Основные пути снижения издержек при осуществлении процесса хранения продукции

Содержание:

Введение

1. Понятие запасов и их место в логистической системе

2. Необходимость создания материальных запасов

3. Издержки запасообразования

4. Параметры системы запасообразования и стратегии управления запасами

5. Способы снижения издержек при хранении продукции

 

Введение

Логистика происходит от греческого слова «logistike», что означает искусство вычислять, рассуждать.

Логистика – наука о  планировании, организации, управлении, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков  в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного  потребителя.

Логистика подразделяется на несколько основных направлений:

Ø Информационная логистика

Ø Закупочная логистика

Ø Логистика производственных процессов

Ø Сбытовая логистика

Ø Логистика запасов

Ø Логистика складирования

Ø Транспортная логистика

Ø Организация логистического управления

В данной работе планируется  рассмотреть раздел логистики запасов, как один из наиболее важных  и  значимых в деятельности фирмы –  производителя.

В движении материальных потоков  неизбежно наступает момент, когда  товары превращаются в запасы –  накопленные, временно не используемые материальные ресурсы. Причем на протяжении их жизненного цикла это происходит неоднократно, сопровождаясь сменой местонахождения и выполняемых  функций. Так, велосипед, вышедший из сборочного цеха производителя, превращается в  запас готовой продукции, который  хранится на складе до момента отгрузки покупателю, затем переходит в  форму транспортного запаса, далее  как товарный запас оседает в  торговой фирме или магазине и  лишь потом оказывается у потребителя.

Возможно, эффективность  логистических систем повысилась бы при отсутствии запасов, в создание и содержание которых вкладываются денежные средства. Однако на практике обойтись без запасов невозможно.

Целью этой работы является изучить издержки, связанные с  хранением продукции и найти  способы снижения этих издержек и  затрат.

 

1. Понятие запасов и их место в логистической системе.

Понятие материального запаса является одним из ключевых в логистике. Взятое из природы сырье, прежде чем  в виде готового изделия попасть  к конечному потребителю, перемещается, соединяется с другими материалами, подвергается производственной обработке. Продвигаясь по материалопроводящей цепи, сырье( а в последствии полуфабрикат и готовый продукт) периодически задерживается, ожидая своей очереди вступления в ту или иную производственную или логистическую операцию.

Материальные запасы –  это находящиеся на разных стадиях  производства и обращения продукция  производственно-технического назначения, изделия народного потребления  и другие товары, ожидающие вступления в процесс личного или производственного  потребления.

Запасы имеют сложную  статико-динамическую природу. Статичность  проявляется в том, что в данный момент времени конкретный продукт  не расходуется и не перемещается. Динамичность запасов вытекает из того, что на складе, где по большей  части они хранятся, ситуация постоянно  меняется: одни продукты отпускаются, другие поступают.

Если бы вся цепь участников, обеспечивающих превращение первичного сырья в изделия народного  потребления и продвижение этих изделий, работала как единый механический конвейер, время ожидания можно было бы практически свести к нулю. Однако в реальной жизни обойтись без  такого ожидания нельзя.

Материальные запасы выполняют  три основные функции:

• сглаживают несоответствие между моментами производства, транспортировки и потребления товаров;

• устраняют диспропорциональность объемов и структуры спроса и предложения на рынке;

• позволяю получить спекулятивную прибыль.

Запасы создаются на всех стадиях кругооборота товаров –  в производственных, транспортных, торговых и других логистических системах, чему соответствует разнообразие их видов. Часть предназначена для реализации, другие – для потребления, а третьи образуются в результате физического перемещения продуктов от продавца к покупателю в ходе купли-продажи.

Запасы производственных логистических систем:

ü производственные запасы – представляют собой сырье, материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, которые поступили на предприятие, однако еще не подверглись технологической переработке и находятся на складах, а также непосредственно у рабочих мест. Такие запасы предназначены для производственного потребления своим же владельцем;

ü запасы в незавершенном производстве – складываются из материалов и полуфабрикатов, которые подверглись обработке и находятся в производственных цехах в виде незаконченной продукции. Такие запасы технологически зависимы и в большинстве случаев их невозможно продать;

ü сбытовые запасы – образуются у производителей в виде готовой продукции на складах или в выпускающих цехах.

Запасы транспортных логистических систем:

ü         транспортные запасы - это продукты, находящиеся в процессе транспортировки, включающем перевалку грузов, ожидание на складах транспортных организаций, погрузочно-разгрузочные работы.

Запасы торговых логистических систем:

ü        Товарные запасы – образуются из продуктов на складах торговых предприятий и предназначаются для продажи.

На практике классификация  запасов помогает при выработке  политики закупок и управления запасами различных групп. Так, например, организация  должна ограничивать минимально необходимой  величиной запасы продуктов, качества которых ухудшаются в процессе хранения. В то же время коммерческие и логистические службы, тщательно планирующие и контролирующие запасы уникальных материалов, могут позволить значительное накопление дефицитных ресурсов.

При расчете оптимальной  величины запасов их иногда разделяют  на три части: текущую, страховую  и подготовительную.

Текущим называется запас, обеспечивающий сбыт или производство в интервалах между поставками.

Подготовительный запас  позволяет осуществить подготовку продукта к производственному потреблению  или отгрузке.

Страховой запас способствует непрерывности материально-технического обеспечения и сбыта в ситуациях  непредвиденных отклонений в условиях торговли или производства.

Разделение запаса на три  части позволяет точнее рассчитать будущую потребность в нем, но в реальной жизни эти части  отдельно не существуют и никак не учитываются.

Создание запасов всегда сопряжено с расходами. Перечислим основные виды затрат, связанных с  созданием и содержанием запасов:

Ø замороженные финансовые средства;

Ø расходы на содержание специально оборудованных помещений;

Ø оплата труда специального персонала;

Ø постоянный риск порчи, хищения.

Наличие запасов – расходы. Однако отсутствие запасов – это  тоже расходы, только выраженные в форме  разнообразных потерь. К основным видам потерь, связанных с отсутствием  запасов, относят:

Ø потери от простоя производства;

Ø потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса;

Ø потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам и др.

Несмотря на то, что содержание запасов сопряжено с определенными  затратами, предприниматели вынуждены  их создавать, так как отсутствие запасов может привести к еще  большей потере прибыли.

Рациональное управление запасами позволяет обеспечить бесперебойность  производственного и торгового  процесса при минимальных расходах на содержание запасов.

 

2. Необходимость создания материальных запасов.

     Перечислим  основные мотивы, которыми руководствуются  предприниматели, создавая материальные  запасы.

Возможность колебания спроса. Спрос на товар подвержен колебаниям, которые не всегда можно точно  предугадать. Поэтому, если не иметь  достаточного страхового запаса, не исключена  ситуация, когда платежеспособный спрос  не будет удовлетворен, т.е. предприниматель  рискует остаться без товара на прилавках  и отпустить клиента с деньгами и без покупки.

Сезонные колебания спроса некоторых видов товаров. В основном это касется продукции сельского хозяйства. Например, урожай картофеля убирается в начале осени. Потоки же этого корнеплода идут по товаропроводящим цепям круглый год. Следовательно, где-то должны накапливаться запасы.

Скидки за покупку крупной  партии товаров также могут стать  причиной создания запасов.

Спекуляция. Цена на некоторые  товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает  запас с целью получения прибыли  за счет изменения рыночной цены.

Снижение издержек, связанных  с размещением и доставкой  заказа. Процесс оформления и доставки каждого нового заказа сопровождается рядом издержек:

• издержки административного характера, связанные с поиском поставщика, проведением переговоров с ним, командировками, междугородними переговорами и т.п.

• издержки на транспортировку заказа.

Снизить эти затраты можно  сократив количество заказов, что равносильно  увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера  запаса.

Вероятность нарушения установленного графика поставок. В этом случае запас необходим для того, чтобы  не остановился торговый процесс, что  особенно важно для товаров, играющих значимую роль в формировании прибыли  предприятия торговли.

В производстве незапланированная  остановка процессов наиболее опасна для предприятий с непрерывным  циклом производства.

Снижение издержек, связанных  с производством единицы изделия. Можно выпускать изделия малыми партиями, по мере возникновения спроса. Тогда запасы будут небольшими, однако постоянные переналадки производства лягут бременем на себестоимость  единицы изделия. Другой путь – выпустить  одну большую партию и держать  готовый продукт в запасе. В  этом случае расходы, связанные с  запуском изделия в производство, распределятся на большое количество изделий, что может снизить себестоимость  единицы даже при возросшем запасе.

Возможность равномерного осуществления  операций по производству и распределению. Эти два вида деятельности тесно  взаимосвязаны между собой: распределяется то, что производится. При отсутствии запасов интенсивность материальных потоков в системе распределения  колеблется в соответствии с изменениями  интенсивности производства. Наличие  запасов в системе распределения  позволяет осуществлять процесс  реализации более равномерно, вне  зависимости от ситуации в производстве.

В свою очередь, наличие производственных запасов сглаживает колебания в  поставках сырья и полуфабрикатов, обеспечивает равномерность процесса производства.

Возможность немедленного обслуживания покупателей. Выполнить заказ покупателей  можно одним из следующих способов:

Ø произвести заказанный товар;

Ø закупить заказанный товар;

Ø выдать заказанный товар немедленно из имеющегося запаса.

Последний способ является, как правило, наиболее дорогим, так  как требует содержания запаса. Однако в условиях конкуренции возможность  немедленного удовлетворения заказа может  оказаться решающей в борьбе за потребителя.

Сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей. Поломки оборудования, разнообразные  аварии могут привести при отсутствии запасов деталей к остановке  производственного процесса. Особенно это важно для предприятий  с непрерывным процессом производства, так как в этом случае остановка  производства может обойтись слишком  дорого.

Упрощение процесса управления производством. Речь идет о создании запасов полуфабрикатов на различных  стадиях производственного процесса внутри предприятия. Наличие этих запасов  позволяет снизить требования к  степени согласованности производственных процессов на различных участках, а, следовательно, и соответствующие  издержки на организацию управления этими процессами.

Перечисленные причины свидетельствуют  о том, что предприниматели, как  в торговле, так и в промышленности, вынуждены создавать запасы, так  как в противном случае увеличиваются  издержки обращения, т.е. уменьшается прибыль. В то же время запас не должен превышать некоторой оптимальной величины.

Логистика запасов позволяет  без повышения уровня запасов  снизить издержки, связанные с  производством изделия, свести к  минимуму простои производства из-за отсутствия запасных частей, а также  минимизировать издержки, связанные  с хранением прдукции.

 

3. Издержки запасообразования.

Издержки, связанные с  создание и хранением запасов, можно  разделить на две группы:

1. Переменные

• Издержки хранения;

• Потери от иммобилизации;

• Банковские проценты за кредиты;

2. Постоянные

• Затраты на организацию заказов;

• Потери на ценовом факторе;

• Потери от дефицита.

Затраты по хранению товаров  – это:

a) затраты на строительство, аренду и текущее содержание складских помещений и оборудования;

б)    расходы по учету  и инвентаризации запасов;

в)    выплаты на заработную плату складских работников;

г)    потери от физического  и морального износа хранящихся продуктов  и от естественной убыли.

Определение этих издержек происходит двумя основными способами –  калькулированием и в процентах от стоимости запаса.

Калькулирование отдельных статей затрат производится для каждого склада с последующим распределением по ассортиментным товарным группам. Просуммировав все затраты для ассортиментной группы, их делят на средний запас, получая величину затрат на содержание единицы запаса. Данный показатель помогает определять оптимальный размер запаса. Однако этот путь весьма трудоемкий и дорогостоящий, поэтому на практике чаще используется другой – укрупненный приблизительный способ установления уровня затрат в процентах от стоимости запаса – 5-15 %.

Величина переменных издержек растет вместе с ростом самих запасов. Именно они наряду с лимитированными  возможностями формирования оборотных  средств выступают серьезным  препятствием для неограниченного  материального накопления.

Постоянные издержки, как  правило, при уменьшении запасов  растут. Так, например, частые закупки  уменьшают остатки, поскольку моменты  поступления их на предприятие приближаются к моментам потребления, однако увеличивают  издержки заказа.

Предприятие в конкретном случае интересует сумма переменных и постоянных издержек, в которой  составляющие, имея противоположные  тенденции, компенсируют друг друга. Для  специфического сочетания совместного  действия множества факторов существует оптимальная величина запаса, затраты  на которую будут минимальны.

 

4. Параметры системы запасообразования и стратегии управления запасами.

Логистическая система запасообразования должна функционировать таким образом, чтобы а) не возникали ситуации дефицита, б) большие запасы не пролеживали длительное время на складе, если это не связано с экономической целесообразностью, в) среднегодовой запас не был велик, так как и без того оборотных средств всегда не хватает. Следовательно, необходимы: расчет оптимальных значений параметров системы запасообразования; достижение полной управляемости ими; поддержание движения запаса в оптимальном режиме.

Основными параметрами системы  запасообразования являются:

• Минимальный уровень запаса (Зmin), который выполняет контрольную или сигнальную функцию, показывая минимально допустимую величину запаса, при достижении которой логистической службе необходимо делать очередной заказ на поставку материала или товара;

• Максимальный уровень запаса (Зmax), который позволяет предупредить образование излишков, а также служит ориентиром при планировании объемов закупок и продаж;

• Периодичность заказа продуктов (Т), которая может быть регулярной (например, 10-го числа каждого месяца, раз в две недели и т.д.) или нерегулярной (первая поставка через две недели, а вторая – через пять месяцев и т.д.);

• Количество заказываемого продукта (Q), которое может быть одинаковым в каждой поставке в течение определенного периода или меняться, составляя в одном случае 50 т, в другом – 150 т, в третьем – 70 т.

• Средний уровень запаса (Зср), он выражает некоторое среднее количество продукта, которое предприятие должно держать на складе в течение определенного периода;

• Текущий остаток, или текущий фактический запас (Зтек), который находится на складе на определенную дату.

После того, как определены параметры логистической системы запасообразования, оптимальные относительно выбранных предприятием целей, необходимо решить организационные вопросы: как наладить контроль за состоянием текущего запаса и передачу информации о нем со склада в отделы, которые выполняют логистические функции; как и когда принимать решение о пополнении остатков. Все это осуществляется в рамках избранной предприятием стратегии управления запасами.

В зависимости от того, какие  параметры системы запасообразования являются для логистов определяющими при принятии решений о закупках и пополнении запасов, различают четыре основные и две дополнительные стратегии.

Основные стратегии предполагают использование одновременно двух параметров. Эти стратегии отличаются тем, как  осуществляется контроль за остатками  и делается заказ новой партии – постоянно, с определенной периодичностью или по мере расходования продуктов.

Периодические стратегии  имеют существенный недостаток: независимо от уровня запаса на складе через определенный интервал времени должен делаться заказ. Это нецелесообразно, если потребление  в предыдущем периоде оказалось  незначительным и запас не был  израсходован.

Для разных продуктов, находящихся  на складе, стратегия управления выбирается индивидуально на основе ряда критериев. При этом большинству стратегий  требуются компьютерная поддержка  и тесное взаимодействие складских  работников с логистиками, снабженцами, торговыми агентами.

TQ-стратегия(стратегия постоянного  объема заказа) означает, что продукты  заказываются через определенные  промежутки времени одинаковыми  партиями. Наиболее эффективна при  долгосрочном договоре поставки, включающем скидки за все количество  поставленного в течение года  материала. Действенна при массовом  или крупносерийном производстве (выпуск спичек, сигарет, молока), где в большом количестве регулярно  расходуются одни и те же  сырье. Материалы и производится  стандартизированный продукт.

Хотя TQ-стратегия и не требует  компьютерной поддержки и позволяет  сократить до минимума затраты по оперативному регулированию запасов  и организации заказов, она используется редко – в основном для продуктов, характеризующихся систематическим  и предсказуемым потреблением.

T3max- стратегия предусматривает  регулярное пополнение запаса  до максимально необходимой величины. Это значит, что с определенной  оптимальной периодичностью Т  складской работник оценивает  состояние текущего запаса, сравнивая  его с максимально допустимой  величиной Зmax. Заказ делается, если текущий остаток ниже Зmax, а объем очередной поставки соответствует этой разнице.

Эффективность этой модели зависит  от ряда условий:

1) у потребителя должна существовать возможность заказывать продукт в любом объеме;

2) поскольку неравномерность объемов поставок обусловлена неравномерностью потребления или сбыта, данная стратегия имеет отношение прежде всего к материалам используемым нерегулярно;

3) затраты на эту модель находятся в прямой зависимости от периодичности контроля и заказа Т. Частый контроль требуется для продуктов, расходуемых в больших количествах. Следовательно, ТЗmax-стратегия должна применяться для недорогих мелких деталей, занимающих немного места на складе. При редких поставках они не перегружают склады, и в то же время их хватает для текущего потребления. Таким образом достигается главная цель логистического управления запасами – минимизация текущих затрат и капиталовложений.

В отличие от предыдущей, данная модель основана на тщательном учете состояния запасов на складе и тесном взаимодействии складских  работников, которые предоставляют  в предусмотренные сроки информацию о текущем состоянии запасов, с логистами, которые организуют поставку. Поскольку в большинстве  организаций складской учет автоматизирован, то расчет необходимой партии заказа может производиться на компьютере за минимальное время. С установленной  периодичностью Т выдается ведомость, которая служит документом для работы с поставщиками.

Итак, ТЗmax-модель довольно продуктивна, однако ей присущ серьезный недостаток – пассивность. Если в момент заказа выяснится, что остаток на складе не многим отличается от максимального уровня и расчетная величина заказа окажется маленькой, то придется делать небольшие поставки, а это дорого обойдется организации. Или к моменту заказа продукты могут иссякнуть на складе, что в пассивном режиме работы, предполагающем контроль в заранее определенные дни, приведет к остановке производства или сбыта.

ТЗminЗmax – стратегия похожа на ТЗmax-стратегию. Она так же обеспечивает периодический контроль склада, с тем чтобы при достижении запасом критической величины Зmin осуществлять заказ партии, восполняющей запас до максимальной величины, но данная модель менее пассивна и более чувствительна к состоянию текущих остатков. Действия логистика заключаются в следующем: периодически получая информацию со склада, он сравнивает текущие остатки с оптимальным нормированным параметром Зmin и, если текущий запас равен или меньше этого параметра, делает заказ на поставку партии, равной разнице между максимальным уровнем запаса и текущим. В противном случае заказ на поставку не составляется.

При такой стратегии появляется возможность снизить средний  уровень запасов на складе и, соответственно, расходы на их содержание, реже осуществлять поставки, не ставя их в обязательную зависимость от даты контроля. Все  это позволяет сэкономить на транспортно-заготовительные  расходы.

ТЗmin Q-стратегия также относится к дополнительным и отличается от предыдущей тем, что при достижении запасом в момент контроля критического уровня Зmin  должен делаться заказ на постоянную партию поставки Q – оптимальную для данной организации.

QЗmin – стратегия характеризуется тем, что продукты заказываются одинаковыми партиями, но через разные интервалы времени. Конкретные даты поставки определяются состоянием запасов на складе. При достижении минимальной величины – точки заказа Зmin размещается заказ на поставку постоянной партии Q.

Такая стратегия удобна при  работе снабженцев и логистов по разовым  заявкам и не годится при долгосрочных договорах с поставщиками, когда  невозможно спрогнозировать потребность  на длительный срок. Ее целесообразно  использовать для продуктов, которые  расходуются в значительных количествах, но нерегулярно или непредсказуемо. В этом случае снижаются издержки запасообразования для продуктов, составляющих основную массу, и одновременно нивелируется непредсказуемость потребления.

В рамках данной стратегии  складские работники должны постоянно  наблюдать  за уровнем остатков, чтобы не пропустить точку заказа Зmin. Удобнее это делать с помощью компьютера и соответствующего программного обеспечения, позволяющего получать текущую информацию.

Если после очередной  отгрузки продуктов в цех или  покупателю запас на складе достигнет  критической точки или окажется ниже ее, кладовщик должен сообщить об этом логисту. Получив сигнал, логист предпримет действия по размещению очередного заказа, оптимальная величина которого заранее рассчитана и является постоянной.

Конечно, такой контроль предъявляет  особые требования к складским работникам, программному обеспечению и лицам, занятым закупками. Они должны быть готовы в любой момент к организации  очередной поставки.

ЗmaxЗmin – стратегия означает, что через разные промежутки времени делаются заказы разного объема.

Такая система весьма активна  и чувствительна к текущим  процессам на складе, она позволяет  минимизировать средние запасы, так  как, с одной стороны, новые закупки  возможны лишь при достижении остатками  критической величины, а с другой – их объемы постоянно варьируют  в зависимости от состояния склада. К ЗmaxЗmin- стратегии прибегают, если очень важно минимизировать издержки запасообразования и существует возможность обойтись без использования компьютеров и соответствующего программного обеспечения. Если же последнее условие не соблюдается, а ассортимент продукции обширен, то затраты по учету, контролю и расчетам управляющих параметров будут так велики, что данная стратегия не оправдает себя.

 

5.Способы снижения издержек  при хранении продукции.

Наиболее простым и  доступным способом сокращения складских  издержек дистрибьютора является формирование оптимального заказа продукции у  производителя. При формировании заказов  необходимо учитывать следующие  факторы:

• колебания спроса на каждое наименование ассортимента;

• график выхода продукции и график поставки ассортимента в обслуживаемую дистрибьютором торговую сеть;

• сезонные колебания рынка потребления и производства;

• коммерческие условия производителей на поставку определенного объема;

• равномерность логистических процессов, исключающих как состояние простоя персонала, транспорта, площадей, так и их нехватки;

• стоимость закупки одного и того же наименования продукции в различные периоды времени.

Показательный пример сокращения издержек при хранении - сезонные продажи. Особенно сильно это отражается на товаре сезонного характера, таком  как школьные и вузовские учебные  пособия, школьная форма, кулинария  и консервирование. В период активных продаж такая продукция составляет довольно существенную долю в объемах  сбыта. Совершенно понятно, что дистрибьюторская компания, которая стремится к  снижению затрат на логистику, не будет  поставлять на свой склад такой большой  массив изданий единоразово. Более того, сезонный ассортимент с большой долей вероятности будет морально устаревать.

Как правило, в таких ситуациях  дистрибьютор использует принцип «бронирования» с дальнейшей поставкой на свою логистическую площадку по мере необходимости продукции. Данная практика позволяет дистрибьюторской компании иметь такое конкурентное преимущество как снижение затрат в результате оптимизации движения потоков продукции внутри предприятия. Использование такого принципа позитивно отражается на деятельности компании: позволяет не только наладить оптимальную работу различных структурных подразделений компании, но и действенное использование ресурсов предприятия; дает возможность эффективно выстраивать взаимодействие между коммерческой службой дистрибьютора и службой продаж производителя. Однако если в дистрибьюторской компании плохо отлажен процесс прогнозирования спроса, то данное сокращение издержек неминуемо приведет к потерям дистрибьютора в объемах продаж, что повлечет за собой снижение дохода компании.

Еще один из способов сокращения издержек - хранение ассортимента на складе за счет минимизации потерь от брака. Например, книги со светлой обложкой на складе длительного хранения не кладут на нижний ряд хранения. Нельзя не упомянуть еще об одном участке  хранения товара - транспортных средствах (при доставке товара  от производителя  к дистрибьютору и от дистрибьютора  до розничной торговой точки). Нарушение  вышеперечисленных принципов хранения неминуемо приводит к увеличению издержек в виде неликвидной продукции.

 

Заключение

Логистическая система запасообразования должна функционировать таким образом, чтобы а) не возникали ситуации дефицита, б) большие запасы не пролеживали длительное время на складе, если это не связано с экономической целесообразностью, в) среднегодовой запас не был велик, так как и без того оборотных средств всегда не хватает. Следовательно, необходимы: расчет оптимальных значений параметров системы запасообразования; достижение полной управляемости ими; поддержание движения запаса в оптимальном режиме.