Особенности систематизации и хранения внутренней переписки

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время внутренняя переписка  играет значительную роль  
в деятельности любой организации.

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой  внутреннюю переписку. Они пишут  заявления, информируют друг друга  с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко  такие документы обладают высокой  важностью  
и поэтому должны иметь юридическую силу.

Как правило, внутренняя переписка, т.е. переписка  между структурными подразделениями  организации и должностными лицами осуществляется  
с помощью служебных, докладных, аналитических записок, поэтому по инструкции по делопроизводству должно быть установлено, какие документы  
используются для внутреннего информационного обмена.

Внутренний документ – официальный  документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.  
К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы,  
документы по учету материальных и денежных средств оборудования, внутренняя служебная переписка, личного состава и т.д.

Внутренние  документы, как правило, издаются или  составляются в одном экземпляре, который после издания или  окончания работы с документом помещается на хранение в дело.

Цель  моей работы – разобраться в оформлении, составлении, применении документов, а также их подготовке и формированию в дела, предназначенных для переписки внутри организации. В классификации по видам документов эта группа (информационно-справочные) довольно значительная, важная, без неё организация не может существовать как совокупность регулирования внутренних процессов и отношений между сотрудниками.

Работа с внутренними документами  строится по той же схеме, что и  работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка,  
визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершении документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам.

Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах личного состава.

Я считаю свою тему особенно актуальной, т.к. ни одна организация  
не может обойтись без внутренней переписки, но мало кто знает, как действительно правильно писать и составлять такого рода документы, как правильно обратиться официально к начальству или другому лицу в организации, какой  
документ будет соответствовать той или иной ситуации.

Структура работы:

1. Введение.

2. Оглавление.

3. Теоретическая часть.

4. Практическая часть.

5. Закючение.

6. Список использованной литературы.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ   ЧАСТЬ

1.1 Придание юридической силы документам 
внутренней переписки. Какие задачи она решает

В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать  документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
• работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Придание  юридической силы 
документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации  решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
4. Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
5. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
6. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
7. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-покупателя. Например, в виде резолюции.
8. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее  часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее  время большая часть этой переписки  осуществляется  
в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте.  
С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный  
документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать  такой переписке юридическую  силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма  
общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

1.2. особенности оформления  и составления

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

Состав  реквизитов, используемых при составлении  внутренней справки:

• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• отметка об исполнителе (при необходимости);
• визы;
• подпись;
• дата;
• регистрационный индекс.

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение  
организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем  
углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как  внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись».

Согласно  Типовому перечню справки имеют постоянный и временный сроки хранения.

Сводка – документ, содержащий обобщённые сведения по каком-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определённым параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом  сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер. адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка  подписывается руководителем подразделения  или составителем.

Сводки  имеют временный, долговременный и  постоянный срок хранения (Типовой  перечень).

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение  просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Внутренние докладные записки  оформляются на стандартных листах  
бумаги формата А4.

Формуляры внутренней докладной записки  имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Текст докладной записки  состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления  
документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной  записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать  текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия  
решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст  
целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю…» , «Прошу…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами.

Основные реквизиты:

• фамилия, имя и отчество доверенного лица;
• наименование должности доверенного лица;
• вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;
• образец подписи доверенного лица;
• срок действия доверенности;
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• печать.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности. Имеет временный срок хранения.

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме  
реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

• - заголовок к тексту;
• - текст;
• - визы;
• - подпись;
• - дата;
• - регистрационный индекс.

Текст приказа, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей  
и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений  
с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Распорядительная часть приказа  по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения  табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий  
начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Срок хранения приказов варьируются, они имеют временный, долговременный и постоянный сроки хранения.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как  
в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью  
после двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

• наименование организации,
• название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
• дата;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• визы согласования документа.

Распоряжения имеют постоянный срок хранения.

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. Они оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию.

Ответственность за подготовку протокола  лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несёт ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших  и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму  протокола вести на заседании, принимает  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

Протокол оформляется на общем  бланке организации с указанием  наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола.

Обязательными реквизитами  протокола являются:

• наименование организации;
• название вида документа;
• дата и номер протокола;
• заголовок к тексту ;
• подписи.

В заголовке к протоколу указывается  название коллегиального органа или  заседания. Заголовок грамматически  согласуется с названием вида документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная  часть оформляется идентично  в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии  председателя и секретаря, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашённых лиц, повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном  
порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Протоколы имеют сроки хранения от временного до постоянного.

1.3. движение документов внутри организации

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и исполь–зуемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний  
поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним относятся организационные  документы, определяющие  
задачи, функции организации в целом, а также её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения  
отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчётные документы, документы по учёту материальных и денежных средств, оборудования, личного состава  
и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо неё должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными  
записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов  
не имеет регламентированных маршрутов и влечёт наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Передача документов в организации  между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы  
передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности: проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их  
с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия подготовительных документов действующему законодательству.

При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний, отпадает этап составления проекта и его согласования.

Складывание документов (фальцевание) и вложение в конверты.

Протоколы, содержащие поручения отдельным  должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы  оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещают в дело.

1.4. система регистрации документов 
внутренней переписки

Система регистрации в  компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Внутренние документы регистрируются на РКК¹ или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объёме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам  отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является  
порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Регистрационным индексом распорядительного документы (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года,  
дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые их в организациях, их подготовивших.

Регистрационными индексами докладных  записок, справок и других  
информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные  и справочные картотеки.

Количество  журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Необходимо соблюдать следующие правила оформления журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или  
  затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца:
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;
• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации.

Внутренний  вид журналов, в которых можно  вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет.

1.5. систематизация документов. 
Номенклатуры дел

Систематизировать – значит распределять элементы объекта (документной информации) по признакам родства, т.е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определённые предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной  литературе в качестве терминологических  приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.