя отбор, необходимо знать и постоянно учитывать  особенности современного рынка  и ситуацию в экономике, политике, быть в курсе технических и  информационных инноваций.

По оценкам ведущих  специалистов рекрутских агентств в России профессиональный подбор персонала находится пока на начальной стадии. Но интерес к вопросам управления человеческими ресурсами в нашей стране достаточно высок. Всё большее число людей разделяют мнение о том, что способность организации эффективно управлять своими сотрудниками является главным источником её долговременного процветания.

В нашей стране на протяжении долгих лет при назначении на должность  определяющим считалось не профессионализм  и компетентность, а идеологические мотивы. В месте с тем лозунг «Кадры решают всё» не потерял свою актуальность и на современном этапе набор и отбор персонала является приоритетной задачей¹. В настоящее время разработано много надежных и эффективных систем набора и отбора кадров.

Система набора и отбора кадров должна идеально соответствовать  модели организации, для которой  необходимо сформировать адаптированный к ней, эффективно действующий корпус специалистов. Необходима серьезная  работа по составлению научно - обоснованных профессионально - квалифицированных  требований к должностям.

При найме на должность  офисного работника следует исходить из того, что подходит именно конкретному директору компании, какую степень самостоятельности он принимает в работе своих сотрудников.

Поэтому очень важно изначально определить тип руководителя, для  которого подбирается персонал, обозначить должностные обязанности и компетенции требуемых сотрудников офиса. Затем следует этап рекламирования работы, т.е. привлечения кандидата.

Менеджером по персоналу  определяется круг источников для поиска кандидатов на должность и предпринимаются  меры, чтобы ранее сформулированные требования к претендентам были доступны всем потенциальным кандидатам.

Используются как внутренние, так и внешние источники. Из первой группы чаще всего применяются:

- обращение к кадровому резерву;

- приглашение работников компании принять участие в конкурсе.

Данные пути используются, в первую очередь, при поиске претендента  на должность руководителя, специалиста  высокого уровня и дают возможность  продвигать способных сотрудников  по служебной лестнице и заинтересовывать подобной перспективой всех работников компании. Преимущество состоит в  том, что профессиональные и личные качества кандидата в данном случае хорошо известны, это позволяет верно судить о его соответствии предполагаемой должности.

Из числа внешних способов привлечения кандидатов чаще используются:

- объявление о найме через средства массовой информации – газеты, радио и телевидение;

- заключение договоров о подборе кандидатов на вакантные должности с агентствами по найму, включая государственные службы занятости, частные кадровые бюро и рекрутинговые фирмы;

- участие в ярмарках и презентациях вакантных мест;

- использование базы данных собственной картотеки кандидатов, обращавшихся в поисках работы ранее.

Этап поиска считается  завершенным, когда получены резюме соискателей и очерчен круг кандидатов, среди которых будет проводиться  отбор.

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что одним из главных результатов современного этапа научно-технической революции стало превращение человека в главную движущую силу производства, поэтому сегодня для организации ее персонал является основным богатством. Работа кадровых служб и руководящего состава любой организации неизбежно связана с необходимостью найма персонала, поэтому важно исследовать его источники.

Объектом исследования в  данной работе является привлечение персонала в организацию. Предметом выступают основные источники найма персонала организации.

Цель данной курсовой работы заключается в определении основных источников найма сотрудников офиса.  Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд следующих задач:

1. Дать определение понятию  «найм персонала».

2. Рассмотреть внутренние  источники найма персонала.

3. Рассмотреть внешние  источники найма персонала.

4. Выявить слабые и  сильные стороны внутренних и  внешних источников найма.

В работе были использованы учебные пособия, работы зарубежных и отечественных авторов.

Данная курсовая работа состоит  из введения, двух глав, логически связанных  между собой, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1. НАЙМ ПЕРСОНАЛА

Найм на работу – это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией². Это комплекс организационных мероприятий, включающих все этапы набора кадров, а также оценку, отбор кадров и прием сотрудников на работу. Некоторые специалисты в области управления персоналом рассматривают этот процесс вплоть до окончания этапа введения в должность, т.е. до того момента, когда новые сотрудники органично впишутся в конкретный трудовой коллектив и организацию в целом³.

Цель набора заключается  в создании необходимого резерва  кандидатов на все должности и  специальности, из которого организация  отбирает наиболее подходящих для нее  работников. Необходимый объем работы по набору в значительной мере определяется разницей между наличной рабочей  силой и будущей потребностью в ней. При этом учитываются такие  факторы, как выход на пенсию, текучесть, увольнения в связи с истечением срока договора найма, расширение сферы  деятельности организации. Набор обычно ведут из внешних и внутренних источников.

Наем – это сложная  процедура привлечения персонала  на вакантные должности, предполагающая поиск нужных кандидатов, определение  их пригодности (или непригодности) через систему отбора, заключение контракта или принятие решения об отказе⁴.

Эффективная система  поиска и подбора новых сотрудников  призвана с высокой степенью вероятности  предсказывать профессиональную успешность кандидатов, давая возможность отбирать наиболее перспективных работников.

Основными характеристиками эффективности системы найма  являются:

- взаимосвязанность всех  процессов системы;

- подчиненность достижению  общей цели;

- взаимовлияние и взаимодействие  с окружающей средой;

- стандартизация⁵.

Основные задачи и принципы политики найма зафиксированы  обычно в кадровой политике. Одна из ключевых задач в рамках политики найма  – реализация эффективной  технологии относительно быстрого поиска и качественного  отбора всех категорий персонала.

Первый этап процедуры  найма – планирование. Прогноз  потребности в новом персонале  разрабатывается на основе годового бизнес-плана и бюджета и документально  оформляется в виде плана найма. В плане найма учитываются  и появление новых должностей, и текучесть персонала, и высвобождаемый персонал. План найма является комплексным  документом, отражающим вакансии, которые  планируется заполнить, основные каналы поиска, бюджет, затраты времени  на поиск и отбор. Этап планирования достаточно трудоемкий, но он важен.

Параллельно с планированием  на регулярной основе должен проводиться  маркетинг персонала. С определенной долей условности его тоже можно  считать одним из этапов найма, поскольку  без понимания того, что есть на рынке труда работать сложно. В  этих целях проводится обзор и  анализ различных источников. Сюда же относится анализ политики в отношении  занятости в городе и регионе, анализ структуры спроса и предложения  по конкретным профессиям, ассортиментной политики операторов кадровых и образовательных  услуг, включая ярмарки вакансий и дни карьеры, другие важные параметры, определяющие конъюнктуру рынка  труда.

Следующий этап – формулирование требований к работникам. Оформляются  эти требования в виде заявки на подбор персонала. Как правило, руководитель высказывает свои пожелания к  образованию, опыту работы и квалификации нового работника, половозрастным характеристикам, указывает какие-то специфические  требования.

После определения требований определяются каналы поиска для каждой из категорий персонала с учетом ее специфики, срочности, стоимости, соотношения  спроса и предложения на рынке  труда.

Следующий этап – телефонный звонок претендента. Специалист в соответствии со стандартом телефонного интервью вступает в диалог с претендентом.

После этого претендент приезжает  на предприятие и заполняет анкету. Можно говорить о том, что это  шестой этап найма.

Основной задачей при  найме персонала на работу является удовлетворение спроса на работников в качественном и количественном отношении.

Концепция отбора и найма  должна быть ориентирована на то, что  залогом достижения целей и дальнейшего  эволюционизирования предприятия является своевременное его обеспечение квалифицированным персоналом. Для реализации такой ориентации предусматриваются следующие направления:

1. Определение  в соответствии  со стратегией  развития предприятия  количественной  потребности в  персонале. С  точки зрения  времени учитывают  текущую  и долгосрочную потребность,  а также различают валовую   потребность, или совокупную численность   работников, необходимую для обеспечения  деятельности предприятия, и чистую  потребность, характеризующую несоответствие  наличия персонала валовой потребности  в нем. Чистая потребность –  может быть соответственно, положительной  или отрицательной. 

2. Разработка  профиля  требований к будущему  работнику  на основе анализа вакантного  места работы и его описания  с принятием во внимание следующих  критериев отбора:

-профессиональные критерии;

-физические  критерии;

-психические  критерии;

-социально-психологические  критерии;

3. Формирование  списка претендентов на вакантные должности, или предварительной выборочной совокупности (вербовка).

4. Проведение  процедуры отбора, ориентированной на выявление наиболее пригодных кандидатов.

Внутрифирменное покрытие потребности  в персонале  может быть осуществлено без  движения сотрудников и посредством  их перемещения.

В первом случае дополнительная рабочая сила не привлекается, проблема разрешается путем интенсификации трудовых усилий уже занятых, поэтому  здесь речь об отборе не идет. Должностные  перемещения есть уже форма внутреннего  найма, который предполагает в дальнейшем либо «экономию» освободившегося места  работы, либо заполнение его извне⁶.

Внешнее обеспечение  персоналом может, в свою очередь, проходить  при «скорее пассивном» и при «скорее активном» поведении  предприятия. При пассивной форме  почти не используются мероприятия  по вербовке. Предприятие или возвращается к имеющимся сведениям об ищущих работу, присланным по личной инициативе претендентов заявлениям, или прибегает к услугам других учреждений. При высоком уровне безработицы, незначительной и несрочной потребности такое поведение оправдано больше, чем активное появление на рынке труда. При таких формах обеспечения, как лизинг персонала и трудовые соглашения, ответственность за процесс отбора и найма переносится «на других».

С активными  мероприятиями  предприятие выходит  на рынок  труда при напряженной  ситуации на нем, срочной необходимости или  большой потребности в персонале. Оформление объявлений о наборе и  выборе носителя рекламы зависят  при этом от целей и вида привлечения.

 Реализация стратегий   обеспечения предприятия персоналом  предполагает более глубокое  познание особенностей основных  источников, аккумулирующих кандидатов  для заполнения вакансий. Важность  этого фактора заключается в  том, что «поля интересов предприятия»  характеризуются набором признаков,  которые впоследствии могут значительно  повлиять на результативность  работы предприятия и поэтому  требуют к себе взвешенного  подхода. 

2. ОБЗОР ИСТОЧНИКОВ НАЙМА ПЕРСОНАЛА

Как известно, цель набора персонала  состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом, в том числе и будущих организационных  и кадровых изменений, увольнений, перемещений, уходов на пенсию, окончаний сроков контрактов, изменений направлений  и характера производственной деятельности.

Осуществляя набор, служба персонала, должна исходить из определения оптимальной  численности персонала. Не должно быть как недостатка в работниках, последствиями  которого могут быть срывы производственных программ, производственный травматизм, конфликтные ситуации в коллективе, так и избытка, который может  повлечь увеличение денежных затрат по фонду заработной платы, снижение заинтересованности в качественном и высококвалифицированном труде, отток квалифицированных работников.

Если говорить кратко, то задача службы персонала состоит  в осуществлении контроля за соответствием кадрового состава организации стоящим перед ней производственным задачам.

Обладая информацией о  стратегии организации, ее структуре, основных направлениях деятельности и  приемлемой организационной культуре, служба персонала может начать поиск  и отбор необходимых работников. Различают внутренние и внешние  источники комплектования организации  кадрами.

На процесс набора кандидатов влияют факторы внешней и внутренней среды.

Факторы внешней среды⁷:

- законодательные ограничения;

- ситуация на рынке  рабочей силы;

- состав рабочей силы  на рынке и месторасположение  организации.

Факторы внутренней среды⁸:

- кадровая политика - принципы  работы с персоналом, стратегические  кадровые программы, например, принцип  должностного продвижения работников, уже занятых в производстве, принцип  пожизненного найма;

- образ организации - насколько  она считается привлекательной  как место работы (привлекательны  более крупные фирмы, фирмы,  известные своей продукцией кандидату).

Наем на работу - это ряд  действий, направленных на привлечение  кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. Это комплекс организационных  мероприятий, включающий все этапы  набора кадров, а также оценку, отбор  кадров и прием сотрудников на работу. Некоторые специалисты в  области управления персоналом рассматривают  этот процесс вплоть до окончания этапа введения в должность.

С привлечения на работу начинается управление персоналом.

Есть два возможных  источника найма: внутренний (из работников организации) и внешний (из людей, до этого никак несвязанных с  организацией).

Источники найма персонала - пути и направления, по которым кадровые службы организаций осуществляют поиск будущих сотрудников в процессе найма на работу.

Набор начинается с поиска и выявления кандидатов как внутри фирмы, так и за ее пределами. В  нашей стране наиболее распространенными  источниками найма на работу являются:

- люди, случайно зашедшие  в поисках работы;

- объявления в газетах;

- учебные заведения (школы,  техникумы, училища, институты  и т. д.);

- службы по трудоустройству;

- частные агентства по  найму;

- объявления по радио  и телевидению;

- профсоюзы.

Вообще же можно выделить шесть основных источников для найма  персонала:

1. В самой компании, из собственных сотрудников. Преимуществом этого источника является то, что кандидаты знают компанию и ее продукцию. Компания также хорошо знает кандидатов, причем более глубоко, чем людей, приходящих со стороны. Следовательно, часть риска, связанного с наймом сотрудника, снимается. Однако нет никаких гарантий, что такой человек обладает способностями к продаже.

2. Через агентства по найму. Агентства по найму предоставляют списки потенциальных претендентов за определенную плату. Чтобы внести человека в такой список, агентства, дорожащие своей репутацией, проверяют претендентов на пригодность для работы в качестве торгового представителя. Исходя из своих долгосрочных интересов, агентства стараются включать в эти списки только надежных кандидатов. Однако в этом случае остается вопрос, в какой степени торговые представители с высокой квалификацией предпочитают обращаться в такие агентства.

3. Через учебные заведения.  Существует возможность осуществлять наем будущих сотрудников прямо из образовательных учреждений. Большинство студентов в Великобритании должны пройти в течение года подготовку на предприятиях. Некоторые из этих студентов могут работать в продажах, другие - в маркетинге. Преимуществом наймов из университетов является то, что кандидат скорее всего будет достаточно интеллигентным и может обладать требуемой технической подготовкой. Однако надо помнить, что такой претендент может не рассматривать продажи в качестве своей будущей карьеры. Более того, он может относиться к должности торгового представителя только как к первому шагу, чтобы заняться в дальнейшем маркетинговым менеджментом.

4. У конкурентов. Преимуществом этого источника является то, что торговые представители уже знают рынок и потребителей, а также то, что способности претендента уже могут быть известны компании, которая его нанимает, в результате чего риск снижается.

5. Из других отраслей и среди безработных. Обе эти категории могут предоставить претендентов, имеющих опыт продаж. Однако, очевидно, требуется тщательный отбор для того, чтобы оценить их способности заниматься продажами.

Обращение организации к  источникам персонала может реализовываться  в активной и пассивной форме.

К активной обычно прибегают в случае, когда на рынке труда спрос на рабочую силу, особенно квалифицированную, превышает ее предложение. Прежде всего – это вербовка персонала, т. е. иначе говоря, налаживание контактов с теми, кто представляет для нее интерес в качестве потенциальных сотрудников. Ее обычно проводят непосредственно в учебных заведениях. Вербуют сотрудников у конкурентов, через рекрутинговые компании и даже государственные центры занятости. Сюда же относится привлечение сотрудников с помощью личных связей работающего персонала. А также путем проведения презентаций и участия в ярмарках вакансий, праздниках, фестивалях. К активным методам привлечения персонала также относится реклама и паблисисти организации в масс-медиа, направленные на создание ее имиджа как хорошего работодателя.

К пассивным методам набора кадров прибегают, соответственно, когда  предложение рабочей силы на рынке  труда по интересующим позициям превышает  спрос. Зачастую, просто ограничиваются размещением объявлений о вакантных  должностях, требованиях к кандидатам во внешних и внутренних средствах  массовой информации.

К совсем пассивным методам  набора кадров относится метод ожидания лиц предлагающих свои услуги - «на  удачу».

2.1 ВНУТРЕННИЕ ИСТОЧНИКИ НАЙМА ПЕРСОНАЛА ОФИСА

Внутренние источники - это  люди, работающие в организации. В  ряде зарубежных стран, например Японии, при появлении вакансий в аппарате управления принято вначале объявлять  внутренний конкурс на замещение  должности из своих сотрудников  и только затем, в случае отрицательных  результатов, приглашать к участию  в конкурсе специалистов со стороны. Считается, что использование внутренних источников улучшает заинтересованность персонала, моральный климат в коллективе, укрепляет веру сотрудников в  свою организацию, усиливает привязанность  работников к ней. Согласно теории ожиданий в отношении мотивации можно  полагать, что если работники верят  в существование зависимости  их служебного роста от степени эффективности  работы, то они будут заинтересованы в более производительном труде. При работе с резервом во всех крупных фирмах существуют, так называемые, матрицы перемещений, в которых находит отражение настоящее положение каждого руководителя, его возможные перемещения и степень готовности к занятию следующей должности (готов занять немедленно через год, через два года, но для этого необходимо повышение квалификации в определенных областях и т.д.)⁹.

Собственная организация  рассматривается в качестве внутреннего  источника покрытия потребности  в персонале, которое осуществляется за счет:

1. Перемещения сотрудников в рамках одного или нескольких подразделений.

2. Перемещения сотрудников на более высокий иерархический уровень организации.

3. Наделение сотрудника новыми функциями, которые он будет выполнять в рамках прежнего рабочего места

4. Вторичный найм – набор среди сотрудников во временные подразделения и творческие группы. Это снижает издержки по привлечению кадров, позволяет закрыть наиболее важные вакансии быстрым перемещением и поддержать стабильность коллектива, создает для персонала стимулы для роста компетенции (знания, навыки, способности), обеспечивает работников дополнительным доходом. Однако сама сверхурочная работа ведет к усталости, снижению производительности труда, увеличению производственного травматизма.

Методы набора персонала  из внутреннего источника разнообразны, среди них можно выделить следующие:

1. Внутренний конкурс. Служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, известить об этом всех работающих, попросить их порекомендовать на работу своих друзей и знакомых.

2. Совмещение профессий. В этих случаях целесообразно использовать и совмещение должностей самими работниками фирмы (если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы).

3. Ротация. Весьма эффективным для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста, считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей. Возможны следующие варианты перемещений руководителей:

- повышение (или понижение)  в должности с расширением  (или уменьшением) круга должностных  обязанностей, увеличением (уменьшением)  прав и повышением (понижением) уровня  деятельности;

- повышение задач, не  влекущим за собой повышения  в должности, но сопровождающимся  повышением зарплаты;

- смена круга задач  и обязанностей, не вызванная  повышением квалификации, не влекущая  за собой повышения в должности  и роста зарплаты (ротация).

Такого типа ротации, как  правило, приводят к расширению кругозора, повышению управленческой квалификации и, в конечном счете, сопровождаются должностным ростом работников организации.

Некоторые французские фирмы  внутренний источник набора персонала  используют в трех случаях:

- при стремлении к формированию  минимальной численности персонала  (персонал частично высвобождается  и перераспределяется, кадровая  служба полностью отказывается  от внешнего набора кадров);

- при перераспределении  персонала;

- при перемещении персонала,  например, уход человека, находившегося  на определенной ступени пирамиды, компенсируется повышением на  ступеньку персонала с низших  уровней.

У использования внутреннего  источника формирования персонала, есть свои преимущества. Во-первых, мы лучше знаем своих работников, во-вторых, они уже адаптированы к организации, а в-третьих, нельзя не учитывать профессиональный феномен (желание каждого работника продвигаться по служебной лестнице). И если организация  не предоставит своим сотрудникам  такой возможности, то лучшие уйдут.

Прежде чем выйти на рынок труда, большинство организаций  пробуют поискать кандидатов в «собственных стенах». Каровая служба может обратиться к персоналу организации с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди своего окружения. Этот метод привлекателен, во-первых, низкими издержками,   во-вторых, достижением довольно высокой степени совместимости кандидатов с организацией за счет их тесных контактов с ее работниками.

Недостатки этого метода связаны с его «неформальностью» – рядовые сотрудники не являются профессионалами в области подбора кандидатов, не всегда владеют достаточной информацией о рабочем месте, вознаграждении и других условиях работы. Но что самое важное, они часто не объективны в отношении потенциала близких им людей. Использование этого метода привлечения кандидатов с очень большой долей вероятности может привести к развитию семейственности и кумовства – явлений, не способствующих  прогрессу организации ни в одном обществе.

Наиболее распространенными  методами внутреннего поиска являются, во-первых, обращение к руководителям  подразделений с просьбой выдвинуть  кандидатов, а также анализ личных дел с целью подбора сотрудников  с требуемыми характеристиками. А  во-вторых, объявления о вакантном  месте во внутренних средствах информации: в специально изданных информационных листах, на внутреннем сайте организации, если таковой имеется, в корпоративных  газетах или традиционных стенгазетах.

Преимущества внутренних источников подбора персонала заключаются  в том, что появляются шансы для  служебного роста, повышается степень  привязанности к организации, и  как следствие – улучшается социально  психологический климат.