Особенности и основные этапы выставочной деятельности. 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение..............................................................................................................3

Глава I. Понятие и значение выставок

I.1.Становление выставочной деятельности в России........................4

I.2.Понятие, классификация и значение выставок..............................7

Глава II. Особенности и основные этапы выставочной деятельности

II.1. Выставочная деятельность и паблик рилейшнз..........................14

II.2.Организация участия в выставках и ярмарках.............................16

II.3.Этапы реализации выставочной деятельности.............................19

 Заключение........................................................................................................34

Список использованной литературы................................................................36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Выставка –  испытанное средство привлечь к себе внимание. Для организации и отдельных  предпринимателей успешная выставка –  это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого. Каждому предпринимателю и организации следует знать всю технологию процесса организации участия в выставочной деятельности, чтобы избежать провала. Таким образом, изучение методов, способов и приемов проведения выставок является актуальной темой для исследования.

Цель работы – изучение аспектов выставочной деятельности.

В рамках этой цели потребовалось решение следующих  задач:

1. изучить становление  выставочной деятельности в России;

2. рассмотреть  понятие, классификацию и значение выставок;

3. рассмотреть  выставочную деятельность и паблик  рилейшнз;

4. изучить технологию  прочеса организации участия  в выставках и ярмарках;

5. рассмотреть  этапы реализации выставочной  деятельности.

Объект исследования – выставочная деятельность.

Предмет исследования – комплекс мероприятий в сфере организации выставки.

Практическая  значимость исследования состоит в том, что раскрыты методы и приемы проведения выставок и ярмарок. Результаты работы могут быть использованы любой организацией в целях успешной организации выставки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Понятие и значение выставок

1. Становление выставочной деятельности в России

 

Выставочная деятельность в России имеет достаточно древние  исторические корни. В 1641 году по указу  царя Михаила Федоровича была организована первая Российская ярмарка у стен Макарьевского монастыря, недалеко от Нижнего Новгорода. Среди участников ярмарочной торговли были богатые российские купцы, торговцы из Индии, Бухары, Китая, Ташкента, которые предлагали для продажи меха, шёлка, жемчуг, золото, серебро, лён и другие редкие товары.

После пожара гостиного  двора с 1816 года ярмарочные торги  перешли во вновь отстроенный  каменный гостиный двор уже непосредственно  в Нижнем Новгороде. С 1822 года начинает работать Нижегородская ярмарка. В 1896 году под председательством крупного российского предпринимателя Саввы Тимофеевича Морозова открылась первая Всероссийская торгово-промышленная выставка. На этой выставке, продолжавшейся 120 дней, было представлено 9700 экспонатов, которые размещались в 172 крытых павильонах.

В начале XIX века на Руси появляется ярмарка - Ирбитская. В 1844 году произошел бурный рост золотодобывающей промышленности в Сибири, что стало  мощным импульсом организации ярмарочной торговли.

До революции  решение всех вопросов по выставочной деятельности возлагалось на министерство финансов, которое учреждало комитеты по устройству выставок. Для непосредственного управления выставкой учреждался исполнительный комитет под председательством генерал-губернатора города, в котором предполагалось провести выставку. Предусматривался институт «выставочных маклеров», назначаемых правительством, на которых возлагался прием экспонатов на выставку, размещение на ней и обратная доставка экспоненту после окончания выставки.

После 1861 года инициаторами выставок стали не только министерства, но и различные общественные организации. В целях информирования Министерство финансов России издавало подробные историко-статистические обзоры отечественной промышленности по результатам работы выставки, каталоги, списки экспонентов, получивших награды, протоколы и материалы экспертных комиссий. Циркулярами по всем губерниям России распространялись положения и правила участия в предполагаемой выставке. Регулирование периодичности позволило избегать пересечения выставочных мероприятий по темам, датам проведения, территориям.¹

Для привлечения  экспонентов использовалось прямое административное принуждение. Губернское начальство было обязано привлекать торговцев и заводчиков к активному  участию в выставках. Но все большее значение приобретало поощрение участия:

• через систему государственного награждения, включающую:

1) обеспечение  объективности оценки с помощью  комплексного многокритериального  подхода, с помощью равного  участия в экспертных комиссиях чиновников и лиц, выбранных участниками,

2) гласность  результатов награждения с публикацией  протоколов экспертных комиссий;

• через использование наград, полученных на выставке для рекламы высокого качества своей продукции, что было бы невозможно без скрупулезного обеспечения объективности награждения;
• через частичное или полное финансирование правительством выставочных мероприятий и системы награждения;
•   через финансовые льготы, такие как снижение тарифов за провоз экспонатов и проезд на выставку и обратно, отмену налогов с торговли на краткосрочных ярмарках.

Государственным фабрикам, заводам и учреждениям, принимавшим участие в выставке, медали не выдавались. Такой порядок  поощрял развитие частного предпринимательства. Экспертизе не подвергались изделия, изготовленные за границей, или на иностранных предприятиях, находящихся в

 России, или  из иностранного сырья, чем  выражалась поддержка национальному  производству.

Таким образом, с помощью продуманной системы  государственного регулирования выставок осуществлялась поддержка российских производителей и защита их от иностранной конкуренции. Организацией, финансированием, поощрением участников активно занималось русское правительство. Выставки были сориентированы на отечественных предпринимателей, и прежде всего подчеркивалось российское происхождение представленных товаров.

В советский  этап централизованного государственного управления и финансирования выставочной  деятельности торговать на выставках  было категорически запрещено. Их основная задача состояла в просвещении населения и распространении опыта.

И, наконец, выставочная  деятельность в условиях становления  рынка, когда от строгого государственного регулирования эта работа перешла  к полной коммерческой свободе, объективно поставила на повестку дня вопрос о необходимости ее регулирования и координации. Отсутствие взвешенной законодательной базы, федеральной стратегии и целевой финансовой поддержки государственных органов управления породило много проблем в выставочной деятельности. На российский рынок пришли иностранные фирмы, относящиеся к элите мирового выставочного движения, прочно завоевав на нем определенные сегменты.

Выставочная деятельность в России как организационная  форма установления коммерческих связей получила достаточно широкое распространение. Традиционно ярмарочные торги получили свое выражение также через организацию торговли в виде выставок-продаж или выставок-салонов.²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I.2. Понятие, классификация и значение выставок

 

 Выставки  и ярмарки занимают особое  место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

Несмотря на то, что границы между понятиями  торговой ярмарки и выставки часто не различимы, было бы  целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

 Торговая  ярмарка – кратковременное мероприятие,  периодически проводимое в одном  и том же месте, в рамках  которого большое количество  предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей, с тем чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских  воз-

можностях, тогда  как экспонент при помощи экспонируемых  товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

Торгово-промышленная выставка – кратковременное мероприятие,

периодически  проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

        Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличии от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества. Вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.³

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам – экспонентам возможности  выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо  отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках/выставках обычай допускать посещение некоммерческой публики в конкретные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

По составу  участников, месту проведения  и  экономическому значению различают  выставки и ярмарки:

• Региональные
• Межрегиональные
• Национальные
• Международные

Региональные  ярмарки и выставки имеют сферу  действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и  предназначаются главным образом  для демонстрации возможностей малых  по величине предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с  региональными, однако располагают  большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

Национальные  ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в конец 18 века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

Предпосылкой  проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны.    Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов.

Среди международных  выставок следует выделить всемирные  выставки, целью которых является показ достижений стран – участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира.

По характеру  выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на:

      . универсальные

      . специализированные

Универсальными  являются выставки, тематика которых  затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.

Характерным для  развития международных выставок и  ярмарок является рост их специализации, причем это в большей степени  относится к выставкам, чем к ярмаркам. Усиление специализации объясняется огромным увеличением номенклатуры изделий, выпускаемых различными отраслями промышленности, до таких размеров, что даже демонстрация только образцов всех товаров в одном месте на одной площади становится затруднительной. Поэтому все чаще организуются международные выставки и ярмарки, представляющие лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки ориентированы на четко очерченную группу специалистов, здесь выделена целевая аудитория и, естественно, это выгодно фирмам-экспонентам. Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди экспонатов выставок, что связано с ростом торговли этими товарами и с их спецификой. Оборудование, приборы и машины лучше всего показывать в действии, поскольку это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности конструкции. Это широко практикуется на выставках и поэтому привлекает широкий круг потребителей. Наибольшее число специализированных ярмарок приходится на отрасли, производящие товары широкого потребления, в том числе одежду, обувь, ткань.

По срокам и  способу проведения выставки и ярмарки  можно подразделить на следующие  виды:

-  краткосрочные  выставки (соло-выставки) -      проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

-  передвижные  выставки - организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

-  Постоянные  выставки -    организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

- Постоянно  действующие торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей - осуществляют широкую деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам-экспонентам бесплатно выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении на рынке.

-  Новым видом  выставок являются т.н. торговые  недели - они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

По частоте  проведения выставки и ярмарки могут  быть:

   1.   Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.)

   2.   Ежегодные

   3.   Сезонные

Частота проведения ярмарки/выставки зависит, главным  образом, от вида предлагаемой продукции  и условий конкуренции. Так, например, показы моды организуются 2-4 раза в  год, тогда как демонстрации инвестиционных товаров, новинок технологии и т.д. может проводиться с интервалами от двух и даже пяти лет.

Кроме того, ярмарки  и выставки можно классифицировать по направлению работы:

   1. Ярмарки/выставки  по осуществлению продаж/заказов

   2. Информационные/ознакомительные

   3. Проводимые  в целях развития коммуникации/контактов.

Выставки и  ярмарки имеют большое значение как место встреч

представителей  деловых кругов различных стран  для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках  и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле  выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно- технической информации, имеют огромное информационное значение.

Выставочный и  ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле интернет  самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Однако в  то же время в современных дискуссиях о будущем ярмарки или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие в качестве посетителя ярмарки стало не обязательным». Этот вывод основан на широком использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо. Но в этом случае пропадает сама атмосфера. А именно она в значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках.⁴

Часто можно  услышать, что ярмарки изжили себя, однако значение и результативность ярмарок и выставок все еще  очень велики.

Международные выставки и ярмарки проводятся во многих государствах, но особо большое  распространение они получили в странах Западной Европы и США. На долю пяти стран – Германии, Англии, США, Франции и Италии – приходится примерно 2/3 всех проводимых международных ярмарок и выставок.

Среди наиболее крупных торгово-промышленных ярмарок  развитых стран следует назвать международные ярмарки, проводимые в Ганновере и Франкфурте- на-Майне (Германия), Париже, Ницце (Франция), Брюсселе (Бельгия), Гетеборге (Швеция), Падуе, Милане, Триесте (Италия), Утрехте (Нидерланды), Токио (Япония), Ванкувере (Канада), Барселоне (Испания), Веллингтоне (Новая Зеландия).⁵

Среди европейских  стран особое место в проведении такого рода мероприятий занимают, в порядке значимости, Германия, Франция, Италия, за которыми следует  Великобритания. При этом, однако, необходимо отметить и заслуживающую внимания выставочную деятельность в менее крупных странах, таких как, Испания, Бельгия, Голландия и др.  Прежде всего, поражают   масштабы развития выставочного  бизнеса в  Западной  Европе.

  Например, ежегодно  выставки посещают около 50 млн.  человек (данные по пяти странам ЕС). Выставки позволяют приводить в движение серьезные капиталы. Благодаря развитию выставочного бизнеса, в Европе создано 519 000 рабочих мест.

Ярмарки и выставки пользуются большой популярностью  и в Северной Америке и, в частности, в США; достаточно сказать, что в 80-е годы суммарная выставочная площадь увеличилась на 43%. В США и Канаде ежегодно проводится около 4,2 тыс. выставок.

Однако более  динамическое развитие ярмарочно-выставочной  деятельности по сравнению с Европой  и Америкой наблюдается в странах Юго-Восточной Азии.

Наиболее крупными международными ярмарками и выставками, проводимыми в развивающихся  странах, являются ярмарки и выставки  в Дамаске (Сирия), Триполи (Ливия), Аккре (Гана), Мадрасе (Индия), Касабланке (Марокко), Сантьяго (Чили).⁶

Таким образом, на основании имеющихся данных, Европа по историческим, геополитическим, экономическим  и другим причинам продолжает быть метрополией торговых ярмарок и  выставок, что, однако, не снижает значения выставочной деятельности на Северо-Американском континенте и в бурно развивающейся Юго-Восточной Азии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II.Особенности и основные этапы выставочной деятельности

1. Выставочная деятельность и паблик рилейшнз

 

В современном деловом  мире ни один шаг не может быть сделан без учета последствий, перспектив или реакции конкурентов. Во всем нужно уметь ориентироваться, все нужно принимать во внимание. Бизнес не прощает мелочей и безответственности. Каждая компания стремиться занять достойное и принадлежащее ей по праву место в рыночной стихии, так называемую "нишу".

Наука public relations - компас в моменты принятия ключевых решений, при выработке политики поведения фирмы, создания ее имиджа, образа, проведения рекламных компаний^.7

 Большую роль в  формировании "правильного" восприятия  фирмы, ее товаров или услуг  играет выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального результата. Паблик рилейшнз в сфере выставочного бизнеса - очень важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее благоприятных для компании условий бизнеса. Оно представляет собой целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой уровень.⁸

Необходимо заметить, что паблик рилейшнз  в выставочной  деятельности имеет ряд тонких моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто  ожидаемый  от

выставки результат  получается ниже (или даже противоречит запланированному).

Выставочная деятельность является одним из способов рекламы  фирмы, ее продукции и услуг. Грамотно и тщательно проработанная исходная информация - это гарант верного  решения. Если "схалтурить" в начале - нет гарантии успеха в конце. Нельзя относиться к сбору информации спустя рукава. Недостоверная информация обязательно рано или поздно вылезет наружу.

Выставочный бизнес - это  громадный, яркий, эффектный спектакль  с одной стороны и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа с другой. Приемы паблик рилейшнз улучшают ее содержание, делают ее осмысленной и значимой. Важную роль играет каждая мелочь. Руководителю нужно учитывать все факторы: где проводиться выставка (местоположение критично к масштабу, представительности и количеству вероятных посетителей); когда (по срокам  выставочный пик приходиться на середину ноября и конец января); кем (давно ли организаторы занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны).

В идеальном случае (достаточно богатой и сильной компании) для  достижения наибольшего эффекта желательно где-то за месяц начать проведение рекламных мероприятий (радиорекламы, видеоролики, обьявления в газетах), чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку самому, раз все об этом говорят. ⁹

Единственное "но" - такой вид рекламы очень дорог, поскольку рекламируется  не фирма  и не товар, а выставка - то только богатые компании могут себе позволить  выбросить в эфир тысячи долларов.

Большинство фирм публикует  ряд материалов в центральных  и специализированных изданиях, как правило, этого достаточно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II.2. Организация участия в выставках и ярмарках

 

 Ушла в  прошлое эпоха, когда выставочная  деятельность была мобилизована  на обеспечение непосредственного  сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной «торговой точкой» и превратился в платформу преследования глобальных предпринимательских целей и, в первую очередь, совершенствования фирменного имиджа экспонента.

Решение предприятия  о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия  в торговых ярмарках или выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих  факторов:

     1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в     отрасли, к которой это предприятие принадлежит.

     2. От масштабов, в которых основные  конкуренты предприятия используют   ярмарки и выставки в качестве  средства продвижения своей продукции   на рынке.

Существующая тенденция такова:   крупные предприятия   предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют в этих мероприятиях систематически, в противоположность им малые и средние предприятия  участвуют  в ярмарках/выставках нерегулярно и ограничиваются обычно мероприятиями местного  масштаба. В то же время современный уровень развития ярмарок предоставляет малым и средним предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся количестве региональных ярмарок или выставок, но и об отраслевых ярмарках.      Это явление не новое. Например, всемирно известный ныне автомобильный салон в Женеве, действующий с 1904 года, представляет типичную отраслевую ярмарку.

Таким образом  участие в выставках или ярмарках для мелких фирм это:

• средство завоевания всеобщей известности и место встречи с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ,
• возможность встретиться с руководителями верхнего эшелона и  побеседовать в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки,
• уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных потребителей.

Кроме того отсутствие на выставке тоже замечают и трактуют как неблагоприятный знак. Считается, что фирма испытывает технические или

финансовые  трудности, что, возможно, ее товары менее  конкурентоспособны.

Поставщики  задумываются и беспокоятся, а конкуренты пользуются этим, чтобы занять ее ниши.

 Предприятие может принимать участие в торговых ярмарках, выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в ярмарке или выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат.

Предприятие самостоятельно участвует в той или иной ярмарке  или

выставке внутри страны или за рубежом всегда по собственной инициативе и под  свою ответственность, и, таким образом, принимает на себя все организационные заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы. В промышленно развитых странах разработана система содействия и экономической поддержки предприятий, главным образом, экспортеров, по принципу: «как можно больше частного участия в как можно большем количестве ярмарок и выставок, проводимых в различных странах». Величина экономической поддержки (процент участия в расходах) со стороны государства дифференцируется в зависимости от предприятия, вида производимой продукции, уровня технологии, политики маркетинга, страны организации ярмарки или выставки и, естественно, частоты предоставления таких субсидий.¹⁰

Участие различных  государств в торговых выставках  и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж \ экспорта и улучшению имиджа страны. Организацию национальных павильонов на международных торговых выставках или ярмарках обычно берут на себя государственные и общественные организации, причем предприятия, как правило, участвуют собственным стендом, что обеспечивает им в удовлетворительной степени самостоятельность и свободу действий.